Transformando a colaboração global do WRI

O WRI adotou a Asana para centralizar o trabalho, aumentar a transparência e otimizar a colaboração, dando às suas equipes globais as ferramentas necessárias para trabalhar com mais eficiência. Ao conectar o trabalho às metas estratégicas e oferecer visibilidade em tempo real, a Asana transformou a forma como o WRI opera, ajudando a organização a lidar com iniciativas complexas em larga escala.

A nossa missão de alcançar um impacto global para as pessoas, a natureza e o clima requer um sistema de trabalho escalável e interconectado para apoiar operações cada vez mais complexas. Escolhemos a Asana pela sua capacidade de unificar os nossos fluxos de trabalho, eliminar o isolamento e aumentar a transparência e a capacidade de responsabilização em uma estrutura matricial.

Don Spencer, Diretor financeiro interino

Ao centralizar o trabalho, padronizar os processos e aumentar a transparência, a Asana se tornou uma pedra angular para o trabalho do WRI, aprimorando a capacidade da organização de oferecer acesso equitativo, restaurar ecossistemas e mitigar os impactos das mudanças climáticas. Esse uso da Asana rendeu à organização o Prêmio de Inovação no Trabalho de Impacto Social da Asana, que reconhece o uso de processos inovadores para impulsionar mudanças duradouras e criar um mundo mais sustentável. 

Se não estivermos operando de forma eficaz, isso afetará a nossa capacidade de cumprir as nossas promessas. A Asana nos ajuda a garantir que estamos alcançando os resultados com os quais nos comprometemos, seja com os nossos doadores, parceiros ou com as pessoas e os ecossistemas que servimos.

Kemoy Liburd-Chow, diretora de gestão de projetos, Operações

Adaptação da adoção para atender às necessidades únicas da equipe

Quando o WRI iniciou a sua jornada com a Asana em 2022, a organização tinha 800 licenças espalhadas por várias equipes, o que resultava em uso fragmentado e adoção inconsistente. Reconhecendo a necessidade de uma abordagem mais unificada para a gestão do trabalho, a organização se uniu à equipe de Serviços profissionais da Asana para apoiar os esforços de treinamento e incentivar a adoção. 

Em vez de depender de treinamentos em massa, a equipe de implementação desenvolveu uma abordagem personalizada que priorizava atender aos usuários onde eles estivessem, seja no âmbito individual, de projeto, programático ou organizacional. Isso incluiu:

• Sessões específicas para cada equipe que abordaram os desafios singulares de cada equipe, com foco em soluções tangíveis e demonstrando valor imediato.

• Implementações país por país com foco em pequenos grupos e interações individuais. 

• Treinamentos personalizados que destacaram a flexibilidade da Asana e mostraram como a plataforma poderia capacitar cada equipe a simplificar os seus fluxos de trabalho e a trabalhar de forma mais inteligente.

Hoje, pouco mais de 2 mil funcionários em mais de 60 equipes contam com a Asana — um aumento de 140% em apenas dois anos — o que a torna um facilitador estratégico para a colaboração global do WRI.

As pessoas costumam pensar na gestão de projetos como algo rígido, mas não é, porque cada projeto é único. Por isso, nos concentramos em mostrar às equipes como podem usar a Asana de maneiras que atendam às suas necessidades específicas, onde quer que estejam — seja no âmbito individual, de acordo com cada projeto, a nível do programa ou em toda a organização.

Kemoy Liburd-Chow, diretora de gestão de projetos, Operações

Como promover alinhamento e eficiência entre as equipes globais

O WRI adotou a Asana para lidar com a complexidade das suas iniciativas globais. Ao utilizar a plataforma, eles transformaram a forma como as equipes trabalham em conjunto, permitindo que a organização cumpra melhor os seus compromissos com doadores, parceiros e comunidades.

Fortalecimento da colaboração entre regiões e parceiros

• A centralização do trabalho na Asana dá a todos visibilidade sobre os portfólios e projetos relevantes, permitindo que os membros da equipe vejam o que está acontecendo em tempo real.

• As equipes colaboram sem dificuldades entre as regiões, acessando as atualizações diretamente na plataforma, em vez de ter que esperar que os colegas fiquem online.

• Os parceiros externos são convidados para projetos compartilhados, o que facilita a colaboração em um espaço centralizado.

• As integrações com ferramentas como o Outlook, o Microsoft Teams e o SharePoint garantem que as equipes possam converter e-mails em tarefas e vincular arquivos ativos a projetos sem complicações, mantendo todos alinhados e eliminando problemas de controle de versão.

Conectar o trabalho às metas estratégicas para obter maior impacto

• O WRI usa o recurso de Metas da Asana para dar visibilidade às metas e prioridades institucionais, promovendo um entendimento compartilhado em toda a organização sobre como o trabalho individual contribui para a missão mais ampla.

• As Metas são visíveis para todas as equipes, reforçando a sintonia e a clareza sobre como o trabalho específico se conecta e gera impacto.

• Essa visibilidade apoia o planejamento e a priorização tanto no nível da equipe quanto no da organização, e os líderes podem acessar insights que os ajudam a alocar recursos de forma eficaz e a acompanhar o progresso rumo às Metas estratégicas.

Economia de tempo e aumento da eficiência com padronização e automatização

• As equipes utilizam a Asana, incluindo as funcionalidades de IA da plataforma, para automatizar o trabalho manual, economizando mais de 8.000 horas por ano (aproximadamente 1.000 dias de trabalho por ano) e disponibilizando mais tempo para tarefas de alto impacto. 

• Usando a atualização de status inteligente, as equipes geram rapidamente resumos de projetos e portfólios, mantendo os participantes a par do progresso e das prioridades com o mínimo de esforço e reduzindo a necessidade de reuniões frequentes.

• Os campos inteligentes geram automaticamente campos personalizados específicos para os projetos do WRI, permitindo que as equipes iniciem o trabalho mais rapidamente, mantenham a uniformidade entre as tarefas e monitorem os dados de forma eficaz para agilizar a geração de relatórios.

• As regras da Asana automatizam tarefas rotineiras, como mover tarefas entre as seções, notificar os membros da equipe sobre atualizações críticas e atualizar campos personalizados com base nas seleções de tarefas.

• Os formulários de recebimento simplificam o processo de solicitação, eliminando a necessidade de verificar manualmente os e-mails e criando um fluxo de trabalho consistente.

Os modelos para gestão de riscos, entregáveis, lições aprendidas, planejamento de projetos  (para executivos) e outros processos críticos de gestão do trabalho impulsionam a eficiência, economizam tempo e promovem a consistência, substituindo ferramentas obsoletas, como apresentações e planilhas.

Ao colocar as nossas prioridades institucionais nas Metas Asana, melhoramos a transparência em toda a organização. Muitas equipes agora usam as Metas para ver claramente como os seus esforços contribuem e se alinham aos objetivos da equipe.

Kemoy Liburd-Chow, diretora de gestão de projetos, Operações

Impulsionar a transformação urbana com uma gestão de projetos simplificada

O WRI Ross Center for Sustainable Cities é o programa do World Resources Institute dedicado a moldar um futuro em que as cidades funcionem melhor para todos, enfrentando alguns dos desafios mais complexos que as áreas urbanas enfrentam hoje, como a desigualdade, a sustentabilidade e as mudanças climáticas. Operando em mais de 150 cidades em 75 países, o trabalho do programa abrange diversas iniciativas, como melhorar o transporte público, desenvolver sistemas hídricos resilientes e defender a adoção de veículos elétricos.

Para gerir esses projetos em escala global, o programa precisava de uma maneira melhor de conectar as equipes, padronizar os processos e melhorar a precisão dos dados. Com a Asana, eles criaram um polo central para a colaboração, agilizando os processos em todas as cidades para que as equipes possam executar projetos com sucesso, como os do WRI Brasil, que apoiaram o desenvolvimento de uma política pública de promoção de veículos de emissão zero no transporte de cargas.

Práticas padronizadas geram melhores resultados de projeto

• O WRI Ross Center centralizou todo o trabalho programático e de projetos na Asana, dando às equipes visibilidade em tempo real dos detalhes dos projetos e promovendo a colaboração entre as regiões. 

• Iniciativas complexas que abrangem equipes e locais são monitoradas em projetos centralizados, para que as equipes possam ver todos os detalhes em um só lugar e compartilhar facilmente as atualizações.

• Para gerar responsabilidade e clareza, os responsáveis pelos projetos e tarefas são designados na Asana, definindo claramente as funções e responsabilidades. 

• Modelos padronizados para a gestão de subsídios, subacordos, riscos e problemas, entregáveis e lições aprendidas garantem que cada projeto siga um fluxo de trabalho consistente, simplificando a produção em todo o programa. 

• Um sistema de nomenclatura padronizado na Asana categoriza os projetos por país e doador, facilitando a localização até mesmo de iniciativas globais.   

A gestão de dados otimizada permite decisões mais inteligentes

• Todos os dados do projeto foram transferidos de uma ferramenta anterior para a Asana para facilitar a extração, limpeza e verificação automatizadas usando a API da Asana e linguagens de programação, com os dados processados alimentando os painéis. 

• Com todas as informações do projeto conectadas aos portfólios, as equipes têm acesso a insights em tempo real, o que lhes permite planejar de forma eficaz e relatar o impacto aos doadores com precisão. 

Os relatórios criados com o uso de painéis fornecem insights úteis, levando a decisões mais fundamentadas nos níveis de programa e de projeto.

A Asana está desempenhando um papel fundamental na nossa Meta de sistematizar e automatizar totalmente os processos de gestão de projetos, aumentar a transparência em toda a rede global e gerar facilmente relatórios e informações relevantes para a tomada de decisões.

Larissa Fernandes Da Silva, líder global, WRI Ross Center PPMO (Escritório de gestão de programas e projetos)

Fortalecimento da resiliência com gestão de riscos proativa

Como uma organização global que opera em diversas regiões, o WRI enfrenta uma ampla gama de riscos: políticos, institucionais, financeiros e outros. Gerir esses riscos de forma eficaz é fundamental para manter a resiliência e promover a missão da organização. 

Anteriormente, a gestão de riscos corporativos era estritamente focada no monitoramento de riscos financeiros em planilhas, o que deixava lacunas na visibilidade e no planejamento. Hoje, a estrutura abrangente de gestão de riscos empresariais (ERM) do WRI redefiniu a forma como a organização identifica, avalia e atenua os riscos.

O WRI procurou regularizar e padronizar a identificação, classificação e comunicação dos riscos do negócio. As nossas equipes de gestão de riscos e da Asana colaboraram para estabelecer um registro de riscos centralizado na Asana... ajudando-nos a resolver questões que vão desde a verificação de parceiros até contas a receber vencidas.

Don Spencer, Diretor financeiro interino

Processos padronizados melhoram os relatórios e a resposta aos riscos

• Um registro de riscos padronizado, criado em um modelo da Asana, garante consistência na forma como os riscos são identificados, avaliados e relatados globalmente.

• Cada país mantém o seu próprio registro de riscos, permitindo que os gestores avaliem os riscos em todas as regiões.

• As equipes podem comparar os riscos entre as regiões e desenvolver estratégias de resposta personalizadas, melhorando a gestão global de riscos. 

• Os registros de riscos individuais alimentam um portfólio consolidado de registros de riscos, proporcionando à liderança uma visão clara da exposição ao risco em toda a organização. 

Os campos personalizados melhoram a visibilidade e a compreensão dos riscos 

• Em cada registro de riscos, os campos personalizados capturam detalhes críticos, como o tipo de risco, as condições subjacentes, as áreas de impacto e a estratégia de resposta, promovendo uma abordagem proativa para a gestão de riscos.

• As equipes também usam esses campos para monitorar os principais indicadores de risco — por exemplo, se um risco está estável, melhorando ou piorando — o que as ajuda a definir e monitorar estratégias de resposta, como mitigação, monitoramento ou transferência do risco.

• Com base nesses dados, as equipes geram relatórios de risco abrangentes que são compartilhados com a liderança, melhorando a compreensão das implicações do risco e apoiando o desenvolvimento de estratégias de resposta.

A automatização garante o encaminhamento oportuno

• Com as regras da Asana, a liderança é notificada automaticamente quando riscos críticos exigem a sua atenção, reduzindo os tempos de resposta e garantindo que os riscos urgentes sejam tratados prontamente.  

• Por exemplo, quando um risco de projeto é sinalizado como “institucional” por meio do modelo de gestão de riscos de projeto da Asana, o gestor de riscos institucionais recebe automaticamente tarefas para revisão do risco e, se necessário, para o seu encaminhamento, garantindo uma ação oportuna. 

Relatórios e painéis aprimoram o planejamento 

• Os painéis consolidam os dados de risco para que os líderes possam avaliar rapidamente os riscos futuros e atuais, alinhar as estratégias e priorizar os recursos de maneira eficaz.

• As revisões trimestrais agora usam os registros de riscos como um guia central, permitindo que os líderes tomem medidas com base em dados em tempo real na Asana, em vez de planilhas desatualizadas ou discussões informais.

Com o nosso registro de riscos da Asana, as equipes podem identificar melhor os riscos, obter uma visibilidade mais clara de como eles são tratados e do que requer atenção. Isso apoia os nossos esforços para cultivar uma cultura em que todos entendam a sua responsabilidade de considerar o risco em todos os aspectos do nosso trabalho.

Kemoy Liburd-Chow, diretora de gestão de projetos, Operações

Criando um futuro sustentável com IA 

À medida que o WRI continua a ampliar as suas operações e a expandir o seu impacto global, a Asana continuará sendo uma ferramenta crucial para promover o alinhamento, a eficiência e a inovação em todas as equipes e regiões. 

As principais iniciativas futuras incluem a expansão do uso do sistema de gestão de riscos corporativos e de projeto, incluindo o aproveitamento da automatização baseada em IA da Asana para aprimorar a avaliação de riscos e a tomada de decisões. Olhando para o futuro, o WRI prevê que as funcionalidades de IA da Asana, como os recursos de chat e os fluxos de trabalho automatizados, desempenharão um papel transformador na otimização adicional dos fluxos de trabalho e na condução das ações. Com a Asana como plataforma fundamental, o WRI está posicionado para cumprir a sua missão de criar um futuro sustentável, um projeto por vez.

A Asana será fundamental à medida que expandirmos as nossas operações globalmente, automatizarmos os processos para aumentar a eficiência e garantirmos que o trabalho esteja alinhado com a estratégia e as políticas do WRI. O uso das ferramentas baseadas em IA da Asana deve possibilitar uma gestão, análise e tomada de decisões mais inteligentes, reduzindo a carga administrativa para que as nossas equipes possam se concentrar no trabalho de alto impacto e nos resultados em todo o mundo.

Don Spencer, Diretor financeiro interino