Templat perencanaan acara

Ada banyak sekali bagian yang senantiasa berubah yang perlu diperhatikan dalam perencanaan acara. Antara merencanakan anggaran, bernegosiasi dengan vendor, dan mengoordinasikan tugas menjelang hari acara, ada banyak hal yang harus dilakukan sebelum acara berlangsung. 

Agar proses perencanaan acara berjalan lancar, Anda perlu mengatur semua tugas dan detail acara Anda di satu tempat yang mudah diakses. Templat perencanaan acara Asana memungkinkan Anda melihat linimasa perencanaan acara Anda secara menyeluruh dan berkolaborasi dengan mudah, jadi Anda dapat membuat rencana yang matang.

Apa itu templat perencanaan acara?

Templat perencanaan acara adalah kerangka kerja yang dapat diduplikatkan yang membantu menyederhanakan proses perencanaan acara. Templat ini memberi Anda satu tempat untuk mengelola dan melacak detail acara. Templat perencanaan acara Asana adalah templat pra-bangun dengan bagian dan bidang khusus untuk melacak tugas dan detail acara yang akan datang. Ini menciptakan konsistensi, memudahkan Anda untuk mereplikasi alur kerja manajemen acara yang sudah ada. Artinya, Anda dapat merasa yakin bahwa tim Anda tidak akan melewatkan satu langkah pun—sehingga Anda dapat mengadakan acara sebaik mungkin.

Apa manfaat menggunakan templat perencanaan acara Asana?

Templat perencanaan acara gratis kami memungkinkan Anda mengelola semua detail acara di satu tempat yang dapat diakses, memberikan kejelasan dengan cara yang tidak dapat dilakukan spreadsheet statis. Mulai melacak anggaran dan berkomunikasi dengan vendor agar acara sesuai jadwal, menggunakan templat kami memastikan acara Anda akan berjalan lancar. 

Selain itu, Anda dapat membuat duplikat templat untuk setiap acara alih-alih membuat proyek baru. Ini mengurangi pekerjaan awal yang tidak perlu dan memastikan tim Anda mengikuti langkah-langkah yang sama ketika merencanakan acara serupa.

Manfaat lain templat perencanaan acara kami meliputi:

• Mengatur anggaran acara sebelum acara dimulai.

• Memvisualisasikan perencanaan acara Anda dalam linimasa.

• Membuat daftar periksa perencanaan acara yang dapat ditindaklanjuti untuk melacak tugas acara untuk perencanaan yang lebih lancar.

• Dengan mudah melihat tugas yang dependen pada tugas lain dan menghapus pemblokir sebelum menyebabkan masalah penjadwalan.

• Membagikan pembaruan status dan progres acara langsung dari proyek.

• Menggunakan milestone untuk melacak progres perencanaan. 

• Mengelola daftar vendor dan relasi tamu secara proaktif.

• Menggunakan aplikasi terintegrasi Asana, seperti Outlook, Gmail, dan Slack, untuk mengubah pesan menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti dan melacak dokumen penting.

• Mengelola tugas harian dan perencanaan acara dari mana saja dengan aplikasi seluler.

Detail acara apa yang Anda dapat kelola dengan templat perencanaan acara Asana?

Templat perencanaan acara kami sudah terisi sebelumnya dengan bagian dan bidang kustom yang dapat Anda gunakan untuk mengelola informasi acara penting. Anda juga dapat membuat tag kustom Anda sendiri untuk melacak detail acara, termasuk:

• Linimasa acara

• Anggaran acara

• Kontrak vendor dan dokumen penting lainnya

• Daftar tamu

• Detail logistik yang diperlukan, seperti kapan tugas harus diselesaikan dan tim yang bertanggung jawab atas tugas tersebut   

• Tugas harian dan jadwal penting Anda

• Evaluasi setelah acara atau pelaporan kinerja

Cara menggunakan templat perencanaan acara Asana

Setelah mengunduh templat perencanaan acara kami, Anda dapat menggunakannya dengan mudah. Cukup buat salinan templat dan sesuaikan dengan acara Anda yang akan datang. 

Ikuti langkah-langkah ini untuk memulai:

1. Mulai dengan templat perencanaan acara kami dan sesuaikan untuk memenuhi kebutuhan acara khusus Anda. Beri proyek nama unik yang selaras dengan acara Anda, dan isi deskripsi proyek dengan ikhtisar yang akurat tentang acara dan tujuan acara.

2. Atur tugas acara Anda dalam bagian yang sesuai dengan linimasa acara. Templat kami sudah diisi sebelumnya dengan bagian yang dapat Anda sempurnakan atau ubah agar sesuai dengan jadwal acara Anda. 

3. Tambahkan tugas dan tenggat dalam setiap bagian untuk memetakan hal yang perlu dilakukan tim Anda saat acara semakin dekat. Gunakan milestone untuk melacak poin progres utama dan menetapkan dependensi guna menunjukkan tugas yang perlu diselesaikan sebelum orang lain dapat memulai. 

4. Terus beri informasi anggota tim internal dan pemangku kepentingan eksternal seputar visibilitas dan akuntabilitas. Tetapkan tugas ke anggota tim dan undang kontak acara eksternal, seperti vendor atau kontraktor, untuk berkolaborasi. Vendor tidak menggunakan Asana? Tidak masalah—gunakan integrasi aplikasi kami, seperti Gmail dan Outlook, untuk mengubah pesan dan email menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti. 

5. Gunakan Tampilan Linimasa kami untuk melihat jadwal acara Anda secara menyeluruh. Pantau progres perencanaan untuk memastikan jadwal acara sesuai rencana, atur ulang tenggat dengan mudah saat prioritas berubah, dan temukan konflik penjadwalan sebelum konflik itu muncul.

6. Bagikan progres dalam templat dengan pembaruan status agar tim Anda satu pemahaman dan untuk memecah sekat komunikasi. 

7. Pastikan acara berjalan lancar dengan mengelola jadwal harian Anda langsung di Asana dan melalui aplikasi seluler Asana.

Integrasi dan aplikasi untuk digunakan dengan templat perencanaan acara Asana

Fitur dan aplikasi terintegrasi Asana membantu tim berkoordinasi dan berkomunikasi tentang acara mendatang dan melacak dokumen serta informasi penting, semuanya tanpa keluar dari Asana. 

Fitur terintegrasi

1. Tampilan Linimasa. Tampilan Linimasa adalah tampilan proyek bergaya Gantt yang menampilkan semua tugas Anda dalam diagram batang horizontal. Anda tidak hanya dapat melihat tanggal mulai dan tanggal selesai setiap tugas, tetapi juga dapat melihat dependensi antar-tugas. Dengan Tampilan Linimasa, Anda dapat dengan mudah melacak bagaimana bagian-bagian dalam rencana Anda saling berpadu. Selain itu, ketika dapat melihat semua pekerjaan di satu tempat, Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi dan mengatasi konflik dependensi sebelum konflik terjadi, jadi Anda dapat mencapai semua gol sesuai jadwal. 

2. Milestone. Milestone menunjukkan checkpoint proyek yang penting. Dengan menetapkan milestone di proyek, Anda dapat memberi tahu anggota tim dan pemangku kepentingan proyek tentang langkah Anda menuju gol. Gunakan milestone sebagai kesempatan untuk merayakan kemenangan kecil sepanjang proses menuju gol besar proyek. 

3. Dependensi. Tandai tugas sebagai menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan memulai bagian pekerjaan mereka. Ketika tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu bahwa dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi pekerjaan Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—memberi tahu apakah Anda perlu menyesuaikan tenggat dependen Anda juga. 

4. Pembaruan status proyek. Ucapkan selamat tinggal pada menyortir antara beberapa alat untuk menemukan informasi status proyek atau menghadiri rapat lain yang seharusnya bisa dilakukan email. Pembaruan status proyek di Asana tidak hanya lebih mudah digunakan, tetapi juga langsung terhubung ke pekerjaan yang dilakukan tim Anda. Ini memudahkan anggota tim untuk mengakses informasi proyek tambahan, seperti rencana proyek, rencana komunikasi, gol proyek, milestone, hasil akhir, dan lainnya. Pada akhirnya, laporan status proyek mengurangi pekerjaan manual Anda, memusatkan informasi, dan memberi informasi terbaru kepada semua orang. 

Aplikasi yang direkomendasikan

1. Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu merujuk ke tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail untuk mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail anda. 

2. Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulai dari pertanyaan cepat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan pekerjaan tidak hilang di Slack. 

3. Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan secara mudah percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana. Selain itu, buat, berikan, dan lihat tugas selama rapat Teams tanpa beralih ke browser Anda.

4. Outlook. Saat item tindakan masuk via email, seperti meninjau pekerjaan dari agensi Anda atau permintaan aset desain dari mitra, kini Anda dapat membuat tugas untuk item itu di Asana langsung dari Outlook. Anda kemudian dapat memberikan tugas baru ke diri sendiri atau rekan tim, menetapkan tenggat, dan menambahkan tugas itu ke proyek agar terhubung ke pekerjaan relevan lain. 

Pertanyaan Umum