Programmaroutekaart-sjabloon

Wanneer je een rondreis maakt, heb je een kaart nodig zodat je weet welke nieuwe restaurants, steden en bezienswaardigheden je onderweg moet bezoeken. Dit is exact hoe programmaroutekaarten werken - ze geven weer waar een programma zich bevindt, waar het naartoe gaat, en welke technieken en actiepunten teams gebruiken om hun programma voort te bewegen. Met een programmaroutekaart-sjabloon moedig je teams aan om hun eigen gestandaardiseerde programmaroutekaarten te maken. En wanneer alle teamroutekaarten er hetzelfde uitzien, is het makkelijker om een overkoepelende routekaart uit te bouwen voor het hele bedrijf. 

Wat is een programmaroutekaart?

Een programmaroutekaart is een algemeen overzicht van het programma. Gewoonlijk gebruiken programmabeheerders deze strategische routekaart om het programma te structureren en te verbinden met de bedrijfsstrategie, bedrijfsdoelen en grote mijlpalen, door te tonen hoe het bijdraagt aan de bedrijfsinitiatieven met grote impact. Met programmaroutekaarten kunnen teams het grotere plaatje met de details van het programma visualiseren - welk werk ze momenteel beheren en welke aankomende projecten ze hebben gepland. Eens ze de programmaroutekaart ontwikkeld hebben, kunnen programmabeheerders deze gebruiken om strategische plannen te maken en werk te prioriteren door te bepalen welke onderdelen van hun programma binnen de bedrijfsbrede projecten passen en hun middelen daarop te richten.

Wat is een programmaroutekaart-sjabloon?

Een programmaroutekaart-sjabloon is een opgeslagen overzicht van een algemene programmaroutekaart. Dit zorgt ervoor dat elke programmaroutekaart consistent is. Wanneer je dan informatie opzoekt over een ander programma van een andere afdeling, weet je waar je deze kunt vinden. 

Als het productmarketingteam bijvoorbeeld de aankomende deliverables van het engineeringteam wilt opzoeken, kunnen ze dit terugvinden op de engineering-programmaroutekaart. Door hun routekaart uit te bouwen gebaseerd op een organisatiebreed programmaroutekaart-sjabloon - en het op dezelfde manier te structureren - is de sectie met hun deliverables makkelijk terug te vinden. In essentie maken programmaroutekaart-sjablonen het eenvoudiger voor jou om alle informatie die je nodig hebt te vinden, zonder het te moeten vragen aan een collega of eindeloze bestanden te moeten doorzoeken.

Programmaroutekaart-sjabloon versus projectroutekaart-sjabloon versus productroutekaart-sjabloon

Een projectroutekaart-sjabloon biedt een overzicht van een projectplan. Gewoonlijk bestaat dit uit fasen (met vaste tijdschema's) en geeft dit uitvoerbare manieren weer om projecten te voltooien. Anderzijds biedt een productroutekaart-sjabloon een overzicht van de visie van je productteam, door de ontwikkeling van het product doorheen de tijd weer te geven, alsook de productstrategie - hoe het team de voltooiing van het product plant.

Programmaroutekaart-sjablonen functioneren op dezelfde manier als de andere twee - ze tonen waar een programma zich bevindt en waar het naartoe gaat - maar deze sjablonen focussen op volledige programma's in plaats van op een enkel project of product. Vaak wordt er een combinatie van een project-, product- en programmaroutekaart gebruikt.

Waarom een programmaroutekaart-sjabloon gebruiken?

In grotere organisaties kunnen er honderden, zelfs duizenden programma's zijn. Het is al moeilijk genoeg om al het werk bij te houden dat binnen deze programma's wordt gedaan, laat staan toezicht te houden op hoe ze zijn gestructureerd. Dit is waarbij een programmaroutekaart-sjabloon kan helpen. Als elk programma hetzelfde sjabloon gebruikt om hun routekaart te maken, dan weet je dat elke routekaart consistent zal blijven. Dit maakt het makkelijker voor iedereen in het bedrijf om andermans programmaroutekaart te openen, delen en bekijken, en verzekert dat teams werk op dezelfde manier prioriteren. 

Daarnaast kun je programmaroutekaart-sjablonen ook gebruiken voor:

• Programmalanceringen: wanneer je vele nieuwe programma's tegelijk lanceert, kun je een programmaroutekaart-sjabloon gebruiken om routekaarten te maken voor elk van deze programma's. Dit biedt belanghebbenden een algemeen overzicht, zodat je de goedkeuring en middelen kunt krijgen die je nodig hebt om nieuwe programma's te ontwikkelen.

• Agile-teams: programma's die de Agile-methode gebruiken, zullen vaak routekaarten gebruiken om hun werk op voorhand te plannen. Je kunt een programmaroutekaart-sjabloon gebruiken om te verzekeren dat elk programma dat Agile gebruikt, hetzelfde Agile routekaart-sjabloon gebruikt, ongeacht in welke afdelingen ze zich bevinden.

Een programmaroutekaart-sjabloon gebruiken

Technisch gezien, kun je je programmaroutekaart uitschrijven op een blad papier of ze in een Excel-spreadsheet maken. Maar dat is niet makkelijk te herhalen of in een sjabloon te gieten. Een programmaroutekaart-sjabloon maken met digitale projectbeheersoftware biedt je meer mogelijkheden. Eens je je sjabloon gemaakt hebt, kun je er afhankelijkheden aan toevoegen, verantwoordelijken wijzigen en het makkelijk delen met het hele bedrijf. Het is volledig aanpasbaar, dus je kunt het uitbouwen volgens de specifieke vereisten van jouw bedrijfsprogramma en -doelen. 

Hier volgen enkele nuttige secties om je op weg te helpen:

• Middelen: voeg teamleden toe, alsook de programmawaarden en de programmavisie. Dit moet een snel en direct overzicht bieden van je programma en hoe het binnen de bedrijfsdoelen past.

• Bedrijfsdoelstellingen en -initiatieven: het is nuttig om de grotere visie van het bedrijf bij de hand te houden en je werk hierdoor te laten leiden. Je kunt deze bedrijfsbrede doelstellingen en initiatieven gebruiken als touchpoint om te verzekeren dat je steeds aan de meest impactvolle projecten werkt.

• Programmadoelen: koppel, naast het vermelden van de bedrijfsbrede doelstellingen of -doelen, ook terug naar alle specifieke programmacentrale doelen die je maakt.

• Deliverables: dit is waar je programma een overzicht biedt van alle deliverables en hun bijbehorende projectplannen of routekaarten. 

• Afdelingspecifieke secties: elk programma zal andere dingen nodig hebben die moeten worden opgenomen in hun routekaart. Wanneer je bijvoorbeeld deel uitmaakt van een productontwikkelingsteam, heb je mogelijk een sectie nodig voor fasen, zodat je de voortgang van de ontwikkeling kunt tonen.

Om je programmaroutekaart-sjabloon verder tot leven te brengen, kun je proberen het op verschillende manieren te bekijken, zoals:

• Kanbanborden: gebruik deze indeling voor Agile programmaroutekaart-sjablonen die sprints volgen en 'zwembanen' (horizontale categorisatie) nodig hebben om aan te tonen wat er gepland, in behandeling en voltooid is. Of, gebruik Kanbanborden voor alle programma's die baat hebben bij een meer uitvoerbare stijl. 

• Gantt-grafiek: deze indeling is nuttig wanneer je je programmaroutekaart moet maken als een tijdlijn. Als je programmaroutekaart bijvoorbeeld functioneert voor een heel jaar, kun je je sjabloon ontwerpen in fasen of kwartalen en het weergeven in een Gantt-grafiek om te zien welke initiatieven wanneer gepland staan.

• Secties met kleurcodes maken: afhankelijk van je use case, kan dit nuttig zijn voor visuele differentiatie en om de scheiding tussen verschillende initiatieven weer te geven. Als je programmaroutekaart-sjabloon bijvoorbeeld gebruikt wordt voor IT-productbeheer, kun je de verschillende secties een kleurcode geven om te markeren hoe het programma verschillende IT-projecten overheen verschillende afdelingen ondersteunt. In dit geval kun je kiezen voor één kleur voor operations en één voor interne werknemersaanvragen.

Integraties voor Asana-sjablonen

Koppel je programmaroutekaart-sjabloon aan je favoriete apps en gebruik onze ingebouwde integraties om het perfecte, aangepaste sjabloon te maken voor jouw programma.

Geïntegreerde functies

• Bordweergave. Bordweergave is een weergave in Kanbanbord-stijl die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Tijdlijnweergave. De tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontaal staafdiagram. Je kunt niet alleen de begin- en einddatum van elke taak zien, maar ook de afhankelijkheden tussen de taken. Met de tijdlijnweergave kun je gemakkelijk bijhouden hoe de stukken van je plan in elkaar passen. En als je al je werk op één plek kunt zien, is het gemakkelijk om afhankelijkheidsconflicten te identificeren en aan te pakken voordat ze ontstaan, zodat je al je doelen op tijd kunt halen. 

• Goedkeuringen. Soms moet je niet enkel een taak voltooien, maar moet je ook weten of een deliverable werd goedgekeurd of niet. Goedkeuringen zijn een speciaal soort taak in Asana met opties voor de taak zoals 'Goedkeuren', 'Wijzigingen aanvragen' of 'Afkeuren'. Zo krijgen taakeigenaars duidelijke instructies over welke acties ze moeten ondernemen en of hun werk werd goedgekeurd of niet. 

• Projectstatusupdates. Neem afscheid van het doorzoeken van verschillende tools om informatie over de projectstatus te vinden, of het bijwonen van weer een vergadering waarvan het onderwerp ook met een e-mail had kunnen worden afgehandeld. Projectstatusupdates in Asana zijn niet alleen gemakkelijker te gebruiken, ze zijn ook direct verbonden met het werk dat je team doet. Zo kunnen teamleden gemakkelijk aanvullende projectinformatie raadplegen, zoals je projectplan, communicatieplan, projectdoelen, mijlpalen, deliverables, en meer. Uiteindelijk verminderen projectstatusrapporten de hoeveelheid handmatig werk dat je moet uitvoeren, centraliseren ze informatie, en houden ze iedereen op de hoogte.

Aanbevolen apps

• GitHub. Synchroniseer automatisch GitHub pull request statusupdates met Asana-taken. Volg de voortgang van pull requests en verbeter de cross-functionele samenwerking tussen technische en niet-technische teams, allemaal vanuit Asana.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgedragen. 

• Figma. Teams gebruiken Figma om gebruikersstromen, wireframes, UI-mocks, prototypes en meer te maken. Je kunt deze ontwerpen nu integreren in Asana, zodat je team het laatste ontwerpwerk kan bekijken in de context van gerelateerde projectdocumenten. En in tegenstelling tot screenshots worden live insluitingen in realtime bijgewerkt naar aanleiding van wijzigingen in een ontwerpbestand, zodat je niet langer de moeite hoeft te doen om de juiste bestanden te vinden en afbeeldingen bij te werken.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk elk My Drive-bestand bijvoegen.

Veelgestelde vragen