Grâce à Asana, We Are Era produit du contenu multimédia de première qualité pour ses clients

We Are Era est une entreprise de médias paneuropéenne qui transforme les valeurs en histoires, les individus en icônes et les idées en action. La société de médias primée, filiale de RTL Group et de Bertelsmann, a diversifié son modèle commercial et redéfini sa mission ces dernières années dans l’optique de devenir une agence de talents hybride/studio de contenu qui se considère comme le chemin le plus court vers chaque communauté en Europe.

Dans un environnement médiatique en constante évolution, We Are Era suit l’actualité, identifie les tendances et propose des solutions de contenu qui correspondent à la sensibilité de l’époque actuelle, tout en y contribuant activement. Mais comment parviennent-ils à répondre plus rapidement aux demandes des clients que les autres agences et à les mettre en œuvre de manière créative ? We Are Era s’appuie sur des technologies collaboratives comme Asana pour standardiser les processus, automatiser le travail et gérer les informations de façon à y accéder à tout moment. Résultat : ils ont augmenté leur efficacité et raccourci les délais des projets.

La standardisation et l’automatisation des processus sur d’Asana permettent à nos équipes de garder le contrôle, de gagner du temps et de se concentrer sur l’essentiel : un contenu qui met tout le monde d’accord.”

L’équipe pitch et gestion de projet a développé le concept de gestion de projet actuellement appliqué avec succès par We Are Era. Dirigée par Christian Röhrich, l’équipe est responsable du positionnement, du développement du concept créatif et du pitch deck de l’entreprise, de la recherche d’influenceurs, des achats d’espaces publicitaires et de la planification de la distribution. Elle sert d’intermédiaire entre les parties prenantes internes et externes et est chargée de la conduite de nouveaux projets pour des marques et des organisations publiques, ainsi que de la gestion des processus interfonctionnels sur Asana.

Asana, une plateforme centrale pour la gestion de projet au sein de We Are Era

Avant, l’équipe utilisait plusieurs solutions pour la communication et la collaboration, mais cette pratique était fastidieuse et entraînait une surcharge de travail.

Au départ, We Are Era utilisait la version freemium d’Asana pour les demandes de travail impliquant différents sites, comme les demandes de voyage, d’assistance informatique et de conception. Christian a immédiatement compris l’incroyable potentiel d’Asana et a commencé à étendre son utilisation à l’ensemble de son équipe pour qu’Asana devienne leur plateforme centrale de gestion de projet et de collaboration au quotidien.

En général, les projets de l’entreprise impliquent de nombreux services, comme la stratégie, la création et la production, qui complexifient la coordination des nombreux briefings et des feedbacks, entre autres. Christian et son équipe ont élaboré un processus standard pour gérer leurs projets sur Asana, qui permet désormais à tout le monde de collaborer dans un endroit bien structuré et de travailler efficacement. Pour gagner du temps et réduire la charge de travail en cas de tâches administratives et organisationnelles répétitives, Christian a créé des règles d’automatisation déclenchées par des événements spécifiques, comme l’approche d’une échéance.

Pour Christian, ce sont les rapports d’avancement et la clarté qui contribuent à la qualité du processus : toutes les personnes impliquées dans un projet suivent sa progression, soit par le biais de rapports d’avancement automatisés, soit en examinant elles-mêmes le projet sur Asana. En outre, la communication s’effectue directement sur Asana à différents niveaux hiérarchiques, projet par projet, ce qui en facilite le suivi, le classement et l’accès.

L’apport d’Asana comme source unique de référence est indéniable. Nous pouvons augmenter le nombre de nos projets sans faire monter la pression, car il n’est plus nécessaire de tout avoir en tête.”

Le choix d’utiliser Asana a été laissé aux membres de l’équipe. Beaucoup d’entre eux ont rapidement reconnu l’avantage de gérer leur travail sur la plateforme et ont commencé à s’en servir pour leurs projets et tâches. Selon Christian, il est important de mettre en avant les règles d’automatisation au sein de l’équipe, afin que les membres soient au courant de ce qui se passe en coulisse pendant qu’ils s’affairent à leur cœur de métier.

Par ailleurs, certains employés qui s’intéressent fortement à Asana ont formé un « groupe de travail Asana » qui teste les nouvelles fonctionnalités à leur sortie afin de s’assurer que les processus sont élaborés efficacement. En plus de soutenir leurs collègues, ils contribuent activement au développement de la plateforme au sein de We Are Era.

Les astuces de l’équipe pour tirer le meilleur parti d’Asana

L’équipe de Christian est chargée d’évaluer les demandes de pitch des nouveaux clients et les briefings, ainsi que les demandes de nouveaux projets des clients existants. Elle traite les demandes de tous les sites de We Are Era, tous fuseaux horaires et fonctions confondus. Le travail se fait à partir d’un projet partagé sur Asana, qui reçoit automatiquement toutes les nouvelles demandes du service commercial.

Dès qu’elle reçoit une demande de nouveau projet dans son projet Asana, l’équipe pitch et gestion de projet indique les données clés telles que le délai fixé, le budget établi, l’étendu de la consultation et le groupe cible. Si les informations fournies sont insuffisantes, la communication avec l’équipe de vente est traitée directement et systématiquement via un formulaire Asana. Un autre formulaire est à disposition des employés pour demander des informations directement aux clients. Le processus de réception des demandes à l’aide de formulaires standard garantit la qualité et réduit le temps perdu au début d’un projet.

Après avoir recueilli toutes les informations essentielles, les chefs de projet et les équipes concernés sont sélectionnés pour le projet en fonction de leurs disponibilités, compétences et intérêts.

Le chef de projet peut consulter les échéances et la charge de travail de chacun sur Asana. Il voit ainsi en un coup d’œil qui peut prendre en charge un autre projet ou apporter son aide sur des tâches en cours. La structure d’Asana améliore grandement l’efficacité de l’équipe pitch et gestion de projet.

Mais elle n’est pas la seule à profiter des avantages d’Asana. En effet, toute l’entreprise l’utilise comme plateforme centrale de gestion du travail, en association avec HubSpot, Dropbox, CreatorIQ, Tubular, Socialbakers, CrowdTangle et Frame.io, selon le service et les missions de chacun.

L’interface d’Asana est visuelle, un atout essentiel pour une entreprise du secteur marketing. Nous invitons d’ailleurs également nos clients à travailler avec nous sur Asana.”

Asana offre aux utilisateurs différentes options pour visualiser leur travail, ce qui constitue un réel avantage. De nombreux employés préfèrent travailler en vue Tableau pour pouvoir visualiser l’ensemble du processus et consulter les ressources créatives, par exemple les images jointes aux tâches. La vue Chronologie est tout aussi appréciée et peut facilement être partagée avec les clients pour que toutes les personnes concernées aient accès au déroulement du projet et à son organisation.

Asana étant une plateforme très intuitive et conviviale, elle ne nécessite pas de longue formation. L’intégration de nouveaux clients, par exemple, prend généralement entre 15 et 20 minutes grâce à la méthodologie simple, développée par l’équipe.

Asana au sein de We Are Era : les chiffres d’un succès retentissant

Chez We Are Era, 240 employés répartis sur les huit sites utilisent Asana dans leur langue de préférence, et y ont traité 2 500 projets et près de 400 000 tâches (chiffres arrêtés au mois de mars 2022). Christian estime que l’utilisation croissante des règles, formulaires et modèles de projets Asana permet un gain global de 90 jours de travail par an en moyenne.

Le nombre de tâches créées sur Asana ne cesse d’augmenter depuis des mois, ce qui reflète l’adoption généralisée de l’outil, le nombre de fonctionnalités qui y sont intégrées ainsi que le nombre de projets gérés par le biais d’Asana.”

La contribution d’Asana à l’optimisation permanente des processus

Asana a également rendu la collaboration avec les clients beaucoup plus transparente et efficiente. We Are Era a remarqué que de nombreux clients répondent plus rapidement et plus fréquemment aux demandes envoyées via Asana. Ils fournissent davantage de feedback, ce qui permet d’adapter les projets en cours à leurs besoins et de les mener à bien en toute efficacité, mais surtout avec moins de stress. En améliorant l’engagement des clients grâce à Asana, We Are Era a augmenté leur satisfaction et renforcé leur fidélité à long terme.

Les employés ont constaté un changement durable dans leur style de travail : Asana leur permet de travailler de manière transparente, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Pas seulement depuis le bureau ou la maison, mais depuis n’importe quel lieu, car toutes les informations stockées de manière centralisée sur Asana sont accessibles où que vous soyez. L’application mobile native a également connu un grand succès pour les mêmes raisons.

Avec Asana, nous ne devons pas repartir de zéro à chaque fois, et pouvons échanger de façon ouverte et honnête.”

Grâce à Asana, les employés de We Are Era peuvent désormais collaborer en toute transparence, tout en communiquant ouvertement. L’industrie des médias est un secteur dynamique, numérique et très ouvert, or les employés ont rapidement reconnu les avantages de travailler sur Asana pour partager des idées ou demander de l’aide. Souvent, d’autres utilisateurs ont déjà réalisé des projets similaires, effectué des recherches sur un groupe cible ou connaissent un influenceur approprié. Tout cela réduit le double emploi et permet un partage d’expérience, ainsi que des gains de temps.

Les informations fournies par les collègues sont précieuses pour le lancement de nouveaux projets, et le transfert de connaissances accroît la motivation des employés, améliore la qualité et renforce l’efficacité au travail.

L’avenir d’Asana au sein de We Are Era

Pour la suite, We Are Era prévoit de privilégier Asana pour la communication liée aux projets, d’exécuter les tâches administratives sur Asana et, plus généralement, d’en exploiter davantage le potentiel. L’entreprise compte également commencer à utiliser les fonctionnalités Portefeuille et Rapports.

Grâce à une automatisation plus poussée, We Are Era a pour ambition d’améliorer l’accessibilité et l’efficacité des processus. L’objectif ? Permettre à ses employés de se concentrer sur l’essentiel : proposer un contenu créatif de première qualité.

Par ailleurs, dans un souci de transparence, l’entreprise stockera les objectifs et résultats clés (OKR) des employés ainsi que ses objectifs commerciaux au sein de la fonctionnalité Objectifs d’Asana. Celle-ci permet de relier les objectifs stratégiques au travail opérationnel quotidien, en clarifiant les attentes, le plan et les responsabilités de chacun. Ainsi, chacun peut hiérarchiser ses propres tâches et projets pour atteindre les OKR fixés. Enfin, les équipes disposent d’une vue d’ensemble sur la façon dont ces OKR contribuent aux objectifs annuels de l’entreprise et, à terme, à sa mission globale.