Jak Asana wykorzystuje zarządzanie pracą do usprawnienia produkcji kreatywnej

Dla Tary Vajra, dyrektor ds. operacji kreatywnych w Asana, produkcja kreatywna to trudny balans. Jej rola wymaga od niej ciągłego mierzenia istniejących zasobów z nowymi zleceniami i szerszymi celami marketingowymi. Jest to szczególnie trudne w przypadku firmy globalnej, w której musi ona tworzyć materiały, które działają w różnych kulturach i współpracować z interesariuszami z całego świata.

„Naszym zadaniem jest znalezienie sposobu na efektywne określanie zakresu pracy, kategoryzowanie zleceń i wpisywanie zadań ad hoc między nasze projekty na dużą skalę” – mówi Vajra. „Jako globalny zespół musimy tworzyć rzeczy, które będą trafiały do odbiorców w różnych regionach i będą zgodne ze strategiami marketingowymi. To bardzo delikatna równowaga, a znalezienie tej harmonii może być najtrudniejszą częścią”.

Pomimo tych wyzwań Vajra i jej zespół opracowali metodę usprawniającą ich działania, dzięki której projekty są zarówno skuteczne, jak i kreatywne. Dowiedz się, jak Asana przekształca wieloaspektowy charakter pracy kreatywnej w usprawniony, spójny proces.

Zobacz planowanie marketingowe w praktyce

Dzięki Asanie zespoły marketingowe mogą łączyć realizowane zadania, standaryzować procesy i automatyzować przepływy pracy – a to wszystko w jednym miejscu.

Obejrzyj prezentację

Wyzwania związane z produkcją kreatywną

Produkcja kreatywna jest z natury złożona. Wymaga od zespołów koordynowania zasobów, zarządzania danymi wejściowymi od interesariuszy i dostarczania atrakcyjnych treści, które trafią do odbiorców na całym świecie.

Aby to osiągnąć, musisz działać zgodnie z nadrzędnymi strategiami marketingowymi, a jednocześnie poruszać się po rozłącznej komunikacji w różnych narzędziach. Koordynacja między zespołami wewnętrznymi a partnerami zewnętrznymi może szybko stać się logistycznym koszmarem, obarczonym nieporozumieniami i opóźnieniami. A na dodatek musisz zadbać o spójny przekaz marki i estetykę w różnych materiałach kreatywnych.

To przytłaczająca lista pułapek, które trzeba pokonać, jeśli nie masz odpowiedniego wsparcia. Jest to jednak również doskonały przykład tego, jak oprogramowanie takie jak Asana, wyposażone w automatyzacje i funkcje sztucznej inteligencji, może wyeliminować żmudne codzienne zadania.

Morgan Keys, dyrektor artystyczna w Asana, opisuje żmudny proces, przez który musiała przechodzić, zanim zaczęła korzystać z Asana.

„W moim poprzednim miejscu pracy każda osoba miała inny, niepowiązany system do zarządzania projektami” – wyjaśnia Keys. „Producent kreatywny mógł prowadzić arkusz kalkulacyjny, aby śledzić postępy projektu. Jako projektantka prowadziłam listę rzeczy do zrobienia w aplikacji do notatek, a niektóre e-maile pozostawałam nieprzeczytane, aby pamiętać o ważnych czynnościach do wykonania. To wszystko było tak rozłączone i niezorganizowane, że dziwię się, jak w ogóle udało nam się cokolwiek zrobić”.

6 sposobów, w jakie Asana usprawnia produkcję kreatywną

1. Automatyczne przyjmowanie zleceń za pomocą formularzy

W wielu przedsiębiorstwach zespoły składają nowe zlecenia kreatywne za pośrednictwem poczty e-mail, podczas spotkań lub za pomocą innych, niepowiązanych ze sobą narzędzi. W najlepszym przypadku jest to męczące. W najgorszym przypadku może to wydłużyć produkcję, zwiększyć koszty i zmarnować czas utalentowanego zespołu kreatywnego.

W Asanie zespół kreatywny marki używa niestandardowego formularza do zbierania zleceń. Pomaga im to zebrać wszystkie potrzebne informacje z wyprzedzeniem, w tym:

• Jakiego rodzaju wsparcie kreatywne jest potrzebne

• data wykonania,

• Odbiorcy docelowi

• Zakres projektu

• Lista interesariuszy i ich obowiązków za pośrednictwem macierzy RACI

• Specyfikacje projektu

Za każdym razem, gdy ktoś przesyła odpowiedź za pomocą tego formularza, jest ona automatycznie przekazywana do projektu w Asanie, gdzie zespół może przeglądać zlecenia, ustalać priorytety i przypisywać zasoby.

2. Szablony projektów z możliwością dostosowywania

Kiedy Vajra będzie gotowa do uruchomienia nowej inicjatywy, utworzy nowy projekt w Asanie, aby rozpocząć pracę. Nie musi jednak zaczynać wszystkiego od początku. Zamiast tego używa gotowego szablonu projektu, w którym może określić sposób oznaczania i przechowywania informacji.

Szablony dla typowych projektów usprawniają konfigurację i rozpoczęcie pracy, umożliwiając zespołom bezpośrednie przejście do procesu kreatywnego. Na przykład używa etykiet (które Asana nazywa polami niestandardowymi), aby pokazać status projektu, kto jest przypisany do pracy i do której globalnej inicjatywy marketingowej praca jest dopasowana. Dzięki temu interesariusze mogą szybko sprawdzić, jak postępują prace i kto jest za nie odpowiedzialny.

Jeśli zarządzasz osiami czasu dotyczącymi produkcji wideo lub filmowej, możesz również użyć szablonu harmonogramu zdjęć, aby zaplanować sceny, przypisać ekipę i śledzić dni produkcji w ramach tego samego projektu w Asana.

3. Współpraca między zespołami wewnętrznymi i zewnętrznymi

Większe organizacje często polegają na agencjach zewnętrznych, które wykonują część ich pracy kreatywnej. Jednak współpraca z osobami spoza sieci firmowej wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Po pierwsze, jak zapewnić bezpieczeństwo informacji? Po drugie, korzystanie z wątków e-mailowych lub innych tradycyjnych platform komunikacji jest czasochłonne i nieefektywne.

Dzięki Asanie wszystko, od komunikacji po faktyczną pracę, można bezpiecznie wykonać w jednym miejscu. Dodając swoich zewnętrznych partnerów jako gości do swojego obszaru roboczego, zespół kreatywny w Asanie może współpracować z nimi w ramach dedykowanych projektów. Służą one jako scentralizowane przestrzenie do współpracy, w których wewnętrzne zespoły i agencje zewnętrzne mogą bezproblemowo wchodzić w interakcje, dzielić się opiniami i monitorować zależności, zapewniając realizację projektów na czas i w ramach przyjętego budżetu.

Nasz proces jest zintegrowany z agencjami, które pomagają nam w realizacji zadań, więc jeśli zdecydujemy, że będą one pracować nad konkretnym projektem, możemy rozpocząć współpracę bezpośrednio w Asanie, bez konieczności przekazywania zadań za pośrednictwem innych narzędzi.”

4. Zautomatyzowane przepływy pracy

Dzięki potężnym narzędziom do automatyzacji w Asanie, Vajra i jej zespół znacznie skrócili czas poświęcany na powtarzalne zadania. Od automatycznego przypisywania zadań na podstawie typu projektu po usprawnienie zatwierdzeń, automatyzacja pozwala zespołowi zlecać powtarzające się zadania na zewnątrz i daje więcej przestrzeni na kreatywność.

Na przykład w Asanie mogą stworzyć znacznie prostszy proces przeglądu, projektując przepływ pracy, który automatycznie ustawia daty wykonania, przypisuje zadania przeglądu i powiadamia menedżerów, gdy muszą wkroczyć. W połączeniu z przepływami pracy dotyczącymi zatwierdzeń zapewnia to szybkie i dokładne postępy w realizacji projektów.

5. Jedno źródło informacji

Integracje Asany z narzędziami kreatywnymi, takimi jak Figma, Adobe Creative Cloud i Google Suite, sprawiają, że jest to potężne narzędzie dla zespołów kreatywnych, które chcą scentralizować swoje przepływy pracy i komunikację.

Zamiast wysyłać dokumenty do każdego interesariusza w osobnych wątkach, mogą dołączać dowolne zasoby bezpośrednio do zadania w Asanie. Dzięki temu interesariusze mają natychmiastowy dostęp do tych materiałów i mogą przekazywać informacje zwrotne na platformie. 

Integracje z najlepszymi narzędziami do projektowania i rozwiązaniami do przechowywania danych w chmurze sprawiają, że Asana stanowi jedno źródło wiedzy dla wszystkich materiałów kreatywnych, ułatwiając dostęp do nich i zapewniając spójność marki we wszystkich materiałach.

6. Zarządzanie zasobami

Określenie dokładnych zasobów potrzebnych do realizacji projektów kreatywnych to trudne zadanie. Kto ma wolne moce przerobowe i kiedy są one dostępne? Czy potrzebujemy zewnętrznych narzędzi i agencji, a jeśli tak, to ile to kosztuje?

Próba śledzenia tego w statycznym narzędziu, takim jak arkusz kalkulacyjny, oznacza, że musisz ręcznie aktualizować i konsekwentnie udostępniać te aktualizacje swoim partnerom roboczym. Zespół kreatywny w Asanie oszczędza niezliczone godziny i bóle głowy, korzystając z funkcji obciążenia pracą i portfolio w Asanie. Dzięki temu mają ogólny przegląd bieżących i nadchodzących projektów, co umożliwia efektywne przydzielanie talentów kreatywnych i zasobów tam, gdzie są najbardziej potrzebne.

Gdy pojawia się nowe zlecenie, zespół kreatywny musi po prostu przejrzeć swoje pulpity nawigacyjne obciążenia pracą w Asanie. Może szybko sprawdzić, kto nad czym pracuje, teraz i w przyszłości, i określić, kto może podjąć się dodatkowych zadań. Może również skorzystać z projektu budżetowego, aby określić, jakie środki musi przeznaczyć na nowe zadania i odpowiednio je priorytetyzować.

Produkcja kreatywna, na nowo

Poruszanie się po zawirowaniach produkcji kreatywnej, zwłaszcza w skali globalnej, wymaga nie tylko talentu i wizji, ale także odpowiednich narzędzi do usprawnienia procesów i współpracy. 

Tara Vajra i jej zespół w Asanie pokazują, jak integracja inteligentnego, elastycznego oprogramowania, takiego jak Asana, z operacjami kreatywnymi może przekształcić potencjalny chaos w dobrze zaaranżowaną symfonię produktywności. 

Asana automatyzuje powtarzalne zadania, ułatwia komunikację między zespołami z różnych krajów i zapewnia jedno źródło wiedzy, umożliwiając zespołom kreatywnym skupienie się na tym, co robią najlepiej: tworzeniu innowacyjnych i skutecznych materiałów kreatywnych.