프로젝트 관리 성숙도 모델 심층 분석

초등학교 때의 모습을 되돌아보세요. 세상을 바라보는 성숙한 시각을 가지고 있었나요? 고등학교 때는 어땠나요? 이제 성인이 되어 더 많은 삶을 경험한 지금, 여러분의 의견과 관점은 어떤가요? 

이러한 성숙도의 개념은 비즈니스 및 프로젝트 관리를 포함한 많은 분야에 적용할 수 있습니다. 조직이 처음으로 업무를 개발하기 시작할 때, 프로젝트 관리를 위한 표준 프로세스가 거의 없거나 전혀 없을 수 있습니다. 비즈니스가 성장함에 따라 프로젝트 관리 스타일도 성숙해집니다. 이것이 바로 프로젝트 관리 성숙도 모델의 기본 개념입니다.

프로젝트 관리 성숙도 모델의 구성 요소를 이해하면 조직이 현재 어느 단계에 있는지, 프로세스가 얼마나 성숙한지 분석하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그런 다음, 이 지식을 사용하여 프로젝트 관리 프로세스를 더욱 발전시키고 개선할 수 있습니다.

프로젝트 관리 성숙도 모델(PMMM)이란?

프로젝트 관리 성숙도 모델(일반적으로 PMMM으로 약칭)은 회사의 프로젝트 관리 프로세스가 시간이 지남에 따라 어떻게 진화하는지를 보여주는 매트릭스입니다. 회사가 확장됨에 따라 변화하는 것처럼 프로젝트 관리 스타일도 조정이 필요합니다. 조직은 무작위로 성장하지 않는다는 것이 핵심입니다. 회사가 성장할 때는 목적을 가지고 성장합니다.

조직 프로젝트 관리 성숙도 모델의 목적은 리더십에게 개선을 위해 취할 수 있는 단계에 대한 가이드라인을 제공하는 것입니다. 시각적으로 배치할 때 PMMM은 성숙도 수준을 나타내는 다섯 개의 세로 열과 지식 영역을 나타내는 열 개의 가로 행으로 구성된 매트릭스처럼 보입니다.

PMMM은 역량 성숙도 모델 (CMM)과 같은 기존 비즈니스 모델을 기반으로 만들어졌습니다. 이 모델은 카네기 멜론 대학교 소프트웨어 엔지니어링 연구소와 유럽 품질 관리 재단(EFQM)의 우수성 모델에 의해 개발되었습니다. 또한 지속 가능하고 반복 가능한 리스크 관리 프로그램을 만들 수 있는 측면과 활동을 개괄적으로 설명하는 리스크 성숙도 모델의 측면도 반영합니다.

PMMM의 5가지 성숙도 수준

이 5가지 프로젝트 관리 성숙도 수준은 모두 기업이 처할 수 있는 성숙도 단계를 나타냅니다. 조직이 다양한 지식 영역에서 서로 다른 성숙도 수준에 있을 수 있습니다. 이는 채점 기준표나 직원 성과 평가와 유사합니다. 

1단계: 초기 프로세스

이 단계에서는 조직에 프로젝트 관리 프로세스가 거의 마련되어 있지 않습니다. 대부분의 경우 작업이 무작위로 수행되며 모든 것이 단발성으로 수행되기 때문에 향후 성공을 예측하기가 어렵습니다. 

팀마다 서로 다른 프로젝트 관리 프로세스를 사용할 수 있으며, 이로 인해 팀 간 책임감과 결속력이 부족해질 수 있습니다. 문서화가 거의 없거나 전혀 없으며, 지표는 필요한 경우에만 수집됩니다. 프로젝트 팀이 지표를 측정하지 않기 때문에 프로젝트의 성공을 평가할 방법이 없습니다. 

초기 프로세스는 반드시 나쁜 단계라고 할 수 없습니다. 모든 팀은 어디선가부터 시작해야 합니다! 이 단계의 주요 핵심 사항은 프로세스와 문서화가 부족하다는 점을 인지하고 팀과 협력하여 이를 개발하는 것입니다.

계층 2: 체계적인 프로세스 및 표준

이 단계에서는 조직이 기본적인 프로젝트 관리를 시행하지만, 개별 프로젝트에 대해서만 시행합니다. 즉, 조직 전체에서 다양한 프로젝트 관리 방법론이 사용되고 있을 수 있습니다. 예를 들어, 마케팅팀은 영업팀과 다르게 프로젝트를 관리할 수 있습니다. 영업팀과 마케팅팀이 협업해야 할 때 이러한 단절은 마찰을 유발합니다. 

더 광범위한 조직 차원의 프로젝트 관리 관행이 마련되어 있지 않기 때문에 모든 프로젝트의 성공은 개별 프로젝트 매니저와 해당 프로젝트를 수행하는 팀에 달려 있습니다. 지표는 현재 프로젝트의 성공을 보장하기 위해 가장 기본적인 방식으로만 추적됩니다. 

팀이 이 수준에 있다면 올바른 방향으로 가고 있는 것입니다! 팀 차원에서 프로젝트 관리 프로세스를 표준화하고 계십니다. 이제 부서 간 협업을 더욱 촉진할 수 있도록 회사 전체에 표준 관행을 수립하는 데 집중할 수 있습니다.

세 번째 계층: 조직 표준 및 제도화된 프로세스

이 성숙도 수준에서 조직은 조직 전체에서 표준인 명확하게 정의된 프로젝트 관리 시스템을 갖추어야 하며, 때때로 이를 프로젝트 관리 조직(PMO) 이라고 합니다. 경영진은 조직 전반의 프로젝트 관리 프로세스를 업데이트하거나 수정하는 데 필요한 경우 변경 관리를 포함하여 새로운 프로세스를 구현하는 데 정기적으로 참여합니다. 지표를 측정하지만, 전략 계획을 위한 것이 아니라 기준선을 설정하기 위한 것일 뿐입니다.

이 단계에서는 문서화가 중요하며, 표준 비즈니스 프로세스가 어떤 모습인지 명확히 나타내는 정해진 프로세스와 정보가 있습니다. 비즈니스에 중대한 영향을 미치는 비상 사태가 발생할 경우, 비즈니스가 완전히 실패하는 것을 방지하기 위한 명확한 비상 대책이 마련되어 있습니다.

레벨 4: 관리되는 프로세스

이 단계에서 조직은 3단계의 모든 특성을 보여주며 이를 조금 더 발전시킵니다. 관리 프로세스 수준에 있는 조직은 명확한 프로젝트 관리 프로세스와 문서가 마련되어 있습니다. 프로젝트 리더는 기업 시스템 전반에 걸쳐 표준 프로젝트 관리 프로세스를 정기적으로 통합합니다. 이 단계에서는 경영진이 정기적으로 지표를 모니터링하고 과거 성과를 검토하여 향후 프로젝트에 대한 결정을 내리기 시작합니다.

4단계에서는 경영진이 프로젝트의 성공을 달성하는 방법을 명확하게 이해합니다. 과거의 경험, 문서, 현재의 지표를 바탕으로 정보에 입각한 결정을 내려 향후 프로젝트가 성공을 거둘 수 있도록 준비할 수 있습니다.

레벨 5: 프로세스 최적화

조직이 이러한 수준의 프로젝트 관리 성숙도에 도달하면 조직의 요구에 가장 잘 맞도록 프로세스를 완전히 최적화하기 시작할 수 있습니다. 이 단계의 핵심 식별자 중 하나는 지속적인 개선입니다. 지속적인 개선은 효율성과 생산성을 유지하기 위해 프로세스를 조정하는 프로세스입니다. 성숙한 조직은 지속적인 개선 기법을 프로젝트 관리 프로세스에 통합합니다.

팀이 정기적으로 지표를 보고할 뿐만 아니라, 이러한 지표를 사용하여 향후 전략적 계획을 수립합니다. PMMM 4단계의 조직은 주요 비즈니스 의사 결정을 내리기 위해 지표를 검토하는 반면, 5단계의 기업은 비즈니스 프로세스도 적극적으로 개선합니다.

프로젝트 관리의 10가지 지식 영역

PMMM의 5가지 성숙도 수준이 매트릭스의 열이라면, 10가지 지식 영역은 행입니다. 이러한 다양한 지식 영역은 PMI(Project Management Institute)의 가이드인 프로젝트 관리 지식 체계(PMBOK Guide®)에서 식별됩니다. 이는 프로젝트 관리에 필수적인 지식 영역을 식별하기 위한 업계 표준입니다. 

• 프로젝트 통합 관리: 프로젝트의 다양한 가변 요소를 조율하는 것입니다. 여기에는 개별 작업, 리소스, 이해관계자, 결과물, 포트폴리오 관리가 포함됩니다. 이 지식 영역은 이러한 모든 진행 사항이 다른 팀원에게 어떻게 전달되는지 파악합니다.

• 범위 관리: 팀이 기한, 예산 또는 리소스와 관계없이 프로젝트가 프로젝트 범위에 맞는지 확인하는 방법입니다.

• 시간 관리: 프로젝트 범위 관리와 유사하게, 이는 프로젝트 관리 팀이 프로젝트를 진행하는 동안 시간을 사용하는 방식입니다.

• 비용 관리: 범위 관리의 하위 영역으로, 팀이 프로젝트 비용을 관리하고 예산을 효율적으로 사용하는지 여부를 다룹니다.

• 품질 관리: 팀이 프로세스를 사용하여 양질의 제품을 생산하는 방법입니다.

• 리소스 관리: 팀이 프로젝트를 진행하는 동안 팀원을 체계적으로 정리하고, 프로세스를 진행하고, 관리하고, 이끄는 방법입니다.

• 커뮤니케이션 관리: 팀이 프로젝트에 대해 내부적으로는 다른 직원에게, 외부적으로는 잠재 고객 및 현재 고객에게 커뮤니케이션하는 방식입니다. 여기에는 실시간 및 비동기식 커뮤니케이션이 포함될 수 있으며, 이 모든 것은 커뮤니케이션 계획에 문서화되어야 합니다.

• 리스크 관리: 팀이 프로젝트 리스크를 선제적으로 완화하는 방법입니다. 여기에는 잠재적 리스크에 대응하기 위해 팀이 보유한 모든 비상 대책이 포함됩니다. 

• 조달 관리: 조직이 외부 벤더로부터 상품이나 서비스를 조달하는 방법입니다. 이는 프로젝트 수준 또는 회사 수준에서 이루어질 수 있습니다. 

• 이해관계자 관리: 팀이 다양한 이해관계자의 기대치를 관리하는 방식과 다양한 이해관계자에게 상태 업데이트를 전달하는 방식.

한 단계에서 다른 단계로 이동하는 방법

팀의 프로젝트 관리 프로세스를 현재 수준에서 한 단계 위로 끌어올리고자 한다면 프로젝트 관리 성숙도 모델이 엄격한 규칙이 아니라는 점을 이해하는 것이 중요합니다. 이는 훌륭한 프로젝트 관리 프로세스가 어떤 모습인지에 대한 가이드라인과 특성에 가깝습니다. 

안타깝게도 회사가 한 단계에서 다른 단계로 이동할 수 있도록 보장하는 표준적인 방법은 없습니다. 소속된 산업, 회사 문화, 성장 목표 등 조직이 레벨을 이동할 수 있는 능력에 영향을 미치는 다양한 요소가 있습니다.

팀이 한 단계에서 다음 단계로 나아가는 데 어려움을 겪고 있다고 생각된다면 10가지 지식 영역을 살펴보고 팀의 진행 상황을 확인하세요. 각 지식 영역에 대해 다음과 같은 질문을 자문해 보세요.

• 프로젝트 관리 모범 사례를 수립했나요 ? 그렇지 않다면 이 지식 영역에서 1단계에 해당할 수 있습니다.

• 조직이 각 특정 지식 영역을 어떻게 조율하는지에 대한 문서가 마련되어 있나요? 그렇지 않다면 이 지식 영역이 2단계에 머물러 있을 수 있습니다.

• 조직의 모든 팀에서 관행을 표준화했나요? 그렇지 않다면, 이 지식 영역에서 3단계에 해당할 가능성이 높습니다.

• 표준화된 관행을 기반으로 지표를 모니터링하고 프로젝트의 성공 여부를 평가하시나요? 그렇지 않다면 이 지식 영역은 4단계에 해당할 수 있습니다.

• 팀이 각 지식 영역을 얼마나 잘 관리하고 있는지 지속적으로 재평가하고 있나요? 그렇지 않다면, 지속적인 개선에 집중하는 것이 이 지식 영역에서 5단계에 도달하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이러한 질문을 하면 조직의 프로젝트 관리 성숙도를 높이기 위해 집중해야 할 프로세스를 정확히 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 현재 1단계에 있다면 프로젝트 관리 프로세스를 만드는 것만으로도 다음 단계로 올라갈 수 있다는 것을 알 수 있습니다.

프로젝트 관리 성숙도 모델을 활용할 때의 이점

비즈니스의 성과를 향상시키고 싶다면 프로젝트 관리 프로세스를 최적화하는 것이 좋은 방법입니다. 다음은 이것이 조직에 도움이 되는 몇 가지 이유입니다.

확장성 유도

프로젝트 관리 성숙도 모델을 사용하여 현재 프로젝트 관리 프로세스를 분석하는 것의 주요 이점 중 하나는 성장을 위한 튼튼한 토대를 마련하는 것입니다. 명확한 프로젝트 관리 프로세스를 수립하면 팀에 프로젝트 성과와 성공을 명확하게 측정하는 데 필요한 프레임워크를 제공할 수 있습니다. 

팀이 성장하기 시작하면 PMMM을 사용하여 조직의 프로젝트 관리 스타일이 현재 팀 규모에 적합한지 여부를 다시 평가하세요. 이것이 지속적인 개선이 5단계의 핵심 측면인 이유입니다. 이를 통해 팀이 변화하고 성장함에 따라 팀에 가장 적합한 방법을 찾을 수 있습니다. 

커뮤니케이션 오류 최소화

조직이 표준적인 프로젝트 관리 양식을 수립하면 팀의 모든 구성원이 효과적으로 커뮤니케이션하는 데 필요한 모든 공유 툴과 용어를 갖추게 됩니다. 예를 들어, 팀이 Slack, Dropbox, Google 드라이브, 이메일과 같은 다양한 애플리케이션을 사용하는 경우, 실제 정보 소스가 무엇인지 파악하기 어려울 수 있습니다. 하지만 프로젝트 관리 프로세스의 일환으로 Asana와 같은 업무 관리 툴 을 사용하면 단일 정보 소스를 구축하고 의사소통 오류를 최소화할 수 있습니다. Asana를 사용하면 한 곳에서 계획, 프로젝트, 프로세스를 조율할 수 있습니다. 또한, 템플릿을 만들어 조직 전체의 프로세스를 표준화할 수 있습니다.

모든 것이 표준화되고 모든 사람이 동일한 프로세스를 사용하는 경우, 팀은 파일과 문서가 누락되는 것에 대해 크게 걱정할 필요가 없습니다. 각 팀원은 필요한 정보를 어디에서 찾을 수 있는지 정확히 알 수 있습니다.

비즈니스 성과 향상

팀이 업무를 관리하기 위한 표준화된 구조를 갖추고 있으면 커뮤니케이션 방법에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 중요한 업무에만 집중할 수 있습니다. 이를 통해 시간과 정신적 여유를 절약할 수 있습니다. 팀은 이메일 스레드를 파악하고 승인을 요청하는 것과 같은 일을 위한 일을 하는 대신 회사의 성장에 도움이 되는 의미 있는 업무에 집중할 수 있습니다. 

Asana로 프로젝트 관리 수준을 높이세요

팀의 프로젝트 관리 프로세스를 개선하기 시작하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 일원화된 정보 소스를 구축하는 것입니다. Asana와 같은 업무 관리 툴 을 사용하면 프로젝트 관리를 한 단계 더 발전시킬 수 있습니다.