Together We Rise ajuda nove vezes mais crianças em acolhimento familiar graças à Asana

Ao descobrir que o seu primo estava morando dentro de um carro, Danny Mendoza começou a mobilizar recursos com o objetivo de ampará-lo e ajudá-lo a participar do programa de acolhimento familiar. Durante o processo, Danny viu quais eram as condições enfrentadas pela maior parte das crianças: desde carregar seus pertences em um saco plástico de um lar para outro a serem separados dos irmãos, e não concluírem a universidade. Foi por esse motivo que Danny fundou a Together We Rise, uma entidade sem fins lucrativos com a missão de melhorar a vida de crianças em acolhimento familiar.

A Together We Rise trabalha com milhares de voluntários, assistentes sociais, advogados nomeados pelos tribunais e outros parceiros, como Toyota, Disney e JetBlue, visando melhorar a experiência das crianças em acolhimento familiar. Ao proporcionar meios para que pessoas que não são pais de acolhimento também possam ajudar essas crianças, a Together We Rise consegue ter um impacto positivo em milhares de vidas.

Como fundador, a atenção de Danny está voltada para a visão e a estratégia da organização. Sua equipe, formada por 35 membros e espalhada entre Brea (Califórnia) e Austin (Texas), ajuda a executar os programas oferecidos, como sacolas esportivas, skates, bicicletas e bolsas de estudos.

Em busca de responsabilização

Em 2014, quando a organização começou a se expandir, era muito difícil manter a responsabilização. Os membros da equipe tinham dificuldades para se lembrar de tudo o que precisavam fazer, e era complicado acompanhar os inúmeros e-mails e notas adesivas. A equipe de Danny sentia-se ainda mais frustrada quando pequenas tarefas eram esquecidas, afinal de contas, pequenos detalhes como um aniversário ou uma formatura do ensino médio eram muito importantes para as crianças. Sem ter uma forma de acompanhar tudo o que faziam, não estavam causando o impacto que tanto imaginavam.

Responsabilizarmo-nos pelos jovens que atendemos em acolhimento familiar é o que fazemos de mais importante. Antes da Asana, não era possível gerir todos os pequenos detalhes e responsabilidades.”

Para responsabilizar a equipe e gerir todo o trabalho de uma forma que não envolvesse e-mails e notas adesivas, Danny e a sua equipe pediram sugestões aos conhecidos. Quando um amigo sugeriu a Asana, Danny decidiu dar uma olhada. A possibilidade de atribuir tarefas e prazos à sua equipe lhes daria um sistema de responsabilização, e com isso Danny resolveu experimentar.

Ao começar com um projeto pequeno e sem arriscar muita coisa — organizando a própria festa de aniversário — Danny ajudou a integrar a sua equipe na Asana de forma simples e divertida. Recursos como “curtidas” e a opção de marcar tarefas como concluídas como numa lista de pendências lhe pareceram familiares e intuitivos, contribuindo para que a equipe adotasse a Asana. Com o objetivo de incorporar a Asana em seus processos, Danny incentivou a equipe toda a verificar a Asana diariamente. Por fim, Danny oferecia suporte compartilhando diversos vídeos de treinamento da Asana à medida que a sua equipe adicionava mais fluxos de trabalho à ferramenta.

Definir, executar e alcançar metas ainda maiores

Após realizar a transição da sua equipe para a Asana, Danny e a organização passaram a ter mais responsabilização, visibilidade e escalabilidade, e consequentemente resultados melhores. Veja a seguir como.

Responsabilização significa nunca perder um detalhe sequer: usar a Asana para gerir eventos e pautas de reuniões atribui responsabilidade a todos os envolvidos em cada etapa do processo, reduzindo assim o número de detalhes que passam despercebidos e evitando que as pessoas se esqueçam de fazer suas tarefas, algo que é particularmente crítico nos dias que antecedem os eventos.

Conseguimos fazer mais com a Asana, porque ela responsabiliza todos os membros da equipe, nos ajuda a acompanhar o status do trabalho e elimina a necessidade de verificações constantes.”

A visibilidade promove uma liderança mais eficiente: com a Asana, Danny e a equipe executiva podem ter uma visão abrangente de todo o trabalho que está em andamento na organização e também se aprofundar em tarefas individuais, caso necessário. Para trabalhos com caráter mais confidencial, Danny tem a opção de interagir com os funcionários de forma sigilosa por meio de tarefas privadas.

Quando você é o fundador, as pessoas esperam que você saiba tudo de cabeça, algo que é impossível. Poder usar uma ferramenta como a Asana para ver no que cada pessoa está trabalhando tem sido para mim fundamental.”

O alinhamento permite à equipe fazer mais: antes da Asana, Danny não dispunha de uma forma colaborativa de compartilhar a sua estratégia e metas com a equipe, o que limitava o impacto da organização devido à confusão em torno das prioridades. Agora, é possível estabelecer as metas na Asana para que todos saibam em qual trabalho focar, como o lançamento do seu novo programa de bolsas de estudos. Além disso, ao usar o Zapier para integrar a Asana com o Hubspot e o Planilhas Google, Danny e a sua equipe puderam automatizar etapas no processo de gestão de doadores, o que lhes permitiu focar na construção de relacionamentos em vez de nos acompanhamentos. Graças à Asana, todos os membros da organização estabelecem metas melhores e lançam mais programas, ajudando assim mais de 90 mil crianças por ano — um aumento nove vezes maior!

Adotando a tecnologia tanto no escritório como no acolhimento familiar

Como resultado de obter responsabilização, visibilidade e sucesso com a Asana, a Together We Rise tem conseguido se inspirar no software utilizado e aplicá-lo aos serviços oferecidos às crianças em acolhimento familiar. Com a tecnologia disponível no escritório, é possível fazer ainda mais para melhorar o acolhimento familiar nas casas-lares.

Antes de começar a usar a Asana, conseguíamos ajudar anualmente apenas 10 mil jovens em acolhimento familiar. A Asana nos ajudou a aumentar esse número para mais de 90 mil ao ano!”

O uso da Asana não é a única maneira pela qual Danny e a sua equipe abraçam a tecnologia. Eles pretendem lançar uma ferramenta que permitirá às crianças, suas famílias e assistentes sociais envolvidos no programa de acolhimento familiar enviar fotos e recordações para um aplicativo. Assim, será possível manter tudo em um só lugar, independentemente de onde estiverem.