마감일을 놓치는 데 지치셨나요? Asana가 도와드리겠습니다.

마감일을 놓치고 싶은 사람은 없습니다. 그러나 아무리 노력해도 지연은 발생하기 마련입니다. 직원들은 과도한 미팅, 불확실한 우선순위, 불분명한 프로세스 등으로 인해 마감일의 15%를 놓치고 있습니다. 마감일을 늦추는 것이 결코 좋은 일은 아니지만, 때로는 피할 수 없습니다. 

마감일을 놓치는 것은 스트레스이지만, 해결책은 마감일을 완전히 없애는 것이 아닙니다. 매니저가 할 수 있는 최선은 팀이 번아웃 없이 현실적으로 마감할 수 있는 마감일을 설정하도록 돕는 것입니다. 업무가 과중해져 마감일을 놓치는 것이 불가피하다면 팀원들이 가장 중요한 작업의 우선순위를 지정하고, 나누고, 처리할 수 있도록 도울 수 있습니다.

마감일 놓침: 왜 중요한가요?

마감일이 존재하는 데는 이유가 있습니다. 작업이 완료된 시기에 대한 기대치를 설정하여 팀이 업무를 정확하게 계획하고 체계적으로 정리할 수 있도록 하여 업무가 원활하게 진행되도록 도와줍니다. 또한, 이해관계자가 작업을 완료하도록 동기를 부여하여 특정 작업에 얽매이지 않고 프로젝트를 계속 진행할 수 있습니다. 

너무 많은 마감일을 놓치는 것은 프로젝트 실패의 주요 원인입니다. 이는 다음과 같은 결과를 초래할 수 있습니다. 

• 지연을 일으키고 프로젝트를 위험에 빠뜨릴 수 있습니다.

• 팀과 교차 기능 워크플로를 방해합니다. 

• 병목 현상을 일으키고 다른 팀이 업무를 완료된 것을 방해할 수 있습니다. 

• 시간이 지남에 따라 신뢰가 저하됩니다. 특히 이해관계자가 팀이 작업을 완료할 수 없다고 느낄 경우 더욱 그렇습니다. 

• 팀의 사기를 떨어뜨립니다. 

마감일이 유해해질 때

마감일은 팀이 업무를 통제할 수 있도록 도와줍니다. 팀의 의견을 듣지 않고 이해관계자가 마감일을 정할 경우, 업무가 부담스럽거나 통제 불능으로 느껴질 수 있습니다. 궁극적으로, 마감일은 협업하여 설정할 때 가장 효과적입니다. 특히 교차 기능 이해관계자가 팀에 결과물을 배정할 때 더욱 그렇습니다. 마감일에 합의하면 팀이 실제로 달성할 수 있는 현실적인 마감일을 설정하는 데 도움이 되므로 요청을 완료하기 위해 끊임없이 대응하고 허둥대지 않아도 됩니다.

이것이 불가능하거나 팀이 특정 비즈니스 기능을 지원하기 위해 배치된 경우, 모든 팀원이 팀과 회사의 목표에 부합할 때 도움이 됩니다. 이렇게 하면 이해관계자가 전체적인 비즈니스 목표를 지원하는 진정으로 중요한 업무의 우선순위를 지정할 수 있습니다. (수신함을 끝없는 '높은 우선순위' 작업으로 가득 채우는 대신) 

비현실적인 마감일이 너무 많으면 팀의 권한과 업무량에 대한 통제력이 사라져 과로와 번아웃의 원인이 됩니다. 마감일을 놓친 팀원은 합리적인 양의 업무를 완료하더라도 끊임없이 실패하고 다른 사람들을 실망시키고 있다고 느낄 수 있습니다. 장기적으로는 팀의 사기를 떨어뜨릴 수 있습니다. 

마감일을 놓치는 이유는 무엇인가요? 

일반적인 믿음과는 달리, 마감일을 놓치는 것이 항상 나쁜 업무 습관이나 생산성 문제로 인한 것은 아닙니다. 다음과 같은 여러 가지 요인으로 인해 팀이 마감일을 놓칠 수 있습니다.

• 불분명한 우선순위: 가장 중요한 것이 무엇인지, 무엇을 먼저 해야 하는지 이해하지 못합니다. 

• 프로젝트 범위 변경: 프로젝트에 추가 결과물을 추가하거나 과제가 진행되는 동안 요구 사항을 변경합니다. 

• 계획 부족: 마감일을 기준으로 역산하여 언제까지 무엇을 달성해야 하는지 계획하는 데 시간을 할애하지 않는 경우. 

• 부적절한 추정: 특정 작업에 소요되는 시간을 이해하지 못합니다. 

• 경쟁 우선순위: 팀에 우선순위가 높은 작업이 너무 많습니다.

• 비현실적인 마감일: 막바지 요청, 촉박한 처리 시간, 팀이 현실적으로 제시간에 작업을 완료할 수 없는 유사한 상황. 

• 예상치 못한 장애물: 소프트웨어 버그, 팀원 퇴사 또는 기타 예상치 못한 문제와 같이 업무를 중단해야 하는 사건. 

• 약정되지 않은 이해관계자: 다른 사람이 작업을 완료한 후에야 작업을 시작할 수 있는 경우, 다른 사람이 작업을 제때 완료하도록 하기 어려울 수 있습니다.

• 집중 시간 부족: 너무 많은 미팅을 가지면서 실제로 업무를 처리할 시간이 부족합니다. 

마감일 미달 방지 방법

마감일 미달성을 방지하는 것은 무차별적인 생산성 그 이상을 의미합니다. 더 빠르게 일하고 더 많은 일을 하려고 노력하는 대신, 문제에 기여하는 근본적인 문제를 고려하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 과도한 업무로 팀이 번아웃되지 않고 제때 업무를 완료할 수 있습니다. 

방법은 다음과 같습니다. 

1. 우선순위를 명확히 하세요

명확한 우선순위는 팀이 어떤 업무가 가장 중요한지 파악하여 다른 작업으로 넘어가기 전에 중요한 작업을 먼저 처리할 수 있도록 해줍니다. 이는 팀의 업무량이 많고 모든 업무를 즉시 처리할 수 없는 경우에 특히 유용합니다. 모든 업무를 완료하기 위해 서두르기보다는 우선순위가 낮은 작업의 마감일을 늦추거나 다른 팀에 위임할 수 있는지 확인하세요. 

어디서부터 시작해야 할지 잘 모르시겠나요? 우선순위를 명확히 하는 방법은 다음과 같습니다. 

• 일상 업무와 목표를 연결하세요: 일상 업무가 팀과 비즈니스 목표에 어떻게 연결되는지 이해하면 중요한 것과 그렇지 않은 것을 쉽게 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 웹사이트 로딩 속도를 개선하려는 회사의 목표에 기여한다면 이미지 최적화 프로젝트를 우선시하는 것이 합리적입니다. 작업 시간을 확보하려면 내부 팀 문서를 정리하는 덜 중요한 작업의 우선순위를 낮출 수 있습니다. 우선순위가 낮은 작업을 수행하지 않는다는 뜻이 아니라, 팀에 추가 시간을 제공하기 위해 납품일을 늦출 수 있다는 뜻입니다. 

• 할 일 목록의 우선순위 지정: 우선순위 지정은 매일 할 때 가장 효과적입니다. 아이젠하워 매트릭스 를 만들어 긴급성과 중요도에 따라 작업을 체계적으로 정리하세요. 이 우선순위 지정 기법을 사용하면 할당을 수행, 위임, 일정 수립, 삭제라는 네 가지 버킷으로 구분할 수 있습니다. 

2. 프로젝트와 마감일을 추적할 수 있는 시스템을 갖추세요

마감일을 지속적으로 준수하려면 계획이 필요하며, 어떤 업무가 예정되어 있는지, 얼마나 걸릴지 모르면 계획을 세우기 어렵습니다. 필요한 명확성을 확보하려면 모든 프로젝트와 마감일을 한 곳에서 정리하여 현재 진행 중인 작업, 예정된 작업, 팀이 각 결과물을 생산하는 데 걸리는 시간을 한눈에 확인할 수 있습니다. 

3. 마감일이 중요한지 확인하세요

마감일은 임의로 정해서는 안 됩니다. 대신, 팀원들이 특정 마감일을 선택한 이유를 이해해야 합니다. 그래야 팀원들이 업무를 제때 완료할 수 있는 충분한 배경 정보(및 동기 부여)를 가질 수 있습니다. 팀이 마감일이 실제가 아니라는 것을 알게 되면 마감일을 준수해야 한다는 압박이 줄어들고 시간이 지남에 따라 팀원들은 마감일을 완전히 무시하기 시작할 수 있습니다. 

마감일은 지켜야 할 실제 마감일이 없더라도 항상 목적이 있습니다. 또한, 매달 일정 수의 글을 작성하는 것과 같이 팀의 목표와 마일스톤 을 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 각 게시글을 제때 게시해야 한다는 외부 압력이 없더라도 마감일을 설정하면 팀이 자체 일정을 계획하고 일관되게 업무를 진행하는 데 도움이 됩니다. 

4. 현실적인 마감일을 설정합니다

마감일을 지속적으로 준수하려면 업무를 완료할 수 있는 충분한 시간을 확보해야 합니다. 마감일을 설정할 때 '계획 오류'의 희생양이 되기 쉽습니다. 계획 오류는 과거에 유사한 작업에 더 오래 걸렸다는 것을 알고 있더라도 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 과소평가하는 심리적 현상입니다. 경험에 기반하여 현실적인 마감일을 선택하는 대신, 우리는 ‘이번에는’ 상황이 달라지고 더 빠르게 일할 수 있다고 생각합니다. 

계획 오류를 피하기 위한 첫 번째 단계는 인식입니다. 계획 오류가 존재한다는 것을 안다면 계획 오류가 발생할 때 더 잘 인식할 수 있습니다. 또한, 필요하다고 생각하는 것보다 약간 더 많은 시간을 할애하는 것이 항상 좋습니다. 

5. 종속성 이해

프로젝트 종속성 은 다른 작업이 완료되어야 시작할 수 있는 의존 관계에 있는 작업을 말합니다. 예를 들어, 앱 개발자는 제품 디자인을 확정하기 전에 사용자 테스트를 수행해야 합니다. 한 작업이 시작되기 전에 다른 작업을 수행해야 하므로 첫 번째 작업이 지연되면 두 번째 작업도 뒤로 밀어야 합니다. 

프로젝트 타임라인을 계획할 때는 작업이 올바른 순서로 완료된 상태인지 확인할 수 있도록 종속성을 이해하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 병목 현상을 방지하고 업무를 일관되게 진행할 수 있습니다. 

6. 집중력을 높이기 위해 방해 요소를 제거하세요

오늘날의 빠르게 변화하는 업무 환경에서는 방해 요소가 예외라기보다는 일반적인 현상입니다. 이메일과 Slack과 같은 다양한 앱의 알림이 하루를 지배합니다. 실제로 절반이 넘는 근로자가 알림에 즉시 반응해야 한다고 느끼고 3분의 1 이상이 지속적인 알림에 압도당한다고 느낍니다. 

알림을 확인할 때마다 정신적 비용을 지불해야 하며, 중단 후 다시 모멘텀을 얻는 데 20분 이상 걸릴 수 있습니다. 즉, 한 시간 동안 Slack을 세 번 확인하면 중요한 업무를 수행하지 못할 수 있습니다. 

팀이 방해 요소를 줄이고 집중력을 높일 수 있도록 다음 기법을 사용해 보세요. 

• Slack 및 이메일과 같은 커뮤니케이션 앱에 방해 금지 모드를 사용하도록 팀을 격려하세요.

• 메시지나 소셜 미디어를 확인하고 싶은 유혹을 받지 않도록 휴대폰을 서랍이나 시야에서 벗어난 곳에 두세요. 연구에 따르면 휴대폰을 가까이에서 보는 것만으로도 집중력이 저하될 수 있습니다. 

• 캘린더 블록을 예약하여 흐름 상태와 집중된 업무를 장려하여 사람들이 응답이 느릴 수 있음을 알 수 있도록 하세요. 

• 앱과 툴을 업무 관리 플랫폼에 통합하여 컨텍스트 전환을 줄이세요. 

• 불필요한 미팅을 없애고 집중할 시간을 확보할 수 있도록 미팅 감사를 실시하세요. 

7. 시간 관리 전략을 활용하세요

마감일을 지키려면 시간을 관리할 수 있어야 합니다. 회원님 또는 팀원이 미루는 습관으로 어려움을 겪고 있다면 다음 시간 관리 전략 중 하나를 사용하여 작업에 집중하세요. 

• 포모도로 기법: 25분 작업 세션과 5분 휴식 시간을 계획합니다.

• 타임 블로킹: 하루의 모든 일과를 계획합니다. 

• 타임박싱: 일정 시간 내에 특정 작업을 완료하는 것을 목표로 하는 '타임박스'를 만듭니다. 

• 개구리를 먹어라: 다른 작업을 수행하기 전에 가장 어려운 작업을 먼저 처리하세요. 

• 파레토의 법칙: 시간 대비 수익을 극대화하기 위해 가장 영향력이 큰 작업에 집중하세요. 

• Getting Things Done(GTD) 방식: 해야 할 일을 한 곳에 모두 기록하여 정신적 에너지를 확보하고 업무의 우선순위를 지정할 수 있습니다. 

마감일을 놓쳤을 때 해야 할 일

마감일을 놓치는 일은 누구에게나 때때로 발생합니다. 자책하거나 비난하기보다는 팀원들이 다음 단계를 따르도록 권장하세요. 이를 통해 상황을 적극적으로 해결하고 이해관계자에게 미치는 영향을 최소화할 수 있습니다. 

1. 마감일을 놓칠 것 같으면 즉시 알리세요. 미리 알릴수록 좋습니다. 이렇게 하면 이해관계자가 지연에 맞게 타임라인을 조정할 수 있는 시간이 주어집니다. 

2. 무슨 일이 일어났는지 설명하세요. 마감일을 놓쳤을 때 설명을 제공하는 것은 괜찮지만, 비난하기보다는 해결책에 집중할 수 있도록 간략하게 작성하세요. 

3. 솔루션을 제공하세요. 마감일을 놓치는 불편함을 만회하기 위해 무엇을 제공할 수 있는지 생각해 보세요. 예를 들어, 지금까지 완료된 작업의 대략적인 버전을 제출하거나 더 세련된 결과물을 위해 마감일을 연장할 수 있습니다. 

4. 우선순위를 평가하고 새로운(현실적인) 마감일을 제안하세요. 자신이 담당하는 모든 일을 점검해 보세요. 진행 중인 다른 모든 작업을 고려할 때 언제 과제가 완료된 것으로 예상할 수 있나요? 새로운 마감일을 설정하면 마감일이 지난 작업에 대해 끊임없이 걱정하거나 최대한 빨리 완료하려고 서두르는 것과는 달리, 본인과 이해관계자가 앞으로 나아갈 방법을 계획하는 데 도움이 됩니다. 

5. 프로젝트 타임라인과 종속성을 업데이트합니다. 놓친 마감일이 더 큰 프로젝트의 일부인 경우, 다른 작업을 조정하여 모든 작업을 완료할 수 있는 충분한 시간이 있는지 확인하세요. 예를 들어, 누군가가 작업을 시작하기를 기다리고 있는 경우, 마감일을 놓치면 추가 시간이 필요할 수 있습니다. 

6. 자책하지 마세요. 누구나 가끔씩 마감일을 놓치는 경우가 있습니다. 중요한 것은 경험을 통해 배우고 다음번에는 접근 방식을 바꾸는 것입니다. 

마감일을 도구로 사용하기 

마감일은 적이 아니라 조직의 도구입니다. 명확하고 현실적인 마감일을 설정하면 팀의 업무를 관리하고 프로젝트가 원활하게 진행되도록 하는 데 도움이 됩니다. 이는 마감일이 삶에 스트레스를 더하는 것이 아니라 구조를 제공하고 모두가 동일한 정보를 파악할 수 있도록 해준다는 것을 의미합니다.