7 verktyg för evenemangsplanering som varje evenemangsledare behöver

Evenemangsplanering är en stressig Business. På CareerCasts årliga lista över de mest stressiga jobben hamnar en evenemangskoordinator faktiskt precis efter en polis, en flygpilot och en brandman. Särskilt under 2020, då så många evenemangsplanerare var tvungna att anpassa de flesta av sina evenemang på plats till virtuella evenemang på grund av pandemin, är det aldrig tråkigt att arbeta med evenemang.

Att få ett evenemang att bli av – eller att visas på skärmen – kräver seriös multitasking och en expertnivå av organisation. Det är därför det finns så många appar på marknaden idag – verktyg som kan hjälpa dig med nästan alla aspekter av evenemangsorganisation, genomförande och uppföljning.

Faktiskt alldeles för många.

Du vill lägga din tid på att göra ett bra jobb, inte på att jobba om jobb som att hantera besvärliga verktyg eller hålla reda på information. Målet är att ta reda på vilka problem du försöker lösa och använda rätt verktyg (och bara de verktygen) för att få det att hända.

Här är sju verktyg du kan lita på för att förenkla evenemangshanteringen och bli mer produktiv.

Verktyg för hantering av kundrelationer (CRM)

Det finns inget viktigare verktyg än ett CRM-verktyg (verktyg för hantering av kundrelationer) för alla företag som bryr sig om kunder, vilket är alla företag som anordnar evenemang. Ett CRM hjälper dig att organisera deltagarinformation och upprätthålla starka relationer före och efter evenemanget.

Att samla in deltagarinformation på ett effektivt och korrekt sätt är avgörande. När du har deltagar-, prospekt- eller kundinformation lagrad i ditt CRM kan du spåra och hantera varje persons resa över tid – förhoppningsvis hela vägen till ”stängd vunnen”. Att spåra deras resa är nyckeln till att visa avkastningen på varje evenemang du är värd för och den inverkan ditt team har på intäkterna.

Här är två bra alternativ:

1. Salesforce: Salesforce är ett kraftfullt CRM-system som också integreras med en massa andra verktyg. Det hjälper dig att sömlöst skapa, följa upp och vårda potentiella kunder före och efter ditt evenemang.

2. Hubspot: Även om det inte är den tekniska jätten som Salesforce är, har Hubspot ett starkt CRM, massor av integreringar och Hubspot Academy. Dessutom har de en gratis version om du vill testa innan du bestämmer dig eller har en begränsad budget.

Ett sätt att hantera deltagarregistrering

Det finns två sidor av detta mynt: deltagarens sida och din sida, som evenemangsansvarig.

För att få så många deltagare som möjligt behöver du ha en smidig och sömlös registreringsprocess för användaren. På din sida behöver du en programvara med en backend som låter dig hantera registreringen utan stress eller överraskningar och som organiserar alla värdefulla data du har samlat in på ett användbart och meningsfullt sätt.

Verktyget du väljer bör gå utöver enkla transaktioner och hjälpa dig att hantera ditt evenemang från början till slut. Det bör också förse dig med värdefulla data och rapporter som du kan använda för att fatta strategiska beslut vid rätt tidpunkt. Här är två verktyg som vi rekommenderar:

3. Eventbrite: Med Eventbrite får du detaljerade insikter om de personer som deltar i ditt evenemang med tillgång till visuella analyser, diagram och rapporter. Dessutom hjälper Eventbrite Organizer-appen dig att spåra biljettförsäljning på din telefon i realtid, underlätta mobil incheckning för evenemang och hålla dig uppdaterad med närvarospårning i realtid.

4. Bevy: Bevy är ett verktyg som gör det möjligt att anordna gemensamma evenemang, antingen på plats eller virtuellt. Det är en allt-i-ett-plattform som hjälper dig att planera, marknadsföra och genomföra alla typer av evenemang. Den har också analyser för att ge dig en fullständig bild och integreras med andra verktyg du använder.

E-postengagemang för deltagare

73 % av evenemangsproffsen sa att e-post var en av de viktigaste marknadsföringsstrategierna att förbättra 2019, enligt en ny Eventbrite-undersökning. Det finns ingen bättre kanal för att komma i kontakt med potentiella deltagare (och hålla kontakten).

Samtidigt sa 52 % av evenemangsproffsen att de tror att det kommer att bli svårare att driva försäljning via e-post 2019. Därför är en plattform för e-postmarknadsföring avgörande för att spåra din insats och förbättra din försäljning.

Det här är två bra alternativ för att interagera med deltagare via e-post:

5. Marketo: Marketo är en dominerande aktör inom e-postmarknadsföring. Marketos specialitet är möjligheten att spåra beteenden och rikta kampanjer till vissa personer. Om du anordnar ett evenemang för potentiella kunder som du vill följa upp, vårda och sedan skicka vidare till försäljningen, är Marketo ett utmärkt val.

6. Iterable: Iterable är ett utmärkt verktyg för e-postmarknadsföring för att nå ut till mängder av personer som redan använder din produkt. Om du är värd för ett kundevenemang kan Iterable vara det perfekta verktyget för dig.

Projektplanering för evenemang

När evenemang går smidigt kan deltagarna bara njuta av dem, oavsett om de är i en balsal på ett kongresscenter eller sitter i soffan och tittar på ett webbseminarium. Men för att det ska ske måste evenemangsplanerare ha en tydlig strategi för att hålla koll på varje detalj och deadline.

Det är här en arbetshanteringsplattform som Asana kommer in i bilden.

7. Asana: Använd Asana för att skapa ett projekt för varje evenemang du hanterar och fyll i det med varje steg i ditt arbetsgångsschema. Dela sedan projektet (och dess arbetsflöden, roller och deadlines) med alla i organisationen som är involverade i evenemanget, så att de vet vem som är ansvarig för vad och när, och kan följa förloppet medan du planerar.

Från den första brainstormingen till att tilldela uppgifter till intressenter och spåra milstolpar, med en arbetshanteringsplattform kan du hålla reda på alla detaljer på ett och samma ställe. Med olika sätt att visualisera arbetet kan du enkelt växla mellan en lista och en kalender eller tidslinje, eller skapa en kalendermall för evenemang för att organisera milstolpar och deadliner över veckor eller månader.

För att hålla varje signal och övergång synlig på evenemangsdagen kan du överväga att lägga till en mall för evenemangsschema eller en run-of-show-mall tillsammans med din anpassningsbara mall för evenemangsplanering. Det ger teamet en gemensam tidslinje för talare, uppgifter och produktionsdetaljer.

Verktyg för evenemangsplanering är bara början

När du handplockar verktyg för evenemangsplanering som integreras bra tillsammans får du ut mer av varje verktyg än vad de kostar. Ju mindre du behöver oroa dig för dina verktyg och din teknikstack, desto mer tid har du att koncentrera dig på att genomföra ett otroligt evenemang.