A Asana nos ajuda a melhorar a sintonia, a transparência e a comunicação em toda a faculdade. Ao monitorar os OKRs e as principais métricas, posso manter uma visão clara e abrangente de todos os programas, o que nos ajuda a abordar os problemas de forma proativa e a tomar decisões oportunas e bem-informadas para apoiar as nossas metas institucionais.

Dra. Monique Umphrey, Reitora/Vice-Chanceler Executiva de Assuntos Acadêmicos e Estudantis

Alinhar metas e insights em tempo real para impulsionar o sucesso dos alunos

O Gabinete do Reitor gerencia uma ampla gama de responsabilidades, desde a supervisão de assuntos acadêmicos e estudantis até a promoção de métricas-chave, como as taxas de matrícula e graduação. Com tantos aspectos dinâmicos a considerar, incluindo a acreditação e a integração de tecnologias, manter a coordenação pode ser desafiador.

Ao usar a Asana e os objetivos e principais resultados (OKRs), a equipe agora pode acompanhar em tempo real o progresso em direção à sua Meta de uma taxa de conclusão de 70% até 2030, concentrando-se em iniciativas que não apenas ajudem os alunos a ter sucesso, mas também a ter um senso de pertencimento.

Organizar projetos e resultados na Asana para aumentar o impacto nos alunos

• A ACC registra os seus OKRs e as táticas associadas na Asana, permitindo um acompanhamento claro das principais métricas, como matrícula de alunos, retenção, taxas de graduação e conformidade.

• Cada resultado do aluno e pilar estratégico é definido como uma Meta, com projetos alinhados a cada um para garantir a priorização, a transparência e o alinhamento entre os departamentos.

• A Asana calcula automaticamente o progresso da meta com base nas atualizações do projeto ou nos principais marcos concluídos, economizando tempo na geração de relatórios e garantindo que os recursos sejam direcionados para iniciativas impactantes.

Acompanhar o progresso e permitir intervenções proativas por meio de relatórios de metas

• A equipe gera atualizações de status quinzenais para o reitor na Asana, monitorando o progresso do projeto, os principais resultados e as áreas que precisam de atenção. Ela também fornece insights atualizados sobre iniciativas que afetam as métricas institucionais, como os resultados dos alunos.

• Os painéis e indicadores de status na Asana (vermelho, verde, amarelo) ajudam a destacar as áreas que precisam de intervenção, sendo que o vermelho exige ação imediata do reitor.

• Este sistema de relatórios proativos permite à equipe identificar tendências e resolver problemas em tempo real, em vez de esperar até o meio do semestre para reagir.

A Asana nos ajuda a operacionalizar e visualizar as metas da ACC, conectando os projetos de cada departamento aos nossos objetivos de alto nível e permitindo que acompanhemos o progresso em tempo real. Essa clareza nos permite ver como todos estão contribuindo para a inovação na faculdade e impulsionando os resultados dos alunos.

Dra. Andrea Kehoe, chefe de produto, Gabinete do Reitor

Proporcionar um caminho claro para a educação continuada

A Divisão de Excelência em Ensino e Aprendizagem (TLED) da ACC apoia o corpo docente e os departamentos de aprendizagem, incluindo a equipe de Articulação e Relações Universitárias, que desempenha um papel fundamental para ajudar os alunos a fazer a transição da ACC para universidades de quatro anos. Ao criar acordos de articulação e caminhos de transferência, a divisão garante que os créditos dos cursos sejam mapeados sem problemas para as instituições parceiras. 

Anteriormente, esse processo complexo era feito manualmente, sem registros digitais centralizados, o que deixava claro que a equipe precisava de uma abordagem mais eficiente. Apresentamos a Asana.

Agilização da gestão de acordos e dos caminhos de transferência de estudantes

• As novas solicitações de acordos de articulação são enviadas por meio de um formulário da Asana que captura as principais informações antecipadamente, criando automaticamente tarefas para permitir um acompanhamento contínuo.

• A tarefa passa por vários estágios, com acompanhamento visual claro e comunicação registrada em subtarefas, incluindo correspondência e aprovações de documentos com vice-reitores e professores por meio das integrações com o Gmail e o Google Drive.

• Depois de finalizado, as notificações automatizadas e os fluxos de trabalho alertam as partes interessadas e iniciam a implementação do convênio por meio de comunicações de marketing coordenadas.

• Para os caminhos de transferência de estudantes, a Asana converte automaticamente os acordos finalizados em novos projetos, registrando cada etapa de desenvolvimento do caminho como uma subtarefa para garantir que nada fique por fazer.

Simplificamos o nosso processo, a comunicação e as aprovações na Asana. Isso deu ao nosso reitor e às partes interessadas a transparência de que precisam sobre o progresso e os cronogramas dos acordos, e garante que tenhamos um registro de todos os acordos de articulação e caminhos de transferência para os alunos.

Clare Murray, diretora assistente de articulação e relações universitárias

Usar a Asana para apoiar os professores e melhorar a aprendizagem dos alunos

Também no TLED da ACC está o Escritório de Comunicações do Corpo Docente, que conecta o corpo docente aos recursos e às informações necessários para apoiar o sucesso dos alunos. De boletins informativos semanais a publicações no LinkedIn e calendários de eventos, a equipe gerencia diversas iniciativas. 

Por fim, a equipe de Tecnologia Acadêmica apoia professores e alunos implementando e gerindo tecnologias instrucionais, como sistemas de aprendizagem e ferramentas audiovisuais. A equipe também produz conteúdo de vídeo e gerencia o suporte técnico para eventos internos, desde transmissões ao vivo até grandes conferências. 

Antes de centralizar os fluxos de trabalho da equipe, esses funcionários enfrentavam processos desconectados, coordenação ineficiente e transparência limitada nos seus muitos projetos complexos.

Transformação do recebimento e da execução de projetos para melhorar a comunicação do corpo docente

• O Escritório de Comunicações do Corpo Docente agora gerencia todas as solicitações de comunicação por meio da Asana, desde boletins informativos e publicações em mídias sociais até planejamento de eventos e solicitações de conteúdo, simplificando as solicitações recebidas.

• Os departamentos preenchem um formulário para as suas necessidades de comunicação, que são atribuídas e monitoradas com base nos requisitos de suporte, enquanto os modelos e a automatização garantem que as tarefas cíclicas sejam executadas sem problemas.

• Projetos mais amplos, como workshops e eventos, são monitorados em projetos dedicados na Asana. As atualizações de status regulares mantêm os participantes alinhados e os incentivam a serem proativos no tratamento dos riscos.

Centralizando o planejamento de eventos e o controle de orçamento para prestar suporte mais rapidamente

• Para melhorar a adoção e a proficiência na plataforma, a equipe de Tecnologia Acadêmica realiza treinamentos da Asana para professores e funcionários da ACC, incluindo cursos para iniciantes e Advanced.

• As solicitações de serviços de tecnologia são encaminhadas por meio de formulários da Asana às equipes apropriadas, melhorando a coordenação entre os departamentos — como design instrucional, produção de vídeo e uso de centros de informática e software — que antes ocorria de forma isolada.

• Os grandes eventos, como conferências fora do campus, são geridos na Asana por meio de modelos que agilizam o planejamento e garantem que toda a logística seja atendida, desde a escolha do local até os detalhes do dia do evento.

• O monitoramento de compras e a gestão de orçamento são simplificados por meio de formulários da Asana, eliminando as correntes de e-mail confusas. Eles também monitoram todas as compras de software e as adicionam novamente de forma automática para o ano fiscal seguinte, melhorando a visibilidade do orçamento.

O nosso trabalho geralmente acontece nos bastidores, mas, ao gerir tudo na Asana, podemos oferecer suporte mais rapidamente e garantir que o corpo docente tenha o que precisa para proporcionar experiências de aprendizagem bem-sucedidas aos alunos.

Matthew Evins, diretor de tecnologia acadêmica

Substituir a comunicação fragmentada por responsabilidade e colaboração

A equipe de Comunicação de Assuntos Estudantis tem muito trabalho para apoiar os programas de engajamento, sucesso e conscientização de cerca de 70.000 alunos em toda a ACC. Ela coordena a comunicação em diversos canais, incluindo mídias sociais, sinalização digital, e-mail e boletins informativos impressos tradicionais. Mas, sem um sistema centralizado, a dependência excessiva do e-mail levou a ineficiências, afetando a capacidade da equipe de fornecer comunicações consistentes e oportunas.

Com a Asana, a equipe transformou a forma como gerencia a produção criativa, melhorando a eficiência, a organização e a visibilidade, ao mesmo tempo em que liberou tempo para trabalhos de maior impacto.

Fluxos de trabalho sem esforço mantêm todos organizados e a par das coisas

• Para garantir que o trabalho seja revisado e atribuído de forma eficiente, os novos pedidos de criação são enviados por meio de um formulário que reúne todos os detalhes necessários antecipadamente.

• As subtarefas e as datas de conclusão são geradas e atribuídas automaticamente com base nos dados do tipo de solicitação capturados nos campos personalizados, mantendo os fluxos de trabalho organizados e em dia.

• Um coordenador dedicado é atribuído a cada solicitação, garantindo que os clientes tenham um único ponto de contato para uma comunicação integrada (enquanto isso, todo o trabalho nos bastidores é gerido e monitorado com eficiência na Asana).

• A integração entre Google Workspace e a Asana centraliza os arquivos dentro das tarefas, enquanto as notificações automatizadas mantêm os colaboradores atualizados sobre o progresso dos projetos.

• Um painel de relatórios oferece visibilidade em tempo real do status do projeto, da disponibilidade da equipe e dos riscos, permitindo um planejamento proativo.

A Asana nos torna mais eficientes. Todos sabem qual parte do trabalho criativo lhes compete. Com o e-mail, não há como saber isso.

Stefanie Vermillion, diretora associada de comunicação de assuntos estudantis

Olhando para o futuro: promovendo a eficiência e o sucesso dos alunos com a Asana

Com foco na eficiência operacional que impulsiona a inovação e melhora os resultados dos alunos, a ACC está avançando em direção à sua Meta de atingir uma taxa de conclusão de 70 % até 2030. Ao continuar a utilizar a Asana, a faculdade garante que os recursos estejam alinhados com as suas metas estratégicas, permitindo que a instituição permaneça no caminho certo. No futuro, a ACC aproveitará as capacidades de IA da Asana para agilizar ainda mais os processos e economizar tempo valioso que poderá ser dedicado ao sucesso dos alunos.