Modello di diagramma di progetto

I progetti possono essere complessi, ma un diagramma di progetto ti aiuta a visualizzare tutti gli aspetti. Per monitorare tutti i risultati finali e i traguardi in un unico posto, scopri come creare un modello di diagramma di progetto riutilizzabile.

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[Interfaccia utente del prodotto] Esempio di progetto di lancio del marketing di prodotto (Cronologia)

Obiettivi, budget, traguardi, piani di comunicazione: il varo di un nuovo progetto può sembrare impegnativo, anche per i project manager più esperti. 

Fortunatamente, non devi ricominciare da capo ogni volta. Un modello di diagramma di progetto fornisce una base da utilizzare ogni volta che lanci una nuova iniziativa, così non devi preoccuparti di saltare passaggi importanti e mettere a rischio il tuo lavoro.  

Cos'è un diagramma di progetto?

Un diagramma di progetto è una rappresentazione grafica del piano di progetto. Mostra in un unico posto tutto ciò che va fatto e illustra come ogni risultato finale si inserisce nella cronologia generale del progetto. Chiamati anche diagrammi di Gantt, i diagrammi di progetto hanno in genere l'aspetto di grafici a barre orizzontali. 

Nei diagrammi di progetto le barre vengono usate per definire le date di inizio e le scadenze di ogni risultato finale del progetto, mentre le linee di collegamento aiutano a visualizzare le dipendenze delle attività. Questi grafici possono anche includere i traguardi fondamentali del progetto, nonché i membri del team responsabili di ogni attività. 

Cos'è un modello di diagramma di progetto?

Un modello di diagramma di progetto (o modello di diagramma di Gantt) è una guida riutilizzabile che consente di creare rapidamente un diagramma di progetto per qualsiasi nuova iniziativa. Fornisce una base per tutti i passaggi necessari per pianificare, realizzare e portare a termine con successo il tuo progetto. Ciò significa che non devi ricominciare da zero o preoccuparti di saltare passaggi critici quando inizi un nuovo progetto. Il tuo modello funge da guida, e tutto ciò che devi fare è inserire le specifiche della tua iniziativa attuale. 

I vantaggi di un modello di diagramma di progetto digitale

In quanto project manager, hai bisogno di più di un foglio di calcolo statico di Excel per monitorare i risultati finali di un progetto. Ciò che ti serve è un documento dinamico che può essere aggiornato in maniera attiva man mano che il tuo team completa le attività, in modo che tutti possano vedere come procede il lavoro nel tempo. 

Creare un modello di diagramma di progetto digitale significa dedicare meno tempo all'aggiornamento della documentazione e più tempo a lavorare per raggiungere gli obiettivi del tuo progetto. E grazie ai software di gestione progetti, non è necessario creare un piano e un diagramma di progetto separati, in quanto sono lo stesso documento visualizzato in modi diversi.

Creando un modello di diagramma di progetto in uno strumento di gestione dei progetti anziché in un documento statico, puoi: 

  • visualizzare il tuo piano di progetto e archiviare le informazioni pertinenti in un unico posto

  • riorganizzare il diagramma e aggiornare le date di scadenza e gli stati se le priorità cambiano 

  • monitorare come procede il progetto in tempo reale 

  • condividere facilmente la pianificazione, lo stato e i risultati finali del progetto con gli stakeholder

  • evitare il lavoro duplicato, in quanto il tuo diagramma di progetto può fungere anche da piano di progetto 

  • collaborare ai risultati finali del progetto nello stesso posto in cui li monitori 

  • assicurati di non saltare nessun passaggio chiave del progetto 

  • allegare documenti, immagini o fogli di calcolo rilevanti 

[Interfaccia utente del prodotto]  Esempio di progetto di gestione di una campagna (Cronologia)

Cosa includere nel modello di diagramma di progetto

Un modello di diagramma di progetto efficace è facile da consultare per le parti interessate e fornisce molti dettagli contestuali. Teoricamente, un modello di diagramma di progetto dovrebbe offrire funzionalità che consentano agli stakeholder di cliccare su ciascuna attività e accedere a informazioni più dettagliate, se necessario. In questo modo, il diagramma non è solo un modo di visualizzare le attività, ma è anche un'unica fonte di riferimento dove tutti possono reperire le informazioni importanti del progetto.

Ecco come creare il tuo modello di diagramma di progetto.   

  • Suddividi il modello di diagramma di progetto in sezioni per ciascuna fase del progetto: avvio del progetto, pianificazione, esecuzione, prestazioni e conclusione. Ciò offre alle parti interessate una panoramica della fase in cui si trova il progetto. In più, aiuta il tuo team a comprendere le diverse fasi del progetto e ad assicurarsi che a ciascuna di esse venga dedicato sufficiente tempo. 

  • Precompila le attività standard che desideri includere in ogni progetto, ma lascia spazio per risultati finali aggiuntivi. Il modello di diagramma di progetto deve mostrare i passaggi chiave che ogni progetto dovrebbe seguire, come la stesura di un brief di progetto e la definizione degli obiettivi del progetto. In questo modo, il tuo modello fornisce una roadmap da seguire per ogni nuovo progetto. Dal momento che ogni iniziativa può discostarsi leggermente da un'altra, i membri del tuo team possono eventualmente aggiungere ulteriori risultati finali quando utilizzano il modello. 

  • Definisci le dipendenze tra le attività. Le dipendenze sono attività che dipendono dal completamento di un'altra attività. Identificando le dipendenze nel tuo modello, puoi pianificare le attività nell'ordine giusto, in modo da evitare colli di bottiglia e assicurarti che il tuo team disponga delle risorse necessarie per svolgere ogni incarico. 

  • Crea traguardi per i momenti chiave, come riunioni di avvio del progetto o date di lancio dei prodotti. I traguardi indicano le tappe fondamentali nel processo di gestione del progetto e consentono al team di sapere quando una fase è stata completata o quando ne viene avviata una nuova. 

[Interfaccia utente del prodotto] Esempio di progetto di gestione degli eventi (Cronologia)

Funzionalità integrate

  • Vista Cronologia. La vista Cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista Cronologia, potrai avere facilmente una visione d'insieme degli elementi del tuo piano. E inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi.

  • Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze dell'attività. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza.

  • Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto.

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

App consigliate

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

  • HubSpot. Crea attività di Asana automaticamente utilizzando HubSpot Workflows. Con HubSpot Workflows, puoi utilizzare tutti i dati dei clienti in HubSpot CRM per creare processi automatizzati. Questa integrazione ti consente di trasferire senza problemi il lavoro tra team, ad esempio, quando si chiudono accordi o ticket in HubSpot.

  • Lucidchart. L'integrazione Lucidchart + Asana incorpora facilmente grafici, diagrammi di flusso, mappe di processo e wireframe nel tuo progetto. Il contesto importante del progetto è ora proprio lì dove ti serve: in Asana. I team possono accedere con facilità a tutte le informazioni di cui hanno bisogno mentre lavorano, senza passare da un'applicazione all'altra.

Domande frequenti

Ho bisogno di un diagramma di progetto?

Un diagramma di progetto è uno strumento utile per visualizzare l'elenco delle attività e la sequenza temporale di un intero progetto. Quando crei un modello di diagramma di progetto, puoi facilmente creare un diagramma di progetto per ogni nuova iniziativa e assicurarti di seguire ogni volta gli stessi passaggi. Ciò significa che tu e le parti interessate avete sempre una roadmap standardizzata da seguire, per cui non dovete preoccuparvi di saltare passaggi critici come approvazioni, test e passaggi di consegne. Ciò semplifica la collaborazione e l'allineamento con le parti interessate. Inoltre, garantisce che tutti i progetti del tuo team soddisfino gli stessi standard di qualità.

Cosa dovrei includere nel modello di diagramma di progetto?

Il tuo modello di diagramma di progetto fornirà una base di partenza per ogni nuovo progetto. Pertanto, dovrebbe includere una serie di passaggi standardizzati che desideri che ciascuno dei progetti del tuo team segua. Puoi creare, ad esempio, passaggi per attività essenziali come la definizione di obiettivi, l'analisi da parte degli stakeholder, le approvazioni e i test. Il tuo modello dovrebbe anche prevedere dello spazio nel quale aggiungere risultati finali più specifici per ogni nuova iniziativa.

Come si crea un modello di diagramma di progetto?

Innanzitutto, definisci una serie standardizzata di passaggi che ogni nuovo progetto dovrebbe seguire: questa è la spina dorsale del tuo modello di diagramma di progetto. Per tenere le cose organizzate, puoi dividere le attività in categorie in base alla fase del progetto (come avvio, pianificazione, esecuzione e consegna). Poi, riporta ogni attività nella cronologia in base alla data di inizio e fine. Puoi anche lasciare dello spazio per monitorare informazioni aggiuntive come dipendenze, traguardi o titolari delle attività.

Come si usa un modello di diagramma di progetto?

Ogni volta che inizi un nuovo progetto, duplica il modello di diagramma di progetto e aggiungi i dettagli di quella particolare iniziativa. Aggiungi i risultati finali specifici del progetto, aggiorna le date di scadenza delle attività e indica eventuali dipendenze tra le attività. Puoi anche creare il diagramma del tuo progetto insieme alle principali parti interessate, per assicurarti che siano tutti d'accordo su scadenze, risultati finali e titolari delle attività.

Qual è la differenza tra un diagramma di progetto e un diagramma di Gantt?

Un diagramma di progetto e un diagramma di Gantt sono fondamentalmente la stessa cosa: una rappresentazione grafica usata per pianificare i progetti. L'unica differenza è che un diagramma di progetto può avere vari formati, mentre un diagramma di Gantt ha sempre il formato di un grafico a barre orizzontali o in pila. I project manager erano soliti (e lo sono tuttora) creare diagrammi di Gantt con Microsoft Excel, Fogli Google o in presentazioni PowerPoint. Tuttavia, i moderni software di gestione dei progetti ora consentono di visualizzare rapidamente i risultati finali di un progetto come un diagramma di Gantt, senza lo sforzo di doverne crearne tu uno.

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