Förstå de fyra agila ceremonierna

Ceremonier är ett ögonblick av firande. Examensceremonier är en chans att fira att en viss utbildning är slutförd. En bröllopsceremoni är ett firande av kärlek och förening. Olympiska spelen har öppnings- och avslutningsceremonier för att fira tävlingen mellan skickliga idrottare. 

Alla dessa firanden sker ganska konsekvent vid viktiga milstolpar i våra liv. Termen ”agil ceremoni” kommer från begreppet att fira viktiga milstolpar. Men det handlar mindre om firande och mer om att etablera konsekventa kontrollpunkter i ett projekts livscykel.

Vad är en agil ceremoni?

En agil ceremoni är en händelse i den agila processen när teamet träffas för att diskutera vad de ska göra härnäst. Det är en fin term för att beskriva ett vanligt möte under den agila processen. Det primära fokuset för en agil ceremoni är att öka kommunikationen inom ett agilt team eller Scrum-team för att säkerställa att alla är på samma sida. Dessa ceremonier underlättas ofta av produktägare eller scrummästare. 

Det finns fyra huvudsakliga agila ceremonier: sprintplaneringsmöte, dagligt stand-up-möte, sprintgenomgång och sprintåterblick. Innan var och en av de här ceremonierna äger rum bör alla teammedlemmar känna till följande nyckelinformation:

• Vem i utvecklingsteamet är involverad i ceremonin?

• När börjar ceremonin?

• Hur lång tid tar ceremonin?

• Vad händer under ceremonin?

• Vilket är det förväntade resultatet?

Nedan fördjupar vi oss i de fyra huvudsakliga agila ceremonierna och förklarar hur man svarar på var och en av dessa frågor.

Vilka är de fyra agila ceremonierna?

Det finns fyra stora agila ceremonier som äger rum under varje sprintcykel. Innan varje ceremoni börjar bör dina teammedlemmar förstå syftet med varje möte och hur det påverkar sprinten. 

1. Sprintplaneringsmötet

Sprintplaneringsmötet är när utvecklingsteamet tar sig tid att planera vilket arbete som ska slutföras under den kommande sprinten.

• Vem är inblandad? Utvecklingsteamet, Scrum-mästaren (om teamet använder Scrum) eller produktägaren.

• När äger ceremonin rum? I början av varje sprint.

• Hur lång tid tar den här ceremonin? Ungefär en timme per arbetsvecka. Om dina sprintar vanligtvis äger rum under två veckor bör sprintplaneringen ta ungefär två timmar.

• Vilket ramverk används den här ceremonin vanligtvis i? Sprintplaneringsmötet används i både Scrum- och Kanban-metoderna. De flesta agila metoder har någon form av sprintplanering, även om det inte finns en hel dedikerad ceremoni för det.

• Vad händer under mötet? Produktägaren eller Scrum-mästaren samarbetar med utvecklingsteamet för att identifiera punkter som teamet ska fokusera på för de nuvarande sprintmålen. Dessa punkter hämtas vanligtvis från produktbackloggen. I Scrum är det här stället där teamet tilldelar uppgifter story points för att uppskatta hur lång tid det kommer att ta att slutföra varje punkt i backloggen. 

• Vad är det förväntade resultatet av den här ceremonin? I slutet av sprintplaneringsmötet bör alla i utvecklingsteamet känna till sprintens slutmål och vilka specifika punkter som ska ingå i sprintbackloggen.

2. Det dagliga stand-up-mötet

Det dagliga stand-up-mötet är ett möte för utvecklingsteamet för att uppdatera andra teammedlemmar om vad de arbetar med.

• Vem är involverad? Utvecklingsteamet, Scrum-mästaren (om tillämpligt) och produktägaren.

• När äger ceremonin rum? En gång per dag, vanligtvis i början av arbetsdagen innan alla kan börja med sina uppgifter.

• Hur lång tid tar den här ceremonin? Cirka 15 minuter. Dagliga standup-möten ska vara mycket snabba och inte kräva att du bokar ett konferensrum eller delar din skärm. 

• Vilket ramverk används vanligtvis för den här ceremonin? De flesta agila ramverk har någon form av dagligt standup-möte så att teamen enkelt kan hålla koll på varandra och vad de arbetar med under dagen.

• Vad händer under mötet? Alla i utvecklingsteamet, inklusive produktägaren och Scrum-mästaren, diskuterar tre huvudpunkter: vad de slutförde igår, vad de arbetar med idag och om de har några hinder i vägen. 

• Vad är det förväntade resultatet av den här ceremonin? Målet är att alla i utvecklingsteamet ska få kontakt med varandra. Om någon i utvecklingsteamet har stött på ett hinder kommer scrummästaren eller produktägaren att hjälpa den utvecklaren. Detta sker efter mötet för att förhindra att det dagliga stand-up-mötet blir för långt.

3. Mötet för sprintgenomgång

Mötet för sprintgenomgång är en möjlighet för utvecklingsteamet att få feedback från viktiga intressenter i ett projekt. Om det finns justeringar som behöver göras kommer scrummästaren eller produktchefen att justera sprintbackloggen för nästa sprint.

• Vem är involverad? Utvecklingsteamet, scrummästaren och produktägaren måste delta i det här mötet. Viktiga intressenter såsom ledningen eller slutkunderna är också närvarande under mötet för att ge feedback.

• När äger ceremonin rum? Ceremonin äger rum i slutet av sprinten när alla uppgifter är slutförda, men innan sprintåterblicken. 

• Hur lång tid tar den här ceremonin? Precis som sprintplaneringen bör det här mötet pågå i ungefär en timme för varje vecka som sprinten varar. Om du har en tvåveckorssprint kommer mötet att vara ungefär två timmar. 

• Vilket ramverk används vanligtvis för den här ceremonin? Det här ramverket används i både Scrum- och Kanban-metoder. För Kanban och andra agila metoder kan granskningar ske i slutet av ett projekt, i stället för i slutet av en sprint.

• Vad händer under mötet? Målet med mötet är att få feedback på det arbete som utvecklingsteamet har slutfört under sprinten. Scrummästaren eller produktägaren organiserar mötet, visar upp teamets slutförda arbete och underlättar frågor från externa intressenter som inte ingår i utvecklingsteamet.

• Vad är det förväntade resultatet av ceremonin? Ceremonin är en möjlighet för både interna och, om nödvändigt, externa intressenter att ge feedback och ställa frågor om slutprodukten. Du kanske vill bjuda in externa intressenter om du är en byrå som utvecklar något åt en kund. Scrummästaren kan använda det här tillfället för att arbeta med intressenter för att ta reda på om produktbackloggen behöver justeras.

4. Mötet för sprintåterblick

Sprintåterblicksmötet är en möjlighet för teammedlemmar att reflektera över den tidigare sprinten och tänka på vad som gick bra och vad som kan förbättras inför nästa gång.

• Vem är inblandad? Utvecklingsteamet, scrummästaren eller produktägaren. Alla som aktivt arbetade med uppgifter under hela sprinten bör delta i mötet.

• När äger ceremonin rum? Den sker i slutet av en sprint, efter ett sprintgenomgångsmöte. 

• Hur lång tid tar den här ceremonin? Mötet bör ta cirka 45 minuter per vecka som sprinten varar. Om ni har en två veckor lång sprint bör mötet för sprintåterblick vara ungefär en och en halv timme långt.

• Vilket ramverk används vanligtvis för den här ceremonin? Retrospektiv används vanligen i Scrum och Kanban. Team som använder Kanban kan hålla återblickar i slutet av varje projekt, snarare än i slutet av varje sprint. 

• Vad händer under mötet? Det är då utvecklingsteamet tar sig tid att titta på teamets framsteg under sprinten. teamet reflekterar över vad som gick bra och vad de kan göra bättre inför framtida sprintar. 

• Vad är det förväntade resultatet av den här ceremonin? Målet med den här ceremonin är att identifiera viktiga punkter för iteration. Om teammedlemmarna hittar något som kan ändras och förbättras inför den kommande sprinten bör de dela det med hela teamet. Vissa agila metoder förutsätter kontinuerlig förbättring, och återblickar är en viktig del av den processen.

Tips för agila ceremonier

Agila ceremonier är bara ett finare sätt att kalla möten. Följ några av de här tipsen för att dina möten ska fungera smidigare. 

Tilldela användarberättelser till alla punkter i sprintbackloggen

Alla punkter i en sprintbacklog bör ha en användarberättelse kopplad till sig så att utvecklaren som arbetar med punkten har allt sammanhang som behövs för att utveckla uppgiften på rätt sätt. En användarberättelse är en kort beskrivning av hur en produkt ska fungera, skriven ur slutanvändarens perspektiv. Det hjälper utvecklingsteamet att förstå varför de utvecklar produkten på ett visst sätt.

Innan sprintplaneringsmötet bör scrummästaren eller produktägaren gå igenom produktbackloggen och se till att alla backlogpunkter har tillräckligt med kontextuell information kopplad till varje uppgift. Det kan hjälpa ceremonierna att gå snabbare eftersom teammedlemmarna inte behöver leta efter information om uppgiften, utan bara behöver fokusera på att identifiera beroenden. 

Håll agila ceremonier vid samma tidpunkt varje sprint

Vissa ceremonier, som det dagliga stand-up-mötet, är svåra att glömma eftersom de sker varje dag. Använd samma koncept och håll resten av agila ceremonierna vid samma tidpunkt i varje sprint så att teamet vänjer sig vid mötesrytmen. Du kan till exempel hålla din sprintåterblick vid samma tidpunkt varannan torsdag. Ju fler sprintar ditt team kör, desto mer naturliga blir ceremonierna för dem. 

Se till att rätt personer är med

Om du märker att dina möten börjar köra fast, utvärdera vem som deltar i mötet. Är de personer som sitter i rummet de som behöver vara där? Att ha fler personer än nödvändigt i ett möte kan minska produktiviteten. Bjud i stället bara in de teammedlemmar som behövs för den specifika ceremonin.

Samordna agila ceremonier med hjälp av en programvara för projekthantering

Håll dina ceremonier och ditt agila team organiserade med ett arbetshanteringsverktyg som Asana. Ett arbetshanteringsverktyg ger hela teamet en centraliserad plats där de kan se anteckningar för det dagliga scrummötet, backlog-uppgifter och information om nästa sprint.