7 conseils pour gérer efficacement une équipe décentralisée

Dans cette économie mondialisée, disposer d’équipes basées aux quatre coins du monde capables d’accompagner les clients où qu’ils se trouvent devient indispensable. Ce type d’équipe, qui se compose donc de membres répartis dans des lieux et sur des fuseaux horaires différents, est dite décentralisée. Bien que ces dernières présentent de nombreux avantages, elles entraînent également de nombreux défis à relever.

En quoi consiste la gestion d’équipe décentralisée ?

La gestion d’équipe décentralisée consiste à diriger une équipe qui ne dispose pas d’un bureau central et dont tous les membres ne travaillent pas au même endroit. Les entreprises proposent parfois différents environnements de travail : tandis que certains employés travailleront dans un bureau dans une ville donnée, d’autres travailleront dans une autre ville et certains à distance. Il s’agit ici d’un excellent exemple d’équipe décentralisée.

Il s’agit donc de diriger des groupes dont les membres travaillent dans des lieux différents. En raison de la structure unique que présentent ce type d’équipes, leur gestion s’avère parfois plus difficile que celle d’une équipe traditionnelle, dont les membres évoluent physiquement au même endroit.

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Équipes décentralisées, à distance et hybrides : quelles différences ?

Bien que certaines personnes puissent utiliser les expressions « équipes décentralisées » et « équipes à distance » de manière interchangeable, n’oublions pas que certaines nuances existent tout de même. Les équipes décentralisées font référence à des équipes situées dans des lieux différents, notamment des bureaux d’entreprise. Les équipes à distance n’ont quant elles pas de bureau spécifique, tous ses membres se trouvent à des endroits différents. Qu’en est-il des équipes hybrides ? Elles combinent les deux approches : leurs membres se réunissent au bureau selon un calendrier fixe, mais disposent également de jours flexibles pendant lesquels les collaborateurs peuvent choisir de travailler à domicile ou dans les locaux de l’entreprise.

À quoi sert la gestion d’équipe décentralisée ?

Les équipes décentralisées sont essentielles aux entreprises visant un public international. Celles-ci présentent en effet de nombreux avantages. En voici quelques exemples :

• Elles facilitent l’accès à votre marché cible. Vous cherchez à conquérir un marché en dehors de votre fuseau horaire ? Disposer d’une présence sur le terrain sera le meilleur moyen d’atteindre votre public cible. Si votre entreprise est par exemple basée en Californie, mais que votre marché cible se trouve à New York, vous ne disposerez que de quelques heures de travail en commun avec vos clients potentiels. En revanche, si des membres de votre équipe se trouvent à New York, 100 % de leurs heures de travail correspondront à celles de votre marché cible.

• Elles vous permettront d’élargir votre recherche de talents. Disposer d’une équipe à distance ou décentralisée vous permettra d’étendre votre recherche de talents bien au-delà d’une seule ville. Vous aurez ainsi l’occasion de rencontrer beaucoup plus de personnes qualifiées : vous ne vous limiterez pas à devoir trouver un candidat dans une ville spécifique ou à le faire venir sur un site en particulier. Les valeurs des employés évoluent par ailleurs radicalement : de nombreuses personnes privilégient désormais des postes leur permettant de travailler à distance, afin de pouvoir passer plus de temps avec leur famille. En élargissant vos avantages et donc en répondant davantage aux besoins de vos potentiels employés, vous ouvrirez les portes de votre équipe à un plus grand nombre d’excellents candidats.

• Elles peuvent s’avérer financièrement plus avantageuses (tant pour l’employeur que pour l’employé). Pour les employeurs, l’encadrement d’une équipe décentralisée entraînera parfois moins de coûts que celui d’une équipe travaillant dans un bureau. Votre entreprise se verra en effet délestée de certains frais généraux, notamment liés aux locaux. Les organisations qui gèrent des équipes décentralisées peuvent également économiser de l’argent en indexant le salaire des membres de l’équipe sur le coût de la vie en fonction de leur localisation. Les employés n’ont quant à eux plus besoin de se rendre sur leur lieu de travail et réduisent ainsi les dépenses liées à l’essence et aux transports en commun. Ils économisent par ailleurs de l’argent en préparant eux-mêmes leur café et en déjeunant à domicile.

7 conseils pour gérer efficacement une équipe décentralisée

La gestion d’une équipe décentralisée est très différente de celle d’une équipe traditionnelle, dont les membres évoluent physiquement au même endroit. Voici quelques précieux conseils pour gérer la vôtre efficacement.

1. Organisez régulièrement des réunions

Organiser des réunions chaque semaine à la même heure structure l’emploi de temps des membres de votre équipe. Ils peuvent ainsi adapter leurs horaires et tâches en fonction des besoins et gérer leur journée de travail de la manière qui leur convient le mieux. Il est également important de veiller à la cohérence du contenu des réunions, afin que tous les participants sachent comment et quand y contribuer efficacement. L’un des membres de votre équipe se retrouve dans l’impossibilité d’y participer chaque semaine ? Offrez-lui la possibilité d’obtenir toutes les informations importantes de manière asynchrone. Enregistrer les réunions ou en partager les notes a posteriori sont d’excellents moyens de s’assurer que tout le monde est bien sur la même longueur d’onde.

Conseil :

Trouver un créneau commun à tous les membres de votre équipe est un vrai casse-tête ? Optez alors pour un rendez-vous bimensuel. Josh Zerkel, responsable de la communauté globale d’Asana, alterne entre deux horaires de réunion pour plus de simplicité. Vivant lui-même à San Francisco, une partie de son équipe en Europe et l’autre en Asie, il organise sa réunion une semaine le matin (heure du Pacifique) et la suivante l’après-midi (heure du Pacifique). Il enregistre par ailleurs chaque réunion, afin que tous les membres de son équipe puissent accéder à leur contenu de manière asynchrone.

2. Définissez des attentes claires lors du processus d’intégration

Cette bonne pratique, que toutes les entreprises devraient s’évertuer à mettre en œuvre, consiste à clairement définir des normes de communication au sein de votre équipe décentralisée lors du processus d’intégration. Précisez les moyens de communication à privilégier durant les heures de travail, comment accéder aux informations et s’adresser à certains membres de l’équipe. Un conseil : clarifiez l’ensemble de ces points lors du processus d’intégration. En effet, c’est en définissant les attentes dès le début que vous permettrez aux membres de votre équipe d’établir leurs propres limites, en plus de celles fixées par l’entreprise.

Conseil :

Former efficacement les nouveaux venus et leur inculquer les bonnes pratiques de l’entreprise est essentiel. Cependant, en tant que responsable, vous devez également vous tenir au courant de l’évolution de ces bonnes pratiques et de la manière dont la communication se déroule au sein de l’équipe. Les styles de communication varient en fonction du contexte culturel. Ainsi, une communication efficace avec un collaborateur japonais sera probablement très différente de celle qui vous permettra de créer des liens avec un collaborateur new-yorkais.

Il faut admettre que chaque culture est différente : certaines sont plus directes, dans d’autres, les personnes ont plus de mal à faire des retours ou à demander de l’aide. Faites en sorte de comprendre les normes culturelles de chacun des membres de votre équipe, vous serez mieux préparé à les diriger.”

3. Respectez les limites

Respecter les limites fixées par l’entreprise, l’équipe et les différents membres de cette dernière est indispensable au sein d’une équipe décentralisée. En effet, rien de plus fâcheux que de vous retrouver avec un membre de l’équipe de San Francisco envoyant un e-mail à son homologue de l’équipe de Berlin à 16 heures (heure du Pacifique), soit 1 heure du matin en Allemagne, en espérant une réponse immédiate. D’un côté, le temps de travail du membre de l’équipe berlinoise n’est pas respecté, et de l’autre, l’équipe américaine ne dispose pas des informations dont elle a besoin pour mener à bien ses activités. Connaître les limites de chacun et adapter les processus en conséquence permettra d’éviter ce type de situation désagréable.

Conseil :

Vous devrez parfois faire preuve de flexibilité et accepter le fait de travailler en dehors des horaires de travail habituels. Rassurez-vous, vous ne serez pas pour autant condamné à travailler 18 heures par jour ! Vous vous connecterez ainsi occasionnellement plus tôt ou bien resterez en ligne plus longtemps pour aider vos collègues qui travaillent sur différents fuseaux horaires.

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4. Misez sur plusieurs plateformes de communication

Travailler au sein d’une équipe décentralisée signifie généralement adopter des horaires de travail plus flexibles que la moyenne. Certains membres de l’équipe devront par exemple répondre à des appels ou à e-mails en déplacement. Proposez plusieurs formes de communication, tel qu’un logiciel de messagerie comme Slack, de vidéoconférence comme Zoom ou de gestion du travail comme Asana, et donnez ainsi aux membres de votre équipe les moyens de communiquer efficacement la bonne information au bon endroit. Permettez-leur également de communiquer via un appareil mobile et donc de travailler de la manière qui s’adaptera le mieux à leur emploi du temps.

Conseil :

S’il est utile de disposer de différentes formes de communication, les messages peuvent rapidement porter à confusion. Assurez-vous donc qu’il existe un système central dans lequel consigner toutes les décisions finales. Cela sera particulièrement utile si la langue maternelle de certains membres de votre équipe est différente de la vôtre. L’utilisation de vidéos plutôt que de textes pourra par exemple aider plus efficacement à transmettre le ton et certains éléments de contexte.

5. Fixez des objectifs clairs et mesurables, et indiquez à votre équipe comment les atteindre

Définir des objectifs clairs et mesurables permettra à votre équipe d’élaborer un plan d’action visant à les atteindre efficacement. Celui-ci fixera des attentes claires quant aux tâches que vos collègues devront effectuer pour y parvenir. La mise en œuvre de ces deux éléments donnera aux membres de votre équipe décentralisée l’autonomie nécessaire pour accomplir le travail au moment qui leur convient le mieux. Tant que le travail est accompli en temps et en heure, chacun peut s’organiser comme il le souhaite.

Conseil :

Si atteindre vos objectifs est primordial, prendre le temps de célébrer les réalisations de votre équipe est particulièrement important lorsqu’elle est décentralisée. Trouver le temps de discuter en personne n’est pas toujours évident, il est alors essentiel de rassembler l’équipe autour de victoires communes. Assurez-vous donc de planifier des rencontres, virtuelles ou physiques, afin de passer du temps ensemble et de fêter les exploits de chacun comme il se doit.

6. Prévoyez des moments pour nouer des liens

L’un des principaux inconvénients de la gestion d’équipe décentralisée concerne le manque d’interactions sociales entre ses membres, lesquelles favorisent cependant la cohésion du groupe. Il est donc indispensable de prévoir régulièrement des moments pour prendre des nouvelles de vos collaborateurs, sans pour autant parler travail. Vous pouvez également organiser des réunions régulières au cours desquelles les membres de l’équipe peuvent travailler ensemble, quel que soit le lieu où ils se trouvent.

Conseil :

Vous partagez votre lieu de travail avec certains membres de votre équipe ? Vous retrouver à la machine à café pour discuter de vos journées fait donc partie de votre quotidien. Et c’est tant mieux ! Ces discussions sont en effet indispensables pour créer du lien avec vos collègues. Faites cependant attention à ne pas trop exclure les membres de l’équipe ne travaillant pas au même endroit que vous, au risque d’entraver la cohésion du groupe.

7. Aidez votre équipe à gagner en autonomie (et faites le point régulièrement)

Communiquer et créer du lien avec les membres d’une équipe décentralisée n’est pas toujours évident. Il n’est en effet pas possible de vous entretenir avec eux comme vous le feriez au bureau. Il est donc indispensable que les managers prennent le temps de faire le point régulièrement avec leurs collègues afin de vérifier que tout se déroule correctement. Les membres de l’équipe obtiendront ainsi tout le soutien dont ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs. Et si des problèmes surviennent malgré tout, ils pourront en discuter avec leur supérieur afin de trouver des moyens efficaces de les résoudre.

Conseil :

Organiser des entretiens individuels réguliers avec les membres de votre équipe est un excellent moyen de s’assurer que vos subordonnés directs puissent vous faire part des éventuels problèmes qu’ils rencontrent au travail. Il s’agit également d’une parfaite occasion pour eux de vous faire des retours, que ce soit ouvertement ou anonymement. Permettre aux membres de votre équipe d’exprimer librement leur opinion vous permettra de leur apporter tout le soutien dont ils ont besoin pour réussir.

Aidez votre équipe décentralisée à accomplir de grandes choses

Certes, la gestion d’une équipe décentralisée présente quelques défis logistiques, mais son évolution et sa réussite n’en seront que plus gratifiantes pour vous comme pour l’entreprise. Avec le nombre grandissant d’activités tournées vers l’international, de plus en plus de membres d’équipes du monde entier sont amenés à collaborer et réaliser de grandes choses ensemble.

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