オンライン会議とは？ ツール比較・選び方からマナー、効率化のコツまで解説

オンライン会議とは？ Web会議・テレビ会議との違い

オンライン会議とは、パソコンやスマートフォンとインターネット環境があれば、離れた場所にいる相手とビデオ通話や音声通話で会議ができる仕組みのことです。

「web会議」もほぼ同じ意味で使われる言葉で、ビデオ会議、オンライン商談、ウェビナーなど、幅広い用途に対応する web会議システムを指す場合もあります。

一方で「テレビ会議」は、専用の回線や機器を使って会議室同士をつなぐ方式を指します。テレビ会議システムは高画質・高音質で大人数の会議に強い反面、導入コストがかかります。

これに対しオンライン会議は、専用機器がなくても手軽に始められる点が大きな違いです。

オンライン会議が普及した背景

オンライン会議が急速に普及した背景には、テレワークやリモートワークの浸透があります。働き方改革の推進により、場所にとらわれない働き方を選ぶ企業が増え、社内会議だけでなく、オンライン商談や採用面接、ウェビナーといった社外向けのコミュニケーションにもオンライン会議が使われるようになりました。

移動時間や交通費を削減できることに加え、録画機能を使えば会議に参加できなかったメンバーも後から内容を確認できるため、業務効率化の手段としても定着しています。

オンライン会議ツールの比較

オンライン会議ツールにはそれぞれ特徴があり、目的や組織の規模によって選ぶべきものが変わります。代表的な 4 つのツールを比較すると、以下のようになります。

Zoom

Zoom は個人利用から大規模なビジネスまで幅広く対応できる web会議システムです。無料プランでも複数人が同時に接続でき、有料プランでは録画機能やセキュリティ機能が強化されます。会議専用の端末を使う Zoom Rooms や、通常のミーティング機能である Zoom Meetings など、用途別のサービスが用意されているのも特徴です。

Microsoft Teams

Microsoft Teams は Microsoft 365 との連携が強みのビデオ会議ツールです。Outlook のカレンダーと連携した会議の設定や、会議中の資料共有、ファイル共有がスムーズに行えます。セキュリティ機能が強化されていることから、企業や官公庁でも多く採用されています。

Google Meet

Google Meet は Google Workspace の一部として提供されているオンライン会議ツールです。Google アカウントがあればすぐに使い始められ、Gmail や Google カレンダーとの連携により、インストール不要でブラウザからすぐに会議に参加できる手軽さが特徴です。

Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetings は、エンドツーエンド暗号化に対応するなど、セキュリティを重視する組織向けの機能が充実したビデオ通話ツールです。文字起こし機能や翻訳機能を備えたプランもあり、グローバルな会議にも対応しています。

これらのツールに共通する機能としては、画面共有、ホワイトボード、チャット機能、待機室、クラウドストレージとの連携などが挙げられます。会議資料の共有方法や録画データの保存先は、ツールによって異なるため、自社の利用シーンに合わせて比較検討することが重要です。

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オンライン会議ツールの選び方

どのツールが向いているかは、何を優先するかによって変わります。代表的な 3 つの軸で整理すると、選定の判断がしやすくなります。

コストを重視する場合

Zoom、Google Meet、Microsoft Teams は、いずれも無料プランで基本的な機能を利用できます。人数や時間の制限を確認したうえで、録画機能やセキュリティ強化が必要になった時点で有料プランへの切り替えを検討するとよいでしょう。

セキュリティを重視する場合

機密情報を扱う会議が多い場合は、エンドツーエンド暗号化に対応する Cisco Webex Meetings や、管理者機能が充実した Microsoft Teams が候補になります。アクセス制限や多要素認証の有無も、あわせて確認しておきたいポイントです。

サポート体制を重視する場合

社内の IT リテラシーにばらつきがある場合、操作のわかりやすさに加えて、トラブル時のサポート体制も選定基準になります。Microsoft Teams や Google Meet は、それぞれ Outlook や Gmail といった普段使っているツールとの連携により、会議資料の共有や日程調整でつまずきにくい点も強みです。

オンライン会議に必要な機材と周辺機器

オンライン会議を快適に行うためには、いくつかの周辺機器を揃えておくと安心です。

• マイクとヘッドセット: 周囲の雑音を拾いにくく、相手に声が聞き取りやすくなります

• Webカメラ: パソコン内蔵カメラでも参加は可能ですが、画質を重視する場合は外付けタイプがおすすめです

• スピーカー: ヘッドセットを使わない場合は、ハウリングが起きにくい製品を選ぶと安心です

なお、スマートフォンからでも多くのツールに参加できるため、外出先からオンライン会議に加わる場面も増えています。

オンライン会議の基本マナー

オンライン会議ならではのマナーを押さえておくと、参加者同士のコミュニケーションが円滑になります。

• 発言のタイミング: 発言が被りやすいため、発言前にひと呼吸置く、チャット機能を使って挙手の意思を示すといった工夫が有効です

• 資料共有: 事前に共有する資料を整理しておくと、画面共有の場面でも会議がスムーズに進みます

• 見た目とセキュリティ: 自宅や社外から参加する場合は、バーチャル背景を活用したり、待機室の機能で参加者を確認してから会議を始めたりすると安心です

オンライン会議を効率化するコツ

オンライン会議ツールを導入しても、会議そのものが効率化されるとは限りません。「話しただけで終わってしまう」「誰が何をやるか曖昧なまま会議が終わる」といった課題は、ツール選びだけでは解決しにくいものです。

アジェンダを事前に共有する

会議を効率化する第一歩は、事前にアジェンダ (議題) を共有しておくことです。会議の議題テンプレートを使えば、議論するトピックや時間配分、担当者をあらかじめ整理でき、参加者全員が同じ認識で会議に臨めます。

決定事項をその場でタスク化する

さらに重要なのは、会議中に生まれた決定事項やアクションアイテムを、その場でタスク化することです。Asana では、効果的な会議の議題の作り方にあるとおり、アジェンダとメモ、決定事項を 1 つの共有ワークスペースにまとめられます。会議で決まったことをそのままタスクとして担当者に割り当てられるため、「決めたはずなのに誰も動いていない」という状態を防げます。

会議の種類によってテンプレートを使い分けるのもおすすめです。

• 上司と部下が 1 対 1 で行う1 on 1 ミーティングテンプレート

• 部署全体で行う全社会議のテンプレート

• 外部を招くイベント向けのカンファレンスのアジェンダテンプレート

目的に応じたフォーマットを使うことで、毎回議題をゼロから作る手間を省けます。

役割ごとのメリット

チームメンバーにとっては、いつ発言すべきかが議題で明確になります。プロジェクトマネージャーにとっては、複数の会議の議題管理とフォローアップの手間が減ります。

エグゼクティブにとっては、個々の会議の効率化にとどまらず、組織全体の会議文化を見直すきっかけにもなります。会議で決まったことが確実にタスクとして実行されているかを、会議のユースケースページから部署をまたいで把握できるため、「決めた会議」と「実行された仕事」のつながりが可視化されます。どのチームがどれだけの時間を会議に費やし、そこからどれだけのタスクが実際に完了しているかを追えるようになれば、闇雲に会議を減らすのではなく、成果につながっていない会議から見直すという、データに基づいた改善が可能になります。

普段使うツールと連携する

普段使っているオンライン会議ツールと連携できる点も、Asana の特徴です。

• Zoom との連携: カレンダー上の Zoom ミーティングを Asana タスクにリンクしたり、会議中に Zoom の画面から直接タスクを作成したりできます。会議終了後は文字起こしや録画を Asana に取り込んで振り返ることも可能です

• Microsoft Teams との連携: Teams のチャットや会議に Asana のタブを追加でき、参加者全員がミーティング中にタスクを作成、確認できます。Teams チャネル内でタスクの進捗状況を把握することもできます

• Webex との連携: Webex のスペース上で Asana のタスクを作成、検索、更新でき、タスクの動きをその場で通知として受け取れます

普段のツールを切り替えることなく、会議の議論をそのままタスクにつなげられる点が、会議の効率化、ひいては業務の効率化につながります。

実際に、ビデオ会議大手の Zoom 社自身も社内の業務管理に Asana を導入しており、Zoom のケーススタディでは、テンプレートやフォーム、ポートフォリオといった機能の活用によって年間 667 日分の作業時間を削減したと紹介されています。会議中に Zoom の画面から Asana タスクへメモを残す使い方も、その一例です。

会議の生産性を高めたい場合は、Asana の製品ページから機能の詳細を確認するか、無料トライアルでアジェンダ管理からタスク化までの流れを実際に試してみることをおすすめします。

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まとめ

オンライン会議は、テレワークやリモートワークの普及とともに、社内外のコミュニケーションツールとして欠かせないものになりました。Zoom や Microsoft Teams、Google Meet、Cisco Webex Meetings など、それぞれ特徴の異なるツールの中から自社に合ったものを選ぶことが、まず大切な第一歩です。

そのうえで、マイクやヘッドセットなどの機材を整え、基本的なマナーを押さえることが、快適なオンライン会議の土台になります。

そのうえで会議そのものを効率化するには、アジェンダの事前共有と、決定事項を確実にタスク化する仕組みが重要です。Asana のようなワークマネジメントツールを併用することで、会議が「話して終わり」にならず、成果につながる時間に変えられます。

よくある質問

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