Ketika acara tidak berjalan sesuai rencana, itu jarang disebabkan oleh satu masalah besar. Ini adalah lusinan hal kecil yang diabaikan. Dari agenda yang tidak selaras hingga batas waktu penyiapan yang terlewat, sedikit penundaan pun dapat berdampak pada seluruh hari acara Anda. Di sinilah templat jadwal acara membantu.

Dengan Asana, Anda dapat merencanakan setiap tahap acara, dari persiapan hingga evaluasi, dalam satu linimasa bersama. Templat acara ini mencakup semua yang Anda butuhkan untuk menetapkan peran, mengelola logistik, dan dengan mudah memenuhi milestone utama. Baik Anda mengadakan retret perusahaan atau peluncuran produk, templat ini menjaga acara Anda tetap sesuai rencana.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat jadwal acara?

Di Asana, kami telah mengamati transisi tim acara dari spreadsheet yang tidak tertata menjadi kerja tim kolaboratif, semuanya menggunakan satu templat yang mudah. Jika Anda mengelola beberapa pemangku kepentingan, linimasa vendor, atau jendela pengiriman yang ketat, templat penjadwalan acara ini dibuat untuk Anda. Ini ideal untuk:

Perencana dan koordinator acara

Gunakan templat jadwal perencanaan acara untuk memetakan seluruh agenda dan mengoordinasikan vendor dan kru.

Tim pemasaran dan komunikasi

Sinkronkan linimasa perpesanan internal dan eksternal Anda agar pengumuman, undangan, dan tindak lanjut dilakukan tepat waktu.

Tim eksekutif dan operasi

Templat jadwal acara perusahaan memungkinkan Anda merencanakan dan memantau milestone, seperti persiapan panel atau panduan latihan, di satu tempat.

Tim tempat acara dan logistik

Tetap terdepan dalam penyiapan fisik, pengiriman, dan transisi harian dengan menetapkan tugas dan slot waktu.

Mengapa menggunakan templat jadwal acara Asana?

Sebelum menggunakan templat ini, tim pemasaran acara salah satu klien menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengonfirmasi pendaftaran vendor daripada menyelesaikan detail acara yang sebenarnya. Namun, dengan templat, seluruh tim dapat memverifikasi setiap konfirmasi dan batas waktu menggunakan tampilan linimasa bersama.

Templat jadwal acara gratis ini cukup fleksibel untuk konferensi besar dan cukup mendetail untuk acara di luar lokasi satu tim.

Manfaat menggunakan templat ini:

• Merencanakan setiap fase acara Anda dengan linimasa dan dependensi

• Memberikan tugas untuk penyiapan, pembicara, katering, dan komunikasi

• Kelola agenda Anda dengan bagian tugas menurut waktu atau fungsi

• Membagikan rencana terpusat dengan kolaborator internal dan eksternal

• Sesuaikan untuk jenis acara perusahaan, virtual, atau hybrid

Cara menggunakan templat jadwal acara

Kami merancang templat jadwal acara ini untuk menyederhanakan proses perencanaan Anda dari awal hingga akhir. Setiap bagian lembar kerja mencerminkan fase eksekusi, sementara kolom membantu Anda melacak pemilik tugas, tenggat, dan prioritas secara sekilas. Baik Anda mengelola acara perusahaan atau podcast merek, Anda dapat menyesuaikan templat ini untuk semua jenis acara.

Langkah 1: Siapkan detail umum acara Anda

Mulailah di Bagian detail acara umum. Tambahkan nama, deskripsi, dan tanggal inti acara Anda. Tata dengan menetapkan peran untuk pemilik, menetapkan jenis acara, dan menandai kategori utama.

Pastikan untuk memasukkan perkiraan anggaran acara di sini. Jika Anda menggunakan templat anggaran, tautkan di tugas atau gunakan bidang lampiran agar semua keuangan mudah diakses.

Langkah 2: Buat linimasa acara terperinci

Bagian Linimasa Terperinci berfungsi sebagai agenda real-time Anda. Bagi acara Anda menjadi beberapa blok berjangka waktu: penyiapan, sesi, istirahat, dan pembongkaran. Untuk acara yang berlangsung beberapa hari, gunakan satu bagian untuk setiap hari atau sebagian hari.

Tampilan Linimasa Asana berfungsi seperti Bagan Gantt untuk membantu Anda memvisualisasikan dependensi di seluruh linimasa acara. Tampilan linimasa memudahkan Anda mencegah tumpang tindih tugas dan mengidentifikasi kesenjangan penjadwalan sejak dini.

Langkah 3: Mengatur vendor dan sumber daya

Di bagian Manajemen Vendor & Sumber Daya, buat tugas untuk setiap mitra eksternal. Gunakan kolom Status Vendor untuk melacak status setiap vendor: terkonfirmasi, tertunda, atau sedang berlangsung. Tambahkan tenggat untuk setiap hasil akhir dan tetapkan kontak internal untuk mengawasi penyerahan, persetujuan, atau masalah yang memerlukan eskalasi.

Langkah 4: Selesaikan daftar periksa acara

Gunakan bagian Daftar Periksa Tugas untuk membuat daftar setiap hasil akhir. Pikirkan tentang papan nama, materi, konfirmasi RSVP, atau pemesanan perjalanan. Terapkan bidang prioritas tugas dan tingkat risiko untuk menandai tugas penting. Dipadukan dengan jadwal acara di linimasa, bagian ini membantu memastikan tim Anda menjalankan rencana tanpa melewatkan apa pun.

Langkah 5: Tambahkan kontak utama

Buat entri di bawah Kontak Utama untuk setiap orang yang terlibat dalam acara tersebut. Sertakan prospek internal, vendor, dan koordinator tempat. Gunakan bidang kustom untuk mencatat bagian, peran, atau kategori tugas.

Anda juga dapat menautkan bagian ini ke daftar tamu atau kalender acara untuk koordinasi yang lebih mudah. Memiliki informasi kontak di satu tempat membuat serah terima dan perubahan menit terakhir jauh lebih lancar.

Langkah 6: Bagikan dan berkolaborasilah dengan tim Anda

Undang anggota tim sebagai kolaborator pada tugas atau seluruh bagian. Jika Anda menggunakan alat manajemen proyek seperti Asana, menetapkan peran dan melacak status menjadi hal yang biasa.

Untuk kampanye besar atau pemasaran acara, hubungkan tugas perencanaan ke kalender penjangkauan atau jadwal media sosial. Anda juga dapat membuat duplikat proyek ini sebagai templat jadwal acara sederhana untuk digunakan kembali untuk program berulang.

Langkah 7: Sesuaikan dan perluas

Tambahkan kolom seperti "Pemilik Sesi" atau "Persyaratan AV", atau gunakan tag untuk trek breakout. Untuk acara virtual atau hybrid, pertimbangkan untuk menambahkan bagian "Penyiapan Teknologi" dengan templat linimasa tersendiri.

Jika Anda mengelola beberapa acara sekaligus, hubungkan proyek ini ke portofolio templat perencanaan acara yang lebih besar agar tim Anda dapat memantau logistik dan kebutuhan sumber daya yang tumpang tindih.

Fitur penjadwalan acara Asana

Fitur Asana mengubah templat penjadwalan acara ini menjadi pusat kontrol langsung untuk acara Anda. Kami telah merancang templat ini dengan beberapa fitur favorit kami, tetapi Anda dapat menyesuaikan templat Anda agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. Lihat daftar fitur lengkap kami untuk inspirasi selengkapnya.

Tampilan linimasa

Visualisasikan rencana acara Anda dalam tata letak bergaya Gantt. Tampilan linimasa menunjukkan keterkaitan antara persiapan, pelaksanaan, dan penutup.

Bidang kustom

Tambahkan bidang untuk jenis sesi, pemilik anggaran, prioritas, atau vendor. Anda dapat menyortir dan memfilter tugas menurut bidang ini untuk melihat hal yang perlu diperhatikan terlebih dahulu.

Dependensi

Tandai tugas yang bergantung pada tugas lain sebelum dapat dimulai. Ini membantu Anda melihat potensi penundaan jadwal, seperti saat Anda membutuhkan dek slide pembicara sebelum pencetakan akhir.

Penerima tugas

Pastikan setiap tugas memiliki pemilik, mulai dari logistik kecil hingga hasil akhir besar. Anggota tim tahu persis tanggung jawab mereka, dan Anda dapat melihat item yang belum ditugaskan sesuai kebutuhan.

Formulir

Gunakan formulir untuk mengumpulkan proposal sesi, pertanyaan tamu, atau info vendor. Anda dapat otomatis mengubah pengiriman formulir sebagai Tugas di dalam proyek tanpa memerlukan entri manual tambahan.

Automasi (Aturan) Tetapkan aturan untuk otomatis memberikan tugas, memindahkan item ke status "siap" setelah disetujui, atau memberi tahu pemangku kepentingan saat ada perubahan. Automasi menghemat waktu pada pekerjaan berulang.

Integrasi yang direkomendasikan untuk templat jadwal acara Anda

Integrasi memperluas perencanaan acara Anda dengan menghubungkan Asana dengan alat yang sudah Anda gunakan. Kunjungi hub integrasi app untuk menemukan platform yang digunakan tim Anda setiap hari.

Kalender Google

Sinkronkan tugas dan batas waktu ke kalender Anda agar waktu acara selalu menjadi prioritas utama. 

Slack

Kirim pengingat, pembaruan, dan pemberitahuan di kanal Slack tim Anda. Anda akan mendapatkan pembaruan real-time saat tugas selesai atau terlambat.

Google Drive Lampirkan kontrak vendor, denah lantai, agenda, dan kit pencitraan merek sehingga Anda dapat menyimpan semua aset di satu lokasi bersama.

Zoom

Tambahkan tautan Zoom ke sesi acara virtual atau rencanakan panggilan langsung dari proyek Asana Anda.

Gmail

Ubah email terkait acara menjadi tugas dengan pengaya Asana untuk Gmail. Anda dapat memberikan tugas atau menetapkan tenggat langsung dari kotak masuk.

Jira Cloud

Jika acara Anda melibatkan peluncuran produk atau aktivasi teknis, sinkronkan dengan Jira untuk menyelaraskan linimasa pengembangan dengan jadwal acara Anda.

Pertanyaan umum tentang templat jadwal acara