Адаптация работника

Каждый новый работник проходит онбординг, но процесс адаптации — это гораздо больше, чем просто список задач. Это ваша возможность произвести первое впечатление — ценный шанс подготовить работников к новой работе, установить показатели успеха и дать новым членам команды почувствовать себя частью вашей компании.

Эффективный онбординг сотрудников ещё никогда не был столь важен, как сейчас. В условиях роста выгорания и синдрома самозванца компании ищут любые способы, чтобы новые работники чувствовали себя желанными. Именно для этого и нужен шаблон онбординга сотрудников — он систематизирует адаптацию и делает её управляемой.

Что такое онбординг сотрудников и зачем нужен шаблон

Онбординг сотрудников (от англ. onboarding) — это системный процесс введения нового работника в должность, который охватывает всё: от знакомства с командой и корпоративной культурой до постановки первых рабочих задач. В отличие от формальной адаптации, которая чаще фокусируется на оформлении документов и знакомстве с правилами, онбординг направлен на полноценную интеграцию сотрудника в рабочую среду.

Шаблон онбординга сотрудников — это готовая структура, которая помогает HR-специалистам и руководителям стандартизировать этот процесс для каждого новичка. Вместо того чтобы каждый раз создавать план адаптации с нуля, вы используете проверенный шаблон и адаптируете его под конкретную должность.

Зачем это важно? Продуманный онбординг напрямую влияет на удержание и продуктивность новых сотрудников. Без чёткого плана новички теряются, а команда тратит время на решение одних и тех же вопросов раз за разом.

Зачем использовать шаблон для онбординга сотрудников

Шаблон плана онбординга работников — это способ стандартизировать процесс адаптации для каждого нового сотрудника. С помощью единой программы вы можете обеспечить участников команды информацией, необходимой для успеха с первого дня.

Оптимизируйте процесс

Шаблон контрольного списка для онбординга — это список дел, которые ваш новый работник должен выполнить и прочитать, чтобы освоиться в новой должности. Эффективный шаблон собирает всю эту информацию в одном месте, чтобы работнику не приходилось запоминать её самостоятельно. Шаблоны адаптации, созданные в инструменте для управления проектами, также помогают экономить время и автоматизировать рабочие процессы. Когда вы документируете каждый этап адаптации, руководители могут сосредоточиться на личном общении с новичком, а не на организационных вопросах.

Предоставьте участникам команды информацию, необходимую для достижения успеха

Предоставление новым сотрудникам инструментов для работы имеет решающее значение. Когда вы уточняете свои ожидания от сотрудников в течение первой недели, первого месяца и даже первого года в вашей компании, вы даёте им чёткое представление о том, что им нужно для успеха.

Это не только приносит пользу новому сотруднику, но и повышает удовлетворённость работников в долгосрочной перспективе. Когда работники знают, что от них требуется, они с меньшей вероятностью будут испытывать негативные эмоции на рабочем месте, такие как выгорание и синдром самозванца. Согласно нашему исследованию, выгорание и синдром самозванца, которые непропорционально сильно влияют на молодых работников, вызывают низкий моральный дух, недопонимание, отсутствие вовлечённости в работу, больше ошибок и даже истощение.

Создайте атмосферу, в которой участники удалённой команды чувствуют себя желанными

Наличие чёткого шаблона онбординга работников особенно важно для удалённой работы. У ваших удалённых работников не будет возможности лично общаться с вами или своей виртуальной командой. Чёткое понимание того, что им нужно делать, где они должны общаться и как они могут сразу же начать оказывать влияние, расширит их возможности, независимо от того, где они живут.

Это вдвойне важно для работников, работающих в разных часовых поясах. Если вы не можете быть онлайн, когда они работают, ещё важнее предоставить новым сотрудникам чёткий список дел, чтобы помочь им начать работу самостоятельно.

Адаптация — это ключевой момент в обеспечении вовлечённости работников в процесс с первого дня нахождения в компании. Она задаёт тон взаимодействию человека с компанией, закладывая основу для развития его знаний и опыта во время работы в ней. Именно поэтому создание инклюзивной адаптации так важно для создания инклюзивной корпоративной культуры.”

Этапы онбординга: от пребординга до первого года

Эффективный онбординг сотрудников — это не разовое мероприятие, а последовательный процесс, который начинается ещё до первого рабочего дня. Вот ключевые этапы, которые стоит включить в ваш шаблон адаптации:

• Пребординг (до первого дня). Отправьте новому сотруднику приветственное письмо, подготовьте рабочее место и оборудование, предоставьте доступ к необходимым системам и инструментам. Этот этап задаёт тон всему онбордингу.

• Первый день. Проведите экскурсию по офису (или виртуальную экскурсию для удалённых работников), познакомьте с командой, объясните основные правила компании и предоставьте доступ к задачам, которые нужно выполнить.

• Первая неделя. Организуйте встречи один на один с ключевыми коллегами, проведите обучение по основным инструментам, поставьте первые рабочие задачи. Убедитесь, что новичок понимает свою роль и ожидания.

• Первый месяц (30 дней). Установите чёткие цели и KPI, проведите первую формальную обратную связь, убедитесь, что сотрудник интегрировался в команду и начинает вносить вклад в проекты.

• 60–90 дней. Оцените прогресс, скорректируйте план развития, обсудите долгосрочные цели. К этому моменту сотрудник должен работать автономно и понимать, как его работа вписывается в общие цели компании.

Шаблон для адаптации новых работников от Asana

Мы считаем, что, вкладывая значительные средства в процесс онбординга, мы даём новым сотрудникам лучшие возможности для освоения новых ролей. Важная часть этого — обеспечить прозрачность и дать каждому новому сотруднику чёткое представление о том, как будет выглядеть процесс адаптации.

Это не обычный шаблон для онбординга работников. Наш бесплатный редактируемый шаблон адаптации включает в себя некоторые ключевые вещи, которые мы делаем в Asana, чтобы наши сотрудники чувствовали себя желанными с первого дня. Каждый новый сотрудник получает список дел, который его руководитель дополняет перед адаптацией, включая в него всю необходимую информацию о работе, например о встречах, проектах и задачах.

Создание такого единого источника информации и его практическое применение даёт работнику чёткое представление о том, что он должен делать с самого начала. Это открывает отличные возможности для предварительной подготовки и адаптации, упрощая поиск информации для новых сотрудников. Это позволяет им легко находить важные документы компании и информацию о работе, такую как описание должности, документы о найме, правила компании и справочник работника.

Что включить в шаблон онбординга: контрольный список

Чтобы помочь новым работникам добиться успеха, вам нужен не только эффективный шаблон онбординга, но и знание того, как его использовать. Чтобы сделать его максимально полезным для всех новых членов команды, обязательно:

• Установите ожидания и сроки, когда и как должна быть завершена работа.

• Укажите даты сдачи по каждой задаче.

• Превратите шаблон в живой документ, который новый сотрудник может обновлять в режиме реального времени, добавляя вопросы, выводы и дальнейшие шаги.

• Опишите весь план адаптации нового сотрудника от начала до конца.

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в стиле сетки, отображающее всю информацию о вашем проекте с одного взгляда. Как и в списке задач или электронной таблице, вид «Список» отображает все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только название задачи и дату сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Подзадачи. Иногда объём работы слишком велик, чтобы его можно было охватить одной задачей. Если в задаче несколько исполнителей, не указана конкретная дата сдачи или есть заинтересованные лица, которые должны рассмотреть и одобрить задачу, прежде чем её опубликуют, используйте подзадачи для отслеживания этой работы. Подзадачи — это мощный способ распределять работу и разбивать задачи на отдельные компоненты, при этом каждая из этих задач сохраняет связь с общим контекстом родительского задания. Разбивайте задачи на более мелкие элементы или фиксируйте отдельные компоненты многоэтапного процесса с помощью подзадач.

• Настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, настраиваемые поля можно использовать в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации.

• Множественная адресация. Работа по своей природе межфункциональна. Команды должны иметь возможность эффективно работать в разных отделах. Но слишком часто работа сосредоточена в одном месте. Если у каждого отдела своя система хранения данных, работа останавливается и разобщается. С помощью множественной адресации в Asana можно избежать дублирования и повысить прозрачность работы коллектива, добавляя задачи в несколько проектов. Просматривайте задачи в контексте, смотрите, кто над чем работает, и поддерживайте взаимосвязь между командой и задачами.

Рекомендуемые приложения

• Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail.

• Microsoft Teams. С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать и делиться нужной информацией, не выходя из Teams. Легко подключайте обсуждения в Teams к элементам в Asana, не покидая Teams. Вы также можете создавать, назначать и просматривать задачи во время совещания в Teams без необходимости переключаться на браузер.

• Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и задачи из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack.

Часто задаваемые вопросы об онбординге сотрудников

Заключение

Онбординг сотрудников — это инвестиция, которая окупается через удержание талантов, повышение вовлечённости и ускорение выхода новых работников на полную производительность. Стандартизированный шаблон адаптации позволяет не упустить ни одного важного шага и обеспечивает каждому новичку одинаково качественный опыт. Используйте бесплатный шаблон онбординга от Asana, чтобы превратить процесс адаптации из хаотичного списка задач в системную программу, которая помогает вашей команде расти.

Начать работу