Affaticamento da videoconferenza: quattro suggerimenti per combattere l’esaurimento da video

Sono le 15:00 di un giovedì, ti pulsa la testa, ti fanno male gli occhi e hai un’altra riunione prima che la giornata finisca, ma ti senti come se non ce la facessi più. Dopo una giornata di riunioni consecutive, ti senti esausto e sfinito. 

Se ti riconosci in questa descrizione, potresti soffrire di affaticamento da videoconferenza.

Cos’è l’affaticamento da videoconferenza?

La stanchezza da videoconferenza è l’affaticamento che si avverte dopo aver partecipato a troppe videoconferenze in un breve periodo di tempo. Il termine è anche comunemente indicato come "affaticamento da Zoom" o "esaurimento da Zoom", tuttavia questo fenomeno non è limitato alla piattaforma Zoom: può accadere con qualsiasi software di videoconferenza. 

La stanchezza da videoconferenza ha una varietà di sintomi. Alcuni di questi sintomi includono:

• Affaticamento oculare

• Dimenticanza

• Difficoltà di concentrazione

• Irritabilità

• Stanchezza generale

• Affaticamento mentale

• Cefalea

• Tensione muscolare

• Insonnia

Molti di questi sintomi si sovrappongono a quelli del burnout. Al momento non esiste uno studio ufficiale che colleghi l'affaticamento da videoconferenza al burnout, ma è interessante notare come i sintomi si sovrappongano.

La scala ZEF

Un team di ricercatori di Stanford sta attualmente studiando gli effetti delle videoconferenze utilizzando la scala ZEF (Zoom Exhaustion & Fatigue). Il sondaggio considera aspetti come il tempo trascorso in riunione, le informazioni demografiche e i sintomi riscontrati. L'obiettivo di questa ricerca è influenzare il modo in cui utilizziamo i software di videoconferenza in futuro, per concentrarci maggiormente sul nostro benessere. 

Perché le videoconferenze sono così estenuanti?

Jeremy Bailenson, professore di comunicazione e direttore fondatore dello Stanford Virtual Human Interaction Lab, esamina quattro motivi chiave per cui sperimentiamo affaticamento durante le videoconferenze. Di seguito elenchiamo alcuni motivi per cui le videoconferenze possono sembrare così estenuanti, ma anche alcuni semplici modi per evitare che la stanchezza si faccia sentire.

1. Le videoconferenze richiedono più potenza cerebrale

Uno dei motivi per cui le videoconferenze sono così estenuanti è perché suscitano le stesse emozioni che proviamo quando ci troviamo in una situazione intensa. Ciò è dovuto alla vicinanza del volto dell'altra persona sullo schermo. Non è comune essere così vicini fisicamente a un individuo durante una normale conversazione.

Le uniche volte in cui un altro individuo è così vicino a noi nella vita reale è durante i momenti intimi o i conflitti intensi, entrambi i quali innescano una risposta nel nostro cervello per rimanere ipervigili. A causa di questa risposta, il nostro cervello deve lavorare di più per elaborare le informazioni condivise durante la videoconferenza rispetto alla normale conversazione faccia a faccia. 

Come combattere questo fenomeno:

Allontana lo schermo dal viso quando effettui videochiamate, per imitare la distanza che avresti durante una normale conversazione faccia a faccia con qualcuno. Usa una tastiera e un mouse esterni invece di lavorare costantemente sul tuo laptop, in modo da poter accedere al computer senza avere lo schermo troppo vicino al viso.

2. Il multitasking utilizza lo stesso carburante mentale di cui abbiamo bisogno per concentrarci

Anche se lavorare da **Home** può aiutare alcune persone a concentrarsi, per altre è fonte di distrazione. Se sei in videoconferenza, potresti controllare la posta elettronica, cercare di impedire al tuo cane di abbaiare, preoccuparti di come ti presenti o pensare ad altre attività che devi completare durante la giornata. Secondo il sondaggio Anatomia del lavoro 2022 di Asana, più della metà dei lavoratori svolge più attività contemporaneamente durante le riunioni. Tutte queste attività si allontanano dall'attività principale da svolgere: la videoconferenza a cui dovresti prestare attenzione. 

La dottoressa Sahar Yousef, neuroscienziata cognitiva e docente presso la Haas School of Business della UC Berkeley, afferma:

Il cervello umano funziona meglio quando si concentra su una cosa alla volta. Abbiamo una certa capacità cognitiva e una certa attenzione.”

Come combattere questo fenomeno:

Anche se più facile a dirsi che a farsi, la soluzione a questo problema è concentrarsi su una cosa alla volta. Se sei in una videochiamata, cerca il più possibile di trovarti in un ambiente tranquillo e privo di distrazioni. Non cedere alla tentazione di controllare i messaggi, le email o aprire i messaggi Slack. Disattiva le notifiche quando partecipi a una riunione. In questo modo, non sarai tentato di fare multitasking durante la chiamata. 

3. Guardarsi costantemente non è naturale

Nella vita di tutti i giorni, non ti guardi mentre conversi con altre persone. Certo, potresti guardarti allo specchio per sistemarti i capelli in fretta, o vederti nel riflesso di una finestra, ma guardare il tuo viso quando stai cercando di stabilire una connessione sociale con qualcun altro non è la norma. Questi stimoli aggiuntivi ci rendono iperconsapevoli delle nostre espressioni facciali, del linguaggio del corpo e di altri segnali non verbali. Quando ci concentriamo su come ci presentiamo in videochiamata, è meno probabile che ci concentriamo sulla riunione stessa. 

Come combattere questo fenomeno:

Nella maggior parte dei software di videoconferenza, c'è un'opzione per disattivare la propria visualizzazione senza spegnere la videocamera. Questo ti aiuterà a distogliere l’attenzione da te stesso e a concentrarti su chi sta parlando nella videochiamata. 

L'altra opzione è quella di spostare la riunione offline e fare una telefonata alla vecchia maniera. Se non è necessario condividere uno schermo e si sta solo discutendo verbalmente, non c'è nulla di male nel fare una chiamata audio. Questo può aiutare a ridurre lo stress di avere riunioni consecutive in cui devi essere presente in video. 

4. La videoconferenza ostacola la comunicazione non verbale

Quando comunichiamo faccia a faccia, si verifica molta comunicazione non verbale. In effetti, quando comunichiamo di persona, circa la metà di tale comunicazione è non verbale. Gesti delle mani, espressioni facciali, linguaggio del corpo e tempismo sono tutti modi in cui le persone comunicano. Tuttavia, con le videoconferenze, può esserci un ritardo o una disconnessione da questa comunicazione visiva.

"Per molto tempo abbiamo fatto affidamento sul linguaggio del corpo informale come mezzo per costruire una comprensione condivisa", afferma Erica Dhawan, autrice di Digital Body Language: How to Build Trust and Connection, No Matter the Distance. “Siamo cresciuti imparando le regole di base del linguaggio del corpo, ma non abbiamo imparato il linguaggio del corpo digitale.”

Questa piccola lacuna nella comunicazione non verbale può causare problemi di comunicazione e incomprensioni. Quando si comunica tramite riunioni virtuali, è importante essere estremamente chiari con l'intenzione e l'intonazione, poiché non è possibile utilizzare i normali segnali non verbali come il contatto visivo e il linguaggio del corpo. 

Continua a leggere: Il futuro del lavoro dipende dal nostro linguaggio del corpo “digitale”

Come combattere questo problema:

Se il tuo team ha un modello ibrido, prova a organizzare alcune riunioni di persona in combinazione con le riunioni su Zoom. Questo può aiutare il tuo team a connettersi a un livello più personale e più vicino, pur consentendo la flessibilità delle chiamate Zoom in giorni diversi.

Per i team completamente da remoto, offri l'opportunità di incontrarsi di persona ogni pochi mesi. In questo modo, i membri del team possono creare una connessione sociale di persona, piuttosto che solo tramite videochiamate.