Sebagai perusahaan teknologi global, HRS berfokus pada inovasi dan peningkatan efisiensi yang berkelanjutan. Perusahaan ini bekerja sama dengan perusahaan multinasional, pelancong bisnis, dan mitra hotel untuk mendefinisikan kembali cara perusahaan bekerja, menginap, dan membayarnya. Divisi bisnisnya dinamai Stay, Work, dan Pay. Platform HRS mendukung, antara lain, pembelian, pemesanan, dan analisis biaya; platform ini dapat terhubung langsung dengan sistem ERP pelanggan utama, sistem pembayarannya, laporan biaya perjalanan, dan lainnya melalui antarmuka pemrograman.

Untuk menciptakan pengalaman pengguna yang mulus dengan integrasi khusus pelanggan bagi klien perusahaan baru, fase orientasi awal terkadang memakan waktu beberapa minggu. Persyaratan pelanggan diimplementasikan oleh staf Customer Delivery khusus. Dalam prosesnya, banyak proyek implementasi harus diselesaikan secara paralel dan para spesialis dari bidang pembayaran dan penagihan, penjualan, konten, dan teknologi bekerja sama secara erat – sebuah upaya yang kompleks.

Asana sebagai alat kerja sehari-hari

Sejak pertengahan 2022, HRS Group menggunakan Asana Enterprise sebagai alat kerja sehari-hari untuk memajukan berbagai proyek pelanggan secara terarah. Untuk memenuhi nilai perusahaan Customer Centricity, Asana harus mendukung tim HRS dalam melaksanakan tugas dengan lebih lancar dan efisien. Yang terutama menjadi tantangan adalah jumlah dan kompleksitas proyek dengan banyaknya antarmuka.

“Kami sangat membutuhkan solusi manajemen kerja profesional yang memungkinkan kolaborasi yang lebih baik, memberikan gambaran menyeluruh yang konstan tentang portofolio proyek, dan juga mudah digunakan,” jelas Francis Berrie, Director of Global Customer Delivery di HRS. “Kami tidak bisa lagi mengandalkan spreadsheet Excel dan proses manual. Dan alat manajemen proyek yang sudah ada dan dapat kami akses sama sekali tidak ramah pengguna.”

Bersama CIO Jochen Jaser, tim Customer Delivery merumuskan persyaratan mereka untuk solusi baru: termasuk kemampuan untuk menampilkan dan mengelola dengan jelas semua pekerjaan yang harus dilakukan dalam proyek-proyek besar internal dan eksternal, menentukan templat yang seragam untuk proses berulang, serta membagikan kemajuan dan milestone proyek kepada pihak lain.

Asana Enterprise dengan cepat menjadi pilihan. Platform ini tidak hanya meyakinkan dengan fungsinya yang memenuhi semua persyaratan, tetapi juga dengan penyimpanan data yang sesuai dengan peraturan perlindungan data – dan antarmuka pengguna yang intuitif. Justyna Kobierska, Head of Global Customer Delivery, menggambarkannya sebagai berikut: “Asana menyatukan perspektif bisnis dan teknis. Sebagai atasan, saya dapat melihat status semua proyek secara real-time di portofolio dan menunjukkan kepada dewan direksi apa yang telah dicapai. Pada saat yang sama, Asana mendukung cara kerja yang sederhana dan santai dalam tim, yang sesuai dengan HRS. Kami juga ingin menikmati pekerjaan kami.”

Asana menyatukan perspektif bisnis dan teknis. Ini mendukung gaya kerja yang sederhana dan sangat efisien.

Justyna Kobierska

Kepala Pengiriman Pelanggan Global

Peluncuran dengan kecepatan penuh

Penerapan Asana dimulai pada Februari 2022 dan berlangsung dalam waktu yang singkat, yaitu dua bulan. Bersama dengan mitra implementasi Asana, Bridgeflow, HRS membentuk Champions Hub yang terdiri dari delapan pengguna daya yang membuat alur kerja khusus HRS pertama di Asana, berbagi pengalaman dalam lokakarya, dan kemudian menyampaikan apa yang telah mereka pelajari sebagai penyebar informasi kepada masing-masing kelompok pengguna. Para Asana Champion ini tetap siap untuk menjawab pertanyaan; karyawan baru juga dapat mengakses sesi pelatihan online. “Yang terpenting bukanlah cara menggunakan setiap fungsi di Asana, karena fungsi-fungsi tersebut sering kali sudah jelas,” kata Francis Berrie. “Sebaliknya, kami menunjukkan kepada anggota tim baru cara kami bekerja dan bagaimana kami di HRS mendapatkan manfaat terbesar dari Asana.”

Pada awalnya, pengguna inti terutama adalah karyawan Customer Delivery dan Customer Success. Pengguna antusias lainnya dengan cepat bergabung – termasuk dari departemen pembelian, SDM, TI, dan pemasaran. Saat ini, HRS memiliki 310 pengguna dan 30 tamu dalam total 104 tim. Tujuannya adalah agar lebih banyak lagi karyawan yang segera memiliki akses ke Asana.

Membuat kehidupan bisnis lebih baik

Dalam tiga bulan terakhir, HRS telah membuat hampir 48.000 tugas dan lebih dari 500 proyek di Asana, serta menyelesaikan 246.000 tindakan inti. Pengguna seperti Justyna Kobierska bekerja dengan alat ini setiap hari, baik di desktop maupun melalui aplikasi seluler: “Berkat Asana, saya dapat mengelola seluruh portofolio proyek dengan lebih mudah. Saya dapat melihat dengan cepat di mana ada hambatan, di mana tindakan diperlukan, dan di mana proses dapat dioptimalkan.” Detail yang selalu diperbarui di Asana juga membantunya mempersingkat rapat proyek rutin dan mempercepat pelaporan mingguan kepada manajemen.

Karyawan Customer Delivery menggunakan Asana untuk memantau semua tugas mereka termasuk tenggat waktu, merencanakan pekerjaan harian mereka, dan berkomunikasi satu sama lain dengan lebih mudah. Ada templat standar yang dapat disesuaikan untuk proses onboarding pelanggan besar baru, sehingga tidak perlu mengulang proses yang sama berulang kali. Secara keseluruhan, proyek dapat dikelola dengan lebih baik dan jika ada saran perbaikan, saran tersebut langsung dicatat di Asana.

“Kami telah mencapai cara kerja yang benar-benar terstruktur,” ujar Francis Berrie dengan gembira. “Dengan Asana, sangat mudah untuk menyatukan orang-orang dalam berbagai proyek dan meraih kesuksesan bersama. Kami telah menciptakan standar internal yang seragam dan menghapuskan solusi silo. Ini juga berkontribusi pada kolaborasi yang lebih kuat di seluruh departemen.”

Dari tampilan portofolio, kami dapat menguraikan setiap proyek hingga tingkat tugas, dan tidak hanya membuat proses dapat dipahami sepenuhnya, tetapi juga terus-menerus meningkatkannya.

Francis Berrie

Direktur Pengiriman Pelanggan Global

Dengan tampilan linimasa di Asana, HRS kini juga mulai mengoptimalkan perencanaan kapasitas beberapa tim untuk proyek yang sedang berjalan dan yang direncanakan.

HRS menghemat waktu sekitar tiga bulan

Berkat Asana, HRS dapat bekerja dengan jauh lebih produktif. Hanya dengan menggunakan fitur komentar, HRS menghemat sekitar 42 hari kerja per tahun; 17 hari kerja lainnya dihemat dengan templat proyek dan fitur pencarian. Rapat menjadi jauh lebih singkat karena semua peserta sudah mengetahui perkembangan terbaru dalam proyek mereka. Secara keseluruhan, penghematan waktu dapat diperkirakan sekitar 13 minggu.

HRS masih memiliki banyak rencana dengan Asana untuk waktu dekat. Di satu sisi, karyawan Customer Delivery dari tiga divisi Stay, Work, dan Pay akan bekerja sama lebih erat lagi untuk memberikan pengalaman onboarding yang sepenuhnya terintegrasi kepada pelanggan. Penggabungan ini juga harus tercermin dalam alur kerja di Asana; tim yang berkembang pesat ini ingin bersama-sama menetapkan praktik terbaik baru. Di sisi lain, HRS berencana menggunakan Asana secara aktif dengan fungsi manajemen proyeknya yang komprehensif untuk mengembangkan lebih lanjut keterampilan manajemen proyek karyawannya. Pengujian dengan manajemen proyek yang tangkas juga sudah berlangsung.

Alat ini hidup. Kami terus belajar, karena setiap pengguna Asana baru di perusahaan kami juga membawa ide-ide baru.

Francis Berrie

Direktur Pengiriman Pelanggan Global

Jumlah pengguna juga terus bertambah: Tim penjualan dan layanan pelanggan telah menyatakan minat mereka untuk menerapkan Asana. Selain itu, integrasi CRM dan sistem tiket akan ditambahkan ke antarmuka yang sudah ada dengan Jira, Zoom, Teams, dan Sharepoint. “Kami ingin memanfaatkan semua kemungkinan yang ditawarkan Asana,” jelas Jochen Jaser. “Lagi pula, alat ini juga membantu kami mempercepat digitalisasi kami. Perubahan konstan adalah bagian dari DNA kami di HRS.”