Asana のデジタル部門長として、私は複数のチームやツールにまたがる複雑なプロジェクトに慣れています。 Asana.com のデジタルブランドを大幅に刷新することに決めたとき、素晴らしいアイデアだけでは成功できないことはわかっていました。明確なコミュニケーション、正確な計画、確実な実行戦略が必要でした。
幸い、Asana の機能がすべての段階で役に立ちました。 ここでは、私たちが Asana のプラットフォームを活用して、部門横断的なイニシアチブを最初から最後まで管理した方法と、それを活用して大規模なプロジェクトを実現する方法をご紹介します。
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Asana を活用することで、マーケティングチームは仕事の連携、プロセスの統一、ワークフローの自動化を 1 か所で実現できます。
ブランドリニューアルの課題に取り組む
ブランドリフレッシュに着手する前に、私のチームは今後の課題を明確にし、プロジェクトの成功に影響を与える可能性のあるリスクを特定する必要がありました。 その結果、次の 3 つの主要な課題を特定しました。
ウェブサイトの構造: Asana.com ではテンプレートとコンポーネントのシステムを使用しているため、サイト上のすべての要素が相互に関連しています。 CTA バナーなどのコンポーネントを 1 つ変更すると、作業中のページだけでなく、そのコンポーネントが使用されているすべてのページが変更されます。 そのため、ページごとにサイトを更新することはできませんでした。 意図しない変更を引き起こすことなく、効率的に更新を計画するために、各コンポーネントがさまざまなページでどのように使用されているかを理解する方法が必要でした。
プロジェクトのタイムライン:マーケティングチームには、OOH 広告キャンペーンを開始するための厳しい締め切りがありました。つまり、お客様に一貫した体験を提供するために、更新内容をそのタイムラインに合わせる必要がありました。
ウェブサイトの常時稼働性: デジタルチームと他のチームのパートナーは、サイトが常に完全に稼働していることを前提に業務を行っていました 。 そのため、更新中にサイトを「凍結」することはできませんでした。 すべての変更は、中断を最小限に抑え、すべてを円滑に実行できるように行う必要がありました。
「優先プロジェクトを進めながら、ライブアップデートを実施するという、現状維持の課題は興味深いものでした」と語るのは、Asana のデジタルエクスペリエンス部門長である Rachel Rosin 氏です。 “ブランドのリフレッシュを行っている間もページの作成は続いたため、可視性が非常に重要でした。”
こうした課題を把握した上で、Asana を使って明確な計画を立てました。
日常的に行っている多くのプロジェクトは予測可能です。 しかし、今回は違いました。 目標をより迅速かつ効率的に達成するためのプロセスを構築する必要がありました。 そこで、Asana を使って、こうした仕事をすべて追跡するためのカスタムソリューションを構築しました。 ”
可視性と相互リンクを通じてリスクを軽減
仕事を始める前に、すべてのプロジェクトの依存関係、潜在的なボトルネック、重複するタスクを明確に把握して、リソースを賢明に使用し、リスクを最小限に抑える必要がありました。
まず、ブランドリフレッシュに関連するすべてのタスクのマスターハブとして機能する Asana プロジェクトを設定しました。 次に、2 つの主要なカテゴリに分けて個別の Asana タスクを作成しました。
更新が必要な特定のページコンポーネント (CTA バナーなど)
更新が必要な個々のページ (ホームページなど)
ページごとに、そのページに含まれるすべてのコンポーネント (バナーやボタンなど) のリストを作成しました。 次に、コンポーネントのタスクを対応するページのタスクにリンクしました。 これにより、複数のページで使用されているコンポーネントを簡単に確認できるようになり、潜在的な問題を早期に発見し、どのページを優先するかを決定するのに役立ちました。
「コンポーネントと対応するページを相互にリンクさせることで、どのコンポーネントが最も多く使用されているかを確認できました。 それにより、最も大きなインパクトをもたらす更新を特定できました。」
“Asana のおかげで、最初のバッチがどのようになるかを視覚化し、仕事と依存関係を管理できました。 “このおかげで、この非常に大きなプロジェクトの中で、自分たちがどの段階にいるのかを常に把握できました。”
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カスタムフィールドを使った計画と優先順位付け
最初のプロジェクトのセットアップにより、コンポーネントの観点から見て、どのページを更新するのが最も理にかなっているかを把握できましたが、更新後に最も影響を与えるページにも焦点を当てたいと考えていました。 つまり、トラフィックが最も多いページです。
そのために、Asana のカスタムフィールドを使用して、2 つの重要なポイントでタスクにタグを付けました。
ページのトラフィック:各ページに、トラフィックレベル (非常に高い、高い、中、低い) を付けました。
コンポーネントのフットプリント:各コンポーネントが表示されるページ数を「高」「中」「低」などのラベルでマークしました。
これにより、どの更新が最も大きな影響を与えるかを基準にタスクをソートできるため、最も重要なページを優先できました。
そこから、類似したページをグループ化して順番にアップデートを展開する段階的なアプローチを採用しました。 類似のコンポーネントを持つページをグループ化することで、作業を前倒しすることができました。コンポーネントライブラリの大部分がすでに更新されているため、後のフェーズが容易になります。
効果的なコラボレーションのために部門横断チームの足並みを揃える
計画とタイムラインが確定したら、いよいよ仕事を始める時でした。 多くのデジタルトランスフォーメーションプロジェクトと同様に、マーケティング、デザイン、エンジニアリング、プロダクトマーケティング、ローカリゼーションなど、複数のチーム間のシームレスなコラボレーションが求められました。
Asana は、リフレッシュプロジェクトを通じて信頼できる唯一の情報源を提供し、複数プロジェクトに追加することで部門横断コラボレーションを容易にするという 2 つの方法で、チーム間のコーディネートを支援してくれました。
“Asana は、すべての情報を追跡し、変更に応じて更新できる信頼できる唯一の情報源を提供してくれました。 "また、小さなタスクがどのように組み合わさって大きなプロジェクトを実現するのかを確認するのにも役立ちました。"
リフレッシュに関連するすべてのタスクを 1 つのマスタープロジェクトにまとめることで、更新、ステータスの追跡、明確なコミュニケーションのための一元的なスペースが生まれました。 さらに、各チームが大規模なプロジェクトとのつながりを維持しながら、それぞれのタスクに集中できるようにするために、Asana の複数プロジェクトに追加機能を活用しました。これにより、各チームはタスクを複製することなく、チームのプロジェクトでタスクを整理し、管理できるようになりました。
たとえば、リブランディングのプロジェクトマネージャーは、プロジェクトのすべての部分を完全に可視化する必要がありました。 一方、エンジニアリングチームのパートナーは、自分の業務に関連する特定のタスクだけを可視化する必要がありました。 複数プロジェクトに追加機能を使うことで、エンジニアリングチームはこれらのタスクを自分のプロジェクトに追加して仕事を整理できると同時に、それらのタスクはマスタープロジェクトでも引き続き表示されます。 これにより、全員の足並みが揃い、各チームは工数を重複させることなく、自分のチームに合った働き方を実現できました。
「実際に仕事を進めるにあたり、複数プロジェクトに追加は画期的な機能でした」と Rachel 氏は言います。 “作業を繰り返すことなく、つながりを維持し、進捗を追跡できるようになりました。”
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タイムラインビューで仕事を順調に進める
作業を開始したら、Asana のタイムラインビューを使って進捗を確認しました。 これにより、スプリントのスケジュールからリリースまで、プロジェクト全体で行われているすべての作業の全体像を把握できました。 また、仕事の開始、停止、重複のタイミングを明確に可視化できるため、ボトルネックや過剰なキャパシティの問題を簡単に見つけられます。
プロジェクトのタイムラインを確認することで、Rachel さんは誰かが仕事を抱えすぎていないか、1 つのスプリントに仕事が詰め込みすぎていないかをすばやく確認できました。 この可視性により、重要なトレードオフに関する会話を容易に行い、必要に応じて作業を調整できました。 さらに、短期的な成果物と長期的な目標のバランスを取りながら、年間を通じて着実なペースでアップデートを維持することができました。
「こうしたトレードオフの話し合いを行う際、タイムライン機能は本当に役立ちました」と Rachel 氏は言います。 “仕事量が多すぎることがすぐにわかりました。”
組織にインパクトを与える
ブランドリフレッシュのような複雑なプロジェクトの管理は難しい場合があります。適切なプロジェクト管理プラットフォームを使用することで、大きな違いが生まれます。 Asana の機能を使用することで、Business が必要とするものを正確に提供し、厳しいタイムラインの中で主要なページに新しいブランドを展開することができました。 ブランドキャンペーンとともにリニューアルされたウェブサイトを公開し、その過程で技術プラットフォームに重要な改善を加えました。
Asana は、全員の足並みを揃え、プロジェクトを進め、有意義な結果を達成するために必要な可視性、柔軟性、コントロールを提供してくれました。
革新的な企業は、これまで誰もやったことのないことをやっています。 Asana は、そのようなニーズに合わせて適応できます。 ”
日常のタスクの管理から、革新的な発想を必要とするプロジェクトの実施まで、Asana はニーズに合わせて適応できる柔軟なフレームワークを提供します。
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