O que é e como funciona uma organização matricial?

Como se pode capacitar as equipes a progredir rapidamente por projetos complexos sem perder o ritmo com análises e aprovações das partes interessadas? A estrutura organizacional pode ser a resposta. A maior parte dos ambientes de trabalho têm cadeias de comando estabelecidas para que todos entendam bem o processo de autoridade para a tomada de decisões. 

Um diagrama organizacional hierárquico tem o diretor executivo no topo seguido pelo diretor operacional e pelo diretor financeiro. Em seguida, conectados às funções da liderança primárias, temos os gestores de departamento e, conectados a estes, os gestores de projeto.

Uma organização matricial é diferente dessa estrutura clássica porque os membros de uma equipe ficam sob a supervisão de um gestor de projetos e de um líder de departamento. No guia abaixo, vamos falar sobre o que é uma organização matricial e como se pode usá-la para projetos complexos. 

O que é uma organização matricial?

Uma organização matricial é uma estrutura de trabalho em que os membros da equipe ficam sob a supervisão de vários líderes. Nesse tipo de estrutura, os membros de uma equipe (remota ou presencial) respondem a um gestor de projetos, assim como ao líder do departamento. Esta estrutura de gestão pode ajudar a sua empresa a criar novos produtos e serviços sem precisar realinhar as equipes.

Como as organizações matriciais funcionam?

As organizações matriciais têm duas ou mais estruturas de hierarquia gerencial. Embora isto possa parecer confuso no começo, os membros da equipe normalmente têm um gerente primário de departamento. 

A subordinação a um gerente de departamento funciona de maneira semelhante à estrutura de trabalho tradicional. Por exemplo: os membros de TI estão sob a supervisão do líder do departamento de TI. O líder do departamento de TI está sob a supervisão do vice-presidente da divisão. No fim, todas as relações de subordinação levam ao diretor executivo. 

A diferença em estruturas matriciais é que os membros da equipe também ficam sob supervisão dos gestores de projeto. Muitas vezes, os projetos exigem o trabalho de membros de diversos departamentos, como TI, marketing e finanças, então faz sentido ter um gestor separado para projetos individuais. 

Tipos de gestão matricial

Há três tipos de gestão matricial, e cada um deles dá mais ou menos autoridade ao gestor de projetos. Veja abaixo esses tipos com balanças que colocam o gestor de projetos de um lado e o gerente do departamento do outro. 

Matriz fraca

Em uma matriz fraca, o gestor de projetos tem o menor poder de tomada de decisões em comparação com os outros tipos de gestão matricial. Quando o gestor de projetos tem autoridade limitada sobre um projeto, a matriz se torna fraca porque o orçamento e o cronograma do projeto ficam nas mãos do líder do departamento. Criar um plano de comunicação pode evitar que a comunicação se perca em uma matriz fraca. 

Matriz equilibrada

Em uma matriz equilibrada, o líder do departamento e o gestor de projetos têm autoridade igual, e os membros da equipe estão subordinados a ambos. Isso mantém a comunicação aberta entre todos nas funções de liderança e permite que o projeto avance de maneira harmoniosa. 

Matriz forte

Em uma matriz forte, o gestor de projetos tem o maior poder de decisão sobre o projeto, enquanto que o líder do departamento tem uma autoridade mais limitada. Isso cria uma estrutura organizacional forte, porque o gestor de projetos tem total propriedade sobre o projeto. O líder do departamento pode supervisionar o projeto, mas não toma decisões fundamentais.

Vantagens da estrutura de organização matricial

A estrutura de organização matricial é mais complexa do que a hierárquica, mas tem muitas vantagens, sendo algumas delas a clareza dos objetivos do projeto, o uso eficiente de recursos, o fluxo livre de informações e o treinamento para os gestores de projeto. 

Objetivos de projeto claros

O design de organização matricial pode adicionar mais clareza em relação aos objetivos do projeto. Quando a sua equipe informa o progresso ao gestor de projetos e ao líder do departamento, consolidar as metas do projeto se torna fundamental. Quando o gestor de projeto se sente apoiado por outros membros de nível sênior, a organização do projeto passa a ser uma prioridade.

Situação: digamos que a sua equipe esteja trabalhando em um projeto de desenvolvimento de aplicativo. Como estão usando uma estrutura matricial, os desenvolvedores de TI estão sob a sua liderança, como gestor de projetos, e subordinados também ao líder do departamento de TI. O objetivo do projeto é criar um aplicativo de busca de palavras-chave que possa ser usado por profissionais de marketing em qualquer lugar. Quando o líder do departamento de TI e o gestor de projetos comunicam um objetivo claro do projeto aos desenvolvedores de TI, o aplicativo é desenvolvido mais rapidamente. 

Uso eficiente de recursos

A estrutura matricial viabiliza um uso eficiente de recursos porque as equipes contam com especialistas de diversos departamentos. Isso reduz as despesas e a quantidade de tempo necessários para concluir um projeto. Em uma estrutura hierárquica, em que cada equipe responde a apenas um gestor, há menos gestores por equipe e, talvez, essas equipes precisem de mais tempo para criar um entregável do projeto por não terem membros com diferentes especialidades.

Situação: a equipe que está criando o aplicativo de busca por palavras-chave pode envolver especialistas dos departamentos de TI, finanças e marketing. Quando esses membros da equipe conseguem reportar-se corretamente aos líderes dos seus departamentos e ao seu gestor de projetos, elas aumentam a produtividade, economizam tempo e concluem o projeto de maneira mais eficiente. 

A equipe em matriz reduz os custos porque, sem um grupo combinado de especialistas, as empresas precisariam reestruturar as equipes e, talvez, contratar novos membros sempre que um novo produto ou serviço fosse ser desenvolvido. 

Fluxo livre de informações

Trabalhar em uma estrutura matricial cria um fluxo livre de informações entre as equipes porque elas respondem a vários líderes. Enquanto que, em um sistema hierárquico, os membros da equipe precisam se lembrar de repassar informações, uma matriz transforma o fluxo de informações em uma demanda normal. Reportar informações a vários líderes pode parecer entediante, mas com o sistema de gestão de projetos certo, os membros da equipe terão pouco ou nenhum trabalho adicional.

Situação: se a equipe de desenvolvimento do aplicativo de busca por palavras-chave só reportasse ao gestor de projetos, as informações sobre uma correção de erro poderiam ser perdidas. Por outro lado, é fácil se lembrar de passar informações ao líder do departamento de TI quando isso faz parte do processo matricial. 

Treinamento para os gestores de projeto

A estrutura singular de uma organização matricial dá aos gestores de projeto bastante responsabilidade. Esses profissionais devem liderar a equipe ao longo do ciclo de vida do projeto, e essa estrutura desafia e treina aqueles que querem ser também gestores em outros departamentos.

Situação: durante esse projeto, a sua equipe encontra algumas correções de erros e um atraso no cronograma do projeto. Como gestor de projetos, é sua responsabilidade trabalhar com o líder do departamento de TI para lidar com todos os problemas corretamente. Ao fazer isso, você descobre que tem um interesse pessoal por TI e, possivelmente, uma oportunidade de carreira. 

Retenção da equipe

A organização matricial tem um ótimo histórico de retenção de membros da equipe porque, quando se reúne especialistas, a equipe do produto se fortalece. Esses membros trabalham sob a supervisão de líderes de departamentos funcionais e, então, são atribuídos a gestores de projeto. Normalmente, os especialistas gostam de trabalhar juntos, e isso pode melhorar o desempenho deles.

Situação: durante o desenvolvimento do aplicativo de busca por palavras-chave, a equipe de projeto é composta por diversos especialistas de TI, marketing e finanças, pois esses membros entendem os detalhes da criação de aplicativos para celular. É provável que essa equipe de especialistas permaneça junta para trabalhar em muitos outros projetos no futuro.

Desvantagens de uma estrutura de organização matricial

Assim como a estrutura hierárquica, a organização matricial tem desvantagens, sendo a maioria delas causadas pela complexidade da estrutura. Embora os designs complexos possam ter benefícios quando funcionam, também podem causar conflito e confusões.

Estilo de supervisão complexo

A complexidade de uma organização matricial pode ser uma desvantagem porque as equipes podem ter dificuldade em saber a quem e quando responder. Embora a intenção da matriz seja beneficiar as equipes, ela pode complicar os projetos e atrapalhar o processo geral. 

Solução: a melhor maneira de evitar problemas de supervisão é assegurar-se de que cada membro da matriz entenda a quem responder e como fazê-lo. Usar uma plataforma intuitiva de gestão de projetos que facilite o trabalho entre equipes pode diminuir a complexidade da estrutura matricial. 

Alto tempo de resposta

A complexidade da matriz pode levar a altos tempos de resposta, o que pode atrasar projetos. Esses problemas surgem da necessidade de passar informações a várias pessoas. É bom ter mais pessoas envolvidas, mas o lado negativo é que passar informações a todas demanda mais tempo. 

Solução: usar um sistema de gestão de projetos resolverá o problema dos altos tempos de resposta na estrutura matricial. Como fonte central de informação, a Asana pode evitar trabalhos duplicados e aumentar a visibilidade entre as equipes e a liderança. 

Conflito de liderança

O conflito de liderança ocorre quando o gestor do projeto e o líder do departamento não estão em sintonia. Por mais que o objetivo da estrutura matricial seja incentivar o trabalho em equipe, ela pode fazer o oposto, dependendo das personalidades das pessoas envolvidas. 

Solução: para evitar o conflito de liderança, estabeleça um sistema em que os gestores e gerentes possam interagir diretamente uns com os outros. Mantê-los na mesma página e em sintonia em relação às metas do projeto pode evitar que os membros da equipe se sintam perdidos.

Possibilidade de atrito

A principal diferença entre uma estrutura hierárquica e uma matricial é que, na matricial, os membros da equipe estão subordinados a um gestor e a um gerente. Isso torna a organização matricial mais complexa e coloca mais responsabilidade sobre os membros da equipe pois, apesar de terem mais feedback e orientação, isso também pode resultar em atrito.

Solução: para impedir possíveis atritos, é essencial que o líder do departamento e o gestor do projeto se comuniquem. Não deve ser papel da equipe escolher a quem responder quando o conflito ocorre. Seja presencialmente, seja por meio de sistemas virtuais, os gestores e gerentes podem evitar o atrito estabelecendo objetivos claros para o projeto desde o primeiro dia e trabalhando juntos para criar um produto de sucesso. 

Malabarismo de prioridades

Se a liderança não trabalhar junta, os membros da equipe podem ter dificuldade em lidar com as prioridades em uma estrutura matricial. Se tanto o líder do departamento quanto o gestor de projeto acharem que suas respectivas tarefas são mais importantes, a equipe pode ter dificuldade em decidir qual liderança devem priorizar. 

Solução: quando os membros da equipe tiverem dificuldade em priorizar tarefas por problemas de comunicação entre a liderança, cabe aos gestores e gerentes falar sobre as tarefas da equipe e decidir quais devem ser feitas primeiro. A maioria dos problemas que podem surgir de uma estrutura matricial podem ser resolvidos com uma colaboração, comunicação e clareza ótimas entre as equipes. 

Melhore a estrutura matricial com ferramentas de gestão de projetos

Usar ferramentas de gestão de projetos é a melhor maneira de fazer com que a estrutura matricial funcione bem. Com essa ferramenta, o gestor do projeto e o líder do departamento podem entrar em sintonia em relação às metas do projeto, planejar o trabalho juntos e criar uma linha clara de comunicação. E quando esses elementos estão bem estabelecidos, os membros da equipe têm a clareza de que precisam para trabalhar de maneira eficiente e alcançar os objetivos do seu projeto.

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