Vuoi riunioni meno frequenti e più efficaci? Prova la gestione delle riunioni.

Immagina di essere seduto a una riunione senza uno scopo o azioni da attuare chiari. Le persone parlano, ma nessuno prende appunti. Quando finalmente la riunione termina, sei esausto, emotivamente svuotato e semplicemente irritabile. 

Ti suona familiare? Se è così, non sei l’unico. 

I lavoratori perdono quasi tre ore a settimana in riunioni inutili. Di fronte a un’ondata di inviti, ci stiamo disconnettendo: più della metà dei lavoratori svolge più attività durante le riunioni e solo il 43% partecipa a riunioni virtuali più piccole. In poche parole, molti di noi partecipano a riunioni improduttive, inutili o semplicemente noiose. 

Non è che tutte le riunioni siano inutili, è che non stiamo ottenendo un buon valore dal nostro tempo. Non abbiamo solo bisogno di meno riunioni, ma di riunioni migliori, che siano realmente utili per tutte le persone coinvolte. Perché, in definitiva, organizzare riunioni più efficienti significa che è necessario meno tempo per portare a termine il lavoro. 

Ed è qui che entra in gioco la gestione delle riunioni. 

Cos’è la gestione delle riunioni?

La gestione delle riunioni è il processo di coordinamento e svolgimento di una riunione, al fine di ottenere il massimo valore dal tempo investito. Include le azioni da intraprendere prima, durante e dopo una riunione, per far sì che tutto proceda senza intoppi, come la creazione di un ordine del giorno e l'assegnazione di azioni da attuare. 

Quando gestisci bene le riunioni, le tue riunioni sono efficienti e produttive. I partecipanti comprendono l'obiettivo della riunione e dispongono delle informazioni di cui hanno bisogno per arrivare preparati, in modo da poter rimanere concentrati e contribuire a rendere il tempo trascorso insieme il più produttivo possibile. Riunioni più efficienti significano anche che è necessario un minor numero di riunioni per portare a termine il lavoro, in modo da poter semplificare il programma e restituire a tutti un po' di tempo prezioso per concentrarsi. 

È davvero necessaria una riunione? 

Non tutte le riunioni sono necessarie. Se ti ritrovi costantemente in riunioni inutili, considera di adottare un approccio più olistico e di condurre una riunione di doomsday. Può sembrare spaventoso, ma un giorno del giudizio delle riunioni porta una semplice verifica delle riunioni al livello successivo, incoraggiando i membri del team a eliminare tutte le riunioni ricorrenti dai loro calendari e quindi ricominciare da capo con inviti aggiornati. In effetti, abbiamo appena condotto un meeting doomsday in Asana. Guidata dalla dottoressa e imprenditrice Rebecca Hinds, la nostra verifica ha fatto risparmiare ai partecipanti una media di 11 ore al mese. 

Come gestire una riunione: 9 semplici passaggi

Un po' di lavoro extra può fare molto per rendere le tue riunioni più efficienti. Segui questi nove passaggi per pianificare riunioni efficaci e assicurarti che siano utili per tutti. 

1. Prima della riunione: definisci lo scopo della riunione

Prima di tutto, è necessario comprendere lo scopo della riunione. Lo scopo è ciò che tu e i tuoi stakeholder dovete raggiungere durante il tempo trascorso insieme per rendere la riunione un successo. Soprattutto, questo include gli argomenti da discutere e le decisioni da prendere. Definire lo scopo della riunione è anche una buona opportunità per valutare se è necessario tenerla. Se hai difficoltà a trovare argomenti di discussione o se puoi facilmente rispondere alle domande offline, valuta invece l'utilizzo della comunicazione asincrona. 

Segui questi tre passaggi per definire lo scopo della riunione: 

1. Stabilisci un obiettivo raggiungibile per mantenere il tuo team concentrato e nei tempi previsti.

2. Elenca tutti gli argomenti da discutere per raggiungere l'obiettivo della riunione. 

3. Evidenzia gli argomenti che richiedono una decisione per raggiungere l'obiettivo della riunione. 

Per esempio, immagina che il tuo team si riunisca per determinare il budget per un progetto di riprogettazione del blog. Ecco come definiresti lo scopo della riunione: 

Obiettivo della riunione: finalizzare i numeri del budget per il progetto di riprogettazione del blog. 

Argomenti e decisioni richiesti: 

• Spesa prevista per altri progetti del team e fondi totali rimanenti. 

• Priorità della riprogettazione del blog in relazione ad altri progetti. Decisione richiesta: dovremmo dare la priorità alla riprogettazione del blog e prelevare fondi da altri progetti, o accontentarci del budget rimanente? 

• Rivedere due scenari di budget per la riprogettazione del blog. Decisione richiesta: dovremmo creare una versione MVP più economica o optare per la riprogettazione completa? 

• Approvatori del budget. Decisione richiesta: chi deve approvare il budget definitivo? 

2. Prima della riunione: determina i partecipanti

Ora che hai determinato lo scopo della riunione, puoi decidere chi deve (e non deve) partecipare. Per rendere la riunione più efficiente, è meglio limitare il numero di persone a quelle che devono assolutamente essere presenti. I partecipanti dovrebbero essere stakeholder il cui contributo è necessario per prendere decisioni e raggiungere gli obiettivi della riunione. Dopo la riunione, puoi sempre inviare le note agli stakeholder che devono essere informati, ma che non devono essere coinvolti nel processo decisionale.

3. Prima della riunione: definisci ruoli e responsabilità

Ogni partecipante dovrebbe avere un ruolo da svolgere nella riunione. Prima dell'inizio della riunione, chiarisci i ruoli e le responsabilità di tutti, in modo che sia chiaro di cosa è responsabile ogni stakeholder e come dovrebbe prepararsi. Nel passaggio successivo, includerai queste informazioni nell'ordine del giorno della riunione, in modo che ogni partecipante possa vederle in anticipo.

Se non sai da dove cominciare, ecco alcuni ruoli comuni: 

• Facilitatore: ospita la riunione, introduce gli argomenti dell'ordine del giorno e mantiene gli stakeholder concentrati e nei tempi previsti. Il facilitatore è spesso l'organizzatore della riunione. 

• Addetto agli appunti: registra appunti scritti o verbali per documentare la riunione. Per le riunioni ricorrenti del team, prova a far ruotare le responsabilità di presa di appunti in modo che la stessa persona non debba svolgere l’attività ogni volta. 

• Responsabili delle decisioni: sono responsabili delle decisioni chiave per raggiungere l'obiettivo della riunione. 

• Collaboratori: forniscono gli aggiornamenti e gli input necessari per raggiungere l'obiettivo della riunione. I collaboratori potrebbero fare presentazioni, fornire aggiornamenti sul progetto o semplicemente esprimere la propria opinione. 

4. Prima della riunione: crea e condividi l'ordine del giorno

Un buon ordine del giorno serve a due scopi. Ti aiuta a pianificare e svolgere la riunione in modo tempestivo e fornisce agli stakeholder le informazioni di cui hanno bisogno per prepararsi e arrivare pronti a prendere decisioni informate. La chiave è condividere l'ordine del giorno della riunione in anticipo, idealmente almeno 24 ore prima dell'inizio. 

L'ordine del giorno dovrebbe informare gli stakeholder sugli obiettivi della riunione, gli argomenti da discutere e le decisioni da prendere. Se hai già definito lo scopo della riunione, hai già queste informazioni a disposizione. 

Ecco cosa includere nell’ordine del giorno della riunione:

• l'obiettivo della riunione;

• I partecipanti alla riunione e i loro ruoli.

• una panoramica che elenca gli argomenti di cui si parlerà durante la riunione, comprese le decisioni chiave da prendere 

• la durata e il tempo assegnato per ogni punto all'ordine del giorno;

• Tutti i materiali che i partecipanti dovrebbero leggere in anticipo. 

Per le riunioni ricorrenti, molti team fanno un ulteriore passo avanti utilizzando un modello di riunione L10. Si basa sul tuo ordine del giorno, aggiungendo una struttura ripetibile per problemi, schede di valutazione e azioni, in modo che le riunioni rimangano produttive settimana dopo settimana.

5. Prima della riunione: determina la durata della riunione di sincronizzazione

La durata della riunione svolge un ruolo fondamentale nella produttività, soprattutto per le riunioni virtuali. Secondo la neuroscienziata cognitiva Dr. Sahar Yousef, “è necessario avere un’ottima ragione per programmare un blocco di tempo superiore a 30 minuti”. In effetti, uno studio di Microsoft del 2020 ha dimostrato che la stanchezza da video si manifesta dopo 30 minuti di riunione virtuale, il che significa che diventa molto più difficile concentrarsi oltre quel punto. Al contrario, quando parliamo di persona, di solito riusciamo a mantenere la concentrazione per 45-60 minuti. 

Se devi pianificare riunioni più lunghe, la dottoressa Yousef consiglia di fare una pausa di 1 minuto dopo 30 minuti. In questo modo, il cervello può riprendersi e tu puoi mantenere la tua energia per il periodo successivo. 

6. Prima della riunione: invia un invito sul calendario

Pianificare le riunioni è spesso un processo complicato, soprattutto se lavori in un team virtuale che si estende su diversi fusi orari. Quando cerchi un orario per la riunione nel calendario di tutti, tieni a mente queste domande: 

• È necessario un tempo di riserva aggiuntivo per il viaggio o la configurazione delle attrezzature? 

• Dove si terrà la riunione? Devi prenotare una sala riunioni, inviare un invito virtuale o entrambi? 

• In quali fusi orari si trovano i partecipanti? Stai programmando la riunione durante (o almeno vicino) all’orario di lavoro di tutti? 

7. Durante la riunione: prendi appunti

Gli appunti della riunione ti aiutano a ricordare e a seguire i dettagli importanti, come le decisioni chiave che hai preso, gli aggiornamenti del progetto e i passaggi successivi. Sono utili anche per gli stakeholder che vogliono rimanere informati sul tuo progetto. Invece di partecipare come spettatori, possono semplicemente leggere gli appunti della riunione in seguito. 

Essere responsabili delle note della riunione può sembrare intimidatorio, ma non deve esserlo per forza. Ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente quando tu (o la persona designata) inizi a scrivere: 

• Usa l'ordine del giorno della riunione come scaletta per i tuoi appunti. In questo modo, tutto è già pronto e non è necessario adottare ulteriori misure per organizzare le informazioni.

• Non devi necessariamente trascrivere tutto parola per parola. Concentrati invece sull'evidenziare informazioni importanti come azioni da attuare, aggiornamenti sui progetti e decisioni chiave. 

• Per le riunioni virtuali senza presentazioni, prova a condividere il tuo schermo in modo che tutti possano vedere i tuoi appunti. In questo modo, i membri del team possono intervenire se ritengono che manchi qualche informazione importante. 

8. Al termine della riunione: identifica e assegna le azioni da attuare

Ti è mai capitato di terminare una riunione senza sapere cosa fare dopo? Puoi evitare questo tipo di confusione assegnando azioni concrete durante la riunione. Le azioni da attuare documentano chi fa cosa al termine della riunione e servono a due importanti scopi: 

1. Mantengono tutti allineati sui passaggi successivi e assicurano che il lavoro proceda.

2. Forniscono una base per la discussione della riunione, assicurando che tutti si concentrino su un piano d’azione concreto piuttosto che su idee nebulose. 

Per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda, è meglio assegnare le azioni in tempo reale durante la riunione stessa. Assicurati che siano documentate negli appunti della riunione, in modo da avere una registrazione concreta di chi è responsabile di cosa. Se il tuo team utilizza strumenti di project management come Asana, puoi assegnare le attività direttamente dall'ordine del giorno della riunione. 

9. Dopo la riunione: condividi e archivia gli appunti

Condividere gli appunti della riunione con i partecipanti è un ottimo modo per riassumere tutto ciò di cui si è discusso. Aiuta gli stakeholder a ricordare le decisioni chiave e le azioni da attuare, in modo che tutti siano allineati prima della riunione successiva. Inoltre, la condivisione delle note della riunione è un ottimo modo per coinvolgere in modo asincrono gli stakeholder che desiderano rimanere informati sull’avanzamento del progetto, ma che non hanno necessariamente bisogno di partecipare alle riunioni. 

Infine, assicurati di salvare e archiviare gli appunti della riunione in un luogo a cui tutti possano accedere facilmente in seguito. Ad esempio, Asana ti consente di prendere, condividere e archiviare note in un unico posto. Gli stakeholder possono anche commentare e collaborare direttamente alle note della riunione, in modo che le conversazioni chiave avvengano nello stesso posto in cui è archiviato il tuo lavoro. 

Otto suggerimenti per gestire le riunioni in maniera efficace

La gestione delle riunioni è relativamente semplice, ma può richiedere un po' di pratica per fare le cose per bene. Per risparmiarti qualche problema, ecco otto suggerimenti per migliorare le tue capacità di gestione delle riunioni: 

1. Fornisci in anticipo l'ordine del giorno della riunione: condividere l'ordine del giorno in anticipo aiuta gli stakeholder ad arrivare preparati e pronti a condividere idee. In questo modo, non dovrai perdere tempo a mettere tutti al corrente, ma potrai invece affrontare direttamente gli argomenti di discussione importanti. 

2. Attieniti all'ordine del giorno: l'ordine del giorno è la guida principale della riunione, elenca tutto ciò di cui devi discutere, quali decisioni devi prendere e quanto tempo hai per ogni argomento. Durante la riunione, mantieni l'ordine del giorno in primo piano per migliorare la gestione del tempo e garantire che le discussioni non vadano fuori tema. Se emergono altri argomenti, prendi nota per approfondirli in seguito in modo asincrono o in un’altra riunione. 

3. Fai in modo che le riunioni siano brevi: più lunga è la riunione, più difficile è per tutti rimanere concentrati e coinvolti. Lascia che sia l'ordine del giorno a determinare la durata della riunione e ricorda che non tutte le riunioni devono durare 30 o 60 minuti: possono durare 15 minuti, 40 minuti o il tempo necessario. Le riunioni aziendali più brevi sono particolarmente importanti per i team che lavorano da remoto, poiché la stanchezza da video si manifesta intorno ai 30 minuti. Al contrario, durante le riunioni in presenza, di solito riusciamo a mantenere la concentrazione per 45-60 minuti. 

4. Invita meno persone: più piccola è la riunione, più efficiente può essere. Invitare meno persone può rendere la riunione più produttiva e dare ai partecipanti lo spazio e il tempo di cui hanno bisogno per contribuire. Inoltre, evita che altri stakeholder perdano tempo in una riunione che non è rilevante per loro. Quando decidi chi invitare, ricorda che le riunioni di successo si concentrano sul prendere decisioni piuttosto che sulla semplice condivisione di informazioni. Se gli stakeholder desiderano essere informati, puoi inviare loro gli appunti della riunione in seguito. 

5. Inizia in orario: va bene concedere qualche minuto di tempo per dare alle persone il tempo di arrivare, ma un ritardo maggiore può influire sulla produttività della riunione. Cerca di iniziare sempre in orario, anche se qualcuno non è arrivato. Se tendi ad avere molti ritardatari, prova a includere una domanda di 5 minuti per rompere il ghiaccio all’inizio della riunione, per dare a chi arriva in ritardo il tempo di orientarsi. 

6. Rendila interattiva: le riunioni migliori sono piene di creatività ed energia. Le persone non si presentano solo per ascoltare passivamente, ma partecipano attivamente alla discussione. Per rendere le tue riunioni più interattive, prova a chiedere direttamente input e a dedicare tempo al brainstorming.

7. Prevedi del tempo per domande e risposte: attenersi all’ordine del giorno è importante, ma devi anche essere flessibile e lasciare del tempo per le domande pertinenti. Invece di lasciare le domande e le risposte alla fine della riunione, incoraggia i partecipanti a intervenire durante la discussione. In questo modo è meno probabile che se ne dimentichino, e tu puoi rispondere a ogni domanda nel contesto. 

8. Fai un follow-up subito dopo: non aspettare, fai un follow-up mentre tutti hanno la riunione ancora fresca nella mente. Questo include la condivisione degli appunti della riunione, la pianificazione delle riunioni di follow-up e l'assegnazione delle azioni da attuare. 

Rendi le tue riunioni più efficaci

Le riunioni non devono essere una perdita di tempo. Se c’è una cosa che dovreste ricordare di questo articolo, è questa: una riunione produttiva è sempre meglio di una manciata di riunioni improduttive. Con un po' di pianificazione anticipata, puoi fare altrettanto (se non di più) in una frazione del tempo, e avrai anche più tempo per concentrarti. 

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