Houdt micromanagement je tegen?

Succesvolle leiders hebben allemaal één ding gemeen: ze vertrouwen op mensen die ze vertrouwen om dingen gedaan te krijgen. Want hoe productief je ook bent, je kunt het niet allemaal alleen doen.  

Wanneer leiders moeite hebben om op anderen te vertrouwen, wenden ze zich vaak tot micromanagement in een poging om te bepalen hoe taken worden uitgevoerd. Maar hoewel het moeilijk is om los te leren laten en werk te delegeren, is het essentieel als je wilt dat je team (en jezelf) groeit en verbetert. 

Wat is micromanagement?

Microbeheer is een managementstijl waarbij een hoge mate van controle wordt uitgeoefend over de dagelijkse activiteiten van werknemers. Mensen die micromanagen proberen alles wat er gebeurt persoonlijk te controleren en te bewaken, in plaats van verantwoordelijkheden volledig aan hun team te delegeren. Ze hebben vaak alle beslissingsbevoegdheid, ongeacht hoe klein die beslissingen ook zijn. 

Micro-management versus macro-management

Micro- en macromanagement zijn elkaars tegenpolen. De ene managementstijl richt zich op kleine details, terwijl de andere een totaalbeeld heeft. 

Micromanagers zijn zeer specifiek over hoe en wanneer het werk moet worden gedaan, met als doel perfectie in alle fasen van een proces. Macromanagers daarentegen richten zich op grotere resultaten in plaats van op de details van hoe dingen worden gedaan. In plaats van bij elke stap betrokken te zijn, delegeren ze en geven ze teamleden de mogelijkheid om hun eigen beslissingen te nemen over hoe ze taken kunnen voltooien. 

De werkbelasting van uw team effectief beheren

In dit gratis e-book leer je hoe je werk prioriteert, zodat je team een grotere impact kan hebben - met minder middelen.

Krijg de inzichten

Langetermijn- versus kortetermijnmicromanagement

Micro-management kan een nuttige kortetermijnstrategie zijn, vooral tijdens het trainen van nieuwe werknemers of het beheersen van problemen met een hoog risico. Het is bijvoorbeeld normaal om veel toezicht en ondersteuning te bieden tijdens de onboarding om ervoor te zorgen dat teamleden een solide grip hebben op hun verantwoordelijkheden. Op dezelfde manier is het vaak handig voor één persoon om totale controle te hebben tijdens situaties met een hoog risico, zoals wanneer een bouwteam een gebouw afbreekt. 

Maar hoewel micromanagement op korte termijn nuttig kan zijn, is het problematisch als een langetermijnstrategie. Als je wilt dat nieuwe werknemers zelfstandig en onafhankelijk worden, moet je de controle opgeven en erop vertrouwen dat ze hun werk goed doen. Als je alle situaties behandelt alsof ze bedrijfskritisch zijn, zullen projecten te lang duren en onmogelijk zijn om te schalen. 

Waarom doen mensen aan micromanagement?

Micromanagen is een gemakkelijke valkuil om in te trappen, zelfs voor mensen met goede bedoelingen. Het is normaal dat je je in controle wilt voelen, vooral als je bang bent om fouten te maken en naar perfectie streeft in alles wat je doet. Loslaten en erop vertrouwen dat je team hun eigen keuzes maakt, is moeilijk, maar het is vaak het beste wat je kunt doen om werknemers te helpen groeien. 

Mensen micromanagen om verschillende redenen, maar hier zijn enkele van de meest voorkomende: 

• Perfectionisme: perfectionisten hebben hoge normen en willen vaak dat dingen op een heel specifieke manier worden gedaan. Fouten maken is vaak ondraaglijk voor perfectionisten, dus delegeren - wat van nature enkele fouten met zich meebrengt - kan bijzonder moeilijk zijn. 

• Gebrek aan ervaring in management: wanneer individuele medewerkers worden gepromoveerd zonder voldoende ondersteuning en training, willen ze misschien betrokken blijven bij de taken waar ze zich het meest comfortabel bij voelen. Het kan moeilijk zijn om vroegere verantwoordelijkheden los te laten en je opnieuw te concentreren op de grote strategie. 

• Het managen van ongeschoolde teamleden: wanneer je een ongeschoold team beheert, is het gemakkelijk om standaard micromanagement te gebruiken om ervoor te zorgen dat het werk correct wordt uitgevoerd. Het trainen van ongeschoolde werknemers is moeilijk en vereist veel inzet vooraf. Maar uiteindelijk kan investeren in training op de lange termijn veel tijd besparen.  

De langetermijneffecten van micromanagement

Het is niet voor niets dat het woord 'micromanagement' vaak een negatieve connotatie heeft. Uit onderzoek blijkt dat micromanagement een van de drie belangrijkste redenen is waarom werknemers ontslag nemen. Wanneer het op lange termijn wordt gebruikt, toont het een gebrek aan vertrouwen en ontkracht het werknemers, waardoor er geen ruimte is voor je team om creatief te worden, problemen op te lossen of vertrouwen te hebben in hun werk. Met iemand die constant over hun schouder meekijkt, ervaren werknemers vaak meer stress op de werkplaats, burn-outs en een laag moreel. Na verloop van tijd kunnen teamleden zelfs zoveel vertrouwen verliezen dat ze afhankelijk worden van micromanagement. 

Langdurig micromanagement is ook slecht voor managers. Naarmate teams en projecten groter worden, is het moeilijk voor hen om hetzelfde niveau van toezicht te behouden, wat leidt tot overwerk en uiteindelijk burn-out. En omdat micromanagement niet goed schaalt, kan het leiden tot knelpunten en voorkomen dat teams hun volledige potentieel bereiken. 

Uiteindelijk is het belangrijk om te onthouden dat het doel van een manager is om een coach te zijn, blokkades te verwijderen en strategische beslissingen op hoog niveau te nemen. Je wilt werknemers de middelen en ondersteuning geven die ze nodig hebben om zich gesterkt te voelen, zodat je team zelf kleine details kan uitzoeken. Wanneer je te veel tijd besteedt aan de kleine dingen, is het moeilijk om je te concentreren op de grotere strategie. 

Signalen van micromanagement

Microbeheer kan zich op verschillende manieren manifesteren voor verschillende mensen. Hier zijn enkele signalen om op te letten als je denkt dat jij, je manager of iemand in je team micromanagement gebruikt: 

• Problemen met het delegeren van taken

• Gedelegeerd werk overnemen als er fouten optreden

• Focussen op kleine details in plaats van het grotere geheel

• Wil geraadpleegd worden over alle beslissingen

• Het negeren van de meningen of ervaringen van anderen

• Zeer prescriptief zijn over hoe taken moeten worden aangepakt

• Overal bij betrokken willen worden of bij elk bericht in de cc gezet willen worden

• Frequente updates, statusrapporten of check-ins aanvragen

• Veel tijd besteden aan het corrigeren of doornemen van het werk van anderen

• Onrealistisch hoge eisen stellen

• Altijd focussen op wat er verbeterd of veranderd moet worden, in plaats van waarderingen te uiten

7 manieren om micromanagement te voorkomen

Micro-management is moeilijk om mee om te gaan, maar er zijn concrete stappen die je kunt nemen om het in je team te verminderen en te voorkomen. Hier lees je hoe: 

1. Oefen het delegeren

Delegeren is moeilijk, vooral voor beginnende managers en leiders. Wanneer je je verantwoordelijk voelt voor het goed uitvoeren van werk, kan het vreemd aanvoelen om belangrijke taken in andermans handen te leggen - wie vertrouw je immers meer dan jezelf om iets goed te doen? Maar delegeren - en loslaten - is een essentiële vaardigheid voor alle managers. Je bent maar één persoon en je moet vertrouwen op de vaardigheden en expertise van je team om dingen gedaan te krijgen. 

Als delegeren je een ongemakkelijk gevoel geeft, oefen dan eerst met het uitbesteden van kleine soorten werk voordat je grotere projecten opbouwt. Dit kan helpen om vertrouwen op te bouwen en teamleden in staat te stellen hun vaardigheden in de loop van de tijd te ontwikkelen. Vergeet niet geduldig te zijn. Het kost tijd om je delegeervaardigheden op te bouwen en het is normaal dat teamleden er langer over doen om gedelegeerd werk te voltooien dan jij. 

De werkbelasting van uw team effectief beheren

In dit gratis e-book leer je hoe je werk prioriteert, zodat je team een grotere impact kan hebben - met minder middelen.

Krijg de inzichten

2. Normaliseer fouten

Microbeheer is vaak ontstaan uit perfectionisme - managers die alles proberen te controleren om fouten te voorkomen. Maar in werkelijkheid is het maken van fouten niet iets om bang voor te zijn. Het is hoe we leren, groeien en verbeteren. Altijd proberen perfect te zijn eist een zware tol, zowel op je mentale gezondheid als op de tijd die je nodig hebt om de deliverables te voltooien. Uiteindelijk suggereren studies dat dit soort extreme perfectionisme je een hoger risico op Burnout, ontevredenheid met het werk en depressie kan opleveren. 

Als manager is het belangrijk om te accepteren dat fouten een normaal onderdeel zijn van delegeren. In plaats van micromanagen om fouten te voorkomen, geef je werknemers de tools die ze nodig hebben om zelf fouten op te lossen. Wanneer je teamleden toestaat hun eigen fouten te maken (en op te lossen), help je hen kennis en vertrouwen op te bouwen, waardoor ze in de toekomst nog grotere problemen kunnen aanpakken. 

3. Verduidelijk de verantwoordelijkheden

Microbeheer gebeurt vaak vanwege onduidelijke grenzen en verantwoordelijkheden. Als je niet weet waar werknemers verantwoordelijk voor zijn versus waar managers verantwoordelijk voor zijn, is het moeilijk voor je team om verantwoordelijkheid te nemen voor taken en zich bevoegd te voelen om hun eigen beslissingen te nemen. 

Hier zijn enkele strategieën om de verantwoordelijkheden in je team te verduidelijken: 

• Schrijf de rollen en verantwoordelijkheden voor elk teamlid op. Communiceer deze verantwoordelijkheden duidelijk tijdens het werven en onboarden en houd een dialoog open om ervoor te zorgen dat teamleden hun rol goed onder controle blijven houden.

• Maak een RACI-tabel om aan te geven wie verantwoordelijk, aansprakelijk, geraadpleegd en geïnformeerd is voor een specifiek project. 

• Verdeel beslissingsbevoegdheid. Laat werknemers de ultieme beslisser zijn op specifieke gebieden. Bij Asana bijvoorbeeld, geven we werknemers meer mogelijkheden door Verantwoordelijkheidsgebieden (Areas of Responsibility, AoR's) te creëren. Voor elk bepaald gebied van het bedrijf (zoals interne communicatie, personeelszaken of marketingactiviteiten) is er één AoR-houder. De AoR-houder luistert nog steeds naar feedback van belanghebbenden, maar het is uiteindelijk aan hen als meningen verdeeld zijn of er geen duidelijk antwoord is. 

4. Gebruik doelen om je te concentreren op het grotere geheel

Doelen definiëren precies waar je team naar streeft. Ze geven je een concreet resultaat om naar te streven, zodat je gefocust kunt blijven op wat echt belangrijk is (in plaats van kleine details te micromanagen). 

Het mooie van doelen is dat ze je controle geven over waar je team aan werkt, zonder dat je hoeft te micromanagen. Je kunt doelen gebruiken om duidelijk te maken wat je precies wilt dat werknemers bereiken, maar laat ze die doelen dan zelf aanpakken. Door meetbare doelen te stellen, kun je teamleden verantwoordelijk houden en erop vertrouwen dat ze vooruitgang boeken in de richting van belangrijke doelen. 

Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Als je nog nooit doelen hebt gesteld, bekijk dan onze bronnen over slimme doelen, doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) en belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's). 

5. Maak een solide onboardingproces

Een onboardingproces voor werknemers is een gestructureerde aanpak om nieuwe werknemers in je team te verwelkomen en ze op de hoogte te brengen. Als het goed wordt gedaan, geeft onboarding werknemers de tools en informatie die ze nodig hebben om te slagen in hun nieuwe rol. Het is een tijd waarin teamleden extra ondersteuning hebben, zodat ze fouten kunnen maken, vragen kunnen stellen en zich comfortabel kunnen voelen met hun verantwoordelijkheden. 

Onboarding vereist veel inzet vooraf, maar het helpt toekomstig micromanagement te voorkomen. Na een robuust onboardingproces kunnen managers erop vertrouwen dat hun werknemers toekomstige uitdagingen zelf aanpakken of om hulp vragen wanneer ze die echt nodig hebben. Managers hoeven het werk van werknemers niet constant te controleren, omdat nieuwe werknemers al hebben geleerd hoe ze dingen op de juiste manier kunnen doen. 

6. Voeg vergaderingsvrije dagen toe

Volgens een onderzoek uit 2022 kan de introductie van vergaderingsvrije dagen (specifieke dagen waarop vergaderingen verboden zijn) micromanagement en stress aanzienlijk verminderen. Het blijkt dat hoewel kwaliteitsinteracties de sleutel zijn tot het opbouwen van teamvertrouwen, constante vergaderingen niet de beste manier zijn om dit te bereiken. In plaats daarvan is het beter om werknemers de ruimte te geven om in hun eigen tempo te werken en met anderen samen te werken op manieren die natuurlijk aanvoelen - in plaats van interacties te forceren via vergaderingen. 

Het instellen van vergaderingsvrije dagen vereist dat managers erop vertrouwen dat hun direct ondergeschikten autonoom werken. Om die reden is het een geweldige manier om te oefenen met het geven van de ruimte die werknemers nodig hebben om hun beste werk te doen - in plaats van micromanagen en voortdurend te controleren hoe het met hen gaat. 

7. Bouw vertrouwen op

In de kern gaat micromanagement over vertrouwen. Je hebt vertrouwen nodig om taken met succes te delegeren en werknemers de ruimte te geven om hun werk te voltooien. Dat betekent dat je je om micromanagement te voorkomen moet concentreren op het opbouwen van een positieve werkcultuur die vertrouwen tussen teamleden prioriteit geeft. 

Vertrouwen opbouwen kost tijd, maar het kan. Hier kun je beginnen: 

• Oefen kwetsbaar te zijn als leider en open te zijn over je onzekerheden. 

• Stimuleer kameraadschap met teambuildingspelletjes. 

• Bouw je emotionele intelligentievaardigheden op om sterkere relaties te creëren en meer empathie te tonen met je Team. 

• Oefen actief luisteren om teamleden te laten zien dat je echt geeft om wat ze zeggen. 

• Leer hoe je opbouwende kritiek kunt geven en ontvangen.  

Microbeheer schaalt niet

Als je je team wilt laten groeien en schalen, is micromanagement geen effectieve leiderschapsstijl. Dit soort managementstijl kan op korte termijn werken, maar na verloop van tijd leidt het tot knelpunten en ontevreden werknemers. En het belangrijkste is dat micromanagement ervoor zorgt dat je je concentreert op kleine details en belangrijke, grote doelen uit het oog verliest. 

In plaats van micromanagen, focus op het bouwen van solide teamprocessen die verduidelijken wie verantwoordelijk is voor wat, tegen wanneer. Op die manier hoef je niet constant te controleren en te monitoren hoe het werk gaat - in plaats daarvan kun je processen in gang zetten en erop vertrouwen dat je team dingen gedaan krijgt. 

De werkbelasting van uw team effectief beheren

In dit gratis e-book leer je hoe je werk prioriteert, zodat je team een grotere impact kan hebben - met minder middelen.

Krijg de inzichten