Ускорение и подкрепление: руководство по сжатию сроков

Приближается дедлайн, и после нескольких раундов анализа вы понимаете, что ваша команда не сможет достичь целей проекта в нынешнем темпе. Для менеджера проекта это может стать причиной стресса. 

К счастью, существует несколько методов сжатия сроков, которые можно использовать в управлении проектами. В этой статье мы обсудим параллельное выполнение и краш-тестирование, а также то, когда их следует использовать для сжатия сроков проекта.

Что такое сжатие сроков?

Сжатие графика — это методика управления проектами, используемая для сокращения времени, необходимого для завершения проекта. Эта стратегия экономии времени используется, когда проект должен быть завершенный раньше, чем ожидалось, или отстает от графика. Она включает в себя оценку первоначального графика и рабочего процесса для определения способов ускорения задач без ущерба для целей проекта. Основными методами сжатия сроков являются параллельное выполнение и подкрепление проекта. 

Что такое ускорение?

Параллельное выполнение задач — это изменение графика проекта таким образом, чтобы некоторые задачи выполнялись одновременно, а не последовательно. Вы можете ускорить проект, только если между задачами, которые ещё предстоит выполнить, нет зависимостей.

Для наглядности представьте диаграмму Ганта с двумя задачами: одна из них находится в процессе, а другая не может начаться, пока не будет завершена предыдущая. Параллельное выполнение перемещает вторую задачу так, чтобы она выполнялась параллельно первой, и обе задачи были завершены одновременно. Важно отметить, что это можно сделать только в том случае, если вторая задача не зависит от первой. 

Используйте метод ускорения, когда есть риск, что проект не будет завершен в срок. 

Что такое краш-тестирование проекта?

Краш-тестирование проекта — это метод сжатия расписания, при котором вы привлекаете дополнительные ресурсы для выполнения двух задач одновременно. Свод знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) определяет технику краш-тестирования как способ сократить график проекта с наименьшими дополнительными затратами. Наименьшая приростная стоимость — это стоимость добавления одной дополнительной единицы производимого продукта. Это может быть сложно измерить в такой отрасли, как разработка программного обеспечения, но легко отслеживается в производственных отраслях. 

Ускорение или краш-тестирование

Выбор между ускорением и подкреплением зависит от потребностей проекта и имеющихся ресурсов. Параллельное выполнение часто является первым подходом, когда время ограничено, поскольку обычно не требует дополнительных ресурсов, а только перестановки действий, которые будут выполняться параллельно. Однако это увеличивает риск ошибок, поскольку одновременно выполняется несколько задач. Краш проекта, с другой стороны, требует больших ресурсов, дополнительных рук или часов, но он может быть более контролируемым и менее рискованным с точки зрения управления задачами.

Например, если в строительном проекте фундаментные работы выполняются с опережением графика, можно ускорить процесс, начав этап возведения каркаса одновременно, а не дожидаясь полного завершения фундамента. Но если этап возведения каркаса отстаёт от графика, можно привлечь дополнительные бригады, которые будут работать сверхурочно, чтобы уложиться в сроки. Выбор зависит от того, может ли проект выдержать повышенный риск и потребности в координации, связанные с ускорением, или есть ли в бюджете средства на дополнительные ресурсы для подкрепления.

Когда следует использовать параллельное выполнение или краш-тестирование?

Эти методы сжатия графика проекта обычно используются, когда проект не укладывается в дедлайн. Одновременное использование ускорения и подкрепления может ускорить реализацию проекта. 

Хотя использование обоих методов вместе — лучший способ ускорить реализацию проекта, при необходимости можно использовать только один метод. Например, если у вас нет бюджета для найма дополнительных членов команды, то краш-тестирование проекта может оказаться невозможным. Возможно, вашей команде придется работать в два раза больше или привлекать участников из других команд для параллельного выполнения работ.

Каковы преимущества параллельного управления проектами?

Ускорение — это стратегический подход, имеющий множество преимуществ: от сжатия сроков до улучшения отношений с клиентами. Добавьте эти ключевые преимущества ускорения в свой набор инструментов для планирования проектов.

Сокращение сроков выполнения проекта

Параллельное выполнение работ может значительно сократить общую продолжительность проекта. Перекрывая задачи, которые изначально планировалось выполнять последовательно, менеджеры проектов могут сократить сроки на несколько дней, недель или даже месяцев.

Более эффективное использование ресурсов

Ускорение может привести к более эффективному использованию ресурсов. Когда задачи перекрываются, команды и оборудование можно использовать без перерыва, что потенциально сокращает время, необходимое для их выполнения.

Повышение удовлетворённости клиентов

Более быстрая реализация проекта часто приводит к повышению удовлетворённости клиентов. Демонстрируя способность соблюдать или превосходить временные ограничения, менеджеры проектов могут улучшить отношения с клиентами и укрепить доверие.

Конкурентное преимущество

Возможность быстрее завершать проекты может выделить организацию среди конкурентов. Когда клиентам нужны быстрые результаты, эта скорость может стать большим преимуществом, которое поможет вам получить работу.

Снижение риска потенциальных задержек

Ускорение может быть превентивной мерой против возможных задержек. Выполнение некоторых задач раньше срока создаёт буфер, который может пригодиться, если на более поздних этапах проекта возникнут неожиданные задержки.

Потенциальные недостатки ускорения и подкрепления проектов

Хотя это распространенные методы управления проектами, позволяющие уложиться в дедлайн, ускорение и подкрепление не должны быть нормой. Эти методы могут быть полезны в крайнем случае, но у них есть несколько недостатков.

Повышенный риск выгорания команды

Основной риск ускорения заключается в том, что ваша команда, скорее всего, будет перегружена. В начале проекта участники команды рассчитывают на выполнение определённого объёма задач, но по мере ускорения им, возможно, придётся взять на себя дополнительную и неожиданную работу. Это, в свою очередь, может увеличить риск выгорания. 

Один из способов предотвратить это — использовать инструмент для управления проектами, который позволяет легко отслеживать прогресс и то, что находится в поле зрения вашей команды. Использование программного обеспечения для управления проектами, которое определяет загрузку вашей команды, поможет вам визуализировать, кто доступен и кому нужна помощь в выполнении работы.

Более высокие затраты

Цель краш-тестирования проекта — привлечь дополнительные ресурсы, чтобы вы могли двигаться быстрее и уложиться в дедлайн. Обычно это означает увеличение затрат в форме дополнительной численности персонала для вашей команды. Хотя цель крашинга — использовать минимально возможные дополнительные затраты, всё равно сущес��вует вероятность, что они приведут к превышению бюджета проекта.

Простой способ предотвратить перерасход средств — включать обновления бюджета в регулярные обновления статуса. Это позволит менеджерам проектов и другим заинтересованным сторонам быть в курсе любых бюджетных ограничений по мере их возникновения.

Снижение качества работы

Когда одновременно выполняется несколько задач, менеджерам проектов может быть сложно отслеживать все результаты проекта. В зависимости от имеющихся у вас ресурсов и загруженности команды, качество работы может снизиться просто из-за ускоренного темпа. 

Чтобы противостоять этому, выделите некоторые ресурсы специально для обеспечения качества. Дополнительный уровень проверки поможет команде избежать снижения качества работы. 

Как ускорить или сжать график проекта

Если вы находитесь в кризисной ситуации и вам нужно сжать сроки проекта, вот основные шаги, которые вам нужно предпринять. 

1. Определите потребности проекта

Прежде чем сжимать хронологию проекта, важно определить, как продвигается ваш проект в его нынешнем состоянии. Вот несколько вопросов, на которые вы должны ответить как менеджер проекта:

• Сколько времени нужно сэкономить? Определение того, сколько времени нужно сэкономить, поможет вам определить, насколько мало (или много) вам нужно ускорить и сократить сроки проекта. 

• Есть ли на критическом пути задачи, которые нельзя выполнять одновременно? Сохраняйте задачи на критическом пути в одном треке, но рассмотрите возможность перепланирования любых других задач, которые не зависят от критического пути, чтобы они выполнялись одновременно.

• Можно ли использовать какие-либо дополнительные ресурсы? Имеются ли у вас дополнительные ресурсы, исходя из вашего плана управления ресурсами? Это может означать дополнительные средства в бюджете для найма внешней поддержки или дополнительных участников команды для оказания помощи. 

Пример проекта до параллельного выполнения:

Команда дизайнеров работает над проектом по редизайну бренда. В первоначальном графике работы дизайнеры должны были обновлять различные активы один за другим, как только будут установлены новые правила бренда. Посмотрев на хронологию в инструменте для управления проектами, команда перенесла сроки, чтобы дизайнеры могли работать над обновлением фирменных активов одновременно и проект занял меньше времени.

2. Скорректируйте график проекта

Исходя из потребностей, выявленных на предыдущем этапе, перенастройте график проекта так, чтобы он соответствовал вашему сжатому хронологическому плану.

Для наглядного представления этого процесса используйте диаграмму Ганта. Диаграмма Ганта — это горизонтальная столбчатая диаграмма, которая иллюстрирует хронологию проекта и его задач. В одной строке задач можно показать действия по критическому пути, которые необходимо выполнить, а в отдельной, но параллельной строке задач — все остальные элементы, которые необходимо завершить. 

Визуализация проекта — это простой способ предупредить заинтересованные стороны об изменениях в хронологии, а также показать, кто, что и когда делает.

До ускорения:

После ускорения:

3. Контролируйте производительность

Теперь, когда ваш проект находится в процессе ускоренного выполнения, пришло время отслеживать его эффективность. Если вы добавили в команду дополнительных участников, чтобы сжать хронологию проекта, убедитесь, что они знают о нынешней области проекта, его графике и продолжительности. Отслеживайте ход работ, чтобы убедиться, что качество работы по-прежнему соответствует стандартам вашей команды. Регулярно проверяйте результаты и задачи, чтобы убедиться, что проект по-прежнему соответствует вашим ожиданиям.

Помимо оценки качества работы, следите за стоимостью проекта. Наиболее распространенным компромиссом метода подкрепления являются дополнительные затраты. Основная цель метода подкрепления — использовать минимальный бюджет, но при этом уложиться в дедлайн. Если вы заметили, что стоимость вашего проекта быстро растет, сократите его масштаб настолько, насколько это возможно, чтобы оставаться в рамках области проекта.

4. Анализ и повторение

Хотя никто не планирует сжатый проект, важно следить за тем, что прошло хорошо и что можно улучшить для следующего проекта. Проведение совещания по итогам проекта поможет вам определить способы избежать необходимости ускорять или сокращать сроки следующего проекта. 

Вот несколько вопросов, которые можно задать:

• Что в этом проекте получилось?

• Что пошло не так?

• Были ли какие-либо аспекты проекта, которые заняли больше времени, чем ожидалось?

• С какой самой большой проблемой вы столкнулись в ходе этого проекта?

Часто задаваемые вопросы: ускорение или срыв сроков

Является ли ускорение хорошей идеей?

Параллельное выполнение может быть хорошей идеей в управлении проектами, особенно когда временные ограничения требуют более быстрого завершения. Однако это предполагает одновременное выполнение нескольких этапов или задач, что увеличивает риск недопонимания и ошибок, которые впоследствии могут привести к необходимости переделывать работу. Тем не менее, ускорение может быть полезным, когда экономия времени перевешивает риски.

Какой пример ускорения графика?

Примером ускоренного выполнения графика может служить проект по редизайну веб-сайта, в рамках которого создание контента начинается одновременно с разработкой макета, а не после его завершения. Такое параллельное выполнение задач может сократить сроки, поскольку не нужно ждать завершения каждой задачи, прежде чем приступить к следующей. В конечном итоге проект будет завершенный раньше, чем это позволил бы последовательный график.

По каким причинам может быть применён крашинг проекта?

Краш-проектирование часто используется, когда проект значительно отстает от графика или когда существует острая необходимость сократить время выполнения проекта. Основные причины включают соблюдение фиксированного дедлайна, избежание штрафов за несвоевременную сдачу или использование возможности, требующей более быстрого завершения проекта.

Что можно сделать вместо краш-тестирования проекта?

Вместо этого можно попробовать такие методы, как параллельное выполнение работ или оптимизация рабочего процесса с помощью программного обеспечения для управления проектами, чтобы лучше управлять задачами и оптимизировать их. Это поможет вам выявить неэффективные процессы и области для улучшения без дополнительных затрат и ресурсов, необходимых для краш-тестирования.

Управление хронологиями проектов с помощью платформы управления проектами

Параллельное выполнение и крашинг могут помочь вашей команде завершить проект в срок, но независимо от стратегии важно, чтобы все были в курсе задач и сроков. Лучший способ добиться этого — инструмент для управления работой наподобие Asana. Asana помогает командам работать вместе в одном общем пространстве, чтобы они могли сразу определить, что нужно сделать, что является приоритетом и когда работа должна быть выполнена.