Transformer la collaboration à l’échelle mondiale de WRI

WRI a adopté Asana pour centraliser le travail, accroître la transparence et simplifier la collaboration, offrant ainsi à ses équipes internationales les outils nécessaires pour travailler plus efficacement. En reliant le travail aux objectifs stratégiques et en offrant une visibilité en temps réel, Asana a transformé le fonctionnement de WRI, aidant l'organisation à mener à bien des initiatives complexes à grande échelle.

Notre mission, qui consiste à avoir un impact mondial sur les personnes, la nature et le climat, nécessite un système de travail évolutif et interconnecté pour prendre en charge des opérations de plus en plus complexes. Nous avons choisi Asana pour sa capacité à unifier nos processus, à décloisonner l'information et à améliorer la transparence et la responsabilisation au sein d'une structure matricielle.

Don Spencer, directeur financier par intérim

En centralisant le travail, en standardisant les processus et en augmentant la transparence, Asana est devenue une pierre angulaire du travail du WRI, améliorant la capacité de l’organisation à offrir un accès équitable, à restaurer les écosystèmes et à atténuer les effets du changement climatique. Cette utilisation d’Asana a valu à l’organisation le prix Social Impact Work Innovation d’Asana, qui récompense son utilisation de processus innovants pour favoriser un changement durable et créer un monde plus durable. 

Si nous ne fonctionnons pas efficacement, cela a un impact sur notre capacité à tenir nos promesses. Asana nous aide à nous assurer que nous atteignons les résultats auxquels nous nous sommes engagés, que ce soit envers nos donateurs, nos partenaires ou les personnes et les écosystèmes que nous aidons.

Kemoy Liburd-Chow, responsable de la gestion de projet, opérations

Adapter l'adoption pour répondre aux besoins spécifiques de l'équipe

Lorsque WRI a commencé son aventure avec Asana en 2022, l'organisation disposait de 800 licences réparties entre différentes équipes, ce qui entraînait une utilisation fragmentée et une adoption incohérente. Reconnaissant la nécessité d’une approche plus unifiée de la gestion du travail, l’organisation a fait appel à l’équipe des services professionnels Asana pour soutenir les efforts de formation et encourager l’adoption. 

Au lieu de s'appuyer sur des formations de masse, l'équipe de mise en œuvre a développé une approche sur mesure qui donnait la priorité à la rencontre avec les utilisateurs là où ils se trouvaient, que ce soit au niveau individuel, de projet, programmatique ou organisationnel. Cela comprenait :

• Des sessions spécifiques à chaque équipe qui abordaient les défis uniques de chacune, en mettant l’accent sur des solutions tangibles et en démontrant une valeur immédiate.

• Des déploiements pays par pays axés sur les petits groupes et les interactions individuelles. 

• Des formations personnalisées qui mettaient en avant la flexibilité d’Asana et montraient comment la plateforme pouvait permettre à chaque équipe de simplifier ses processus et de travailler plus intelligemment.

Aujourd’hui, un peu plus de 2 000 collaborateurs répartis dans plus de 60 équipes utilisent Asana, soit une augmentation de 140 % en seulement deux ans, ce qui en fait un outil stratégique pour la collaboration mondiale au sein de WRI.

On pense souvent que la gestion de projet est rigide, mais ce n’est pas le cas, car chaque projet est unique. C’est pourquoi nous nous sommes efforcés de montrer aux équipes comment elles peuvent utiliser Asana de manière adaptée à leurs besoins spécifiques, quel que soit le niveau : individuel, projet par projet, programme ou organisation tout entière.

Kemoy Liburd-Chow, responsable de la gestion de projet, opérations

Stimuler la cohésion et l'efficacité au sein des équipes internationales

Le WRI a adopté Asana pour faire face à la complexité de ses initiatives mondiales. En tirant parti de la plateforme, l'organisation a transformé la façon dont les équipes collaborent, ce qui lui a permis de mieux respecter ses engagements envers les donateurs, les partenaires et les communautés.

Renforcer la collaboration entre les régions et les partenaires

• La centralisation du travail sur Asana offre à tout le monde une visibilité sur les portefeuilles et projets pertinents, permettant aux membres de l’équipe de voir ce qui se passe en temps réel.

• Les équipes collaborent de manière fluide entre les régions, accédant aux mises à jour directement sur la plateforme au lieu d'avoir à attendre que leurs collègues se connectent.

• Les partenaires externes sont invités à participer à des projets partagés, ce qui facilite la collaboration dans un espace centralisé.

• Les intégrations avec des outils tels qu'Outlook, Microsoft Teams et SharePoint garantissent que les équipes peuvent facilement transformer les e-mails en tâches et associer des fichiers en direct aux projets, ce qui permet à chacun de rester sur la même longueur d'onde et d'éliminer les problèmes de contrôle de version.

Relier les activités aux objectifs stratégiques pour plus d'efficacité

• WRI utilise la fonctionnalité Objectifs d’Asana pour offrir une visibilité sur les objectifs et les priorités de l’organisation, favorisant ainsi une compréhension commune dans l’ensemble de l’organisation de la manière dont le travail individuel contribue à la mission globale.

• Les objectifs sont visibles par toutes les équipes, ce qui renforce la coordination et la clarté quant à la manière dont un travail spécifique est lié à l'impact et le génère.

• Cette visibilité facilite la planification et la hiérarchisation des priorités, tant au niveau de l'équipe qu'au niveau de l'organisation, les responsables pouvant accéder à des indicateurs qui les aident à allouer efficacement les ressources et à suivre la progression vers les objectifs stratégiques.

Gagner du temps et gagner en efficacité grâce à la standardisation et à l'automatisation

• Les équipes utilisent Asana, y compris les fonctionnalités IA de la plateforme, pour automatiser le travail manuel, économisant ainsi plus de 8 000 heures par an (environ 1 000 jours de travail par an) et libérant plus de temps pour les tâches à forte valeur ajoutée. 

• Grâce aux statuts intelligents, les équipes génèrent rapidement des résumés de projets et de portefeuilles, tenant ainsi les parties prenantes informées de la progression et des priorités avec un minimum d'effort et réduisant la nécessité d'organiser des réunions fréquentes.

• Les champs intelligents génèrent automatiquement des champs personnalisés spécifiques aux projets de WRI, ce qui permet aux équipes de lancer le travail plus rapidement, d’assurer la cohérence entre les tâches et de suivre efficacement les données pour simplifier la création de rapports.

• Les règles d’Asana automatisent les tâches de routine, telles que le déplacement des tâches d’une section à l’autre, la notification des mises à jour critiques aux membres de l’équipe et la mise à jour des champs personnalisés en fonction des sélections de tâches.

• Les Formulaires de réception simplifient le processus de demande, éliminant ainsi le besoin d'analyser manuellement les e-mails et créant un processus cohérent.

Les modèles pour la gestion des risques, des livrables, des enseignements tirés, la planification de projet  (pour les dirigeants) et d'autres processus essentiels de gestion du travail favorisent l'efficacité, font gagner du temps et assurent la cohérence, remplaçant ainsi les outils obsolètes tels que les présentations et les feuilles de calcul.

En intégrant nos priorités institutionnelles dans les Objectifs d’Asana, nous avons amélioré la transparence au sein de l’organisation. De nombreuses équipes utilisent désormais les Objectifs pour visualiser clairement comment leurs efforts contribuent aux objectifs de l'équipe et s'alignent sur ceux-ci.

Kemoy Liburd-Chow, responsable de la gestion de projet, opérations

Stimuler la transformation urbaine grâce à une gestion de projet rationalisée

Le WRI Ross Center for Sustainable Cities est le programme du World Resources Institute dédié à la création d’un avenir où les villes fonctionnent mieux pour tous, en s’attaquant à certains des défis les plus complexes auxquels sont confrontées les zones urbaines aujourd’hui, tels que les inégalités, la durabilité et le changement climatique. Présent dans plus de 150 villes réparties dans 75 pays, le programme couvre diverses initiatives telles que l’amélioration des transports en commun, le développement de systèmes d’approvisionnement en eau résilients et la promotion de l’adoption de véhicules électriques.

Pour gérer ces projets à l'échelle mondiale, le programme avait besoin d'un meilleur moyen de relier les équipes, de standardiser les processus et d'améliorer la précision des données. Avec Asana, le programme a créé un hub central de collaboration, rationalisant les processus dans toutes les villes afin que les équipes puissent mener à bien leurs projets, comme ceux de WRI Brasil qui ont soutenu l'élaboration d'une politique publique promouvant les véhicules zéro émission dans le transport de marchandises.

Des pratiques standardisées pour de meilleurs résultats de projet

• Le WRI Ross Center a centralisé tout le travail lié aux programmes et aux projets sur Asana, offrant ainsi aux équipes une visibilité en temps réel sur les détails des projets et favorisant la collaboration entre les régions. 

• Les initiatives complexes impliquant plusieurs équipes et sites sont suivies dans des projets centralisés, ce qui permet aux équipes de consulter tous les détails au même endroit et de partager facilement les mises à jour.

• Pour favoriser la responsabilisation et la clarté, les responsables de projets et de tâches sont désignés sur Asana, ce qui permet de définir clairement les rôles et les responsabilités. 

• Des modèles standardisés pour la gestion des subventions, des accords de sous-traitance, des risques et des problèmes, des livrables et des enseignements garantissent que chaque projet suit un processus cohérent, ce qui simplifie la production dans l'ensemble du programme. 

• Un système de dénomination standardisé sur Asana catégorise les projets par pays et par donateur, ce qui permet de localiser facilement même les initiatives mondiales.   

Une meilleure gestion des données permet de prendre des décisions plus pertinentes

• Toutes les données du projet ont été transférées d'un outil précédent vers Asana pour faciliter l'extraction, le nettoyage et la vérification automatisés à l'aide de l'API Asana et des langages de programmation, les données traitées alimentant les tableaux de bord. 

• Toutes les informations relatives aux projets étant centralisées dans des portefeuilles, les équipes ont accès à des indicateurs en temps réel, ce qui leur permet de planifier efficacement et de rendre compte avec précision de l'impact aux donateurs. 

Les rapports créés à l'aide de tableaux de bord fournissent des indicateurs exploitables, ce qui permet de prendre des décisions plus éclairées au niveau des programmes et des projets.

Asana joue un rôle crucial dans notre objectif de systématiser et d'automatiser entièrement les processus de gestion de projet, d'accroître la transparence dans l'ensemble du réseau mondial et de générer facilement des rapports et des informations pertinentes pour la prise de décision.

Larissa Fernandes Da Silva, responsable mondiale, WRI Ross Center PPMO (bureau de gestion de programmes et de projets)

Renforcer la résilience grâce à une gestion proactive des risques

En tant qu'organisation mondiale opérant dans diverses régions, le WRI est confronté à un large éventail de risques : politiques, institutionnels, financiers et autres. La gestion efficace de ces risques est essentielle pour maintenir la résilience et faire avancer la mission de l’organisation. 

Auparavant, la gestion des risques de l'entreprise se limitait au suivi des risques financiers dans des feuilles de calcul, ce qui entraînait des lacunes en matière de visibilité et de planification. Aujourd’hui, le cadre complet de gestion des risques d’entreprise (ERM) de WRI a redéfini la manière dont l’organisation identifie, évalue et atténue les risques.

WRI a cherché à régulariser et à standardiser son identification, sa classification et sa communication des risques Business. Nos équipes de gestion des risques et Asana ont collaboré pour établir un registre des risques centralisé sur Asana… ce qui nous a aidés à résoudre des problèmes allant de la vérification des partenaires aux créances en souffrance.

Don Spencer, directeur financier par intérim

Des processus standardisés pour améliorer les rapports sur les risques et la réponse à ces derniers

• Un registre des risques standardisé, créé dans un modèle Asana, garantit la cohérence dans la manière dont les risques sont identifiés, évalués et signalés à l'échelle mondiale.

• Chaque pays tient son propre registre des risques, ce qui permet aux responsables d'évaluer les risques dans toutes les régions.

• Les équipes peuvent comparer les risques entre les régions et élaborer des stratégies de réponse sur mesure, améliorant ainsi la gestion globale des risques. 

• Les registres des risques individuels alimentent un portefeuille consolidé de registres des risques, offrant au leadership une vision claire de l'exposition aux risques à l'échelle de l'organisation. 

Les champs personnalisés améliorent la visibilité et la compréhension des risques 

• Dans chaque registre des risques, les champs personnalisés saisissent des détails essentiels tels que le type de risque, les conditions sous-jacentes, les domaines d'impact et la stratégie de réponse, favorisant ainsi une approche proactive de la gestion des risques.

• Les équipes utilisent également ces champs pour suivre les principaux indicateurs de risque (par exemple, si un risque est stable, s'il s'améliore ou s'il s'aggrave), ce qui les aide à définir et à surveiller les stratégies de réponse telles que l'atténuation, la surveillance ou le transfert du risque.

• À partir de ces données, les équipes génèrent des rapports de risque complets qui sont partagés avec le leadership, améliorant ainsi leur compréhension des implications des risques et soutenant l'élaboration de stratégies de réponse.

L'automatisation garantit une remontée rapide

• Grâce aux règles d’Asana, le leadership est automatiquement informé lorsque des risques critiques nécessitent son attention, ce qui réduit les temps de réponse et garantit que les risques urgents sont traités rapidement.  

• Par exemple, lorsqu'un risque de projet est signalé comme « institutionnel » à l'aide du modèle de gestion des risques de projet Asana, le responsable des risques institutionnels est automatiquement chargé d'examiner le risque et de le faire remonter si nécessaire, ce qui garantit une action rapide. 

Les rapports et les tableaux de bord améliorent la planification 

• Les tableaux de bord consolident les données relatives aux risques, afin que les dirigeants puissent rapidement évaluer les risques à venir et actuels, s'aligner sur les stratégies et hiérarchiser les ressources efficacement.

• Les revues trimestrielles utilisent désormais les registres des risques comme guide central, ce qui permet aux dirigeants d'agir en fonction de données en temps réel sur Asana plutôt que de se baser sur des feuilles de calcul obsolètes ou des discussions informelles.

Grâce à notre registre des risques Asana, les équipes peuvent mieux identifier les risques, obtenir une visibilité plus claire sur la manière dont ils sont traités et sur les éléments à surveiller. Cela soutient nos efforts pour instaurer une culture d'entreprise où chacun comprend sa responsabilité de prendre en compte les risques dans tous les aspects de son travail.

Kemoy Liburd-Chow, responsable de la gestion de projet, opérations

Créer un avenir durable avec l'IA 

Alors que le WRI continue de développer ses opérations et d'étendre son impact mondial, Asana restera un outil essentiel pour favoriser l'alignement, l'efficacité et l'innovation entre les équipes et les régions. 

Parmi les principales initiatives futures, citons l’extension de l’utilisation du système de gestion des risques d’entreprise et de projet, notamment en tirant parti de l’automatisation basée sur l’IA d’Asana pour améliorer l’évaluation des risques et la prise de décision. À l’avenir, le WRI prévoit que les fonctionnalités de l’IA Asana, telles que les fonctionnalités de chat et les processus automatisés, joueront un rôle transformateur dans l’optimisation des processus et la mise en œuvre d’actions. Avec Asana comme plateforme de base, le WRI est en mesure de remplir sa mission : créer un avenir durable, un projet à la fois.

Asana sera un élément fondamental au moment où nous étendons nos opérations à l’échelle mondiale, automatisons les processus pour accroître l’efficacité et veillons à ce que le travail soit conforme à la stratégie et aux politiques de WRI. L’utilisation des outils basés sur l’IA d’Asana devrait permettre une gestion, une analyse et une prise de décision plus intelligentes, réduisant ainsi la charge administrative pour que nos équipes puissent se concentrer sur le travail à fort impact et les résultats dans le monde entier.

Don Spencer, directeur financier par intérim