VMware が Asana を使って Tanzu Observability by Wavefront の開発規模を拡大

VMware ケーススタディのヒーロー画像
  • VMware ロゴ
  • 拠点
    • 世界中に分散する 200 名の従業員によって構成される Tanzu Observability by Wavefront チーム
  • 設立年
    • 2013

Asana が生んだインパクト

  • 組織全体の技術的、あるいは非技術的なプロジェクトにおけるすべての情報の拠点を確立
  • プロジェクトの更新を求めたり、手動でスプレッドシートを更新したりする作業が不要に
  • すべてのプロジェクトタイムラインや、依存関係、進捗状況の全体像を可視化

今日のビジネスは、データに基づいて運営されており、それに依存するアプリケーションやクラウドサービスは膨大なデータを必要とします。そうした中で、開発者は複雑なシステムのあらゆる側面を監視する必要があり、Tanzu Observability by Wavefront はこうした大規模な作業を行う上で役に立ちます。Reddit、Okta、Box の DevOps チームが顧客として名を連ねているのも納得です。

Wavefront 製品画像

Tanzu Observability by Wavefront は、2013年 Clement Pang 氏と 2 人の共同創業者により設立され、2017年 VMware によって買収されます。設立当初 3 人だったチームは、世界中に 200 人ものエンジニアや部門の枠を超えたチームメイトを抱える組織に成長しました。

しかし、チームが成長するにつれ、Clement 氏はチーム全員で共通認識を持ちながらも、未来に効果的なロードマップを作成するためにはプロセスの効率化が欠かせないと気づきます。彼らは、エンジニアに関わるタスク管理を Jira Cloud で行っていましたが、その計画や概要レベルにおけるプロジェクトの追跡には非効率なスプレッドシートを使っていたのです。スプレッドシートは本来静的に使うものなので、ライブプロジェクトやダッシュボードなどに簡単にリンクさせることができず、さまざまな問題が生じていました。

  • プロジェクトマネージャーはスプレッドシートで作業を行い、エンジニアは Jira チケットを使って作業していたため、それぞれの追跡システムが連携されず、情報が古くなっていたり、チーム間での可視性は制限されていました。
  • これらの調整に多くの会議が必要になるほか、廊下での即席会議も頻繁に行われ、全員の業務効率が落ちていました。
  • 概要レベルのロードマップのタイムラインが明確でなかったために、お客様に納品予定日を伝えることも難しかったのです。

全員が何を構築して、プロジェクトが期日通りに進んでいるか把握するために、チームは可視性や透明性を改善する必要に迫られたのです。要するに、まったく新しい方法で仕事を管理するときが訪れたのです。

“3 人のスタートアップから 140 人の企業へとスケールアップできる方法を探さなければなりませんでした。だからこそ Asana に注目したのです。” –Clement Pang 氏、VMware 主幹エンジニア

仕事に適したツールを見つける

Tanzu Observability チームは、製品ロードマップの策定、長期的な開発計画、そしてリリース計画の 3 つの領域で支援を必要としていました。新しいプラットフォームは、すべてのエンジニアや、マーケティング、営業、サポートエンジニアなど、部門の枠を超えたチームが簡単にアクセスできる必要がありました。

このほかの要件には、以下のようなものがありました。

  • Jira Cloud と Slack の連携により、日々のエンジニアリング業務を会社全体の計画につなげる
  • ブレインストーミングの会議で出た新しいアイデアをとっておける場所
  • 関連するデータや相互に関わるマイルストーンを確認できるプロジェクトロードマップの概要
  • さまざまなチームの独自のワークフローに順応する柔軟なカスタマイズ
  • すべてを円滑に進める リアルタイムでのプロジェクト更新
  • どこからでもアクセス可能なモバイルアプリ

Asana はわかりやすい直感的なインターフェイスで作業スピードが早く、Clement 氏が求める項目をすべて満たしていました。すばやくプロジェクトを計画したり、アイデアを集めたりするときは、Asana のほうが Jira チケットより「迅速」に感じられたそうです。また、古いスプレッドシートに情報をコピー & ペーストするときに誤って情報を取り違えるようなことも減ったそうです。

Asana は、Jira Cloud や Slack といったチームの他ツールと連携することで、すべてのプラットフォームにまたがって更新を自動で同期させられるので、手動更新のための無駄な時間を省くことができます。不要な調整業務を削減できたので、皆でウィンウィンな結果を得られたそうです。「仕事の解剖学」インデックスによると、従業員はステータス確認や長い会議、情報探しなど、業務時間の 60% を「仕事のための仕事」に費やしています。また、アメリカの組織は平均して 308 時間を重複した作業に浪費していると言われています。

“Asana はすごく速いです。会議に多くの人が出席し、全員が Zoom の画面を眺めているときに、ツールの読み込みで待たされたくないでしょう。チームで Asana を使って仕事を確認するときは、その心配がまったくありません。”

簡単に導入でき、柔軟に使える

Asana は組織にとって新しい働き方だったので、Clement 氏はとにかく導入し、各チームにとってベストな方法で使えるよう進めました。Asana プラットフォームは、それを使用するチームと同様に柔軟に使用することができます。プロジェクト計画かんばんボードを使う人もいれば、リストを使ってアイデアのリポジトリにする人や、Jira と連携させてチケットの管理に使う人もいました。Clement 氏は、チームの皆がそれぞれ独自のワークフローに最適な形で Asana を自由に使用できるようにしました。

それでも、全員の認識を揃えるためには、プロジェクトの構造に関するガイドラインは必要でした。たとえば、チームはスプリント単位で働いているので、Asana で共通の列とカスタムフィールドを設定し、コンテキストや情報を足せるようにしました。また、チームは手動で Jira のチケット番号を Asana プロジェクトやタスクに入力するのではなく、Asana と Jira Cloud の連携を使用するよう指示され、計画と技術的なアクションを連携できるようにしました。さらに、API を使用してボットを実装し、プロジェクトステータスの変更を自動的に Jira から Asana にプッシュできるようにしました。

結果として、Asana を導入したことでプロセスの効率化が図れ、全員の仕事量を削減することができたと言います。

Tanzu Observability が Asana で計画と開発を簡素化した方法

現在、チームは、毎週のリリースや製品の構築、あるいは楽しいオフサイトミーティングなど、すべての活動の計画に Asana を使用しています。開発の仕事を Jira で管理し、プロジェクト全体やタイムライン、履歴などの俯瞰的な情報を Asana で追跡し、それらを連携し同期することで進捗状況を確認しています。

VMware の Asana プロジェクトのスクリーンショット

Asana との連携は、仕事を自動化するうえで極めて重要です。Slack もその中に含まれ、Asana for Slack 連携ではプロジェクトの更新をチャンネルに自動的に送信。チャンネルでは Asana プロジェクトの URL がピン留めされており、チームメンバーはそれをクリックして簡単に詳細を確認できます。

“多くの Slack チャンネルには、Asana のボードのリンクが貼られています。誰かに進捗を聞くのではなく、リンクをクリックすることで自ら確かめることができるのです。”

もちろん、プラットフォーム間で更新を自動化するためだけに使っているわけではありません。Tanzu Observability チームは、すべての生産性目標を達成するために Asana を使っています。

開発計画と長期的なプロジェクト すべての仕事をチーム共通のプロジェクトで追跡できるため、チーム全体で認識を共有することが可能です。またロードマップと比較して進捗を確認したり、プロジェクトがどのスプリントに属しているかを簡単に見ることもできます。

アイデアを具現化する タスクは複数のプロジェクトに追加 (マルチホーム) することもでき、コンテキストの切り替えを減らしながら、さまざまな方法で仕事を追跡することができます。たとえば、Asana プロジェクトに未来のアイデアリストが含まれている場合、それぞれのアイデアにタスクを割り当てることができます。特に優れたアイデアは、実行する準備が整えば、タスクをプロジェクトボードに変換し、Asana によって最初から最後までメモや背景情報を履歴として残しておけます。

ユーザーエクスペリエンスロードマップ Tanzu Observability チームが新機能やアップデートを構築するとき、どの更新がどのプロジェクトに適用され、それらの優先順位は何か、適用したのはどの製品エリアかなどを追跡するのに Asana が役立ちます。

リリース計画 効率化され同期された追跡システムにより、何がいつ出荷されるかを全員で把握できます。ポートフォリオがあれば、チームがタイムラインや、一度に複数のプロジェクトで依存関係を確認できます。

簡素化したプロジェクト管理: Asana の UI は、プロジェクトマネージャーがデスクトップやモバイルで使いやすいように設計されています。ときには、こうした些細なことが重要な役割を果たすこともあります。たとえば、タスクの複数の行が選択できます。スプレッドシートのように一度にひとつしか編集できないという制限はなく、同時に編集することができ、一度クリックするだけなのでチームの貴重な時間を削減することができます。「多くのツールの UI は、複数のアイテムを選択していると、うまく機能しないことがあります」と Clement 氏は言います。「15 個あるタスクに期日を割り当てるなど、非常に簡単なことをしたいとき、Asana ならそれをシンプルに実現できます。」

こうした多くのメリットが、エンジニアチームと他部署のパートナーに多大なプラスの影響を与えました。Asana によって可視性が改善したことで、組織全体をひとつのシステムに統合することができました。その結果、誰が何を行っているか全員が把握できるようになり、土壇場での計画や会議は過去のものとなりました。また、2020年のコロナ禍でチームが完全に分散するようになると、全メンバーの基盤を築くためにも、ひとつの軸となるプラットフォームを持つことの重要性がより高まりました。

“Asana を使うことで、チームをひとつのシステムに統合でき、誰が何の作業をしているのか全員が理解できるようになりました。リリース計画であろうと、プロジェクトのアイデアであろうと、私たちはすべての情報をひとつの場所で見つけることができるのです。”

最前線の未来

いまや、Clement 氏とそのチームは、仕事を計画し、認識を揃え、すばやく実行に移すためのプラットフォームを手にしました。自由にイノベーションに注力できる体制を整えた今、彼らは市場の先を走り、日々変化する顧客のニーズに対応することが可能になりました。

常にアプリケーションやインフラの可観測性、分析の最前線にいる Tanzu Observability。Asana を活用することで、トップクラスの開発者に向けたトップクラスのツール開発を実現しています。