Planejamento de evento para captação de recursos

Como criar um projeto de evento para captação de recursos na Asana

Há algumas maneiras de criar um projeto de evento. Para começar em pouco tempo:

  1. Comece pelo nosso modelo de evento para captação de recursos e personalize-o de acordo com as necessidades da sua organização.
  2. Importe uma planilha existente onde esteja atualmente gerenciando os eventos.

Como acessar todos os modelos Asana

GIF demonstrando como acessar os modelos na Asana a partir do botão + na barra superior

Se preferir criar um evento do zero ou quiser conhecer boas práticas gerais para os projetos Asana, comece por aqui.

Faz o planejamento de mais de um evento de captação de recursos ao mesmo tempo?

Ao usar o nosso modelo:

  1. Duplique a [TAREFA DE EXEMPLO] no modelo, renomeie-a e converta-a em projeto.
  2. Em seguida, adicione estes projetos a um portfólio para facilitar a gestão e o monitoramento de todos os eventos de captação de recursos de um só lugar.

Trabalha com fornecedores, agências ou terceirizados?

Monitorar por e-mail os prazos, ativos e conversas entre os diversos participantes agrega complexidade. Em vez disso, convide-os para o seu projeto. Dessa forma você pode conferir os seus planos e determinar prazos bem definidos para ficar em cima de todos os entregáveis.

Precisa manter privados outros trabalhos do seu evento? Você pode convidar outros colaboradores para a Asana e definir o seu projeto como privado, adicionando-os sempre que necessário como seguidores da tarefa. Dessa forma, eles só terão acesso às tarefas compartilhadas.

Dicas para gerenciar e realizar os trabalhos de eventos

Agora que você já criou o seu projeto de planejamento de evento para captação de recursos, estas dicas podem ajudar a gerenciar e monitorar cada detalhe à medida que se executam os trabalhos.

1. Mapeie o planejamento do seu evento (e ajuste-o aos imprevistos) com o Cronograma

A maioria dos planejamentos de eventos possui prazos e dependências cruciais até a chegada do grande dia. O Cronograma ajuda a mapeá-los no seu planejamento antes de começar para se certificar de que todos os itens interagem sem conflitos e organizar um evento impecável.

GIF de criação de um planejamento de projeto com o recurso do Cronograma da Asana

Como criar o seu planejamento com o Cronograma:

  1. Agende as tarefas arrastando-as e soltando no Cronograma. Ao identificar conflitos de tempos, arraste e solte as tarefas para reagendá-las.
  2. Estenda os intervalos de datas das tarefas para que seus responsáveis possam organizar o seu tempo para trabalhar nelas conforme se aproximarem os prazos.
  3. Se as tarefas precisarem ser concluídas numa ordem determinada, crie dependências entre elas passando o mouse sobre uma tarefa e arrastando o ponto até a tarefa relacionada.

Depois que os trabalhos estiverem em andamento, o Cronograma também pode ajudar a reajustar o seu plano. Por exemplo, se a reserva do local estiver demorando mais do que o esperado, você pode remanejar os prazos e ver o impacto disso no planejamento com o Cronograma.

2. Fique em cima dos e-mails importantes (e perca menos tempo na caixa de entrada) com as integrações para e-mail

Captura de tela das integrações da Asana com o Outlook e Gmail para e-mails e caixa de entrada

Sempre é possível adicionar os fornecedores ao seu projeto de evento como convidados, mas se a comunicação se dá por e-mail, experimente as integrações da Asana com Gmail, Outlook e outros clientes de e-mail. Ao receber e-mails com documentos importantes ou trabalho a ser processado, pode adicioná-los à Asana diretamente da caixa de entrada e atribuí-los como tarefas, adicioná-los ao seu projeto do evento, e muito mais. Os detalhes essenciais do planejamento não voltarão a ficar perdidos nos e-mails e você não perderá tanto tempo organizando a sua caixa de entrada.

4. Crie feedback interativo diretamente nos ativos dos eventos de captação de recursos com as anotações

GIF ao deixar feedback interativo numa imagem anexada a uma tarefa da Asana com o recurso de Anotação

Conseguir dar e incorporar o feedback nos ativos dos eventos (como convites por e-mail ou pôsteres dos eventos) pode fazer a diferença entre perder tempo e contagiar os colegas com o seu entusiasmo. As provas e anotações na Asana facilitam aos avaliadores comentar diretamente nos ativos para que o feedback seja proporcionado no contexto adequado. Cada comentário se transforma numa subtarefa interativa que o responsável pelo ativo pode então decidir como incorporar.

Ao debater os detalhes dos ativos ou ideias de criação para o evento, crie uma tarefa por ativo/ideia e use o botão curtir para votar com a equipe.

Dicas para gerenciar os trabalhos do dia do evento

1. Trabalhe de qualquer lugar, e até off-line, com os aplicativos móveis da Asana

Se a sua equipe já está no local fazendo os preparativos, pode ser difícil acessar os detalhes fundamentais e ver o que falta fazer da lista. O aplicativo Asana para dispositivos móveis mantém a equipe conectada ao planejamento do evento (mesmo sem conexão com a Internet) antes, durante e depois do evento.

Captura de tela de uma tarefa de planejamento de evento no aplicativo móvel Asana

2. Mantenha as conversas do dia a dia úteis com a integração para Slack

Muitas equipes usam a Asana e o Slack para coordenar a comunicação sobre o trabalho—especialmente quando chega a hora do evento. Em vez de optar por uma ou outra ferramenta, as equipes podem usá-las em conjunto usando a integração da Asana para Slack.

GIF da criação de uma tarefa Asana a partir de uma mensagem Slack com a integração

Se um colega de equipe pedir feedback sobre sua apresentação de abertura e você não tiver tempo no momento, pode criar uma tarefa da Asana a partir da própria conversa no Slack para não se esquecer e para manter o contexto original.

Dicas para gerar relatórios sobre o trabalho e o progresso

1. Comunique-se com a equipe (sem fazer mais reuniões)

Em vez de convocar uma reunião para conferir o status de uma tarefa ou dar atualizações à sua equipe, há algumas maneiras melhores de fazer isso na Asana:

  • Comente numa tarefa para informar as atualizações do progresso, dar feedback, ou fazer perguntas.
  • Use as atualizações de status do projeto (através da aba de Progresso no seu projeto) para comunicar as atualizações mais importantes sobre o progresso do projeto, como os marcos alcançados, os prazos e o que estiver em risco.
  • @mencione seus colegas, tarefas, projetos e conversas relevantes para os vincular diretamente em qualquer descrição ou comentário.

2. Monitore o progresso e gerencie a alocação de pessoal entre múltiplos eventos com os Portfólios e a Gestão de recursos

GIF do uso de um Portfólio na Asana para atualizações de progresso

Para compreender o progresso do evento e avaliar a disponibilidade da equipe os planejadores de eventos geralmente precisam reunir as informações das reuniões, e-mails e planilhas, um processo que pode ser muito lento e impreciso. No lugar disso você pode criar um portfólio de projetos que inclua todos os planos dos eventos para acompanhar o progresso em tempo real, as datas dos eventos e as prioridades de um único lugar.

Captura de tela ao usar a Gestão de recursos para ver o colega de equipe que está sobrecarregado e redistribuir o seu trabalho

Em seguida, use a aba de Gestão de recursos para visualizar a capacidade de sua equipe entre os eventos com base nas tarefas que já estão atribuídas na Asana. A Gestão de recursos ajuda a tomar decisões informadas de alocação de pessoal para manter as cargas de trabalho bem balanceadas e os eventos em dia.

Recursos para o planejamento e gerenciamento de eventos na Asana

Aprende melhor visualmente? Quer saber como os nossos clientes planejam os seus eventos com a Asana? Confira estes recursos:

Recursos link
Modelo de planejamento de evento para captação de recursos para organizações sem fins lucrativos Usar modelo
Tutorial em vídeo Veja Como usar a Asana
Curso sob demanda Registre-se para a Asana Academy
Estudos de caso Veja como Special Olympics, Young Survival Coalition, Together We Rise e NTEN planejam eventos com a Asana
Ebook Guia de produtividade para profissionais de eventos Ler o ebook
Conecte-se com a Comunidade Participe de um treinamento ou comece um tópico no fórum da nossa comunidade 

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.