Szablon katalogu produktów

Kiedy zespoły żonglują plikami PDF, arkuszami kalkulacyjnymi i folderami z obrazami, tracą czas i pomijają szczegóły. Dzięki szablonowi katalogu produktów wszystko można scentralizować w jednym, niezawodnym miejscu.

Ten darmowy szablon katalogu oferuje ustrukturyzowaną platformę do współpracy, która umożliwia szybkie aktualizowanie i publikowanie katalogu dla zespołów. Dodaj kody SKU raz i używaj ich wszędzie. Śledź wersje, dołączaj zdjęcia, zarządzaj aktualizacjami cen i kieruj recenzje w ramach jednego przepływu pracy.

Załóżmy, że potrzebujesz darmowego szablonu katalogu produktów, aby rozpocząć pracę, szablonu katalogu produktów online, który członkowie zespołu mogą przeszukiwać, lub edytowalnego szablonu katalogu produktów, który możesz dostosować do swojego procesu. W takim przypadku ten układ pozwala zaoszczędzić czas i ograniczyć błędy na wszystkich tablicach.

Kto może skorzystać z szablonów katalogów produktów?

W ostatnim kwartale zespoły w Asanie przeniosły katalog sezonowy z wielu arkuszy do jednego projektu. Zmiana ta zmniejszyła liczbę pytań dotyczących katalogu o połowę i przyspieszyła przekazywanie produktów do premiery.

Szablon katalogu produktów umożliwia każdemu zespołowi zarządzanie numerami SKU, specyfikacjami i obrazami na dużą skalę. Zespoły e-commerce szybciej publikują oferty, a dział sprzedaży udostępnia dokładne arkusze produktów, plany merchandisingu i asortymenty. Dział operacyjny może śledzić stan zapasów, a dział marketingu natychmiast pobierać zatwierdzone zasoby.

Szablony katalogów produktów są uniwersalne i można z nich korzystać w różnych branżach. Sprzedawcy detaliczni opracowują sezonowe asortymenty, hurtownicy udostępniają aktualne dane, a producenci śledzą certyfikaty. Jeśli zarządzasz kodami SKU, UPC lub wariantami, ten szablon pomoże Ci uporządkować katalog i zapewnić jego niezawodność.

Dlaczego warto używać szablonu katalogu produktów w Asanie

Jeden z liderów w dziedzinie merchandisingu powiedział nam: „Gdy dane znalazły się w jednym projekcie w Asana, nasz katalog w końcu zaczął odpowiadać temu, co widział klient”. To właśnie potęga współdzielonego, monitorowanego systemu.

Dzięki Asanie Twój katalog przekształca się ze statycznego dokumentu w dynamiczny przepływ pracy. Dodajesz produkty raz, a następnie aktualizujesz szczegóły w kontekście. Pola niestandardowe standaryzują atrybuty, takie jak cena, dostępność i warianty. Reguły automatyzują przeglądy i korekty cen. Zatwierdzenia zapewniają jakość przed udostępnieniem czegokolwiek publicznie. Ponieważ jest to proces oparty na współpracy, zapobiegasz mnożeniu się wersji i wprowadzaniu zmian poza katalogiem.

• Szybciej wprowadzaj produkty na rynek dzięki szablonowi katalogu produktów online, który członkowie zespołu mogą przeszukiwać i filtrować.

• Zmniejsz liczbę poprawek dzięki edytowalnemu szablonowi katalogu produktów, który standaryzuje pola i recenzje zasobów.

• Oszczędzaj czas, korzystając z reguł przepływu pracy, które automatycznie przypisują ceny lub kopiują aktualizacje do właściwego właściciela.

• Zminimalizować błędy w katalogu, wymagając wypełnienia pól i zatwierdzenia specyfikacji oraz obrazów.

Jak korzystać z tego szablonu katalogu produktów

Użyj tego szablonu katalogu produktów, aby stworzyć zorganizowany i przyjazny dla użytkownika przepływ pracy. Przesuwaj każdy element przez etapy po lewej stronie, podczas gdy kolumny u góry wyświetlają odpowiedzialność, czas, gotowość, kanały i cenę. Możesz raz zebrać wiarygodne informacje o produkcie, a następnie ponownie wykorzystać je w katalogu sprzedaży, katalogu online lub broszurze katalogowej do wydruku bez konieczności ponownego wykonywania tej samej pracy.

Krok 1. Zduplikuj szablon i ustaw właścicieli

Utwórz projekt na podstawie szablonu katalogu produktów i przypisz jednego właściciela, który będzie zarządzał polami i widokami. Zaproś członków zespołu, którzy piszą teksty, tworzą obrazy, ustalają ceny, zarządzają zgodnością i zajmują się sprzedażą, aby aktualizacje przepływały przez jeden system. Dodaj krótki opis wyjaśniający, w jaki sposób każda rola wykorzystuje kolumny i przyczynia się do przepływu pracy.

Wyjaśnij, kiedy członkowie zespołu aktualizują status treści, co zapisują w sekcji „Opinie” i gdzie dołączają pliki. Użyj firmowego stylu czcionek i palety kolorów, aby zapewnić spójność układu katalogu i projektu graficznego w różnych sezonach. Wskaż nowym współpracownikom krótkie samouczki w ramach projektu, aby każdy mógł szybko nauczyć się procesu.

Krok 2. Dodaj produkty w projekcie „Tworzenie treści podstawowych”

Utwórz zadanie dla każdego produktu lub wariantu w projekcie „Tworzenie treści podstawowych”. Użyj tytułu zadania, aby wskazać nazwę produktu i wypełnij kategorię produktu, aby pogrupować linię produktów według rodzin, które faktycznie sprzedajesz. Przypisz osobę odpowiedzialną za tekst i ustaw datę wykonania pierwszej wersji roboczej, aby praca postępowała na czas.

Wpisz informacje o produkcie w treści zadania i dodaj punkty dotyczące specyfikacji, które planujesz wykorzystać ponownie w różnych kanałach. Uwzględnij szczegóły, takie jak materiały, wymiary, funkcja i cena, aby zespoły mogły tworzyć dokładne strony. Taka struktura sprawdzi się w przypadku katalogu odzieży, szablonu katalogu mebli lub katalogu usług w branży nieruchomości, ponieważ zawiera te same niezawodne pola.

Krok 3. Dopracuj nazewnictwo i elementy wizualne w projekcie i brandingu

Przenieś zadanie do sekcji „Projektowanie i branding”, gdy autor prześle tekst. Poproś partnera marki o potwierdzenie zasad nazewnictwa, czcionek i palety kolorów, aby układ katalogu był spójny i przyciągał wzrok. Zadawaj pytania w komentarzach, aby uniknąć nieporozumień przed zatwierdzeniem.

Zapisz zmiany w sekcji „Opinie z recenzji”, aby historia pozostała powiązana z kodem SKU. Zmień status treści na „Gotowe do przeglądu”, gdy rozwiążesz otwarte elementy i przypiszesz następnego właściciela.

Możesz dostosować ten edytowalny szablon katalogu produktów w miarę rozwoju szablonu projektu katalogu, aby uzyskać minimalistyczny lookbook lub szablon broszury.

Krok 4. Zarządzaj zasobami w sekcji „Zbieranie i edycja obrazów”

Przenieś zadanie do sekcji „Zbieranie i edycja obrazów”, aby wykonać zdjęcia i je retuszować. Przypisz fotografa lub edytora i ustaw datę wykonania zgodną z planem premiery, aby zespoły nie musiały czekać na materiały. Dołącz własne obrazy, pliki RAW i pliki ukończone, aby cała dokumentacja pozostała w jednym miejscu.

Śledź postępy, korzystając z wartości jakości obrazu, takich jak „W trakcie edycji” lub „Zatwierdzono”, i dodawaj adnotacje bezpośrednio na obrazie. Projektanci mogą łatwo uzyskać dostęp do wysokiej jakości zasobów do pracy nad makietami lub projektów Adobe InDesign bez konieczności przeszukiwania folderów. Zespoły mogą następnie używać duplikatów plików do tworzenia treści w mediach społecznościowych, składania broszur lub szablonów katalogów do wydruku.

Krok 5. Wprowadź informacje o cenach i zamówieniach

Przenieś zadanie do sekcji „Informacje o cenach i zamówieniach”, gdy tekst i obrazy zostaną zablokowane. Uwzględnij punkty cenowe, warunki sprzedaży hurtowej i zasady pakietów w polach lub treści zadania, aby sprzedawcy nie musieli zgadywać. Oznacz dział finansowy, aby potwierdzić liczby przed udostępnieniem ich partnerom.

Użyj kompatybilności platformy, aby oznaczyć kanały, takie jak Shopify, Amazon lub arkusz sprzedaży hurtowej. Zmień status treści na „Ceny potwierdzone” po zatwierdzeniu przez dział finansowy, a następnie powiadom następnego właściciela. Liczby są teraz automatycznie przekazywane zarówno do katalogu sprzedaży, jak i katalogu online, co eliminuje potrzebę odrębnego ich wprowadzania.

Krok 6. Zatwierdzenia w fazie przeglądu i zatwierdzenia

Wyślij zadanie do sekcji „Przegląd i zatwierdzenie”, aby uzyskać ostateczne zatwierdzenia. Dołącz Zatwierdzenia dla tekstu i obrazów, aby osoby zatwierdzające mogły kliknąć „Zatwierdź” lub „Poproś o zmiany” w jednym miejscu i dodać powody w kontekście. Wspomnij o następnym właścicielu, aby utrzymać dynamikę.

Śledź kontrole regulacyjne za pomocą statusu certyfikacji i w razie potrzeby oznacz swój dział prawny. Przechwytuj wnioski w sekcji „Opinie z przeglądu”, aby pełny ślad decyzji pozostał dołączony do SKU. Zmień status treści na „Zatwierdzono”, gdy recenzenci wyrażą zgodę i prześlij elementy do publikacji.

Krok 7. Publikacja i pakowanie w fazie finalizacji i dystrybucji

Przenieś zatwierdzone produkty do etapu finalizacji i dystrybucji oraz pakietów według odbiorców. Twórz zapisane widoki, które pobierają tylko informacje potrzebne każdej grupie i udostępniaj linki, aby użytkownicy mogli wyświetlać dane bez edycji źródła.

Utrzymujesz jeden katalog produktów, podczas gdy każdy odbiorca przegląda jego określony segment.

• Katalog sprzedaży: filtruj według statusu „Zatwierdzona treść” i wybranej kompatybilności z platformą, aby przedstawiciele widzieli elementy, które mogą teraz sprzedawać, z widocznymi cenami i informacjami o produkcie gotowymi do szybkiego przygotowania oferty. Dodaj brief dotyczący użytkowania, aby pomóc nowym przedstawicielom w szybkim nauczeniu się.

• Witryna online: filtruj według bieżącego sezonu w kategorii produktu i wyklucz elementy bez zatwierdzonej jakości obrazu, aby witryna była dokładna i spójna. Uwzględnij zestaw pól dla plakietek, jeśli Twój zespół prowadzi promocje w mediach społecznościowych.

• Przekazanie projektu: filtruj, aby wyświetlić zatwierdzone elementy i dołącz linki do zasobów, aby projektanci mogli przygotować lookbook, broszurę produktową lub katalog bez dodatkowych zapytań. Zespoły, które preferują pliki Adobe InDesign lub PSD, mogą szybko znaleźć to, czego potrzebują.

Następnie przeprowadź szybką kontrolę wyrywkową, podczas której interesariusze przejrzą niewielki eksport i zweryfikują nazwy oraz obrazy. W ten sposób zachowasz jedno źródło wiedzy, a każdy widok będzie zawierał dokładnie to, czego potrzebuje zespół. Ta metoda pozwala zaoszczędzić wiele godzin w każdym cyklu i zapewnia spójność całej linii produktów.

Krok 8. Użyj górnych kolumn jako panelu sterowania

Traktuj kolumny jako codzienne dźwignie szybkości i dokładności. Przypisz każde zadanie i ustaw datę wykonania, aby praca przebiegała sprawnie i nikt nie musiał zastanawiać się, kto jest właścicielem następnego kroku. Użyj kategorii produktu, aby zaplanować asortyment i zestawy sezonowe, które będą wyraźnie przypisane do witryny i drukowanych materiałów.

• Status treści: wyświetl dokładny postęp i uruchom przekazywanie na każdym etapie, aby nikt nie musiał czekać na aktualizacje.

• Jakość obrazu: wskaż, kiedy zespół ds. e-commerce może opublikować produkt, a kiedy zespoły projektowe powinny stworzyć przyciągający wzrok rozkład lub minimalistyczny układ. Zespoły mogą wyciągnąć makietę lub przeciągnąć i porzucić obraz na stronę bez konieczności żądania nowego pliku.

• Status certyfikacji: określ wymagania dotyczące zgodności przed upływem terminów premiery i zapewnij widoczność ryzyka dla kategorii podlegających regulacjom.

• Informacje zwrotne z przeglądu: przechowuj decyzje i zmiany w kontekście, aby zespoły nie musiały powtarzać tych samych pytań. Podczas tworzenia stron projektanci mogą korzystać z notatek dotyczących czcionek i palet kolorów.

• Kompatybilność platformy: oznacz gotowość kanału i aktywuj widok partnera tylko do odczytu, aby agencje widziały tylko to, czego potrzebują.

Krok 9. Zautomatyzuj przekazywanie zadań

Twórz reguły, które automatycznie wyzwalają kolejny krok, eliminując potrzebę ręcznego przypominania o zadaniach. Gdy status treści zmieni się na „Gotowe do przeglądu”, przypisz osobę zatwierdzającą i powiadom zespół, aby zadanie nie zostało zablokowane. Gdy jakość obrazu zostanie zatwierdzona, powiadom zespoły ds. e-commerce i projektowania, aby obie grupy mogły opublikować treści na czas.

Powiadom dział sprzedaży, gdy dział zgodności platformy doda ich kanał, aby przedstawiciele mogli wcześniej przygotować prezentacje. Opublikuj komentarz, gdy status certyfikacji to „Zatwierdzono”, aby dział prawny został powiadomiony o zamknięciu. Twój edytowalny szablon katalogu produktów umożliwia teraz pracę przy mniejszym nakładzie pracy w każdej funkcji.

Krok 10. Zadbaj o porządek w katalogu

Archiwizuj wycofane elementy lub przenieś je do specjalnej sekcji w obszarze Finalizacja i dystrybucja. Co tydzień sortuj według statusu treści, wyszukuj zablokowane wersje robocze i ponownie przypisuj właścicieli, zanim terminy zostaną przekroczone. Co kwartał przeglądaj pola i usuwaj te, których nie używasz, aby system pozostał prosty i skuteczny.

Dodaj krótką notatkę na temat zasad nazewnictwa, czcionek i palety kolorów w opisie projektu, aby zachować spójność projektu. Zespoły zarządzające katalogiem produktów, usług lub mody postępują zgodnie z tymi samymi wytycznymi. Utrzymujesz jedną strukturę, podczas gdy każda linia dostosowuje się do swojego rynku.

Krok 11. Twórz szybkie eksporty i udostępniane materiały

Otwórz widok katalogu sprzedaży lub business i wyeksportuj go, gdy partner poprosi o arkusz produktów. Filtry oparte na zgodności platformy i statusie treści zapewniają dokładność eksportu bez dodatkowych kroków. Przedstawiciele wysyłają link umożliwiający dostęp tylko do odczytu, dzięki czemu partnerzy zawsze widzą bieżące elementy.

Zespoły projektowe używają tego samego widoku do tworzenia katalogu produktów do wydruku, broszury składanej lub tablicy online. Mogą preferować przepływy pracy Adobe InDesign lub PSD, a załączone pliki obsługują oba te rozwiązania. Zespoły ds. mediów społecznościowych również pobierają zasoby z tych samych zadań, aby publikować spójne posty.

Krok 12. Raport dotyczący kondycji

Utwórz pulpit nawigacyjny, który wyświetla procent SKU z zatwierdzoną jakością obrazu, elementy według statusu certyfikacji oraz średnią liczbę dni od wersji roboczej do zatwierdzenia. Udostępnij pulpit nawigacyjny kierownictwu, aby mogło odpowiadać na typowe pytania bez konieczności konsultowania się z właścicielem projektu.

Analizuj wąskie gardła, sortując opóźnione daty wykonania lub grupując je według etapu. Dostosuj właścicieli lub reguły w miejscach, w których widzisz opóźnienia, i obserwuj, jak skraca się czas cyklu. Twój szablon katalogu produktów działa teraz bezproblemowo od etapu przyjęcia zgłoszenia do dostawy, eliminując potrzebę korzystania z dodatkowych plików lub rozproszonych wątków.

Funkcje Asana do katalogowania

Funkcje Asana sprawiają, że szablon katalogu produktów to coś więcej niż zwykła lista. Zapewniają narzędzia do organizowania szczegółów, kontrolowania jakości i szybszego publikowania. Oto kilka naszych ulubionych funkcji do katalogowania projektów.

Pola niestandardowe

Śledź numery SKU, ceny, warianty i dostępność za pomocą ustrukturyzowanych pól, aby zapewnić dokładność danych. Menu z pojedynczym wyborem zapewnia spójność kategorii, a pola liczbowe umożliwiają zarządzanie cenami. Wymagane pola zapobiegają braku informacji o produkcie, zapewniając dokładność katalogu.

Widoki projektu

Przełączaj widoki w zależności od potrzeb. Użyj widoku listy, aby uporządkować szczegóły produktu, widoku tablicy, aby monitorować status, Kalendarza, aby wyświetlić daty premiery, oraz Osi czasu, aby koordynować działania między zespołami. Widoki sprawiają, że układ katalogu jest elastyczny i przyjazny dla użytkownika.

Reguły i automatyzacja

Wyeliminuj powtarzające się przekazywanie zadań. Twórz reguły, aby przypisywać recenzenta, gdy zmieni się status, powiadamiać dział sprzedaży, gdy ceny zostaną zaktualizowane, lub wysyłać powiadomienia do działu e-commerce, gdy obrazy zostaną zatwierdzone. Automatyzacja sprawia, że przepływ pracy przebiega bez dodatkowego nakładu pracy.

Zatwierdzenia i adnotowanie

Zbieraj ostateczne zatwierdzenia w Asana. Osoby zatwierdzające mogą przeglądać teksty, obrazy lub makiety bezpośrednio w zadaniu i dodawać komentarze w odpowiednim kontekście. Gwarantuje to wysoką jakość katalogów, niezależnie od tego, czy przygotowujesz broszurę, lookbook, czy katalog online.

Formularze

Ustandaryzuj proces dodawania nowych produktów do systemu. Formularze umożliwiają członkom zespołu lub dostawcom przesyłanie kodów SKU, specyfikacji lub obrazów w spójny sposób, dzięki czemu nic nie zostanie przeoczone. Każde przesłanie generuje zadanie z wstępnie wypełnionymi polami, co pozwala zaoszczędzić czas i zminimalizować błędy.

Raportowanie i pulpity nawigacyjne

Uzyskaj jasny obraz stanu katalogu. Śledź liczbę SKU gotowych do uruchomienia, identyfikuj elementy, którym brakuje obrazów, lub mierz średni czas przeglądu. Pulpity nawigacyjne pomagają utrzymać porządek w linii produktów i zachować wysoką jakość.

Polecane integracje dla szablonu katalogu produktów

Integracje łączą przepływ pracy związany z katalogiem z narzędziami, których już używasz. Zapewniają one dokładność danych i dostarczają każdemu zespołowi niezbędne zasoby bez konieczności przełączania się między platformami. Przejrzyj całą galerię na stronie asana.com/apps.

Dysk Google

Dołączaj arkusze specyfikacji, broszury produktów lub obrazy z Dysku bezpośrednio do zadań. Zespoły zawsze korzystają z najnowszej wersji, niezależnie od tego, czy potrzebują plików do katalogu online, czy broszury do wydrukowania.

Dropbox

Przechowuj obrazy w wysokiej rozdzielczości i pliki projektowe w Dropbox, a następnie dodawaj je jako linki do katalogu. Aktualizacje pojawiają się natychmiast, dzięki czemu zespoły ds. marketingu, sprzedaży i projektowania mają dostęp do tych samych zasobów.

Figma

Połącz swój katalog z projektami graficznymi w Figma. Zespoły mogą przeglądać układy, lookbooki lub makiety katalogów i dodawać informacje zwrotne w jednym miejscu. Dzięki temu zespoły kreatywne i produktowe są ze sobą skoordynowane.

Slack

Wysyłaj aktualizacje katalogu do kanałów Slack, aby zespoły sprzedaży i e-commerce były na bieżąco. Alerty mogą obejmować zmiany cen, nowe linie produktów lub zatwierdzone materiały. Dzięki temu zespoły są na bieżąco bez konieczności dodatkowych spotkań.

Zapier

Zautomatyzuj działania między Asana a narzędziami do e-commerce lub publikowania. Na przykład, gdy jednostka SKU osiągnie status „Gotowe do uruchomienia”, uruchom aktualizację w Shopify lub powiadom dział marketingu, aby przygotował post w mediach społecznościowych.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów katalogów produktów