承認を管理してリスクのある仕事を発見

承認を追加してタスクのステータスを確認する方法

Asana のカスタムフィールドを使った承認プロセスで承認待ちや承認済みの仕事を示す GIF

  1. まず、タスクの承認を追跡するプロジェクト (仕事リクエストマーケティングキャンペーンなど) を選択します。
  2. カスタムフィールドを追加して、プロジェクトに「承認ステージ」や「優先度」を追加します。
  3. チームメイトが承認プロセスを確認できるよう、「承認ステージ」の通知が有効になっていることを確認してください。

プロジェクトヘッダーの青色のリンクをクリックして承認ワークフローにカスタムフィールドを追加する GIF

承認の必要な仕事を管理する方法

承認カスタムフィールドを追加したプロジェクトでは、次のプロセスを使ってチームメイトと共有しましょう。

  1. すべての関係者をタスクフォロワーとして追加します。
  2. それぞれの作業段階で「タスクの進捗」のカスタムフィールドを更新し、制作プロセスの進み具合を明確にしましょう (これは、後述の検索レポートでも重要です)。
  3. タスクの作業が完了したら、「承認ステージ」のカスタムフィールドを「レビュー待ち」に更新します。

ルールを作成して、このプロセスを簡素化し促進しましょう。たとえば、設定されているカスタムフィールドに基づいてタスクの担当者を自動的に更新するルールを作成することにより、シームレスなレビューの引継ぎを実現できます。

Asana から移動せずに画像をレビューし、実行可能なフィードバックを残す

校正機能を使うと、レビュアーは簡単に画像ファイルに直接コメントすることができるので、コンテキストのあるフィードバックが表示されます。各コメントは実行可能なサブタスクに変換されるため、作成者はそれに対処したり、反映したりすることができます。

Asana の画像校正プロセスの GIF

レビュータスクを終えたレビュアーは、変更が必要な場合はカスタムフィールドを「要修正」に、必要ない場合は「承認済み」に更新します。

検索レポートを使ってリスクのある仕事を迅速に特定し、フォローする

タスクのステータスと承認のフィールドを使うことで、作業者は (大量の更新情報を入力することなく) 仕事の状況をすばやく簡単に示すことができます。また、プロジェクトのマネージャーやリーダーは、これらのフィールドを使って高度な検索レポートを作成することで、期限に遅れたり引き継ぎに問題が起こる前にその可能性を把握できます。

レポートを作成し、自分の承認が必要な仕事を特定する方法

承認レポートは、障害が発生していそうな仕事を識別するのに役立ちます。ここでは、未承認の仕事についてレポートを作成し、プロジェクト全体で、誰にフォローアップする必要があるかを確認する例をご紹介します。

Asana のカスタムフィールドを使って高度な検索レポートを作成したスクリーンショット

カスタムフィールドで検索レポートを作成する

  1. Asana ホームページの上部にある検索バーをクリックします。
  2. 高度な検索をクリックすると、さまざまな検索条件のオプションが表示され、結果を絞り込むことができます。
  3. このレポートでは、未完了タスクで、期限が今後 5 日以内であるものを検索します。
  4. 次に、フィルターを追加 > カスタムフィールドの順にクリックし「承認ステージ」と入力します
  5. オプションを現在レビュー待ちに設定します。
  6. 検索をクリックしてレポートの作成を実行します。

結果はリストで表示されます。画面右上隅にある絞り込みオプションを使用すると、担当者、期日、プロジェクトなどで結果をさらに絞り込むことができます。リスクがあると思われるタスクについては、タスクが順調に進んでいるかどうか、タスクのコメントで担当者に問い合わせることができます。

このレポートを定期的にチェックするには、レポートを保存をクリックしておけば、サイドバーからいつでも最新の結果を表示できます。

承認とレポートのリソース

ビデオで学んでみたい方や、Asana のお客様が仕事の承認やレポートをどのようにモニタリングしているかを知りたい方は、こちらのリソースを参照してください。

リソース リンク
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コミュニティとつながる 次回トレーニングに参加またはコミュニティフォーラムでスレッドをはじめる

Asana で仕事を管理すると、プロジェクトの計画を整理して簡単に進捗を把握できます。さらに、たった数回のクリックでレポートを作成して Asana の情報を有効活用すれば、より賢明な判断を下して時間を節約し、期日を守り、問題を発生前に検出することが可能になります。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。