リクエストを整理して、期限内の対応を確実に

Asana のリクエスト管理ワークフローテンプレートを使えば、仕事リクエストを受け付けたときに、チームは一元管理された場所で簡単にリクエストを管理できます。 すべてのリクエストは、同じ受け付けシステムを経由します。 要対応事項、各タスクの担当者、各アイテムの進捗状況を確認できます。 オートメーションと AI のサポートにより、リクエストを手動で分類するのではなく、価値の高い仕事により多くの時間を費やすことができます。

• 既製の追跡ワークフローを使って各リクエストを収集しましょう。

  リクエストフォームと送信 ID が組み込まれているため、標準化されたリクエスト管理プロセスを実現できます。また、チーム内でのみ共有されるコメント機能により、社内の話し合いを非公開にし、次のステップを調整するための一元的な場所を提供します。

• 誰の仕事も増やすことなく、リクエストにすばやく対応できます。

  AI が各リクエストに自動的に名前を付け、不足している情報をリクエストしたユーザーに促し、返信の下書きを作成するため、チームは詳細を追跡する時間を減らし、行動を起こす時間を増やせます。

• カスタムステータスを使って、すべてのリクエストを整理しましょう。

  カスタムステータスタイプを使用すると、チームはリクエストを分類し、受け付けから完了までの進捗を追跡できます。

• 締め切りや次のステップを忘れることはありません。

  リクエストタイプに基づいて期日を自動的に割り当てるルールを使えば、手作業を減らして仕事量やタイムラインを管理できます。

• 進捗とパフォーマンスを 1 か所でモニタリングできます。

  パフォーマンスダッシュボードには、リクエストの数、所要時間、傾向が表示され、ワークフローにおけるリクエストの進捗状況をリアルタイムで確認できます。

リクエスト管理テンプレートを使用すると便利な場面

リクエスト管理テンプレートは、社内のチームやクライアント、関係者からの継続的なリクエストを管理するのに役立ちます。 リクエスト元は重要な情報を事前に共有するため、レビュー担当者は次のアクションや各リクエストの優先順位を決定できます。 テンプレートを使用すると、設備リクエスト、業務タスク、IT サポート、ソーシャルメディアアセットの作成、新しいチームメンバーのオンボーディング、新規プロジェクトなど、あらゆるリクエストを確実に追跡できます。

Asana の仕事リクエスト用テンプレートを使うと、次のことができます。

• 1 日にわたって受け付けられるプロジェクトリクエストの管理方法を合理化できます。

• メールやチャット、スプレッドシートの代わりに、すべてを 1 か所で行えるオールインワンの仕事の受け付けプロセスを活用できる。

• 仕事の割り当てとスケジュール、タスクの依存関係の設定、リソースの割り当て、各仕事リクエストのライフサイクルを通じた進捗の管理を行う。

さまざまな業界のチームが、仕事リクエストフォームのテンプレートを活用して、進行中のリクエストに対応し、高品質な仕事を遅延なく提供しています。

仕事リクエストの管理テンプレートの使い方

Asana のリクエスト管理テンプレートを使えば、仕事リクエストの収集、確認、管理を 1 か所で簡単に行えます。 各リクエストを整理し、レビュー、トリアージ、実行、承認リクエスト、レポート作成までをサポートするチームメイトのような役割を果たします。

フォームを使ってリクエストを収集します

仕事リクエストフォームやプロジェクト受け付けフォームを使用して、連絡先情報、概要、各リクエストに必要な情報を収集します。 各リクエストには一意の ID が割り当てられるため、チームはアイテムを追跡したり参照したりできます。 施設の修理リクエストが送信されると、フォームに場所の詳細が記録されるため、チームは作業を開始すべき場所を正確に把握できます。

AI でリクエストの内容を確認して適格性を判断

AI は、受信した各リクエストに名前を付け、不足している情報を特定し、返信の下書きを作成して、受け付けのスピードを上げます。 AI アシスタントが手作業による分類を減らし、チームが正しい順序でリクエストを処理できるようにします。 リクエスト元が必須フィールドを入力し忘れた場合、AI は作業を開始する前にフォローアップの質問をすることができます。

リクエストをステータス別に整理する

ステータスフィールドを使用して、アイテムを新規、進行中、保留中、完了などのステージに分類します。 カスタムステータスタイプを使用すると、チームは要注意の項目や進捗状況を確認できます。 マーケティングリクエストが承認待ちの場合、ステータスには承認プロセスの正確な状況が表示されます。

リクエストの期日を自動設定

リクエストタイプに基づいて期日を設定するルールを割り当てます。 オートメーションと優先順位付けにより、チーム間の作業をスケジュールどおりに進め、遅延を防ぎます。 サービスリクエストに常に 3 日間の所要時間が必要な場合、ルールによって期日が即座に追加されます。

ダッシュボードで進捗を確認します

パフォーマンスダッシュボードを使用して、リクエストの量、完了の傾向、ボトルネックを確認します。 これらの指標は、チームが仕事の進捗や、受け付けプロセスのフローを最適化すべきポイントを理解するのに役立ちます。 デザインリクエストの月間急増が見られる場合、ダッシュボードを使用するとパターンを簡単に見つけることができます。

Asana のリクエスト管理テンプレートを使用すると、チームは 1 か所で仕事のリクエストを収集、確認、完了できます。 リクエストを整理し、次のステップを促し、ワークフローを通じてリクエストを進めるチームメイトのように機能します。 リクエストに名前を付けたり、不足している詳細を収集したりするタスクは AI によって処理され、ルールによって手動での更新を必要とせずに仕事を進められます。 ダッシュボードには作業量とスケジュールが表示されるため、チームは各ステージの進捗を把握できます。

Asana AI を活用して、リクエスト追跡のワークフローを管理する方法を変革しましょう。

• AI で仕事リクエストの内容を確認します。 AI が各リクエストをレビューし、プロジェクト提案のスコープ、タイムライン、次のステップを把握するのに役立ちます。

• 各リクエストの AI による自動命名。 AI が各リクエストを読み取り、一意のプロジェクト名を生成するため、リストを簡単に確認できます。

• 不足情報に対する AI のフォローアップ。 AI は、重要な情報が不足している場合にフォローアップメッセージを送信します。

• AI による返信の下書き作成。 AI は、リクエストフォームの詳細とステータスに基づいて返信を提案します。 数回クリックするだけで、各メッセージを確認、カスタマイズ、送信できます。