Szybka ścieżka realizacji a crashing: przewodnik po kompresji harmonogramu

Termin realizacji projektu zbliża się wielkimi krokami, a po kilku rundach analiz zdajesz sobie sprawę, że Twój zespół nie będzie w stanie osiągnąć celów projektu w bieżącym tempie. Dla kierownika projektu może to być stresująca sytuacja. 

Na szczęście istnieje kilka technik kompresji harmonogramu, z których możesz skorzystać. W tym artykule omawiamy szybkie śledzenie i optymalizację czasu zadań oraz kiedy należy ich używać, aby skrócić oś czasu projektu.

Czym jest kompresja harmonogramu?

Kompresja harmonogramu to technika zarządzania projektami stosowana w celu skrócenia czasu potrzebnego na ukończone projektu. Ta oszczędzająca czas strategia jest stosowana, gdy projekt musi zostać ukończone wcześniej niż przewidywano lub gdy jego realizacja opóźnia się w stosunku do harmonogramu. Polega ona na ocenie pierwotnego harmonogramu i przepływu pracy w celu określenia sposobów przyspieszenia realizacji zadań bez pominięcia żadnych celów projektu. Główne metody stosowane do kompresji harmonogramu to szybka ścieżka realizacji i crashing projektu. 

Czym jest szybka ścieżka realizacji?

Równoległe wykonanie zadań oznacza zmianę harmonogramu projektu w taki sposób, aby niektóre zadania pokrywały się i były wykonywane jednocześnie, a nie sekwencyjnie. Możesz zastosować równoległe śledzenie projektu tylko wtedy, gdy nie ma zależności między zadaniami, które wciąż wymagają ukończenia.

Aby to sobie wyobrazić, pomyśl o wykresie Gantta z dwoma zadaniami: jedno z nich jest w toku, a drugie nie może się rozpocząć, dopóki poprzednie nie zostanie ukończone. Równoległe śledzenie przesuwa drugie zadanie tak, aby było wykonywane równolegle do pierwszego, a oba zadania zostały ukończone w tym samym czasie. Ważne jest, aby pamiętać, że można to zrobić tylko wtedy, gdy drugie zadanie nie jest zależne od pierwszego. 

Użyj techniki równoległego wykonywania zadań, gdy istnieje ryzyko, że projekt nie zostanie ukończone w terminie. 

Czym jest optymalizacja czasu zadań?

Crashing projektu to technika kompresji harmonogramu polegająca na wprowadzeniu dodatkowych zasobów w celu ukończenia dwóch zadań jednocześnie. Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami (PMBOK® Guide) definiuje optymalizację czasu zadań jako sposób na skrócenie harmonogramu projektu przy najmniejszym przyroście kosztów. Najmniejszy koszt przyrostowy to koszt dodania jednej dodatkowej jednostki wytwarzanego produktu. Może to być trudne do zmierzenia w branży takiej jak tworzenie oprogramowania, ale można to łatwo śledzić w branżach związanych z produkcją, takich jak wytwarzanie. 

Szybka ścieżka realizacji a crashing

Wybór między szybką ścieżką realizacji a crashingiem zależy od potrzeb projektu i dostępnych zasobów. Równoległe wykonywanie zadań jest często pierwszym podejściem, gdy czas jest ograniczony, ponieważ zazwyczaj nie wymaga dodatkowych zasobów – wystarczy przestawić działania, aby odbywały się równolegle. Jednak zwiększa to ryzyko błędów, ponieważ wiele zadań jest wykonywanych jednocześnie. Z drugiej strony, „crashing” projektu jest zasobochłonny, wymaga dodatkowych rąk lub godzin, ale może być bardziej kontrolowany i mniej ryzykowny pod względem zarządzania zadaniami.

Na przykład w projekcie budowlanym, jeśli prace fundamentowe są wykonywane przed terminem, możesz zastosować równoległe ścieżki, rozpoczynając jednocześnie fazę szkieletu konstrukcji, zamiast czekać na całkowite ukończone fundamentów. Jeśli jednak faza stawiania szkieletu jest opóźniona, możesz przyspieszyć projekt, zatrudniając dodatkowe ekipy do pracy w wydłużonych godzinach, aby dotrzymać pierwotnego harmonogramu. Wybór zależy od tego, czy projekt może sprostać zwiększonemu ryzyku i potrzebom koordynacyjnym związanym z szybką ścieżką realizacji, czy też ma budżet na dodatkowe zasoby potrzebne do optymalizacji czasu zadań.

Kiedy należy użyć równoległego wykonywania zadań lub ich przyspieszenia?

Te techniki kompresji harmonogramu projektu są powszechnie stosowane, gdy projekt nie jest na dobrej drodze do dotrzymania terminu. Jednoczesne korzystanie z szybkiej ścieżki realizacji i crashingu może przyspieszyć realizację projektu. 

Chociaż jednoczesne stosowanie obu technik jest najlepszym sposobem na przyspieszenie realizacji projektu, w razie potrzeby można również użyć tylko jednej z nich. Na przykład, jeśli nie masz budżetu na zatrudnienie większej liczby członków zespołu, optymalizacja czasu zadań może nie być możliwa. Twój zespół może być zmuszony do pracy w podwójnym wymiarze godzin lub do pozyskania członków z innych zespołów w celu równoległego wykonywania zadań.

Jakie są korzyści z zarządzania projektami z wykorzystaniem techniki równoległego wykonywania zadań?

Od skrócenia harmonogramów po poprawę relacji z klientami, szybka ścieżka realizacji to strategiczne podejście, które oferuje wiele korzyści. Dodaj te kluczowe zalety szybkiej ścieżki realizacji do swojego zestawu narzędzi do planowania projektów.

Krótsze osie czasu projektów

Równoległe wykonywanie zadań może znacznie skrócić całkowity czas trwania projektu. Nakładając na siebie zadania, które początkowo miały rozpoczynać się jedno po drugim, kierownicy projektów mogą skrócić pierwotne harmonogramy o dni, tygodnie, a nawet miesiące.

Lepsze wykorzystanie zasobów

Szybka ścieżka realizacji może prowadzić do bardziej efektywnego wykorzystania zasobów. Gdy zadania nakładają się na siebie, zespoły i sprzęt mogą być wykorzystywane bez przerw, co może skrócić czas ich działania.

Większe zadowolenie klientów

Szybsza realizacja projektu często prowadzi do większego zadowolenia klientów. Wykazując się zdolnością do dotrzymywania terminów lub ich przekraczania, kierownicy projektów mogą poprawić relacje z klientami i budować zaufanie.

Przewaga konkurencyjna

Możliwość szybszego ukończone projektów może wyróżnić organizację od konkurencji. Gdy klienci potrzebują szybkich wyników, ta szybkość może być dużym atutem, który pomoże Ci zdobyć zlecenie.

Ograniczenie potencjalnych opóźnień

Równoległe realizowanie zadań może być środkiem zapobiegawczym przed potencjalnymi opóźnieniami. Wykonanie niektórych zadań przed terminem tworzy bufor, który może być pomocny, jeśli nieoczekiwane opóźnienia wystąpią na późniejszym etapie projektu.

Potencjalne wady szybkiej ścieżki realizacji i crashingu projektów

Chociaż są to powszechne techniki zarządzania projektami, które pozwalają dotrzymać terminów, szybka ścieżka realizacji i crashing nie powinny być normą. Te techniki mogą być pomocne w razie potrzeby, ale mają kilka wad.

Zwiększone ryzyko wypalenia zespołu

Główne ryzyko związane z szybką ścieżką realizacji polega na tym, że istnieje większe prawdopodobieństwo, że zespół będzie przeciążony. Na początku projektu członkowie zespołu przewidują, że będą musieli wykonać określoną liczbę zadań, ale w miarę przyspieszania prac mogą być zmuszeni do podjęcia dodatkowej i nieoczekiwanej pracy. To z kolei może zwiększyć ryzyko wypalenia. 

Jednym ze sposobów, aby temu zapobiec, jest użycie narzędzia do zarządzania projektami, które ułatwia monitorowanie postępów i śledzenie tego, co znajduje się na talerzu zespołu. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami, które identyfikuje obciążenie zespołu, może pomóc Ci zwizualizować, kto jest dostępny, a kto potrzebuje pomocy w wykonaniu pracy.

Wyższe koszty

Celem optymalizacji czasu zadań jest wprowadzenie dodatkowych zasobów, aby można było szybciej dotrzymać terminów. Zwykle oznacza to wzrost kosztów w postaci dodatkowych osób w zespole. Chociaż celem optymalizacji czasu zadań jest wykorzystanie możliwie najmniejszych kosztów przyrostowych, nadal istnieje prawdopodobieństwo, że te dodatkowe koszty mogą spowodować przekroczenie budżetu projektu.

Łatwym sposobem na zapobieganie przekroczeniu budżetu projektu jest uwzględnienie aktualizacji budżetu w regularnych aktualizacjach statusu. Dzięki temu kierownicy projektów i inni interesariusze są świadomi wszelkich ograniczeń budżetowych w momencie ich wystąpienia.

Niższa jakość pracy

Gdy wiele zadań odbywa się jednocześnie, kierownikom projektów może być trudno śledzić wszystkie produkty końcowe projektu. W zależności od posiadanych zasobów i mocy przerobowych zespołu, jakość pracy może zostać porzucona tylko ze względu na szybsze tempo. 

Aby temu przeciwdziałać, przeznacz część zasobów specjalnie na kontrolę jakości. Dodatkowa warstwa przeglądu może zapobiec obniżeniu jakości pracy zespołu. 

Jak przyspieszyć lub skrócić harmonogram projektu

Jeśli masz kłopoty i musisz skrócić oś czasu projektu, oto podstawowe kroki, które musisz wykonać. 

1. Zidentyfikuj potrzeby projektu

Zanim zaczniesz skracać oś czasu projektu, musisz określić, jak projekt postępuje w swoim bieżącym stanie. Oto kilka pytań, na które powinieneś odpowiedzieć jako kierownik projektu:

• Ile czasu trzeba zaoszczędzić? Określenie, ile czasu należy zaoszczędzić, może pomóc Ci ustalić, jak bardzo musisz przyspieszyć i skrócić oś czasu projektu. 

• Czy na ścieżce krytycznej znajdują się zadania, które nie mogą się pokrywać? Zachowaj zadania na ścieżce krytycznej w jednym torze, ale rozważ zmianę harmonogramu innych zadań, które nie są zależne od ścieżki krytycznej, aby można było je wykonywać jednocześnie.

• Czy są dostępne jakieś dodatkowe zasoby, z których mogę skorzystać? Czy na podstawie planu zarządzania zasobami możesz stwierdzić, że masz do dyspozycji dodatkowe zasoby? Może to oznaczać dodatkowe środki w budżecie na zatrudnienie wsparcia zewnętrznego lub dodatkowych członków zespołu, którzy pomogą w realizacji projektu. 

Przykładowy projekt przed zastosowaniem metody równoległego wykonywania zadań:

Zespół projektowy pracuje nad projektem przeprojektowania marki. W początkowej osi czasu projektanci mieli odświeżać różne zasoby jeden po drugim, gdy tylko zostaną ustalone nowe wytyczne dotyczące marki. Po przeanalizowaniu osi czasu w narzędziu do zarządzania projektami zespół zmienia harmonogram pracy projektantów, aby pracowali nad odświeżaniem zasobów marki jednocześnie, co pozwoli skrócić czas realizacji projektu.

2. Dostosuj harmonogram projektu

Na podstawie potrzeb zidentyfikowanych w poprzednim kroku ponownie skonfiguruj harmonogram projektu, aby pasował do skróconej osi czasu.

Aby zwizualizować ten proces, użyj wykresu Gantta. Wykres Gantta to poziomy wykres słupkowy do wizualizacji osi czasu projektu i zadań w ramach tego projektu. W jednym wierszu zadań możesz przedstawić działania na ścieżce krytycznej, które należy wykonać, a w oddzielnym, ale równoległym wierszu zadań, wszystkie inne elementy, które należy ukończyć. 

Wizualizacja projektu to prosty sposób na poinformowanie interesariuszy o zmianach w osi czasu, a także na pokazanie, kto, co i na kiedy musi wykonać.

Przed zastosowaniem szybkiej ścieżki realizacji:

Po zastosowaniu szybkiej ścieżki realizacji:

3. Monitorowanie wydajności

Po rozpoczęciu realizacji projektu w trybie przyspieszonym nadszedł czas, aby monitorować jego wydajność. Jeśli dodano dodatkowych członków zespołu, aby skrócić harmonogram projektu, upewnij się, że są oni świadomi bieżącego zakresu projektu, harmonogramu i czasu trwania. Monitoruj postępy, aby mieć pewność, że jakość pracy nadal spełnia standardy Twojego zespołu projektowego. Regularnie sprawdzaj produkty końcowe i zadania, aby upewnić się, że projekt nadal spełnia Twoje oczekiwania.

Oprócz oceny jakości pracy, monitoruj koszt projektu. Najczęstszym kompromisem techniki optymalizacji czasu zadań są dodatkowe koszty. Głównym celem optymalizacji czasu zadań jest wykorzystanie jak najmniejszej kwoty z budżetu przy jednoczesnym dotrzymaniu terminu. Jeśli zauważysz, że koszt projektu szybko rośnie, zmniejsz jego zakres tak bardzo, jak to możliwe, aby utrzymać się w granicach.

4. Analizuj i powtarzaj

Chociaż nikt nie planuje skrócenia projektu, ważne jest, aby na bieżąco śledzić, co poszło dobrze, a co można poprawić w następnym projekcie. Spotkanie po zakończeniu projektu może pomóc Ci zidentyfikować sposoby na uniknięcie konieczności przyspieszenia lub przeciążenia następnego projektu. 

Oto kilka pytań, które możesz zadać:

• Co poszło dobrze w tym projekcie?

• Co poszło nie tak w tym projekcie?

• Czy były jakieś aspekty projektu, które trwały dłużej niż oczekiwano?

• Jakie było największe wyzwanie, przed którym stanąłeś podczas tego projektu?

Często zadawane pytania: szybka ścieżka realizacji a optymalizacja czasu zadań

Czy szybka ścieżka realizacji to dobry pomysł?

Równoległe wykonywanie zadań może być dobrym pomysłem w zarządzaniu projektami, zwłaszcza gdy ograniczenia czasowe wymagają szybszego ukończenia. Wiąże się to jednak z jednoczesnym wykonywaniem wielu etapów lub zadań, co zwiększa ryzyko nieporozumień i błędów, a w konsekwencji może prowadzić do konieczności późniejszego ponownego wykonania pracy. Mimo to szybka ścieżka realizacji może być korzystna, gdy zaoszczędzony czas przeważa nad ryzykiem.

Jakie są przykłady szybkiej ścieżki realizacji harmonogramu?

Przykładem szybkiej ścieżki realizacji harmonogramu może być projekt przeprojektowania strony internetowej, w którym utworzenie treści rozpoczyna się równolegle z projektowaniem układu, a nie po jego ukończeniu. Równoległe wykonywanie zadań może skrócić czas realizacji projektu, ponieważ nie trzeba czekać na zakończenie jednego zadania przed rozpoczęciem kolejnego. Ostatecznie projekt zostanie ukończone wcześniej, niż pozwoliłby na to harmonogram sekwencyjny.

Jakie są powody optymalizacji czasu zadań w projekcie?

Optymalizacja czasu zadań jest często stosowana, gdy projekt znacznie opóźnia się w stosunku do harmonogramu lub gdy istnieje pilna potrzeba skrócenia czasu realizacji projektu. Główne powody obejmują dotrzymanie ustalonego terminu, uniknięcie kar za opóźnienie lub skorzystanie z okazji, która wymaga szybszego ukończenia projektu.

Co mogę zrobić zamiast przeciążania projektu?

Zamiast przeciążać projekt, możesz rozważyć techniki takie jak równoległe wykonywanie zadań lub optymalizacja przepływu pracy w oprogramowaniu do zarządzania projektami, aby lepiej zarządzać zadaniami w projekcie i usprawnić ich realizację. Może to pomóc w zidentyfikowaniu nieefektywności i obszarów wymagających poprawy bez dodatkowych kosztów i zasobów wymaganych do optymalizacji czasu zadań.

Zarządzaj osiami czasu projektów dzięki platformie do zarządzania projektami

Równoległe wykonywanie zadań i optymalizacja czasu zadań mogą pomóc zespołom w realizacji projektów na czas, ale niezależnie od strategii ważne jest, aby wszyscy byli na bieżąco z zadaniami i osią czasu. W tym celu najlepiej skorzystać z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana. Asana pomaga zespołom współpracować w jednej, wspólnej przestrzeni, dzięki czemu mogą od razu określić, co jest do zrobienia, co jest priorytetem i na kiedy trzeba to wykonać.