Como usar o julgamento de especialistas na gestão de projetos

Ao trabalhar em qualquer projeto, você se depara com tópicos, desafios ou questões que simplesmente não sabe como resolver. É nesse momento que você precisa de um especialista. Os gestores de projeto usam o julgamento de especialistas para resolver problemas complexos durante projetos de alto impacto. Esses especialistas são excepcionalmente qualificados para tomar decisões com base nos seus anos de experiência. Aprenda como funciona o julgamento de especialistas e quando usá-lo no seu trabalho.

O que se entende por julgamento de especialistas na gestão de projetos?

O parecer de especialista é quando você chama um especialista para obter uma opinião qualificada. É uma metodologia de estimativa para o planejamento de projetos que se baseia na opinião do especialista para estimar detalhes quantitativos do projeto, como cronogramas e recursos potenciais. 

De acordo com o Project Management Institute (PMI), o julgamento de especialistas é uma das ferramentas de planejamento de gestão de projetos mais comuns. No Guia PMBOK®, sugere-se o julgamento especializado como uma ferramenta potencial em cada um dos seis processos. O conhecimento especializado é caro, portanto, contratar um funcionário qualificado em tempo integral para fornecer o parecer de especialista nem sempre é econômico. Em vez disso, muitas empresas contratam especialistas externos para realizar avaliações, usando-os para monitorar e controlar o trabalho do projeto em áreas específicas. 

Quando e como usar o julgamento de especialistas

Uma das razões pelas quais o julgamento de especialistas é tão comum é porque pode ser aplicado a uma variedade de situações. É uma maneira útil de obter uma visão externa do seu trabalho, mas é subjetiva e precisa de diretrizes. Muitas vezes, você usará o julgamento de especialistas para auxiliar na gestão de recursos. Por exemplo, um especialista pode ajudar a determinar quantos recursos você precisa para lançar um novo produto, funcionalidade ou até mesmo uma nova empresa, se você estiver nos estágios iniciais.

Você também pode usar o julgamento de especialistas:

• Quando há muito em jogo. Se você tiver um projeto de alto impacto em breve, é útil obter a validação de especialistas antes de seguir em frente.

• Antes do planejamento do projeto. Se você estiver desenvolvendo um termo de abertura de projeto antes de criar um plano de projeto, convém chamar um especialista para revisá-lo e confirmar que o seu projeto é viável. 

• Para a gestão de custos. Quando você está determinando as estimativas de custo para a precificação de produtos ou até mesmo para a contratação, ter um especialista à disposição ajudará a chegar o mais próximo possível de um número realista.

• Durante a tomada de decisões. Você pode usar o julgamento de especialistas em uma estrutura de tomada de decisão, como o RACI, ou durante decisões de rotina. Se você usar o RAPID, ter um especialista na função de tomador de decisão ajuda a aproveitar ao máximo as opiniões de especialistas.   

• Na projeção. Os especialistas podem ajudar a ponderar fatores como o ambiente macro atual ou o ajuste ao mercado durante a projeção, para ajudar a obter uma estimativa precisa das vendas potenciais.

• Na gestão de riscos. Um especialista pode revisar e analisar a sua avaliação de riscos, análise de riscos e respostas a riscos para determinar o grau de risco dos diferentes cenários, para que você possa se preparar para qualquer resultado provável.

Quem são os especialistas?

Os especialistas variam de acordo com as suas necessidades: pode ser qualquer pessoa, desde um membro da equipe até um consultor contratado para uma situação específica. Os especialistas podem ser:

• Membros da equipe interna do projeto. A sua equipe provavelmente já é composta por especialistas. Este é o lugar mais fácil (e muitas vezes o primeiro) para procurar especialistas.

• Especialistas no assunto. São especialistas com uma profunda base de conhecimento sobre um assunto específico. Por exemplo, se você gerencia uma empresa de manufatura, provavelmente traria um especialista em compras quando estivesse procurando novos fornecedores em potencial. Os especialistas no assunto podem ser consultores externos ou especialistas internos. A vantagem de usar alguém de fora da organização é que essa pessoa não tem preconceitos e pode ser mais objetiva.

• Gerentes de projetos. Os gestores de projetos geralmente têm uma compreensão profunda do assunto. Ao usar os gestores de projeto como especialistas, esteja atento aos vieses que podem surgir por trabalharem no mesmo campo que você.

• Partes interessadas no projeto. Os participantes podem vir de diferentes origens e desempenhar uma variedade de funções diferentes. Como resultado, muitas delas são especialistas. Não hesite em recorrer a elas para obter o seu valioso julgamento.

As sete etapas para obter o julgamento de especialistas

Não basta falar com um especialista: você precisa esclarecer o que deseja e espera dele para que a relação seja bem-sucedida. Ao definir claramente as entradas, saídas e expectativas do projeto, você e o especialista podem se beneficiar de um processo estruturado de opinião especializada que satisfaça a todos.

1. Pesquise o problema

Antes de envolver o especialista, você deve ter uma compreensão completa do problema. Certifique-se de saber exatamente o que já foi concluído, qual é a situação do problema e o que você precisa do especialista. 

2. Escreva as suas perguntas

Seja o mais específico possível. Quanto mais direcionadas forem as suas perguntas, melhores serão as respostas do especialista. Com base na pesquisa feita na etapa anterior, desenvolva perguntas claras. As perguntas podem ser complexas, mas devem ser claras o suficiente para que o especialista entenda e responda.

3. Selecione os especialistas

Escolha os especialistas que melhor atendam às necessidades desse problema ou projeto específico. Por exemplo, se você estiver trabalhando na distribuição de produtos, convém envolver especialistas que entendam a cadeia de suprimentos do seu setor e o mercado-alvo. Em seguida, explique o problema a eles, compartilhando todos os recursos e documentos do projeto para que tenham o conhecimento necessário para fazer um julgamento eficaz. 

4. Envie as suas perguntas

Envie as suas perguntas aos especialistas selecionados. Se você usa um software de gestão de projetos, pode anexar análises e documentos relevantes diretamente às perguntas. Quando os especialistas responderem, você poderá ver as respostas em tempo real.

5. Revise e analise as avaliações

Depois de receber as respostas dos especialistas, cabe a você analisá-las e determinar como usará as informações. Para mitigar ainda mais o viés, você pode usar um processo de revisão por pares composto por vários especialistas para garantir que os dados sejam os mais precisos possíveis.

6. Agregue as opiniões em um relatório

Crie um relatório com todas as opiniões recebidas. Salve-o como um núcleo de referência para poder compartilhar facilmente os resultados com as partes interessadas.

7. Comunique os resultados

Depois de organizar os resultados, envie-os a todas as partes interessadas para análise. Nesta etapa, também começará a discutir se precisa de outra rodada de julgamento de especialistas. Na maioria das vezes, o processo é repetido se as partes interessadas detectarem erros ou tiverem outras dúvidas.

A opinião de especialistas reduz as suposições

Ao estimar as principais iniciativas de um projeto, produto ou empresa, você nunca terá 100 % de certeza, mas recorrer a especialistas pode ajudar a chegar o mais próximo possível dos resultados de que você precisa.