「初期段階で順調に事業を進めている企業、特に製品と市場の適合性を確立した企業の多くは、堅実な基盤を築いていません」と、韓国の美容製品に着想を得た新ブランド、Panacea Skincareの創業者である Terry Lee 氏は言います。「そのため、コミュニケーションであれ、チーム内の足並みの揃えであれ、物事が崩れ始めるのです。」
根っからの起業家である Terry 氏は、この事実をよく理解しています。
Panacea を創業する前、Terry 氏は MeUndies の最高執行責任者（COO）を務めていました。同社では、Terry 氏が 7 番目の従業員（現在の従業員数は 100 人以上）であり、年間収益を 500 万ドルから 5,000 万ドルへと増やすことに貢献しました。 この急速な成長を推進した主な要素は何だったのでしょうか？ 組織構造、チームの足並みの揃い、効果的なコミュニケーションです。
現在、Panacea で新たな道を歩む Terry 氏は、企業を育ててきた過去の経験から、成功するためには革新的なアイデアや製品と市場の適合性以上のものが必要であることを理解しています。 Terry 氏が最初に頼るツールは何でしょうか？ Asana です。
「会社を立ち上げるときは、やることが山のようにあり、時間、お金、人材などのリソースは限られています」と Terry 氏は言います。 「さまざまな役割を兼任しているため、すべてを効果的に管理する方法が必要です。」
Asana を使用することで、Panacea はすべての仕事を整理し、事業のあらゆるプロセスを管理し、足並みを揃えることができ、その結果、迅速に行動し、成長し、成功裏に事業を拡大できます。 さらに、Panacea に対する野心的なビジョンを持つ Terry 氏は、社内の体制を整えるのに役立つとわかっている多くのアプローチを導入しており、最初から成功への土台を整えることができています。
以下は、Terry さんとそのチームが Panacea の創業以来導入した 3 つの主要なアプローチです (ヒント: これらには Asana のサポートも少し含まれています 😉)。
すべての詳細を把握
MeUndies での経験に基づき、テリーは、Panacea のアイデアとビジネス計画を策定する際に、チームがすべてを 1 か所で追跡できるようにする必要があることを理解していました。 そこで目を向けたのが Asana です。 Asana のシンプルさと柔軟性はチームのニーズに最適で、Asana を使うことで、チームは自社のビジネスに最も適した方法で仕事 (プロジェクト、To-Do、ファイルなど) を構造化し、整理することができます。
実際、Panacea のリリースには Asana を活用しました。 ビジネスを発展させるにあたり、すべてを 1 か所で追跡することが非常に重要でした。”
チームはまずプロジェクトを作成し、その後、ビジネス計画の策定と会社の立ち上げに向けて、法的書類作成から製品開発、マーケティング活動に至るまで、すべてをタスクで管理しはじめました。 チームは当初、Asana で本当にすべてを追跡する必要があるのか迷っていましたが、すぐにその価値を実感しました。Asana を使うことで、すべてが一元管理され、整理されていたため、Asana を使い続けることに決めました。
Asana は、すべての情報を 1 か所に保存して追跡できる場所を提供することで、Panacea チームが 2017 年 11 月にソフトローンチを成功裏に実施する上で、足並みを揃えるために必要な構造を提供しました。
議論を実行可能なタスクへと変換
Asana ですべての仕事と情報を追跡・整理することで、ビジネス内の初期構造を確立した後、Terry 氏は MeUndies での経験から、コミュニケーションのルールを定義する必要があることを理解していました。 これらのガイドラインと慣行は、構築した構造をそのまま維持し、少人数のチームで迅速に事業を拡大できるようにするために不可欠なものです。
「私たちのように、3 人で事業を始めたばかりの場合、お互いが隣り合って座っているため、仕事に関するコミュニケーションはスムーズに行えます。 しっかりとした体制や構造を組み込む必要はありません」と Terry 氏は言います。 「しかし、人数が 6～8 人を超えるとすぐに、コミュニケーションはより複雑になり、意識的に取り組む必要が出てきます。」
人数が 6～8 人を超えると、コミュニケーションはより複雑になり、意識的に行う必要があります。”
コミュニケーションの枠組みを整えるため、Terry 氏とチームは再び Asana に目を向けました。 現在、新製品のアイデアやマーケティングイニシアチブの可能性についての話し合い (対面、Slack、メールなど) からアクションアイテムが生まれた場合、それらは担当者と期日が設定されたタスクとして Asana に記録され、追跡可能になります。
これにより、誰がどの仕事を担当し、どの仕事を完了させるべきか、期日はいつかがチーム全員に明確になります。 その後、チームが質問やフィードバック、意見を共有する必要がある場合は、部屋の向こう側に向かって「あの、あれ持ってる？」とか「あの、あれ終わらせるつもり？」とかと声をかけるのではなく、関連するタスクにコメントして、すべての情報を一か所で管理します。 これにより、チームメイトの責任が明確になり、仕事が確実に完了し、将来のニーズに対応できるように、参照用のアーカイブが作成されます。
また、チームはAsana モバイルアプリを活用して、デスクから離れているときでも To-Do を入力したり、仕事の状況を確認したりしています。 Panacea のすべての仕事が Asana で追跡および管理されるため、チームメンバーはどこにいてもファイルにアクセスしたり、タスクにコメントしたり、最新の進捗状況を把握したりできます。
新規チームメンバーのオンボーディング用の標準的なプロセスを作成する
Panacea のチームは現在小規模ですが、意欲的な採用計画を立てており、徹底的かつ包括的な採用ロードマップを策定しています。
しかし、多数の新規チームメンバーを迎え入れる前に、Terry 氏とチームは、採用マネージャーと新入社員の両方が従うべき、標準的なオンボーディングプロセスを作成しています。 これにより、オンボーディングプロセスに体系が整うだけでなく、採用マネージャーが（人事ではなく）プロセスを主導できるようになり、新入社員は入社初日から自分の役割をしっかり果たすために必要な情報を入手できるようになります。 MeUndies では、このプロセスがテリーさんとチームの迅速かつ効果的な拡大に役立ちました。彼らは Panacea でも同じ結果が得られることを期待しています。
プロセスを統一するため、Terry 氏のチームは Asana で新入社員のオンボーディングプロジェクトテンプレートを作成しています。このテンプレートはマネージャーが使用するもので、Panacea で新入社員が新しい役割にすぐに取り組むために必要な、人事関連のフォーム、会社のガイドライン、重要なウェブページやツールへのリンク、アンケートなど、すべての文書と情報が含まれています。 これにより、すべての新入社員が同じ情報を受け取り、Asana 内でいつでもその情報を参照できるようになります。
「Asana のようなツールを使用すると、柔軟にこのようなプロセスを作成でき、効率的であると同時に (毎回一からやり直す必要がないため)、採用マネージャーが新しいチームメンバーのオンボーディングに関するオーナーシップを持てるという素晴らしい点があります」と Terry 氏は言います。
常に模範となるリーダーシップを取ることを忘れない
現在、テリーと Panacea は Asana で構築した構造を活用して事業全体を運営しています。Asana は、同社のあらゆる業務に組み込まれています。 「私は、上層部が率先してチームを率いる必要があり、自らが提唱することを実践する必要があると強く信じています」と Terry 氏は言います。 「当社は Asana の使用に深く関与しており、チーム内でも Asana のヘビーユーザーです。 私たちは、適切な前例と模範を示したいと考えています。」
彼らはまだ小さなチームで、まだ始めたばかりですが、仕事を整理し、足並みを揃え、効果的にコミュニケーションを取ることができればこそ、野心的な成長計画を達成できることを理解しています。 そのために、彼らは Asana で構築した構造とプロセスを活用しています。
Terry 氏は、Panacea の運営に加えて、ロサンゼルスの他のアーリーステージ企業にもアドバイスを行い、長期的な成功に向けて企業を整備するお手伝いをしています。 彼が最初に提案することのひとつは、 Asana で自社のすべての業務を追跡し、管理しましょう。
