Zoom は Asana を利用することで、年間 133 週分の労働時間を短縮しています

新型コロナウイルス (COVID-19) のパンデミックが始まったとき、企業から首相まで、さまざまな人々が Zoom のアカウントを作成しました。Zoom は、何百万もの企業や友人、家族をビデオ、音声、チャット、コンテンツ共有ツールでつなぐ大手コミュニケーション会社です。特に企業にとっては、顧客と直接会うことができない場合や、チームが物理的に同じオフィスで仕事ができない場合に、ビデオ会議が主役となります。

2020年 1月に従業員数が 2400 人強だった Zoom は、2021年 6月時点で世界中に 5700 人以上を抱えるまでに成長しました。その中で、すべてをつないでいるのは、ビジネスサービスと IT 部門です。テクノロジープログラムマネジメント部門でシニアマネージャーを務める Gregory Daniels 氏は、IT プロジェクトやプログラムの管理を担当するチームを率いており、Zoom の Okta 導入や会社規模の「Bring Your Own Device」プログラムなど、システムの変更や導入を監督しています。これらのグローバルな取り組みは、数百万ドル規模の予算で行われ、会社のすべての人に影響を与えます。

Greg 氏は、Zoom のプロジェクト管理文化の発展にも尽力してきましたが、入社当時、チームはスプレッドシート、メール、業務管理プラットフォームが混在する中で、共同作業に苦労していました。さまざまな種類のツールを使うことで、次のような問題が発生していたのです。

• エンジニアや開発チームは Jira を使用していたが、マーケティングやセールスチームは Jira を使用しておらず、今後リリースされる機能の見える化が困難だった。

• チームによっては、あらゆる方向から仕事の依頼があり、プロジェクトのスコープや優先順位を決めることが困難だった。

• 経営陣へのステータス更新はスライド資料で行われ、チームが手動で更新するという面倒な作業が行われていた。

Zoom の従業員は、会社の規模拡大に伴い、より効果的なコミュニケーション手段を必要としていました。

Zoom の成長に伴い、仕事の優先順位付けやビジネス上の意思決定を行うために、すべての作業を標準化したいと考えました。私たちは、可視性、説明責任、仕事の進め方の一貫性、そしてチーム間の知識共有を必要としていました。”

技術チームとビジネスチームの橋渡し役

Greg 氏と IT 部門の同僚たちは、ワークマネジメントプラットフォームの評価を始めました。最優先事項は、Zoom の技術チームとビジネスチームを統合し、リリース直前の慌ただしさをなくすことでした。また、Jira との連携が可能で、部門ごとに異なるワークフローに対応できる柔軟性を備えたプラットフォームが必要だったのです。

IT 部門の助けを借りずに、従業員が Asana を使い始められることも重要でした。実際、Zoom では数百人の社員がすでに個人的に Asana を使っていました。これに加えて、柔軟性、ネイティブな Jira との連携、市場をリードする地位などが評価され、IT チームは Asana を Zoom の標準プラットフォームとして選択したのです。

Asana がワークマネジメントのマーケットリーダーであることは明らかであったので、ビジネス関係を持ちたいと思いました。”

ロールアウト: Zoom 流のプロジェクト管理方法を教える

IT 部門は当初、5 つの部門に Asana を導入しました。マネージャーがプロジェクトをプラットフォームに取り込むと、チームメイトもそれに続きました。簡単に共有できる一つのリンクから、必要なものをすべて含む Asana のプロジェクトにアクセスできるという、仕事の一元化に価値を見出したグループが続々と増えていきました。また、IT 部門は、月例のビジネスレビューを Asana に移行することで、経営陣の賛同を得ることができたのです。

Greg 氏は「Asana を公式に導入した途端、ワークマネジメントツールへの要望が高まっていき、時間の経過とともに多くの人が利用するようになりました」と語っています。Zoom の Asana での作業による時間短縮効果は、導入が進むにつれ、前年比で 200% 増加しました。

Greg 氏のチームは Asana の導入をきっかけに、一般的な組織運営のスキルや、「Zoom 流」で仕事を片付ける方法を教え始めました。「Asana は、新しいプロジェクト管理方法を学べる教室のようなものです。私たちは Asana を使って、基本的なプロジェクト管理のスキルや、結果を出すために反復可能でスケールアップが可能な働き方をする方法を教えています」と Greg 氏は言います。

現在、Zoom では各部門に数名の Asana エキスパートを配置し、新入社員にそのグループのワークフローをトレーニングしています。そして、Greg 氏のチームは追加トレーニングや複雑なプロジェクト設計に対応しており、ポートフォリオの構成やプロジェクトの標準化の例として、セキュリティチームの Asana セットアップを紹介することもあります。

技術チームと非技術チームが Asana で連携する方法

Zoom の各部門では、Asana を信頼できる情報源として使用しています。

エンジニアリングチームとビジネスチームの連携: エンジニアリングチームは、日々のタスクを Asana と同期した Jira で管理しているため、リリースのたびにマーケティングチームに報告する必要がありません。「このシステムのおかげで、私たちは完全に混乱から解放されました」と Greg 氏は語っています。

マーケティングチーム: グローバルに展開するマーケティングチームは、キャンペーンやイベントの企画に加え、Zoom 社内の他のチームから送られてくるリクエストの管理にも Asana を使用しています。

ビジネスサービスと IT チーム: IT 部門では、90% 以上の参加率を達成した「Bring Your Own Device」プログラムなど、グローバルなロールアウトやシステム変更の際に Asana を使用しています。「Asana はチェンジマネジメントを容易にしてくれました」と Greg 氏は語ります。「Asana を導入したことで、Zoom 社員がプログラムを理解するのに役立つ、細かいサブタスクをすべて記録できるようになりました。スプレッドシートでは、あまりにもやることが多すぎて、効果的ではありませんでした。」

セキュリティチーム: セキュリティチームは Asana を使って、プロジェクトをリアルタイムに更新し、誰もがそのステータスを確認できるようにしています。これは、チームが、最大 20 人のコラボレーターや多くの関係者が関わることもある、大規模な技術的実装や企業規模のロールアウトを行う際には不可欠なことです。チームでは、大規模で継続的な取り組みを整理するためにポートフォーリオを使用し、その中のプロジェクトにはネストされたポートフォリオを使用しています。

組織としてこれほど速く動いているときに重要なのは、全員が共通認識を持ち、チームの責任を明確にする一元化されたツールを使うことです。”

チームは Asana の標準的な機能を利用していますが、それぞれのプロセスに合わせて柔軟に使い方を変えています。

プロジェクトは信頼できる情報源であり、プロジェクトの概要を見れば、目標、スコープ、時間、コストに関する背景情報がわかります。これにより、プロジェクトマネージャーに尋ねる必要がなくなります。

ポートフォリオでは、プロジェクトをプログラムごとにグループ化し、チームの作業量やキャパシティを明確にします。これにより、マネージャーはステータスを 1 か所で確認することができるようになります。

Jira Cloud などの連携機能は、技術チームとビジネスチームをつなげます。Zoom と Asana の連携を利用すると、会議の出席者は、Zoom 会議中に Asana タスクにメモをとることができるようになります。Zapier との連携は、ワークフローのステップを自動化するのに役立ち、Google ドライブとの連携では、ファイルを属するプロジェクトに結びつけることができます。

フォームは、チームが社内から受け取るリクエストを一か所に集めるのに役立ちます。たとえば、セールスオペレーションサポートのコンテンツ作成チームは、標準の Asana フォームを使ってすべての情報を前もって収集しています。Greg 氏は「初日からプロセスを徹底しました。フォームのリンクを共有し、セキュアなリクエストを受け取り、スコープを設定し、締め切りの見積もりを提示するのです」と語っています。

Asana のフォームのフィールドを変更することで、プロセスをすばやく反復することができます。Zoom の従業員は毎月 900 回近くフォームを提出しており、効率化によって年間 335 日分の業務を削減しています。

テンプレートは、新しいプロジェクトの出発点となる機能で、時間を節約し、ステップを忘れないようにするのに役立ちます。Greg 氏は「Asana のテンプレートを使っていると、1 時間かけて計画したプロジェクトが、15 分、20 分と短くなります。1 時間かかっていたキックオフミーティングも半分で済みます。時間の節約は相当なものです」と言います。

Zoom は年間 667 日分の作業時間を節約

現在、Zoom はフォーム、コメント、テンプレートなどの Asana の機能を利用することで、年間で推定 667 日の作業日を節約しています。これは、通常の一週間 40 時間勤務の 2 年分以上に相当します。

一部のチームでは、手動でスライド資料を使った経営陣へのステータス更新を行うのをやめ、代わりにポートフォリオを使用して、リーダーたちがすべての取り組みの全体像をしっかりと俯瞰して把握できるようにしています。また、似たようなプロジェクトに取り組んでいるグループを簡単に見つけることができるので、業務を集約して労力を集中することができます。

「仕事の解剖学」インデックスによると、このような重複作業は一般的であり、ナレッジワーカーは 13% の時間を誰かがすでに完了した仕事に費やしているとのことです。この問題は、従業員が複数のアプリを使って仕事を進めている場合に発生しやすくなります。しかし Zoom では、プロジェクトを一元管理することで、余分な作業を見つけています。

すべてのスケジュール、タスク、コミュニケーションを 1 つの場所で管理できれば、リモートチームのコラボレーションが容易になります。

整理と規律が企業のスケールアップに役立つ

Zoom のプロジェクト管理能力が成長を続けるにつれ、Greg 氏のチームのようなグループが社内に増えてきました。彼らは Zoom 流の仕事の進め方を主導し、革新し続けており、誰もが迅速にスケールアップして仕事をこなせる職場環境づくりをサポートしています。

Zoom の製品が同僚や恋人、さらには首相との距離を縮めるように、従業員たちが Asana で連携して仕事をすることで、Zoom のチーム間の距離も縮んでいます。

スケールアップで必要なのは、プロジェクトマネージャーが門番とならずに、個人が Asana を使える職場環境を提供することです。私たちは、従業員たちが自分のプロジェクトを作成できるように、十分なガイドラインを設けて、非常に柔軟にプロジェクトを進めていきたいと考えています。”