完璧なプロセス: クリエイティブリクエストを効果的に管理する方法

多くのマーケティングチームにとって、クリエイティブ制作 (顧客に表示されるすべてのランディングページ、メール、動画のライティング、デザイン、制作のプロセス) は、まるで絡み合ったクモの巣のように複雑に感じられることがあります。 メールやSlack、廊下での会話など、あらゆる方向からリクエストが届きます。 プロジェクトの仕様、タイムライン、クリエイティブ要件などの重要な情報は、完全に欠落していないとしても、不完全な場合が多くあります。 さらに、クリエイティブ制作物に対するフィードバックや承認リクエストの管理となると、状況はさらに複雑化します。

クリエイティブプロジェクトを管理するための明確で効率的なプロセスがなければ、混沌とした職場環境が生まれ、チームの動きが鈍り、コピーライターやデザイナーが本来の仕事、つまりオーディエンスを喜ばせ、惹きつける傑出した作品を作り出すことに集中できなくなってしまいます。 幸い、見落としを防ぎながら、すべてのマーケティングキャンペーン、イベント、リリースのクリエイティブ制作を管理、追跡する方法があります。 ここでは、クリエイティブ制作プロセスを完璧に仕上げ、チームメンバーがスムーズに連携できるようにするための 4 つのアイデアをご紹介します。

1. クリエイティブリクエストを一元管理する

クリエイティブリクエストが四方八方から舞い込むと、すべてを追跡するのはすぐに難しくなります。 なぜなら、クリエイティブ制作そのものではなく、信頼できる唯一の情報源を作成するために情報を統合することに多くの時間を費やしてしまうからです。 もし、他のチームからリクエストされているすべてのデザイン作業を明確に把握し、優先度や期日、プロジェクトのスコープに応じて作業を分担できるとしたらどうでしょうか？

クリエイティブ制作プロセスを一元化すれば、それが実現できます。 (もちろん、当社のクリエイティブチームは Asana を使用しています。) すべてのクリエイティブリクエストを 1 か所で管理することで、メールや Slack、対面での会議などを使ってすべての情報を収集する必要がなくなり、完了すべきすべての仕事を 1 か所で確認できます。

Asana ヒント: Asana のテンプレートを使えば、クリエイティブリクエストを受け付けから納品まで管理するためのプロジェクトをすばやくセットアップできます。

すべてのリクエストを Asana プロジェクトで管理することで、関係者はクリエイティブ作業を進めるためにどこを見ればよいかを把握できます。たとえば、マーケティングマネージャーは、デジタルキャンペーン、イベント、ブログコンテンツのクリエイティブアセットをリクエストできます。 デザイナーやコピーライターは、新しいプロジェクトの割り当てやステータス更新を確認できる場所を把握できます。 また、クリエイティブ部門のリーダーやプロデューサーは、常に自分のチームが取り組んでいる仕事を俯瞰し、確実に把握しておくことができます。

2. 重要な詳細を事前に収集する

デザイナーやコピーライターがクリエイティブ作業を始めるのに十分な情報を確実に得られるようにするには、ブリーフを用意しておくことが重要です。 しっかりとしたクリエイティブブリーフやプロジェクトの要旨は、クリエイティブチームにとって欠かせないものです。標準となるブリーフを作成しておけば、制作プロセスを通じて全員が共通認識を持ち、それを維持できます。

チームのニーズに応じて、クリエイティブブリーフには多少の違いが生じます。 クリエイティブブリーフには、少なくとも、その仕事で達成すべきマーケティング目標を明確に定義し、スコープと締め切りに関する期待事項を設定し、レビュー担当者と承認者を明確にする必要があります。 さらに、クリエイティブブリーフには、納品フォーマット、サイズ、その他の必要な要素など、デザイン仕様を含める必要があります。 リクエストの受け付け時に、こうした詳細をすべて前もって収集することで、チームはクリエイティブ制作をより早く開始できます。

Asana ヒント: Asana でフォームを使用してクリエイティブブリーフを作成すれば、プロセスをさらに効率化できます。 誰かがフォームを送信すると、クリエイティブリクエストプロジェクトにタスクが自動的に作成されます。

3. プロセスを伝える

クリエイティブ制作プロセスを確立しても、そのプロセスを伝えなければ、プロセスと呼べるでしょうか？ 哲学的な考察はさておき、クリエイティブチームがリクエストに対応する方法をチーム内で共有することは、クリエイティブ制作プロセスを成功させる上で重要な要素です。 結局のところ、チームメイトがクリエイティブリクエストの送信先やクリエイティブプロジェクトの管理プロセスの仕組みを知らない場合、メールやデスクでの直接の依頼といった場当たり的な方法を使い続けることになります。

チームメンバーにプロセスを確実に実行してもらう方法の 1 つは、別の手段で送信されたクリエイティブリクエストは優先されないことを明確にすることです。 また、すべてのリクエストに対して、目標や仕様、例など、どのような情報が求められているのかを明確に伝えることも重要です。

Asana のヒント: Asana でのクリエイティブリクエストプロジェクトに部門横断チームのチームメイトを招待し、会話を投稿して、プロセスの仕組みを伝えましょう。

4. レビューと承認リクエストを合理化する

すべてのクリエイティブリクエストの優先順位付けと割り当てが完了し、デザイナーとコピーライターがすべての成果物に取り組んでいる。これが制作プロセスのすべて、ですよね？ そうではありません。 最初のドラフトでクリエイティブの仕上がりが完璧でない限り、高品質なアセットを制作するには、関係者からのフィードバックを反復的に行う必要があります。 残念ながら、クリエイティブ制作プロセスにおいて、この段階がボトルネックになることがあります。

複数の関係者からのフィードバックを管理している場合、どのアセットのレビュー準備ができているのか、どの変更の優先度が高いのか (優先度が低いものと比較して) を追跡するのは、すぐに頭痛の種になります。 幸い、Asana ではカスタムフィールドを使用して、クリエイティブリクエストプロジェクトのすべての成果物の承認ステージを簡単に追跡できるため、このプロセスの負担を軽減できます。 また、校正機能を使用すれば、視覚的なアセットに関する実行可能なフィードバックをこれまで以上に簡単に得られます。

Asana のヒント: Asana が作成した「承認ステージ」カスタムフィールドをクリエイティブリクエストプロジェクトに追加すると、レビューの準備ができたときに関係者に自動的に通知が送信されます。

編集可能ユーザーへのお知らせ: この記事の公開後に、承認リクエストの機能がいくつか改善されました。 最新情報については、をご覧ください。

改善と磨き

Asana でクリエイティブ制作プロセスを展開し始める際には、チームメイトからの意見を取り入れ、必要に応じてプロセスを改善していきます。 摩擦が生じたときやチームのニーズが変化したときには、細かく調整を行います。 プロセスがうまくいったら、ウェブ開発やグッズ制作など、他の仕事リクエストにも複製できます。 毎回プロセスを一から作り直す必要はありません。

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