저희에게는 이것이 연결을 유지해주는 것입니다. 이를 통해 진행되는 상황을 명확하게 파악할 수 있으며, 성장하고 제어할 수 있습니다. 이전에는 2~3명이 200~300개의 청구서를 처리했지만, 이제는 한 사람이 600개의 청구서를 처리합니다. 인원은 1명만 필요합니다. 더 잘할 수 있을 뿐만 아니라 이제 훨씬 더 많은 일을 할 수 있습니다.

Peter Cheok, 상무 이사

운영팀을 위한 Asana

복잡한 서비스를 대규모로 조율

OneO2Plants의 운영 팀은 싱가포르의 기업, 접객업, 소매업 고객을 위해 식물 대여 계약, 유지보수 일정, 조경 설치, 이벤트 녹화, 벤더 관리 등 복잡한 다중 이해관계자 프로젝트를 조율합니다. 이 팀은 반복되는 서비스 계약, 프로젝트 기반 설치, 그리고 중소기업 및 해외 공급업체를 포함하여 600개 이상의 월별 벤더로부터의 조달을 관리합니다. 그들의 업무는 고객 만족도, 서비스 품질, 비즈니스 마진에 직접적인 영향을 미칩니다. 특히 F1 싱가포르 그랑프리 파트너십과 같은 주목받는 계약의 경우 더욱 그렇습니다.

실행을 간소화하고 조율을 개선하기 위해 OneO2Plants는 Asana에서 운영을 중앙 집중화했습니다. 이제 팀은 모든 업무에 대해 명확한 소유권과 실시간 가시성을 확보한 상태에서 한곳에서 동시 진행 프로젝트, 공급업체 워크플로, 반복되는 서비스 제공을 관리합니다.

중앙 집중식 프로젝트 관리로 가시성 및 조율 수준 향상

• 교차 기능 조경 프로젝트는 초기 컨설팅부터 설치 및 지속적인 유지 보수에 이르기까지 Asana에서 관리되며, 모든 계약에 대한 명확한 엔드투엔드 보기를 제공합니다.

• 모든 이해관계자가 타임라인, 종속성, 결과물을 확인할 수 있어 팀 간 조정이 개선됩니다

• 모든 업무를 한 곳에서 파악할 수 있는 Asana는 운영을 위한 단일 정보 소스의 역할을 하여 비즈니스 규모가 확장됨에 따라 리더십이 통제력과 가시성을 유지할 수 있도록 합니다. 

구조화된 수신으로 임시 조정을 대체

• Asana 양식은 팀 간 요청 제출 방식을 표준화하여 적절한 맥락을 사전에 파악함으로써 업무가 더 신속하고 일관되게 진행될 수 있도록 합니다.

• 제출된 양식은 규칙 기반 워크플로를 통해 적절한 소유자에게 작업을 자동으로 전달하므로 수동 인계 절차가 필요하지 않습니다.

• 모든 문서가 한 곳에 보관되므로 업무량이 증가하더라도 요청을 손쉽게 검증하고, 검토하고, 승인할 수 있습니다.

인력 추가 없이 작업 수용량 확장

• 동시 진행 프로젝트, 유지 보수 계약, 설치 전반에 걸친 인력 배분은 Asana에서 중앙 집중식으로 관리되어 실시간 가시성을 확보하여 계획하고 조정할 수 있습니다.

• 포트폴리오 수준의 가시성을 통해 시즌별 피크에 대비하여 선제적으로 계획을 세우고 적절한 시기에 적절한 리소스를 확보할 수 있습니다.

• Asana에서 모든 업무를 포착하고 배정하면 매니저는 대응적으로 인력을 채용할 필요 없이 업무량을 재조정하고, 병목 현상을 조기에 식별하고, 서비스 품질을 유지할 수 있습니다.