아이젠하워 매트릭스 템플릿

모든 일을 다 해낼 수 없을 때도 있습니다. 그래도 괜찮습니다. 성공적으로 일한다는 것은 할 일 목록의 모든 작업 하나하나를 처리한다는 것이 아니라 우선순위에 대한 것입니다. 올바른 우선순위 지정 기법을 활용하면 가장 중요한 작업을 먼저 처리하고 다른 작업의 일정은 나중으로 잡은 뒤 작업을 다른 사람에게 위임하고 나머지는 삭제할 수 있습니다. 이렇게 하면 중요한 일을 계속 처리하면서도 그 과정 중에 번아웃은 겪지 않기 때문에 일거양득입니다.

아이젠하워 매트릭스 템플릿을 사용하면 시간 관리가 간단해집니다. 이 템플릿은 매일, 매주 혹은 언제든 할 일 목록을 원하는 대로 관리할 수 없을 때 사용할 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스란 무엇인가요?

아이젠하워 매트릭스는 긴급성과 중요도에 따라 작업을 체계적으로 정리하는 데 도움이 되는 우선순위 지정 도구입니다. 아이젠하워 매트릭스는 작업이 다음과 같은 우선순위 매트릭스의 사분면 중 어디에 속하는지에 따라 취해야 할 특정 실행 사항이 무엇인지 알려줍니다.

• 긴급하고 중요함: 수행

• 긴급하나 중요하지 않음: 위임

• 긴급하지 않으나 중요함: 일정 수립

• 긴급하지 않고 중요하지 않음: 삭제

할 일 목록이 버겁게 느껴질 때, 아이젠하워 매트릭스는 제일 먼저 착수해야 할 작업이 무엇이며 나머지 작업은 어떻게 분류하고 완료해야 하는지 보여줍니다.

아이젠하워 매트릭스 템플릿이란 무엇인가요?

아이젠하워 매트릭스 템플릿은 재사용 가능한 가이드로, 언제든 작업 목록의 우선순위를 지정해야 할 때마다 빠르게 아이젠하워 매트릭스를 만들 수 있게 해줍니다. 매일 아침이나 매주 초에 매트릭스를 만들고 싶다면 템플릿을 복사하고, 작업을 추가하고, 우선순위 지정을 시작하기만 하면 됩니다. 이처럼 미리 만들어진 템플릿을 갖추면 매번 아이젠하워 매트릭스를 반복해서 설정하느라 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 공란에 정보를 기입하고 사전에 정의된 워크플로를 따라 각 작업의 우선순위를 정하기만 하면 됩니다.

디지털 아이젠하워 매트릭스 템플릿의 이점

아이젠하워 매트릭스는 작업 관리를 단순화하기 위한 것으로, 할 일을 더 많이 만들기 위한 것이 아닙니다. 하지만 다행히도 디지털 형식의 매트릭스를 만들면 스프레드시트를 만지작거리거나 매번 작업 목록을 수동으로 복사하지 않아도 됩니다. 작업을 매트릭스에 추가하고, 긴급성과 중요도를 선택하고, 적절한 섹션에 끌어서 놓기만 하면 됩니다. 나중에 우선순위가 변경되면 전체 내용을 다시 복사할 필요 없이 매트릭스를 쉽게 실시간으로 업데이트할 수 있습니다.

디지털 아이젠하워 매트릭스 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

• 사전에 정의된 우선순위 지정 프로세스를 따름으로써 의사 결정을 단순화할 수 있습니다.

• 할 일 목록을 매번 다시 복사하는 대신 작업을 빠르게 아이젠하워 매트릭스 템플릿에 추가할 수 있습니다.

• 각 작업의 단일 정보 소스를 확인할 수 있습니다. 매트릭스 내의 할 일 목록은 사본이 아니라 작업 목록과 매트릭스에 동시에 존재합니다. 

• 각 작업에 배경 정보, 문서, 이미지나 동영상을 추가할 수 있습니다. 

• 프로젝트 이해관계자와 매트릭스를 공유하여 업무의 우선순위를 지정하는 방식을 보여줄 수 있습니다.

• 위임하거나 나중으로 일정을 미룬 작업의 마감일을 설정할 수 있습니다. 

• 작업을 매트릭스의 여러 섹션에 끌어서 놓을 수 있습니다.

• 나중에 우선순위가 변경되더라도 쉽게 매트릭스를 업데이트할 수 있습니다. 

디지털 아이젠하워 매트릭스 템플릿을 생성하는 방법

아이젠하워 매트릭스 템플릿은 가장 기본적으로 각 작업에 대해 다음 정보를 추적하는 공간이 있어야 합니다.

• 긴급성: 긴급 또는 긴급하지 않음

• 중요도: 중요 또는 중요하지 않음

• 권장되는 실행 사항: 수행, 위임, 일정 수립, 삭제

이렇게 하는 가장 좋은 방법은 템플릿에 사용자 지정 태그 2가지인 긴급성 태그와 중요도 태그를 추가하는 것입니다. 이렇게 하면 각 작업의 긴급성과 중요도를 빠르게 선택하고 확인할 수 있습니다. 그런 다음, 템플릿에 각각의 권장되는 실행 사항인 수행, 위임, 일정 수립 또는 삭제를 위한 섹션을 생성합니다. 각 작업의 긴급성과 중요도를 선택하고 나면 이를 적절한 섹션에 끌어서 놓습니다.

포함된 기능

• 여러 프로젝트에 작업 추가하기: 업무는 본질적으로 부서 간 협력이 필요합니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력해야 합니다. 그러나 만약 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에서 작업을 수월하게 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 작업을 줄이고 팀 간의 가시성을 높일 뿐만 아니라 작업을 배경 정보와 함께 확인하고, 누가 무엇을 수행하고 있는지 파악하고, 팀과 작업의 연결성을 유지할 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 시작일: 할 일의 마감일뿐만 아니라 시작일도 알아야 할 경우가 있습니다. 시작 시간과 시작일을 사용하면 팀원은 각 작업이 완료되기까지 소요되는 시간을 명확히 파악할 수 있습니다. 시작일을 사용하여 업무를 계획, 추적, 관리하여 팀의 목표를 조율하고 종속 관계에 있는 작업이 누락되는 일을 방지하세요.

추천 앱

• Gmail: Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 받은편지함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail의 부가기능을 사용해 보세요. Gmail 받은편지함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다.

• Outlook: 에이전시 업무를 검토하거나 파트너에게 디자인 애셋을 요청하는 것과 같이 대응이 필요한 작업을 이메일로 수신하면 Outlook에서 바로 이에 대한 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. 이후 이와 같은 신규 작업을 자신이나 팀원에게 배정하고, 마감일을 설정하고, 프로젝트에 추가하여 다른 관련 업무와 연결할 수 있습니다.

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스 템플릿을 사용하는 방법

템플릿을 생성하고 나면 사용하는 것은 간단합니다. 사용 방법은 다음과 같습니다.

1. 아이젠하워 매트릭스 템플릿을 복제합니다.

2. 할 일 목록의 각 작업을 템플릿에 추가합니다.

3. 각 작업의 긴급성과 중요도를 선택합니다. 긴급한 작업과 중요한 작업을 어떻게 구별해야 할지 잘 모르겠다면 Asana의 아이젠하워 매트릭스 관련 기사를 확인하세요. 

4. 각 작업을 해당하는 섹션(수행, 위임, 일정 수립 또는 삭제)에 끌어서 놓습니다. 

5. 선택한 실행 사항에 따라 각 작업의 마감일과 담당자를 업데이트합니다. 

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