Collaboration et coordination : quelles différences et quand les utiliser ?

Plus de collaboration n’est pas toujours mieux. En fait, les recherches du Work Innovation Lab, un think tank d’Asana, montrent qu’une collaboration excessive peut en réalité freiner les employés. Dans une enquête menée auprès de plus de 1 500 travailleurs, 29 % des dirigeants ont déclaré que les attentes placées sur les employés en matière de collaboration les empêchaient de terminer leur travail. 

Mais si un excès de collaboration est problématique, les équipes doivent tout de même travailler ensemble pour atteindre leurs objectifs commerciaux. La clé est de privilégier une coordination plus efficace au lieu de se concentrer sur la collaboration.

Coordination : la sœur plus efficace de la collaboration

La coordination permet aux équipes de travailler de manière indépendante en utilisant des cadres et des méthodes de travail prédéfinis. Par exemple, soumettre une demande de conception est un acte de coordination. Un processus est déjà en place, ce qui facilite la collaboration entre les équipes. 

La collaboration prend quant à elle beaucoup plus de temps. Elle implique de développer quelque chose d’entièrement nouveau et nécessite souvent que les parties prenantes réfléchissent, discutent des solutions potentielles et décident de la voie à suivre. Pour reprendre l’exemple ci-dessus, déterminer le processus optimal pour traiter les demandes de conception dans votre entreprise est un acte de collaboration.

En d’autres termes, la collaboration demande beaucoup de temps et d’énergie, et n’est pas toujours nécessaire. En misant plutôt sur la coordination, vous pouvez libérer du temps précieux pour que les employés se concentrent sur leur travail. 

Les situations propices à la collaboration et celles propices à la coordination : leçons à tirer des entreprises les plus performantes

Selon une étude du Work Innovation Lab, les entreprises les plus performantes utilisent stratégiquement la coordination pour certaines activités et la collaboration pour d’autres. Cette approche permet d’éviter la surcharge de travail collaboratif, qui empêche les équipes de progresser en raison de communications inutiles (mises à jour de statut, réunions, e-mails et messages). 

Voici comment les grandes entreprises répartissent les tâches. 

Quand recourir à la coordination ? 

Le Work Innovation Lab a constaté que les entreprises les plus performantes ont tendance à s’appuyer sur la coordination pour les activités qui peuvent être en grande partie spécifiées à l’avance et exécutées de manière indépendante à l’aide des processus existants. Cela comprend : 

• Transfert d’informations

• Les transferts 

• La planification de projet

• La prise de décision

Bien qu’il puisse sembler étrange d’utiliser la coordination pour la prise de décision, le Work Innovation Lab émet l’hypothèse que les entreprises les plus performantes s’appuient sur des cadres décisionnels tels que RACI et RAPID, qui coordonnent les rôles décisionnels et les définissent à l’avance. 

Les situations propices à la collaboration

Quand la collaboration entre-t-elle en jeu ? Selon les recherches, les entreprises performantes utilisent la collaboration pour deux activités très importantes : le brainstorming et la résolution de problèmes. 

• Brainstorming : l’objectif du brainstorming est de produire quelque chose de nouveau. Lorsqu’il est mené correctement, le processus de brainstorming génère des idées auxquelles une seule personne n’aurait pas pu penser. Pour que le brainstorming fonctionne, vous avez besoin de niveaux élevés de communication et de collaboration entre les participants. 

• Résolution de problèmes : des recherches ont prouvé que les équipes résolvent les problèmes plus rapidement et plus efficacement lorsqu’elles respectent une certaine diversité cognitive. Pour tirer le meilleur parti de la diversité cognitive, les employés doivent se sentir en sécurité sur le plan psychologique, c’est-à-dire être en mesure d’exprimer leurs idées sans crainte de représailles ou d’humiliations. Comme pour le brainstorming, la promotion de ce type d’environnement nécessite également des niveaux élevés de communication et de coopération. 

Conseils pour choisir la bonne approche

Le Work Innovation Lab qualifie la collaboration de « coûteuse », car elle nécessite beaucoup de communication et d’échanges entre les employés. Cela signifie qu’il est important de choisir soigneusement entre les situations où vous utilisez la collaboration et celles où vous devez économiser des ressources et utiliser la coordination à la place. 

Voici quelques questions à vous poser lorsque vous prenez cette décision. 

1. Quels types d’activités professionnelles sont impliqués ? Si vous avez besoin de trouver de nouvelles idées ou de nouveaux processus, la collaboration est probablement nécessaire. En revanche, pour les tâches plus simples comme les transferts et les approbations, la coordination est un meilleur choix. 

2. Les principaux éléments de travail sont-ils en phase avec les équipes et rôles actuels ? Si oui, misez sur la coordination. En cas de manque d’alignement, une collaboration est probablement nécessaire pour s’assurer que les équipes sont sur la même longueur d’onde concernant les attentes, les processus et les responsabilités avant de commencer.

3. Avez-vous besoin de nouveaux objectifs communs ou indicateurs de performance pour atteindre les résultats voulus ? Si de nouveaux objectifs et indicateurs de performance sont nécessaires, misez largement sur la collaboration. En revanche, si les résultats peuvent être obtenus par des équipes qui collaborent en utilisant des objectifs et des indicateurs de performance existants, concentrez-vous plutôt sur une coordination efficace. 

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Le guide du dirigeant pour une collaboration à forte valeur ajoutée

Dans ce guide étayé par des recherches, découvrez des indicateurs pour savoir quand utiliser la collaboration ou la coordination (et pourquoi cette distinction est importante)

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