Big Brothers Big Sisters of America (BBBSA) の全国オフィスには 80 人の従業員がおり、財団助成金チームと連邦助成金チームは全従業員の約 3 分の 1 を占めています。 この 2 つのチームの共通の役割は、企業、民間の慈善団体、連邦政府からの資金を地域の機関に分配することです。 インパクトレポートの作成、代理店の助成金契約遵守状況のモニタリング、ネットワーク向けの新しい青少年プログラムの育成を行っています。

10 年以上にわたり、全国オフィスはスプレッドシート、メール、チャットを使用してこれらのプロジェクトを管理していました。 2020年 1月に Asana に移行した際、部署間で見える化を実現するために情報を一か所にまとめました。 また、コンプライアンス要件を確実に満たし、締め切りに間に合うようにレポートを作成するための標準ワークフローも構築しました。

確立され、文書化されたワークフローによる業務効率化のおかげで、BBBSA は資金提供者からの信頼を高め、資金提供の更新件数を増やすことができました。 BBBSA は、人員を増やすことなく資金と助成金の配分を増やし、組織の中心である若者たちにより多くのリソースを提供できるようになりました。

Asana のおかげで、タイムリーなコミュニケーションとレポートが可能になり、資金提供者からの助成金の更新を得ることができました。

Tim Pehlke 氏、財団助成金ディレクター

ランチで Asana を知る

BBBSA が全国オフィスに Asana を導入した際、財団助成金ディレクターの Tim Pehlke 氏は、一連のランチアンドラーン (昼休み勉強会) を主導し、従業員に 15～20 分の Asana トレーニングを提供した後、交流の機会を設けました。これらのイベントには多くの人が参加しました。 セッションは録画され、Asana のトレーニング記事やその他のリソースとともに、継続的な教育や新入社員のオンボーディングに利用されました。

チームがメールやチャットから Asana に移行するにあたり、Tim 氏は、まずは簡単な個人用タスクリストを作成することから始めて、Asana でどのように時間を節約できるかを確認するように指示しました。 “個人的なタスクにボードビューを使うのは最高です。” と Tim さんは言います。 「ワークフローやテンプレートを作成する際に、非営利団体の経験を持つ Asana のカスタマーサクセスマネージャーと協力できたことも非常に助かりました。」

Asana なら、ほとんどガイドなしで簡単に従える確実なプロセスがあるので、チームメイトのオンボーディングがはるかに簡単です。

Tim Pehlke 氏、財団助成金ディレクター

すべての助成金、レポート、代理店のデータを一元管理

現在、BBBSA の全国オフィスは Asana を使って補助金の分配と報告を管理しており、Asana の使用を組織全体の戦略計画や知識交換にも拡大しています。

助成金管理テンプレート: BBBSA は、新たに助成金を受領するたびに Asana でプロジェクトテンプレートを複製し、助成金の情報と実行タスクを保持することで、手順の見落としを防ぎ、コンプライアンス要件を満たしています。 テンプレートでは、タスクは助成金契約、予算編成、上級リーダーシップの承認タイムラインのセクションに分割され、コンサルタントや特別なエージェンシーとのパートナーシップのためのオプションのセクションもあります。 

アクティブなプロジェクトの追跡:チームは、タスクを複数のプロジェクトに追加することで、すべての助成金レポートのタイムラインを 1 つの Asana プロジェクトにまとめます。 この全体像を把握することで、締め切りに間に合うよう先を見越した計画を立てることができます。 

リスクと問題の追跡:別の Asana プロジェクトを使って、リスクのある助成金の追跡、問題に関する情報の文書化、アクションアイテムに関する認識の共有を行っています。 Asana で特定のチームメイトにステップが割り当てられるため、確実に解決できます。

助成金情報の記録と時間の追跡: カスタムフィールドを使用して、すべての助成金に関する主要情報 (名前、重点分野、レポートの締め切り、資金額、関係者など) をプロジェクトに表示します。 従業員はまた、このプロジェクトを使って各補助金申請に費やした時間を記録しており、時間追跡用のスプレッドシートに代わるものとなっています。

代理店健全性のダッシュボード:連邦助成金チームは、毎年 1,350 万ドルを地域の代理店に分配しており、Asana プロジェクトを使用して代理店の健全性を追跡しています。 代理店とのミーティング時には、その代理店の Asana タスクを開いて、最新のステータスや、連絡先の変更、未解決の課題や解決済みの課題、パフォーマンスに関するメモ、完了した監査などの過去のコンテキストを確認できます。 財務監査の提出が遅れている場合や、マッチング支出が目標に達していない場合は、簡単にエージェンシーにフラグを立てることができます。サブタスクには詳細が記録されるため、今後参照することができます。 

ポジティブマッチストーリーの収集:フェデラル補助金チームは、補助金レポートで取り上げるために、エージェンシーからポジティブマッチストーリーを収集しています。 Asana フォームを使用して提出物を受け取り、すべての写真、同意書、テキストを自動的に Asana の中央プロジェクトに整理します。 レポートを作成する際、チームはキーワードを検索して、警察機関や地方の子供たちなど、特定のトピックに関するストーリーを簡単に見つけることができます。

連携ツールを使った情報の一元管理: Sharepoint との連携により、チームはドキュメントを管理し、レビューのためにシニアリーダーシップとリンクを共有できます。また、Outlook との連携により、外部パートナーからのメールを Asana の内部タスクに変換してアクションに移すことができます。 

1 つのプラットフォームでまとめる: Asana を使うことで、部署は戦略プランニングのために 1 つのプラットフォームでコミュニケーションを取ることができます。 新型コロナウイルス (COVID-19) のパンデミックが発生し、BBBSA がオフィス勤務からリモートチームに移行した際、Asana はチームのつながりを維持し、VPN の制限を回避し、児童にインターネットや食事サービスを提供するための新しいサービスを迅速に開始するのに役立ちました。

戦略プランニングとワークフローによりチームのキャパシティを拡大

情報をすばやく見つけ、標準プロセスに従うことができるようになったことで、Tim 氏の財団助成金チームは助成金の報告に費やす時間を 80% 削減できました。また、テンプレートと明確なワークフローにより、新しい助成金プロジェクトの立ち上げに費やす時間を 50% 削減しています。

「仕事の解剖学」インデックスによると、ナレッジワーカーが締め切りに遅れる一般的な原因は、プロセスが不明確であることです。 Asana を使用することで、BBBSA は報告の締め切りを守り、寄付者とタイムリーにコミュニケーションを取ることができます。 プラットフォーム上でレポート作成のタイムラインを計画することで、先を見越してバッファー時間を設け、課題を予測することができます。

これにより、寄付者からの信頼が高まり、BBBSA は資金調達の更新を確保し、新しい助成金の調達に費やしていた時間を節約することができました。 財団補助金チームは、チームの規模を安定させながら、資金を 50% 増やし、現在では毎年 2.5 倍の数の補助金を分配しています。

チームが分散していても、Asana は BBBSA の全国オフィスを一元管理します。 リーダーシップは、プロジェクトのステータス、リスク、財務監査をより可視化できるようになり、エージェンシーのネットワーク全体に学んだことを広めやすくなりました。 

Asana で組織の知識を蓄積することで、部門のサイロ化を打破し、長期的な継続性を確保できます。 Tim 氏は次のように述べています。「チームメンバーが入れ替わっても、プロジェクトを管理する体系的な手段があるので、機能し続けることができます。 プロジェクトをあるメンバーから別のメンバーに引き継ぐことができ、すべてのタスクがすでに割り当てられ、背景情報も提供されています。”

キャパシティの増加は、全米の若者へのサポートの拡大につながる

Asana で生産性を向上させた BBBSA は、これまで仕事の管理に費やしていた時間を、実行とイノベーションに割り当てることができます。 複数の地域の機関が Asana をワークマネジメントプラットフォームとして採用し、BBBSA ネットワーク全体のつながりをさらに強化しています。

チームのつながり、安定した資金調達の拡大、コンプライアンス要件を満たすプロセスにより、BBBSA はすべての子供たちが最大限の力を発揮できるように支援するというミッションに、より多くのリソースを投入することができます。

Asana は、チームを横断して仕事を進め、部署間のコミュニケーションを改善するためのプラットフォームを提供してくれました。BBBSA の各機関は、すべての子供たちが最大限の力を発揮できるように支援するために必要なものを手に入れることができました。

Tim Pehlke 氏、財団助成金ディレクター