Hoje, o The Trevor Project é a maior organização mundial de prevenção ao suicídio e saúde mental para jovens LGBTQ, oferecendo aconselhamento gratuito e confidencial por telefone, chat e mensagens de texto, bem como uma rede social segura chamada TrevorSpace. A equipe premiada do Trevor opera programas inovadores de pesquisa, educação e promoção para lidar com a crise de saúde pública do suicídio de jovens LGBTQ e fez parceria com celebridades como Lil Nas X e Janelle Monae para aumentar a conscientização sobre os seus serviços e enviar mensagens de amor e apoio aos jovens LGBTQ para que se sintam seguros e capacitados. 

David B. (pronomes: ele/deles) é gerente-sênior de projetos especiais no The Trevor Project, e a sua equipe gerencia iniciativas estratégicas e interdisciplinares para a organização, como a renovação da marca Trevor e a expansão internacional dos serviços, começando pelo México. Como esses projetos são altamente interdisciplinares, e como diferentes equipes geriam o trabalho de formas diferentes antes da Asana, costumava ser necessário um esforço extra para coletar atualizações de status e visualizar as iniciativas de modo geral.

David e os seus colegas queriam mais insights e transparência em toda a organização. Isso foi especialmente importante, pois a equipe do The Trevor Project cresceu significativamente nos últimos três anos.

Queríamos atenuar os desafios conforme as equipes cresciam e se tornavam mais colaborativas e multidisciplinares. Isso nos levou a buscar uma plataforma em que todos da organização pudessem gerir o seu trabalho, proporcionando uma estrutura central e uma maneira sistemática de iniciar e executar os projetos.

David B., gerente-sênior de projetos especiais

Eles começaram a procurar uma plataforma de gestão de trabalho para unir os departamentos, criar uma infraestrutura interna antes do crescimento futuro e ajudá-los a prestar serviços de alta qualidade a mais comunidades em todo o mundo. 

Uma plataforma para acomodar todas as equipes com diferentes estilos de trabalho

A equipe precisava de uma plataforma na qual toda a organização pudesse trabalhar junta nos projetos, monitorar marcos e gerar relatórios sobre o progresso. David diz: “Procuramos escalabilidade, colaboração, facilidade de uso e integração com os sistemas que já usávamos, como Okta, Slack, Jira e Google Workspace.” 

Eles avaliaram diversas ferramentas, restringindo as opções à Asana e a outra plataforma. Eles gostaram de como as visualizações de cronograma, quadro, lista e calendário da Asana acomodariam equipes com diferentes estilos de gestão do trabalho, oferecendo flexibilidade e, ao mesmo tempo, unificando a organização. 

No fim das contas, o The Trevor Project escolheu a Asana porque era a que melhor se ajustava às suas necessidades. “O que se sobressaiu foi o número de funcionalidades que a Asana tinha, em comparação com outras plataformas”, diz David.

Lançamento de padrões de gestão de projetos, orientado pela Asana

A implementação da Asana ocorreu em paralelo ao lançamento de um conjunto de padrões internos de gestão de projetos pelo The Trevor Project. “Usamos a Asana para orientar a jornada de gestão de projetos que criamos”, disse David. Para ajudar os funcionários a adotar o novo sistema, eles ofereceram um manual com orientações, sessões de treinamento virtual ao vivo para interagir com cada equipe e dois treinamentos assíncronos sobre os padrões de gestão de projetos recém-criados e como usar a Asana dentro dessa nova estrutura. 

À medida que continuamos a crescer, a Asana nos ajuda a consolidar os nossos processos de gestão de projetos para que as pessoas possam seguir esses padrões de forma sistemática.

David B., gerente-sênior de projetos especiais

Ao definir uma maneira flexível, mas unificada, de trabalhar em toda a organização, o The Trevor Project se antecipou aos desafios relacionados ao crescimento e colocou as equipes em um caminho produtivo. O estudo do índice Anatomia do trabalho constatou que as empresas de grande porte têm processos mais complexos do que as organizações de pequeno porte e, portanto, tendem a perder ações e atualizações com mais frequência.

As grandes equipes também gastam mais tempo com a “organização para o trabalho”, que descreve todas as tarefas de coordenação que ocorrem em torno do trabalho estratégico e de alto impacto. Com os sistemas em vigor, o The Trevor Project poderia crescer e ainda operar como uma equipe ágil e coesa.

Economia de mais de um ano de trabalho com a Asana

Hoje, o The Trevor Project gerencia muitos dos seus projetos na Asana, economizando cerca de 348 dias úteis por ano que, de outra forma, seriam gastos em coordenação — o equivalente a 70 semanas, ou mais de um ano de trabalho de um funcionário em tempo integral. Essa economia de tempo estimada é baseada em pesquisas que a Asana realizou com os seus clientes e em outras pesquisas de terceiros sobre o tempo que os funcionários gastam em atividades comuns, como a busca por informações, a alternância entre contextos e a troca entre aplicativos quando não estão usando uma plataforma de gestão de trabalho. E no The Trevor Project, cuja principal prioridade é apoiar jovens LGBTQ que estão passando por uma crise, a economia de tempo é essencial. Quando se administra uma organização de prevenção de suicídio, cada segundo conta.

A Asana permitiu transparência no progresso de todos os projetos e mostra como eles contribuem para um resultado. Antes, os projetos eram geridos e relatados de forma diferente, e ter um padrão facilita a apresentação dessa história.

David B., gerente-sênior de projetos especiais

Essa economia de tempo vem de funcionalidades da Asana, como os formulários, que ajudam a equipe a registrar solicitações internas e externas e a iniciar o trabalho rapidamente, recuperando 244 dias de trabalho por ano. Mais de 650 formulários são enviados em toda a organização a cada mês. As Regras automatizam as etapas e as notificações: a média de 8.770 ações automatizadas por mês do The Trevor Project contribui para uma economia de tempo de 36 dias de trabalho por ano.

As equipes também compartilham mais de 1.600 comentários por mês, o que evita e-mails desnecessários e a alternância de contexto ao centralizar as comunicações em um só lugar. Isso economiza 43 dias úteis e une colegas de equipe e fornecedores externos, onde quer que estejam. 

Equipe de Projetos Especiais

A equipe de Projetos Especiais de David, composta por 12 pessoas, gerencia todas as iniciativas na Asana, organizando-as em níveis com base no financiamento e nos participantes. Quando dão início a um projeto na Asana, eles anexam um briefing e criam seções no projeto para representar diferentes fluxos de trabalho com marcos. 

As tarefas dentro de um fluxo de trabalho contêm instruções no campo de descrição para facilitar o início, de modo que, uma vez atribuídas a um proprietário, elas já podem começar a ser executadas. Quando uma tarefa é concluída, a Asana alerta os colegas de equipe no canal do Slack do projeto por meio da integração com o Slack, para que o próximo responsável possa assumir rapidamente. 

E David finalmente consegue a transparência que deseja em toda a organização: ele monitora o progresso de vários projetos usando os portfólios da Asana e tem um único lugar para colaborar com pessoas de diferentes equipes. 

Segundo David: “Durante a renovação da nossa marca, trouxemos o nosso fornecedor externo para a Asana para revisão do trabalho e monitoramento da pesquisa. A capacidade de colaborar dessa forma, tanto dentro quanto fora da organização, nos permitiu chegar a um produto final com o qual os jovens pudessem se identificar.”

Equipe de Parcerias Corporativas

O The Trevor Project faz parcerias com empresas de vários setores para promover a missão do Trevor de acabar com o suicídio entre os jovens LGBTQ. Posteriormente, a equipe de Parcerias Corporativas trabalha de forma interdisciplinar dentro da organização para garantir que os entregáveis da parceria sejam cumpridos e, normalmente, registra isso na Asana como um núcleo central de referência. 

Ao trabalhar com os nossos parceiros, aproveitamos os modelos para facilitar o nosso trabalho e seguir um processo padrão do início ao fim.

Leah K. (pronomes: ela/dela), Gerente de Parcerias Corporativas

Quando uma parceria é confirmada, a equipe usa um modelo de Parceria Corporativa na Asana para criar um novo projeto. Na seção de visão geral do projeto, eles colocam um briefing que lista os entregáveis necessários da parceria para que o gerente de campanha designado possa se atualizar. Em seguida, a equipe usa o projeto para organizar e preencher as tarefas para as ações a realizar e definir um cronograma de trabalho com base na data de lançamento, conforme necessário.

As tarefas são organizadas em diferentes seções do projeto, como “Logística” e “Engajamento dos funcionários”, permitindo que o gerente de campanha, o gerente de parcerias e outros participantes internos tenham um canal para fornecer feedback e recursos dentro do projeto da Asana, de modo que todo o trabalho e os documentos sejam fáceis de encontrar. A equipe de Parcerias Corporativas também usa formulários para gerir as solicitações de equipes internas e parceiros.

Equipe de marketing

A equipe de marketing, composta por sete pessoas, aumenta a conscientização e promove o engajamento por meio de iniciativas que podem incluir até 30 partes interessadas em toda a organização. Um gerente de campanha designado para um novo programa o conduz do início ao fim, iniciando-o na Asana com um modelo — há um para iniciativas da Trevor, além do modelo para parcerias. 

O novo projeto contém o briefing e todas as tarefas de execução para que nenhuma etapa seja esquecida, bem como documentos como links para prévias de e-mails e publicações sociais. Todas as semanas, os gestores de projeto usam as atualizações de status da Asana para manter a equipe informada, o que evita uma reunião e alguns e-mails.

A gerente de campanha Elise M. (pronomes: ela/dela) diz: “O compartilhamento de conhecimento dentro da minha equipe tem sido uma área de crescimento para nós. Com a Asana, tem sido ótimo ver rapidamente o que está acontecendo [nos meus projetos] e poupar o tempo das pessoas de me explicar os seus fuxos de trabalho individuais.”

O Marketing usa os portfólios para monitorar o status de todas as campanhas de marketing em andamento, organizadas por nível de prioridade. “Recentemente, vimos alguns atrasos em uma campanha”, diz Elise. “A Asana nos ajudou a sinalizar isso e a iniciar uma conversa colaborativa para resolver o problema de forma proativa.”

A Asana permite que você se concentre em metas maiores, em vez de nos pequenos detalhes de um ativo que sumiu.

Elise M., gerente de campanha

Uma equipe coesa que trabalha com eficiência para enfrentar a crise global de saúde pública do suicídio de jovens LGBTQ 

O The Trevor Project implementou com sucesso um novo padrão de gestão de projetos com a Asana. Os seus processos atuam como barreiras de proteção para a prestação de serviços de qualidade à medida que crescem, e os seus muitos novos membros de equipe podem começar a assumir projetos mais rapidamente porque o contexto histórico na Asana os integra rapidamente.

A Asana nos permitiu evitar reinventar a roda para cada projeto que fazemos. Isso proporciona muito mais tempo para a inspiração ou para assumir um projeto mais ambicioso.

Elise M., gerente de campanha

Essa infraestrutura interna reduziu o trabalho administrativo e ajudou a equipe a concentrar a energia nas atividades de maior impacto na comunidade. Elise diz: “Há tantas pessoas incríveis e apaixonadas aqui, prontas para ajudar. Mas, com muitas ideias, pode ser difícil definir as responsabilidades — e a Asana faz isso por nós. Sabemos quem está entregando um projeto e quem são os nossos tomadores de decisão.” 

Agora que o The Trevor Project estabeleceu uma base sólida para a produtividade e a colaboração entre equipes, ele pode oferecer mais serviços que salvam vidas a jovens nos EUA e no exterior. A ideia que começou como um número de telefone em uma tela de TV cresceu e se tornou uma importante defensora e uma poderosa força protetora que ajuda os jovens LGBTQ a se sentirem seguros e aceitos como são, para que possam imaginar um futuro brilhante para si mesmos.