Apakah manajemen mikro menghambat Anda?

Pemimpin yang sukses semuanya memiliki satu kesamaan: Mereka mengandalkan orang-orang yang mereka percayai untuk menyelesaikan pekerjaan. Itu karena tidak peduli seberapa produktif Anda, Anda tidak dapat melakukan semuanya sendiri.  

Ketika pemimpin kesulitan mengandalkan orang lain, mereka sering beralih ke manajemen mikro dalam upaya mengontrol cara tugas diselesaikan. Namun, meskipun belajar untuk melepaskan dan mendelegasikan pekerjaan itu sulit, hal ini sangat penting jika Anda ingin tim (dan diri Anda sendiri) berkembang dan meningkatkan kinerja. 

Apa itu manajemen mikro?

Manajemen mikro adalah gaya manajemen yang melibatkan pemberlakuan kontrol tingkat tinggi terhadap aktivitas sehari-hari pegawai. Orang yang melakukan manajemen mikro mencoba mengontrol dan memantau secara pribadi semua yang terjadi, alih-alih sepenuhnya mendelegasikan tanggung jawab kepada Tim. Mereka sering memegang semua kekuatan pengambilan keputusan, terlepas dari seberapa kecil keputusan itu. 

Manajemen mikro vs. manajemen makro

Manajemen mikro dan manajemen makro adalah kebalikan dari satu sama lain. Satu gaya manajemen berfokus pada detail kecil, sementara yang lain mengambil pandangan gambaran besar. 

Manajer mikro sangat spesifik tentang cara dan waktu pekerjaan harus diselesaikan, dengan tujuan mencapai kesempurnaan di semua tahap proses. Di sisi lain, manajer makro berfokus pada hasil yang lebih besar daripada cara melakukan sesuatu secara spesifik. Alih-alih terlibat di setiap langkah, mereka mendelegasikan dan memberdayakan anggota tim untuk membuat keputusan sendiri tentang cara menyelesaikan tugas. 

Cara mengelola beban kerja tim secara efektif

Dalam ebook gratis ini, pelajari cara memprioritaskan pekerjaan agar tim Anda dapat membuat dampak yang lebih besar—dengan lebih sedikit sumber daya.

Dapatkan wawasan

Manajemen mikro jangka panjang vs. jangka pendek

Manajemen mikro dapat menjadi strategi jangka pendek yang berguna, terutama saat melatih pegawai baru atau mengendalikan masalah berisiko tinggi. Misalnya, memberikan banyak pengawasan dan dukungan selama onboarding untuk memastikan anggota tim memiliki pegangan yang kuat pada tanggung jawab mereka adalah hal yang normal. Demikian pula, seringkali akan sangat membantu jika satu orang memiliki kendali penuh selama situasi berisiko tinggi—seperti saat tim konstruksi menghancurkan bangunan. 

Namun, meskipun manajemen mikro dapat berguna dalam jangka pendek, ini bermasalah sebagai strategi jangka panjang. Jika ingin pegawai baru menjadi berdaya dan mandiri, Anda harus melepaskan kendali dan memercayai mereka untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Demikian pula, jika Anda memperlakukan semua situasi seolah-olah itu sangat penting, proyek akan memakan waktu terlalu lama dan tidak mungkin untuk diskalakan. 

Mengapa orang melakukan manajemen mikro?

Manajemen mikro adalah jebakan yang mudah dihadapi, bahkan bagi orang-orang yang memiliki niat baik. Ingin merasa memegang kendali adalah hal yang normal—terutama jika Anda takut melakukan kesalahan dan mengupayakan kesempurnaan dalam segala hal yang Anda lakukan. Melepaskan kendali dan memercayai tim untuk membuat pilihan sendiri itu sulit, tetapi sering kali merupakan hal terbaik yang dapat dilakukan untuk membantu pegawai berkembang. 

Orang melakukan manajemen mikro karena berbagai alasan, tetapi berikut beberapa yang paling umum: 

• Perfeksionisme: Perfeksionis memiliki standar tinggi dan sering kali ingin agar segala sesuatunya dilakukan dengan cara yang sangat spesifik. Membuat kesalahan sering kali tidak dapat ditoleransi oleh orang yang perfeksionis, sehingga mendelegasikan—yang secara alami melibatkan beberapa kesalahan—bisa sangat sulit. 

• Kurangnya pengalaman dalam manajemen: Ketika kontributor individu dipromosikan tanpa dukungan dan pelatihan yang memadai, mereka mungkin ingin tetap terlibat dalam tugas yang paling nyaman bagi mereka. Mungkin sulit untuk melepaskan tanggung jawab sebelumnya dan berfokus kembali pada strategi gambaran besar. 

• Mengelola anggota tim yang tidak terampil: Saat Anda mengelola tim yang tidak terampil, Anda dapat dengan mudah melakukan manajemen mikro secara default untuk memastikan pekerjaan dilakukan dengan benar. Melatih pegawai yang tidak terampil itu sulit dan membutuhkan banyak upaya di awal. Namun, pada akhirnya, berinvestasi dalam pelatihan dapat menghemat banyak waktu dalam jangka panjang.  

Efek jangka panjang dari manajemen mikro

Ada alasan mengapa kata "manajemen mikro" sering memiliki konotasi negatif. Riset menunjukkan bahwa manajemen mikro adalah salah satu dari tiga alasan utama pegawai mengundurkan diri. Jika digunakan dalam jangka panjang, ini menunjukkan kurangnya kepercayaan dan melemahkan pegawai—tidak memberi ruang bagi tim untuk berkreasi, memecahkan masalah, atau merasa percaya diri dalam pekerjaan mereka. Dengan seseorang yang terus mengawasi, pegawai sering mengalami peningkatan stres, burnout, dan moral yang rendah di tempat kerja. Seiring berjalannya waktu, anggota tim bahkan dapat kehilangan begitu banyak kepercayaan diri sehingga mereka menjadi bergantung pada manajemen mikro. 

Manajemen mikro jangka panjang juga buruk bagi manajer. Ketika tim dan proyek makin besar, sulit bagi mereka untuk mempertahankan tingkat pengawasan yang sama—yang menyebabkan kerja berlebihan dan akhirnya burnout. Dan karena manajemen mikro tidak terukur dengan baik, hal ini dapat menyebabkan kemacetan dan menghambat tim untuk berkembang secara maksimal. 

Pada akhirnya, Anda harus ingat bahwa gol seorang manajer adalah menjadi pembimbing, menghapus penghambat, dan membuat keputusan strategi tingkat tinggi. Anda perlu memberi pegawai sumber daya dan dukungan yang mereka butuhkan untuk merasa diberdayakan, jadi tim Anda dapat mencari tahu detail kecil secara mandiri. Saat Anda terlalu terjebak dalam hal-hal kecil, sulit untuk fokus pada strategi gambaran besar. 

Tanda-tanda manajemen mikro

Manajemen mikro dapat terwujud dalam berbagai cara untuk orang yang berbeda. Berikut beberapa tanda yang harus diperhatikan jika Anda merasa Anda, manajer, atau seseorang dalam tim Anda mungkin menggunakan manajemen mikro: 

• Kesulitan mendelegasikan tugas

• Mengambil alih pekerjaan yang didelegasikan jika terjadi kesalahan

• Berfokus pada detail kecil, bukan gambaran besar

• Ingin diajak berkonsultasi dalam semua keputusan

• Mengabaikan pendapat atau pengalaman orang lain

• Sangat preskriptif tentang cara melakukan tugas

• Ingin terus menerima informasi terkini tentang segala hal atau cc di setiap pesan

• Meminta pembaruan, laporan status, atau check-in secara berkala

• Menghabiskan banyak waktu untuk mengoreksi atau meninjau pekerjaan orang lain

• Memiliki standar tinggi yang tidak realistis

• Selalu berfokus pada hal yang harus ditingkatkan atau diubah, bukan mengungkapkan apresiasi

7 cara mencegah manajemen mikro

Manajemen mikro sulit dihadapi, tetapi ada langkah-langkah konkrit yang dapat Anda ambil untuk mengurangi dan mencegahnya di tim Anda. Berikut caranya: 

1. Berlatih mendelegasikan

Mendelegasikan itu sulit, terutama bagi manajer dan pemimpin yang baru pertama kali menjabat. Saat Anda merasa bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik, mungkin terasa aneh untuk menyerahkan tugas penting kepada orang lain—lagi pula, siapa yang lebih Anda percaya selain diri Anda sendiri untuk menyelesaikan sesuatu dengan benar? Namun, mendelegasikan—dan melepaskan—adalah keterampilan penting bagi semua manajer. Anda hanya satu orang, dan Anda perlu mengandalkan keterampilan dan keahlian Tim untuk menyelesaikan berbagai hal. 

Jika Anda merasa tidak nyaman melakukan delegasi, berlatihlah menyerahkan jenis pekerjaan kecil terlebih dahulu sebelum beralih ke proyek yang lebih besar. Ini dapat membantu membangun kepercayaan dan memungkinkan anggota tim untuk mengembangkan keterampilan mereka dari waktu ke waktu. Ingatlah untuk bersabar. Membangun keterampilan delegasi membutuhkan waktu, dan anggota tim biasanya membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan pekerjaan yang didelegasikan daripada yang Anda inginkan. 

Cara mengelola beban kerja tim secara efektif

Dalam ebook gratis ini, pelajari cara memprioritaskan pekerjaan agar tim Anda dapat membuat dampak yang lebih besar—dengan lebih sedikit sumber daya.

Dapatkan wawasan

2. Menganggap kesalahan sebagai hal yang normal

Manajemen mikro sering kali lahir dari perfeksionisme—manajer mencoba mengawasi segalanya untuk mencegah kesalahan. Namun kenyataannya, membuat kesalahan bukanlah sesuatu yang perlu ditakuti. Begitulah cara kita belajar, berkembang, dan meningkatkan diri. Mencoba untuk selalu sempurna akan berdampak serius, baik pada kesehatan mental maupun waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan hasil akhir. Pada akhirnya, penelitian menunjukkan bahwa jenis perfeksionisme ekstrem ini dapat menempatkan Anda pada risiko burnout, ketidakpuasan kerja, dan depresi yang lebih tinggi. 

Sebagai manajer, Anda harus menerima bahwa kesalahan adalah bagian normal dari mendelegasikan. Alih-alih melakukan manajemen mikro untuk menghindari kesalahan, beri pegawai alat yang mereka butuhkan untuk memecahkan masalah dan mengatasi kesalahan sendiri. Saat Anda mengizinkan anggota tim membuat (dan memecahkan) kesalahan mereka sendiri, Anda membantu mereka membangun pengetahuan dan kepercayaan diri—yang memungkinkan mereka untuk mengatasi masalah yang lebih besar di masa depan. 

3. Perjelas tanggung jawab

Manajemen mikro sering terjadi karena batasan dan tanggung jawab yang tidak jelas. Jika Anda tidak tahu apa tanggung jawab pegawai vs. apa tanggung jawab manajer, tim akan kesulitan untuk bertanggung jawab atas tugas dan merasa diberdayakan untuk membuat keputusan sendiri. 

Berikut beberapa strategi untuk memperjelas tanggung jawab dalam tim Anda: 

• Tulis peran dan tanggung jawab setiap anggota tim. Sampaikan tanggung jawab ini dengan jelas selama perekrutan dan onboarding, dan buka dialog untuk memastikan anggota tim terus menangani perannya dengan baik.

• Buat Diagram RACI untuk menguraikan siapa yang Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed untuk proyek tertentu. 

• Bagikan kekuatan pengambilan keputusan. Biarkan pegawai menjadi pengambil keputusan utama di bidang tertentu. Misalnya, di Asana, kami memberdayakan pegawai dengan membuat Area Tanggung Jawab (AoR). Untuk area tertentu di perusahaan (seperti komunikasi internal, sumber daya manusia, atau operasi pemasaran), ada satu pemegang AoR. Pemegang AoR tetap mendengarkan umpan balik dari pemangku kepentingan, tetapi pada akhirnya mereka yang memutuskan jika pendapat terbagi atau tidak ada jawaban yang jelas. 

4. Gunakan gol untuk berfokus pada gambaran yang lebih besar

Gol menentukan dengan tepat hal yang ingin dicapai tim Anda. Gol memberi Anda hasil konkret untuk dicapai, jadi Anda dapat tetap fokus pada hal yang benar-benar penting (bukan mengelola detail kecil). 

Keunggulan gol adalah gol memberi Anda kendali atas hal yang sedang dikerjakan tim, tanpa harus melakukan manajemen mikro. Anda dapat menggunakan gol untuk menjelaskan hal yang ingin dicapai pegawai, tetapi kemudian membiarkan mereka menangani tujuan tersebut sendiri. Dengan menetapkan gol yang terukur, Anda dapat membuat anggota tim bertanggung jawab dan percaya bahwa mereka membuat progres untuk mencapai tujuan penting. 

Bimbang untuk memulai dari mana? Jika Anda belum pernah menetapkan gol, lihat sumber daya kami tentang gol SMART, tujuan dan hasil kunci (OKR), dan indikator kinerja utama (KPI). 

5. Buat proses onboarding yang solid

Proses onboarding pegawai adalah pendekatan terstruktur untuk menyambut pegawai baru ke tim Anda dan memberi mereka informasi terkini. Jika dilakukan dengan benar, onboarding memberi pegawai alat dan informasi yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan dalam peran barunya. Ini adalah saatnya anggota tim mendapatkan dukungan ekstra—jadi mereka dapat membuat kesalahan, mengajukan pertanyaan, dan merasa nyaman dengan tanggung jawab mereka. 

Onboarding membutuhkan banyak upaya di awal, tetapi membantu mencegah manajemen mikro di masa mendatang. Setelah proses onboarding yang solid, manajer dapat memercayai pegawai untuk mengatasi tantangan di masa depan secara mandiri—atau meminta bantuan saat benar-benar membutuhkannya. Manajer tidak perlu terus-menerus memeriksa pekerjaan pegawai karena pegawai baru telah belajar cara melakukan berbagai hal dengan benar. 

6. Sertakan hari bebas rapat

Menurut sebuah penelitian tahun 2022, memperkenalkan hari tanpa rapat (hari tertentu di mana rapat dilarang) dapat secara signifikan mengurangi manajemen mikro dan stres. Ternyata, meskipun interaksi berkualitas adalah kunci untuk membangun kepercayaan tim, rapat yang terus-menerus bukanlah cara terbaik untuk mencapainya. Sebaliknya, lebih baik memberi pegawai ruang untuk bekerja sesuai kecepatan mereka dan berkolaborasi dengan orang lain dengan cara yang terasa wajar—alih-alih memaksa interaksi melalui rapat. 

Menetapkan hari bebas rapat mengharuskan manajer untuk memercayai bawahan langsung mereka untuk bekerja secara mandiri. Untuk alasan itu, ini adalah cara terbaik untuk berlatih memberi pegawai ruang yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka—daripada melakukan manajemen mikro dan terus-menerus memeriksa bagaimana mereka bekerja. 

7. Membangun kepercayaan

Pada intinya, manajemen mikro adalah tentang kepercayaan. Anda membutuhkan kepercayaan untuk mendelegasikan tugas dengan sukses dan memberi pegawai ruang untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Artinya, untuk mencegah manajemen mikro, Anda harus fokus membangun budaya tempat kerja yang positif yang memprioritaskan kepercayaan di antara anggota tim. 

Membangun kepercayaan membutuhkan waktu, tetapi itu bisa dilakukan. Berikut cara memulainya: 

• Berlatihlah untuk tampil rentan sebagai pemimpin dan terbuka tentang rasa tidak aman Anda. 

• Tingkatkan persahabatan dengan permainan pembangunan tim. 

• Bangun keterampilan kecerdasan emosional Anda untuk menciptakan hubungan yang lebih kuat dan lebih berempati dengan Tim Anda. 

• Berlatihlah mendengarkan secara aktif untuk menunjukkan kepada anggota tim bahwa Anda benar-benar peduli dengan apa yang mereka katakan. 

• Pelajari cara memberi dan menerima kritik yang membangun dengan sukses.  

Manajemen mikro tidak dapat disesuaikan

Jika Anda ingin mengembangkan dan meningkatkan tim, manajemen mikro bukanlah gaya kepemimpinan yang efektif. Jenis gaya manajemen ini dapat berfungsi dalam jangka pendek, tetapi seiring berjalannya waktu, ini menyebabkan kemacetan dan pegawai yang tidak puas. Dan yang terpenting, manajemen mikro membuat Anda berfokus pada detail kecil dan melupakan gol besar yang penting. 

Alih-alih melakukan manajemen mikro, fokuslah untuk membangun proses tim yang solid yang menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas apa dan sebelum kapan. Dengan begitu, Anda tidak perlu terus-menerus memeriksa dan memantau progres pekerjaan. Sebaliknya, Anda dapat menjalankan proses dan memercayai tim untuk menyelesaikan pekerjaan. 

Cara mengelola beban kerja tim secara efektif

Dalam ebook gratis ini, pelajari cara memprioritaskan pekerjaan agar tim Anda dapat membuat dampak yang lebih besar—dengan lebih sedikit sumber daya.

Dapatkan wawasan