最初のプロジェクトを作成

タスクをいくつか作成すると、その一部が同じような仕事につながっていることに気づくはずです。そのようなタスクはプロジェクトとしてまとめます。 組織で初めて Asana を使う場合は、プロジェクトの関係者であるチームメイトを 2〜3 人招待し一緒に Asana を使い始めることをお勧めします。 すでに Asana を使っているチームの場合、サイドバーから既存のプロジェクトを見つけます。

プロジェクトとは?

プロジェクトはチームに属し、その中にタスクが格納されます。複数の関係者や複雑なワークフローを含む大きなプロジェクトの管理、チームの目標の計画および達成、期限の管理、アイデアの整理など、プロジェクトを作成する理由はたくさんあります。

プロジェクトに関する簡単な Asana レッスン をご覧ください。

最初に試す具体的なプロセスやプロジェクトはチームによって異なりますが、次のようなプロセスを選ぶと良いでしょう。

  • シンプルかつ具体的なもの
  • チームによる密なコラボレーションを必要とするもの
  • 明確な目標、計画、成果物のあるもの
  • 現在問題があったり円滑に進んでいないもの
  • チームの実績として意味のあるもの

テンプレートから始め、プロジェクトのベストプラクティスやヒントをご覧ください。

プロジェクトをセットアップ

Asana のプロジェクトはとても柔軟なため、可能性は無限にあります。次の一般的なテンプレートを参考にしてください。

現在、プロジェクトの計画と管理にスプレッドシートを使用している場合は、CSV インポート機能 で Asana にすばやくプロジェクトをインポートできます。

プロジェクトを作成する基本的なフレームワークは以下のとおりです。

1. プロジェクトを作成し名前を付ける

Asana でプロジェクトを作成

トップバーにある + ボタンをクリックし、プロジェクト を選択します。プロジェクトに「ウェブサイトの立ち上げ」や「Q2 顧客感謝イベント」など、読めば内容と目標が分かる名前を付けます。説明(目標、参考資料へのリンク、プロジェクトの概要などを含む)を追加します。

プロジェクトに参加するチームメイトを考え、プロジェクトが属するべきチームを選びます。チームを作成するには、+ ボタンメニューを使います。

次にリストまたはボードを選びます。リストプロジェクトは To doリストやイベントプランニングなど順序のあるタスクを作るのに向いています。ボードプロジェクト(かんばん)は付箋のように使え、ステージを経る作業、明確なカテゴリーでグループ化される作業、または視覚化したい作業(例、デザイナーによりグループ化されたデザインリクエストなど)に最適です。

有料の Asana アカウントをご利用の場合、プロジェクトのプライバシー設定を個別に指定できます。それ以外の場合、プロジェクトは選択したチーム全体に公開されます。

2. プロジェクトの計画と整理

主要なマイルストーンごと、あるいはプロジェクトの目標達成に欠かせない作業のひとつひとつにタスクを作成します。それぞれのタスクに期日を設定して締め切りを明確にします。

タスクを追加するには、プロジェクトのリストビューまたはボードビューで Enter キーを押します。

次に、セクション (リストビュー)または列 (ボードビュー)を追加し、タスクをグループ化します。セクションはタスクと同じ方法で作成しますが、タスク名の末尾にはコロン(:)を追加します。ボードプロジェクトの列には、列の追加をクリックします。

タスクを追加する際、タイムラインを使うと作業を一目で確認し、チームメイトと計画を共有して期日を守れるよう途中で調整することが可能になります。

3. プロジェクトメンバーの追加

プロジェクトメンバーとして関係者を数人招待すると、誰がいつまでに何をするかなど、すべてを Asana で管理できます。プロジェクトメンバーは、プロジェクトのアクティビティに関するさまざまな通知を受け取ります。その設定は関与の度合いにより変えることができます。

プロジェクトメンバーによる編集を許可しないプロジェクトがある場合、そのプロジェクトをコメント限定に設定します。

4. プロジェクトの会話を始める

プロジェクトを始めると、タスク(またはプロジェクト全体)に関するコメントや質問の中には、プロジェクトに携わる全員が関与すると良いと思われるものが出てきます。そんな時には、プロジェクトの会話を始めてチームメイト間に話し合う場を設けることで、複雑なメールスレッドを作成しなくても貴重なフィードバックを得ることができます。

5. ステータスを追跡

プロジェクトは作業を整理するのに最適な方法です。進捗ビューに毎週ステータス更新を投稿し、プロジェクト内の作業の進捗をチームに知らせることができます。プロジェクトの期日が明記されたタスク完了グラフもあるので、期日に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

プロジェクトが完了すると、アクティブのままにしておく、アーカイブする、または削除することを決定できます。お勧めはアーカイブで、プロジェクトをすっきり整理しながら、必要に応じて参照することができます。

プロジェクトを Asana に追加する

最初のプロジェクトを作成したら、プロジェクトの別の使用方法を探してみましょう(一般的なワークフロー用にカスタムテンプレートを作成するなど )。Asana を一番最初に使い始めるユーザーも、既存チームの新規ユーザーも、Asana の有益な使用方法を学ぶことができます。引き続き、このガイドで詳細をご紹介していきます。

How to Asana を参考にする

簡単に動画でチェックする、という場合は、How to Asana のヒントを参考にして最初のプロジェクト始めてみましょう。

以上で説明は終わりです。チームメイトを招待し Asana を始めるか、すでに Asana を使用しているチームメンバーとコラボレーションを始めましょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。