承認を管理してリスクのある仕事を発見

承認を追加してタスクのステータスを確認する方法

  1. タスクの承認を追跡するプロジェクト(仕事のリクエストマーケティングキャンペーンなど)を選択します。
  2. 通知のあるカスタムフィールドをそのプロジェクトに追加します

プロジェクトヘッダーで青色のリンクをクリックして、承認ワークフローにカスタムフィールドを追加した GIF

カスタムフィールドを追加する方法

  1. プロジェクト上部に表示されている、カスタムフィールドを追加の青いリンクをクリックします。
  2. 「承認ステージ」で検索(右端に Asana のロゴが表示されます)し、追加します。
  3. 「タスクの進捗」と「優先度」も検索します。
  4. 独自のフィールドを追加する場合は、フィールドの変更がフォロワーに伝わるように、必ずそのフィールドに対してカスタムフィールド通知を有効にします。

これで完了です。次のセクションでは、カスタムフィールドを使って承認のプロセスを行い、各タスクのステータスを見える化する方法を説明します。

承認の必要な仕事を管理する方法

承認カスタムフィールドを追加したプロジェクトでは、次のワークフローをチームメイトと確認しましょう。

  1. すべての関係者をタスクフォロワーとして追加し、仕事に進捗があったときにカスタムフィールド通知を受信したり、コメントや質問を投稿したりできるようにします。
  2. タスク担当者はステップが完了するたびに「タスクの進捗」のカスタムフィールドを更新し、制作プロセスの進み具合がわかるようにします(これは、後の検索レポートでも重要です)。
    • 担当者がカスタムフィールドを変更するたびにフォロワーは通知を受け取るため、レビューや承認のタイミングが来たことを知ることができます。
  3. タスクの作業が完了したら、「承認ステージ」のカスタムフィールドを「レビュー待ち」に更新します。
  4. タスクをレビュアーに割り当て直します。
    • レビュー対象が視覚的なアセットである場合は、アセットに直接フィードバックを残すことができるため、どの部分に言及しているのかが明確になります。
    • このフィードバックは作成者に対する実行可能なサブタスクに変換されるため、フィードバックの明確な記録として残ります。
  5. レビュータスクを終えたレビュアーは、変更が必要な場合はカスタムフィールドを「要修正」に、必要ない場合は「承認済み」に更新します。
  6. 元の担当者に再度割り当て、それぞれがフィードバックを反映したり、承認された場合はタスクを「完了」にしたりします。

Asana のカスタムフィールドを使った承認ワークフローの GIF。承認待ちや承認済みを示すことができる

検索レポートを使ってリスクのある仕事を迅速に特定し、フォローする

タスクのステータスと承認のフィールドを使うことで、作業者は (大量の更新情報を入力することなく) 仕事の状況をすばやく簡単に示すことができます。また、プロジェクトのマネージャーやリーダーは、これらのフィールドを使って高度な検索レポートを作成することで、期限に遅れたり引き継ぎに問題が起こる前にその可能性を把握することができます。

レポートを作成し、承認の必要な仕事を特定する方法

承認レポートを使用すると、リスクがある仕事を識別しやすくなります。ここでは、未承認の仕事についてレポートを作成し、フォローが必要な相手を確認する例をご紹介します。

Asana のカスタムフィールドを使って高度な検索レポートを作成したスクリーンショット

カスタムフィールドで検索レポートを作成する

  1. Asana ホームページでトップバーにある検索バーをクリックします。
  2. 高度な検索をクリックすると、さまざまな検索条件のオプションが表示され、結果を絞り込むことができます。
  3. このレポートでは、未完了タスクで、期限が今後 5 日以内であるものを検索します。
  4. 次に、フィルターを追加 > カスタムフィールドの順にクリックし「承認ステージ」と入力します
  5. オプションをレビュー待ちに設定します。
  6. 検索をクリックしてレポートの作成を実行します。

結果はリストで表示されます。画面右上にある絞り込みオプションを使用すると、担当者、期日、プロジェクトなどで結果をさらに絞り込むことができます。このリストを見れば、期日が近づいているのに承認されていないタスクを簡単に見つけられます。リスクがあると思われるタスクについては、タスクが順調に進んでいるかどうか、タスクのコメントで担当者に問い合わせます。

このレポートを定期的にチェックするには、レポートを保存をクリックします。サイドバーからいつでも最新の結果を表示できます。

レポートを作成し、リスクがある仕事を見つける方法

承認レポートをさらに活用し、「タスクの進捗」のカスタムフィールドを使用して結果を絞り込むことで、進捗状況が悪い、または期日が近づいているにもかかわらず未承認である仕事を見つけられます。必要に応じて期日を変更したり、プロジェクトの他要素を調整したりしましょう。

  1. 上記 1~5 の手順を行います。
  2. フィルターを追加 > カスタムフィールドの順にクリックし、優先度とコンテンツステータスのカスタムフィールドを検索に追加します。
  3. 「コンテンツステータス」に開始前のオプションを設定し、「優先度」にを設定します。
  4. 検索をクリックしてレポートを作成します。

Asana の高度な検索レポート結果のスクリーンショット

この結果をリストで確認すると、期日が近く優先度が高いにもかかわらず開始されていないタスクを識別できます。その遅れが深刻かどうかは、タスクの種類に応じて判断します。たとえば、初稿や予算の承認といったタスクがいつまでも開始されない場合は、重大な問題があると考えられるため、このリストから担当者を調べて問い合わせる必要があります。

承認とレポートのリソース

Asana のお客様が仕事の承認やレポートをどのようにモニタリングしているかを知りたい場合は、こちらのリソースを使って視覚的に学ぶことができます。

リソース リンク
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コミュニティでつながる 次のトレーニングに参加 または コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる

Asana で仕事を管理すると、プロジェクトの計画を整理して簡単に進捗を把握できます。さらに、レポートを作成して Asana の情報を有効活用すれば、より優れた判断を下して時間を節約し、問題を発生前に検出して期限を守ることが可能になります。たった数回クリックするだけで。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。