Come presentare un software di gestione dei progetti: una guida completa
Riepilogo
Se hai fatto ricerche sui software di gestione dei progetti, probabilmente sai come possono aumentare l'efficienza, migliorare la collaborazione e consentire al tuo team di concentrarsi sul lavoro di alto valore. Ma mentre è facile vedere il potenziale di uno strumento per te stesso, convincere la leadership può essere complicato, soprattutto quando le risorse aziendali sono limitate.
I leader aziendali sono naturalmente cauti quando si tratta di investire in un nuovo software. Spetta a loro prendere le decisioni migliori per l’azienda nel suo complesso, quindi vogliono assicurarsi che ogni acquisto porti a risultati misurabili. In questo articolo, ti aiuteremo a spiegare il valore di un software di gestione dei progetti, in modo che tu possa convincere i leader aziendali a utilizzarlo, non solo come stakeholder riluttanti, ma come partner pienamente coinvolti.
Presentare un software di gestione dei progetti è difficile, ma ne vale la pena
Una presentazione ben fatta ti consente di ottenere più delle approvazioni per iniziare a utilizzare un software di gestione dei progetti. Convince anche la leadership che lo strumento può migliorare in modo misurabile l’azienda nel suo complesso, quindi è pienamente impegnata a portare il nuovo software sulla bacheca. Più consenso riesci a ottenere dagli stakeholder senior in anticipo, più facile sarà implementare lo strumento in seguito. Quando gli stakeholder sono completamente coinvolti, possono aiutare a spianare la strada per la trasformazione digitale e l’adozione tra i team in futuro.
Per iniziare, ecco cinque cose importanti a cui pensare quando prepari la presentazione per il software di gestione dei progetti, oltre a suggerimenti specifici per concludere l’affare.
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Concentrati su ciò che è più importante per i dirigenti dell’azienda
In qualità di team leader, conosci i processi aziendali come le tue tasche, difetti e tutto il resto. Ma le opportunità di miglioramento che a te sembrano lampanti sono spesso meno ovvie per i dirigenti, perché non sono direttamente coinvolti nel tuo lavoro quotidiano. Non è che non gli importi, anzi. I leader aziendali vogliono fornire al tuo team gli strumenti per avere successo, ma guardano alle decisioni di acquisto attraverso una lente specifica per l’azienda.
Prima di preparare il tuo elevator pitch, considera ciò che interessa ai leader aziendali. Mettiti nei loro panni. In che modo l’acquisto di un nuovo software aumenterà le prestazioni e i margini di profitto per l’intera azienda?
Ecco cinque aspetti su cui concentrarsi per rispondere alle preoccupazioni dei responsabili del team, del reparto o dell’azienda.
1. Ritorno sull’investimento (ROI)
La nostra produttività è aumentata di 5 volte per persona rispetto ad aziende 10 volte più grandi della nostra e per di più senza stress.”
Se riesci a dimostrare come il nuovo software aiuterà i profitti della tua azienda, è molto più probabile che tu ottenga la leadership sulla bacheca. Calcola quanto tempo il tuo team dedica alle attività ripetitive e manuali, oltre a quante ore potresti risparmiare con il nuovo software. Fai anche qualche ricerca esterna. Spesso è possibile trovare resoconti indipendenti che quantificano il risparmio di tempo ottenuto con diversi strumenti di project management, come questo resoconto di Nucleus Research.
Punto chiave del messaggio:
Il software di gestione dei progetti include automazioni integrate per eliminare il lavoro non necessario, consentendo ai membri del team di concentrarsi sui progetti che generano entrate.
2. Sicurezza
Per noi, un'azienda che possieda numerose certificazioni di sicurezza e che dimostri di prendere sul serio la sicurezza è importante.”
Con gli attacchi informatici che fanno notizia, i leader aziendali sono sempre più concentrati sulla sicurezza dei dati. Vogliono garantire che le informazioni aziendali rimangano private, anche quando i dipendenti lavorano in luoghi e fusi orari diversi. Secondo Michael Oberlainder, responsabile della sicurezza delle informazioni di LogMeIn, “La sicurezza informatica non sta scomparendo. Non puoi ignorarla, prendere scorciatoie o investire troppo poco.”
Ciò significa che quando si presenta un software di gestione dei progetti, la sicurezza è una caratteristica indispensabile. Fai le tue ricerche e assicurati che lo strumento soddisfi gli standard di sicurezza richiesti dal tuo team IT.
Punto chiave del messaggio:
Questo strumento di project management dà la priorità alle funzionalità di sicurezza e dispone di diverse certificazioni di sicurezza, quindi possiamo fidarci di esso per mantenere i nostri dati al sicuro.
3. Casi d’uso interfunzionali
Avevamo bisogno di centralizzare il nostro lavoro in un unico strumento, perché ogni team utilizzava strumenti diversi, il che portava a problemi di comunicazione e inefficienze.”
I leader aziendali sono spesso diffidenti nell'aggiungere nuovi software perché temono che vengano utilizzati in modo limitato per un team specifico, aumentando l'espansione delle applicazioni e rendendo più difficile la collaborazione e la condivisione di informazioni tra le funzioni. Ecco perché, quando si presenta un nuovo strumento, è importante dimostrare un’ampia gamma di casi d’uso. Questo nuovo strumento aiuterà il tuo team, certo, ma dimostra anche come la piattaforma sia abbastanza flessibile da poter essere utilizzata in diversi reparti. Più casi d’uso ha uno strumento, più sarà allettante per la leadership aziendale.
Quando fai la tua presentazione, mostra come il software di gestione dei progetti può essere utilizzato in modo ampio per migliorare la collaborazione tra i team. Ecco come:
Illustra come la piattaforma può essere utilizzata da diversi team, come marketing, operazioni, IT e altro ancora.
Dimostra come lo strumento può migliorare il lavoro di squadra e semplificare i flussi di lavoro tra i team, come la pianificazione di campagne e progetti, il monitoraggio delle richieste di lavoro o la pianificazione strategica. Verifica se la piattaforma offre modelli predefiniti per aiutare il tuo team a impostare rapidamente processi interfunzionali.
Se la piattaforma offre integrazioni, assicurati di metterle in evidenza. Team diversi utilizzano strumenti diversi per l’analisi dei dati, la progettazione, l’automazione delle email, il monitoraggio dei lead e altro ancora. I leader vogliono un software di gestione dei progetti che possa funzionare con lo stack tecnologico esistente, senza aggiungere ulteriore lavoro o interrompere i processi che già funzionano.
Punto chiave del messaggio:
Questo strumento collegherà i team e ridurrà l’eccesso di applicazioni, senza aggiungere ulteriore confusione.
4. Facilità di adozione
I leader aziendali non vogliono pagare per uno strumento che i dipendenti non useranno. Se il software non è intuitivo, i team non lo adotteranno, il che significa che l’investimento iniziale nello strumento sarà sprecato. Per fugare questi timori, assicurati di affrontare in modo specifico la facilità di adozione durante la presentazione. Ecco alcuni modi per farlo:
Guarda le demo del prodotto o pianifica in anticipo una sessione con il team di vendita dello strumento, in modo da poter vedere esattamente come funziona il software, quanto è intuitivo da usare e come può risolvere specifici punti critici.
Se parli con il team di vendita del software, chiedi quale ruolo deve svolgere l’IT nell’adozione del nuovo strumento. Se il software è facile da adottare, i team IT possono dedicare meno tempo al lavoro improduttivo e più tempo alla pianificazione strategica per ottenere il massimo dallo strumento. Quindi, nella tua presentazione, dimostra come i team possono iniziare facilmente a utilizzare lo strumento da soli, senza creare lavoro extra per il tuo team IT.
Verifica se qualcuno nella tua azienda sta già utilizzando una versione del software. Questo accade più spesso di quanto si possa pensare, soprattutto se lo strumento ha una versione base. Se i dipendenti stanno già adottando il software in autonomia, è probabile che sarà facile implementarlo in tutti i team. Inoltre, questo significa anche che l’adozione dello strumento non si aggiungerà allo stack tecnologico esistente della tua azienda, ma ne amplierà semplicemente l’utilizzo attuale.
Messaggio chiave:
Il software di gestione dei progetti è intuitivo e facile da usare, quindi non è necessario dedicare risorse aggiuntive per aiutare i team a iniziare.
5. Monitoraggio delle informazioni
Man mano che Zoom cresceva, volevamo una panoramica generale di tutto ciò che accadeva per poter definire le priorità e prendere decisioni aziendali. Avevamo bisogno di visibilità, responsabilità e coerenza nel modo in cui il lavoro viene svolto e di condividere le conoscenze tra i team.”
I leader aziendali vogliono sapere cosa sta succedendo, in modo da poter prendere decisioni informate per i loro team. Vogliono anche che i dipendenti abbiano la stessa chiarezza, perché essere tutti sulla stessa lunghezza d’onda è essenziale per una collaborazione efficace. Ma ottenere chiarezza è difficile, soprattutto quando l’operatore della conoscenza medio passa da un’app all’altra 25 volte al giorno. Con le informazioni sparse in luoghi diversi, è difficile monitorare cosa sta succedendo, come stanno andando i progetti e chi è responsabile di cosa.
Ed è qui che entra in gioco la tua presentazione. Il software di gestione dei progetti risolve questo problema creando un sistema di registrazione unico per tutte le attività. Centralizza le informazioni aziendali, in modo che i dipendenti e i leader possano trovare ciò di cui hanno bisogno.
Punto chiave del messaggio:
Il software di gestione dei progetti fornisce un sistema di registrazione unico per tutto il lavoro, in modo che tu e il tuo team sappiate cosa sta succedendo, come stanno andando i progetti e chi è responsabile di cosa.
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Dai un tocco in più alla tua presentazione
Le presentazioni efficaci hanno sempre un punto di forza, qualcosa che le fa risaltare. Vuoi che il tuo pubblico abbia un momento di illuminazione, in cui possa vedere chiaramente come il software andrà a vantaggio dell’azienda o come può essere applicato ai processi aziendali critici.
Prova queste strategie per dare alla tua presentazione un tocco in più:
1. Ottieni il supporto di altri team o reparti
Durante la valutazione, è stato importante per noi testare il prodotto e imparare internamente per vedere se alle persone piaceva. Far sì che una persona a cui piace dica: "Questo è un ottimo strumento" è la chiave per convincere tutti gli altri ad acquistarlo.”
Questo, più di ogni altra cosa, dimostrerà come è possibile applicare il software di project management tra i team. Prima di presentare il tuo caso ai leader dell’azienda, parla con gli stakeholder di altri team e reparti e portali dalla tua parte. Se riesci a dimostrare un ampio interesse nell’adozione dello strumento, puoi convincere il tuo pubblico che i casi d’uso tra team e i flussi di lavoro aziendali migliorati sono effettivamente possibili.
Punto chiave del messaggio:
Più team e stakeholder sono coinvolti in questo strumento, quindi può essere adottato, e lo sarà, per diversi casi d’uso in tutta l’azienda.
2. Prepara una demo visiva
Nessuna presentazione è completa senza un elemento visivo coinvolgente. Una demo reale aiuta il pubblico a visualizzare le funzionalità dello strumento, quanto è intuitivo da usare e come può essere applicato a specifici casi d’uso dell’azienda. Chiedi al team di vendita del software di partecipare alla presentazione e di dimostrare lo strumento in tempo reale. Oppure, se non hai un membro del team commerciale a disposizione, porta un video già pronto.
Durante la demo, evidenzia le caratteristiche principali che fanno risaltare il software di gestione dei progetti, come:
Funzionalità di definizione degli obiettivi per mantenere i team allineati sulle principali priorità aziendali.
Dashboard che forniscono approfondimenti in tempo reale sulle prestazioni delle iniziative.
Funzionalità di monitoraggio del tempo e gestione delle risorse per aiutare i team a dedicare tempo a ciò che conta davvero.
Diagrammi di Gantt, bacheche Kanban, calendari e traguardi per aiutare i team a creare roadmap e visualizzare la pianificazione dei progetti.
Funzionalità di gestione delle attività che aiutano i team a ordinare e assegnare il lavoro, come automazioni ed etichette personalizzate.
Integrazioni che consentono ai team di continuare a utilizzare altri strumenti, centralizzando le informazioni in un unico posto.
Messaggio chiave:
Questo strumento di project management ha funzionalità intuitive e utili che possiamo applicare a casi d’uso specifici dell’azienda.
3. Condividi storie di successo
I leader vogliono una soluzione di gestione dei progetti che sia affidabile in tutto il loro settore. Uno dei modi migliori per dimostrare credibilità è condividere le storie di successo dei clienti, idealmente di aziende simili e ben note. Consulta il sito web del software per vedere se mette in evidenza clienti di spicco. Ancora meglio se trovi storie di successo che quantificano quanto tempo e impegno le aziende hanno risparmiato adottando lo strumento.
Per creare ancora più fiducia, controlla se il software ha vinto qualche premio. Scopri cosa dicono dello strumento società di analisi come Forrester, Gartner e IDC.
Messaggio chiave:
Questo strumento è considerato affidabile in tutto il nostro settore e ottiene ottimi voti dagli analisti.
Anticipa le domande più comuni
Una presentazione non è un monologo. Piuttosto, è una conversazione tra te e il tuo team di leadership. Oltre a preparare i punti di discussione, dovresti anche anticipare le domande che i leader porranno e preparare le tue risposte in anticipo.
Se non sai da dove cominciare, ecco alcune domande frequenti a cui prepararti quando presenti un software di gestione dei progetti:
Quanto costa? Esistono diverse opzioni di prezzo?
Quali esigenze specifiche dell’azienda risolve questa piattaforma?
Come inizieremo?
Quanto tempo richiede la configurazione iniziale?
Che tipo di supporto esterno è disponibile per aiutare con l’implementazione? Ci sono servizi professionali, webinar e altre risorse pratiche che possiamo utilizzare?
Di quali risorse interne abbiamo bisogno per implementarlo?
Cosa succede se lo strumento non funziona come previsto?
Quanto tempo farà risparmiare?
Questa piattaforma funziona per la gestione dei progetti con metodo Agile?
Altre aziende usano questo strumento? Come funziona per loro?
Chi è responsabile della gestione del cambiamento durante l’implementazione di questa piattaforma?
Chi è responsabile della formazione dei dipendenti all’uso dello strumento?
Trasformazione digitale, dal basso verso l’alto
Dimostrando chiaramente il valore di un software di gestione dei progetti, puoi portare i leader aziendali sulla bacheca e iniziare a piantare i semi della trasformazione digitale. E con una presentazione ben fatta, puoi ottenere più di un semplice via libera: puoi anche trasformare i leader da stakeholder riluttanti a partner pienamente coinvolti.
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