Szablon rejestru połączeń

Jeśli spędzasz wiele czasu na rozmowach telefonicznych to doskonale zdajesz sobie sprawę, jak czasochłonne może być sporządzanie notatek i ich porządkowanie. Wiele działań biznesowych wykonywanych jest przez telefon – od rozmów z potencjalnymi klientami, przez udzielanie odpowiedzi dotyczących sprzedaży, aż po budowanie relacji z istniejącymi klientami. Dlatego też, zgubienie lub niemożność odczytania notatek na ich temat może stanowić duży problem.

Rozwiązaniem są szablony rejestru połączeń. Pomagają one łatwo i pewnie monitorować codzienne połączenia telefoniczne, dowiedzieć się, z kim kontaktowano się danego dnia i jakie działania należy w związku z tym wykonać.

Na czym polega rejestrowanie połączeń?

Prowadzenie rejestru połączeń to proces, który polega na zapisywaniu przychodzących i wychodzących rozmów telefonicznych w formie dziennika. Zazwyczaj używają go osoby, których głównym zadaniem jest prowadzenie rozmów telefonicznych, na przykład pracownicy działu sprzedaży. Jednak prowadzenie rejestru połączeń może pomóc każdemu zespołowi, który chce uzyskać zapis szczegółowych danych dotyczących komunikacji.

Rejestr obejmuje zazwyczaj osobę wykonującą połączenie, jego datę, godzinę rozpoczęcia i zakończenia, cel rozmowy oraz dodatkowe notatki lub dalsze działania. Dzięki niemu dokładnie wiesz, kto był Twoim rozmówcą i jakie kroki należy podjąć.

Czym jest szablon rejestru połączeń?

Szablon rejestru połączeń to wersja do wielokrotnego wykorzystania. Szablon to podstawowa każdego rejestru. Chociaż jego zawartość będzie się zmieniać, to struktura pozostanie taka sama, co pozwoli zaoszczędzić czas, który trzeba byłoby spędzić każdorazowo przygotowując rejestr każdego połączenia od początku.

Największą zaletą edytowalnego szablonu rejestru połączeń utworzonego za pomocą narzędzia do zarządzania projektami jest jednak to, że eliminuje on ryzyko zgubienia notatek. Co więcej, cyfrowy rejestr połączeń pozwala szybko sprawdzić informacje kontekstowe, takie jak cel rozmowy, kolejne kroki i inne notatki. Korzystając z szablonu, nigdy nie musisz się zastanawiać, co dokładnie miały oznaczać skróty myślowe czy znaki użyte w ręcznie sporządzanych notatkach.

Dzięki cyfrowemu szablonowi rejestru połączeń możesz: 

• Wyświetlać wszystkie notatki z rozmów telefonicznych w jednym miejscu

• Śledzić informacje o klientach związane z połączeniami

• Monitorować rezultaty połączeń, sprawdzając na przykład ile z nich prowadzi do pozyskania nowych klientów

• Wyświetlać dalsze działania zaplanowane podczas połączenia, na przykład przesłanie dalszych informacji czy kolejna rozmowa

• Zwiększyć skuteczność praktyk z zakresu zarządzania relacjami z klientami (CRM)

• Dołączyć do notatek pliki, takie jak Dokumenty czy Arkusze Google

• Budować relacje z klientami i identyfikować ich potrzeby, analizując rejestr połączeń pod względem częstych zapytań 

• Sprawdzić wydajność zespołu i skuteczność kampanii marketingowych, monitorując informacje dotyczące połączeń, takie jak czas ich trwania i liczbę klientów dokonujących zakupu

Popularne szablony rejestru połączeń

Szablon rejestru połączeń może sprawdzić się w każdym zespole, który dąży do usprawnienia i ujednolicenia procesu sporządzania notatek i rejestrowania połączeń. Poniżej przedstawiamy kilka popularnych przykładów zastosowań:

• Szablon rejestru połączeń dla działu sprzedaży: rejestruj informacje i rezultaty rozmów dotyczących sprzedaży, włącznie z nazwą firmy, którą reprezentuje potencjalny klient, celem rozmowy oraz dalszymi krokami (o ile są konieczne). 

• Szablon rejestru połączeń z istniejącymi klientami: monitoruj przychodzące i wychodzące połączenia z aktualnymi klientami, aby łatwo monitorować ich status i budować trwałe relacje. 

• Szablon rejestru połączeń z zakresu opieki zdrowotnej: spisuj dane pacjentów, takie jak lekarz prowadzący, objawy, zalecenia oraz informacje dotyczące kolejnych wizyt. 

• Szablon rejestru codziennych lub cotygodniowych połączeń: rejestruj regularne, codzienne lub cotygodniowe połączenia przychodzące i wychodzące, aby monitorować status relacji z klientami lub wyniki sprzedaży. 

• Szablon rejestru połączeń w zespołu obsługi klienta lub pomocy technicznej: monitoruj informacje o przychodzących rozmowach dotyczących obsługi klienta lub pomocy technicznej, dodając do nich również informacje na temat tego, kto zainicjował rozmowę i jakiej usługi ona dotyczyła.

Co powinien obejmować szablon rejestru połączeń?

Pamiętaj, że aby w pełni wykorzystać potencjał szablonu rejestru połączeń powinien on zawierać wszystkie najważniejsze informacje dotyczące danego połączenia i klienta. Dodając do szablonu tagi dla danych klienta i działań do wykonania redukujesz czas potrzebny na zarejestrowanie istotnych informacji, więc możesz skoncentrować się na ważniejszych zadaniach, takich jak zamykanie sprzedaży.

Oto kilka elementów, które powinien obejmować podstawowy szablon rejestru połączeń:

• Imię i nazwisko osoby, która odebrała połączenie

• Dane dotyczące firmy rozmówcy 

• Dane kontaktowe rozmówcy

• Datę i godzinę połączenia

• Czas trwania połączenia

• Cel połączenia

• Informacje o dalszych działaniach

• Miejsce na szczegółowe notatki lub działania do wykonania

Zintegrowane funkcje

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i działania, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Podzadania. Czasami lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, aby ująć ją w jednym zadaniu. Gdy zadanie ma więcej niż jednego współpracownika, odległą datę wykonania lub wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez interesariuszy, z pomocą mogą przyjść podzadania. To świetny sposób na rozdzielenie pracy i podzielenie zadań na mniejsze części. Jednocześnie masz pewność, że wszystkie te mniejsze zadania są połączone z ogólnym kontekstem zadania nadrzędnego. Użyj podzadań. aby podzielić zadania na mniejsze części lub uchwycić poszczególne części wieloetapowego procesu.

Polecane aplikacje

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack.

Często zadawane pytania