Modello di diagramma di Gantt

Cos'è un modello di diagramma di Gantt?

I modelli di diagramma di Gantt offrono al tuo team un modo per visualizzare tutte le attività del progetto all'interno di una sequenza temporale definita. Questi modelli sono particolarmente utili per rendere visibili le tue attività di lavoro e il tempo a disposizione per ciascuna di esse. Sono documenti di gestione dei progetti che puoi utilizzare per mostrare velocemente tutti i dettagli del progetto e i relativi intervalli di tempo, inclusi gli elenchi delle attività di progetto, i ruoli assegnati e le dipendenze. 

In breve, i modelli di diagramma di Gantt sono una visualizzazione grafica del tuo piano di progetto, con una cronologia definita chiaramente, al contrario dei piani di progetto più dettagliati, con molto più testo e senza date di inizio e di fine confermate. In virtù dell'accessibilità del formato, i diagrammi di Gantt offrono agli stakeholder informazioni approfondite a colpo d'occhio sullo stato e sui dettagli del progetto. Creare un modello di diagramma di Gantt significa avere le informazioni su un nuovo progetto pronte ogni volta che ne hanno bisogno.

Come creare un modello di diagramma di Gantt

Per creare il tuo modello di diagramma di Gantt, prendi in esame il caso d'uso e il livello tipico di complessità dei tuoi progetti. Lo utilizzerai come programma del progetto oppure il modello servirà da fonte di informazioni in tempo reale una volta avviato il progetto? In base all'utilizzo previsto, potresti decidere di includere più o meno dettagli. Per esempio: se lo stai utilizzando come programma di progetto, concentrati sulle modalità di assegnazione delle attività e su come delegare il lavoro. Se invece lo utilizzerai per le informazioni del progetto, organizzalo in modo che il tuo team possa allegare documenti e monitorare i processi. Spesso lo utilizzerai per entrambi gli scenari. 

Quando hai deciso come utilizzerai il modello, inizia il processo di creazione.

• Sessione di brainstorming per definire gli elementi da organizzare e monitorare in un progetto. Questi sono i tupi input, e vorrai includere spazio per ogni categoria nei tuoi modelli. Per i progetti complessi, avrai bisogno di più input rispetto agli altri. Esempi di possibili input: date di inizio, date di fine, attività indipendenti e dipendenti, traguardi, ruoli, sottoattività e descrizioni.

• Raccolta delle informazioni e delle risorse rilevanti. Allega i fogli di lavoro ricorrenti, le roadmap pertinenti, documenti, risultati dell'analisi, dashboard per i resoconti, obiettivi, ruoli assegnati e processi.

• Inserimento delle informazioni in un'unica fonte di riferimento, come un software di gestione dei progetti. Assicurati di includere le dipendenze e i ruoli ricorrenti. Per esempio: se lo stesso membro del team si occupa sempre della gestione del budget, nel tuo modello puoi assegnarlo ai risultati finali del budget. Più tempo dedichi alla realizzazione del tuo modello, meno lavoro ti resterà al momento del lancio del tuo prossimo progetto.

• Aggiunta di integrazioni e app a supporto del tuo lavoro. Se ti trovi all'interno di uno strumento di project management, puoi allegare direttamente i tuoi Fogli Google, le bacheche Kanban e i riferimenti (come i PowerPoint dei tutorial) direttamente alla cronologia del progetto.

Per i progetti più complessi, un semplice foglio di lavoro probabilmente non offre sufficienti opzioni di personalizzazione. Potresti invece prendere in considerazione un software di gestione dei progetti con più funzionalità, come uno strumento che ti consente di modificare i dati e inserire informazioni in uno spazio accessibile a tutti gli stakeholder.

Come usare il tuo modello di diagramma di Gantt per la pianificazione dei progetti

La creazione del modello è la parte che richiede più tempo. Ma una volta portata a termine, tutto quello che devi fare è duplicare il modello e inserire le informazioni richieste. Come tutte le altre risorse di gestione dei progetti, il tuo modello di diagramma di Gantt si adatterà perfettamente a certe situazioni e meno ad altre. Ciò potrebbe dipendere dallo strumento utilizzato. Se hai già visto o utilizzato dei modelli di diagramma di Gantt in un foglio di calcolo, hai sicuramente notato quanto tempo e sforzo manuale richiedano le eventuali modifiche. Quando invece crei il tuo modello in uno strumento dinamico, puoi effettuare aggiornamenti e vedere le modifiche in tempo reale. Alcuni esempi sono riportati di seguito.

Il tuo modello di diagramma di Gantt può...

• dare a tutti gli stakeholder una rapida visione d'insieme del progetto

• mantenere il tuo progetto nei tempi previsti con scadenze facili da consultare e definite in maniera chiara

• ridurre la confusione e i problemi di comunicazione

• automatizzare i processi usando le dipendenze e una solida possibilità di personalizzazione, specialmente se fatto con un software di supporto

Il tuo modello di diagramma di Gantt non può...

• essere modificato facilmente una volta creato, se il modello di diagramma di Gantt è stato realizzato in un formato non dinamico (nota: ciò può essere evitato creando il modello di diagramma di Gantt con un software di gestione dei progetti)

• sostituire la gestione di progetto una volta che un progetto è partito (i modelli di diagramma di Gantt sono infatti utili soprattutto durante la fase di pianificazione dei progetti) 

Funzionalità integrate

• Vista Cronologia. La vista Cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista Cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. Inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi.

• Sottoattività. A volte un lavoro è troppo complesso per essere riportato in una sola attività. Se un'attività ha più di un collaboratore, una data di scadenza in là nel tempo o stakeholder che prima devono rivederla e approvarla, le sottoattività possono essere di aiuto. Le sottoattività sono un modo efficace di distribuire il lavoro e suddividerlo in singole attività, senza perdere il collegamento con il contesto generale dell'attività principale. Suddividi le attività in attività più piccole o, se un processo include più fasi, crea delle sottoattività per i singoli passaggi.

• Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto. 

• Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri team e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza. 

App consigliate

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Microsoft OneDrive, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altro ancora.

• Clockwise. Con l'integrazione Clockwise + Asana, puoi aggiungere le attività di Asana come blocchi di tempo nel tuo calendario di Google. L'integrazione Clockwise + Asana consente di definire la durata delle attività, quando verranno svolte e se Clockwise può riprogrammarle automaticamente. Aggiungi le attività al tuo calendario e trova il tempo per portare a termine il tuo lavoro.

• Vimeo. Un testo potrà anche arrivare dritto al punto, ma le parole scritte mancano di tono, emozione ed espressività. Con il servizio di videomessaggistica di Asana, sviluppato da Vimeo, puoi dare al tuo team tutto il contesto di cui ha bisogno, senza dover programmare una nuova riunione. Registra brevi videomessaggi riprendendo te, il tuo schermo o entrambi, quindi incorpora i video in attività, progetti, messaggi e commenti per fornire ulteriori informazioni e garantire chiarezza. Asana creerà automaticamente una trascrizione della registrazione, che potrà essere letta e cercata in qualsiasi momento. Lascia un feedback, fai domande e assegna attività, il tutto senza uscire da Asana.

Domande frequenti