Aujourd’hui, The Trevor Project est la plus grande organisation au monde de prévention du suicide et de santé mentale pour les jeunes LGBTQ. Elle propose des services de conseil gratuits et confidentiels par téléphone, tchat et SMS, ainsi qu’un réseau social sécurisé appelé TrevorSpace. L’équipe primée de Trevor gère des programmes innovants de recherche, d’éducation et de sensibilisation pour faire face à la crise de santé publique que représente le suicide chez les jeunes LGBTQ. Elle s’est associée à des célébrités telles que Lil Nas X et Janelle Monae pour faire connaître ses services et envoyer des messages d’amour et de soutien aux jeunes LGBTQ afin qu’ils se sentent en sécurité et responsabilisés. 

David B. (pronoms : iel/il) est responsable principal des projets spéciaux chez The Trevor Project, et son équipe gère les initiatives stratégiques et interfonctionnelles de l’organisation, telles que le renouvellement de la marque Trevor et l’expansion internationale des services, en commençant par le Mexique. Ces projets étant hautement interfonctionnels, et différentes équipes gérant leur travail de différentes manières avant Asana, il fallait auparavant fournir un effort supplémentaire pour recueillir des mises à jour de statut et bénéficier d'une vision globale des initiatives.

David et ses collègues souhaitaient davantage d'indicateurs et de transparence à l'échelle de l'organisation. Cela était particulièrement important, car The Trevor Project a considérablement agrandi son équipe ces trois dernières années.

Nous voulions atténuer les défis à mesure que les équipes se développaient, et devenaient plus collaboratives et interfonctionnelles. C'est la raison pour laquelle nous avons cherché une plateforme unique permettant à tous les membres de l'organisation de gérer leur travail, en fournissant une structure centrale et un moyen standardisé de lancer et de gérer des projets.

David B., chef de projet principal des projets spéciaux

L'équipe s'est mise à la recherche d'une plateforme de gestion du travail pour fédérer les services, créer une infrastructure interne en prévision de la croissance future et fournir des services de haute qualité à davantage de communautés à travers le monde. 

Une plateforme pour s'adapter à toutes les équipes ayant des méthodes de travail différentes

L'équipe avait besoin d'une plateforme unique sur laquelle l'ensemble de l'organisation pourrait collaborer sur des projets, suivre les jalons et rendre compte de la progression. David explique : « Nous recherchions l'évolutivité, la collaboration, la facilité d'utilisation et l'intégration avec les systèmes que nous utilisions déjà, comme Okta, Slack, Jira et Google Workspace. » 

L'équipe a évalué plusieurs outils, puis a retenu Asana et une autre plateforme. Ils ont apprécié la façon dont les vues Chronologie, Tableau, Liste et Calendrier d’Asana s’adapteraient aux équipes ayant des styles de gestion du travail différents, offrant ainsi de la flexibilité tout en unifiant l’organisation. 

The Trevor Project a finalement sélectionné Asana, l'outil qui convenait le mieux à ses besoins. « Ce qui s'est démarqué, c'est le nombre de fonctionnalités d'Asana, comparé à d'autres plateformes », explique David.

Lancement de normes de gestion de projet, encadré par Asana

La mise en œuvre d’Asana est allée de pair avec le lancement par The Trevor Project d’un ensemble de normes internes en matière de gestion de projet. « Nous avons utilisé Asana pour guider le parcours de gestion de projet que nous avons créé », explique David. Pour aider les collaborateurs à adopter le nouveau système, l'organisation a proposé un guide contenant des conseils, des séances de formation virtuelles en direct pour échanger avec chaque équipe et deux formations asynchrones sur les normes de gestion de projet nouvellement établies et sur la façon d'utiliser Asana dans ce nouveau cadre. 

Au fur et à mesure de notre croissance, Asana nous aide à consolider nos processus de gestion de projet afin que nos collaborateurs puissent systématiquement suivre ces normes.

David B., chef de projet principal des projets spéciaux

En définissant une méthode de travail flexible, mais unifiée, dans l'ensemble de l'organisation, The Trevor Project a anticipé les défis liés à la croissance et a mis les équipes sur la voie de la productivité. L'Anatomie du travail révèle que les grandes entreprises ont des processus plus complexes que les petites organisations et ont donc tendance à passer plus fréquemment à côté de certaines tâches ou informations.

Les grandes équipes passent également plus de temps sur les « tâches d'organisation », c'est-à-dire toutes les tâches de coordination qui entourent le travail stratégique et à forte valeur ajoutée. Avec des systèmes en place, The Trevor Project pouvait se développer tout en continuant à fonctionner comme une équipe agile et cohérente.

Plus d’un an de travail économisé avec Asana

Aujourd’hui, The Trevor Project gère bon nombre de ses projets sur Asana, ce qui lui permet d’économiser environ 348 jours de travail par an qui seraient autrement consacrés à la coordination, soit l’équivalent de 70 semaines, ou plus d’une année de travail d’un collaborateur à temps plein. Ce gain de temps estimé est basé sur des recherches menées par Asana auprès de ses clients et sur d'autres recherches tierces concernant le temps que les collaborateurs consacrent à des activités courantes telles que la recherche d'informations, les changements d'environnement et le basculement entre les applications lorsqu'ils n'utilisent pas de plateforme de gestion du travail. Et chez The Trevor Project, dont la priorité absolue est de soutenir les jeunes LGBTQ en situation de crise, le gain de temps est essentiel. Lorsque vous dirigez une organisation de prévention du suicide, chaque seconde compte.

Asana a permis d'assurer la transparence de la progression de tous les projets et montre comment ils contribuent à un résultat. Auparavant, les projets étaient gérés et les rapports étaient établis différemment. Le fait d'avoir une norme facilite la communication.

David B., chef de projet principal des projets spéciaux

Ces gains de temps proviennent de fonctionnalités Asana telles que les Formulaires, qui aident le personnel à recueillir les demandes internes et externes et à lancer le travail rapidement, ce qui permet de récupérer 244 jours de travail par an. Plus de 650 Formulaires sont envoyés chaque mois dans l'ensemble de l'organisation. Les règles automatisent les étapes et les notifications : la moyenne de 8 770 actions automatisées par mois de The Trevor Project contribue à un gain de temps de 36 jours de travail par an.

Les équipes publient également plus de 1 600 commentaires par mois, ce qui évite les e-mails inutiles et les changements d'outil en centralisant la communication au même endroit. Cela permet d'économiser 43 jours de travail et de réunir les collègues et les fournisseurs externes, où qu'ils se trouvent. 

Équipe des projets spéciaux

L’équipe Projets spéciaux de David, composée de 12 personnes, gère toutes les initiatives sur Asana, en les organisant en niveaux en fonction du financement et des parties prenantes. Lorsqu'ils lancent un projet sur Asana, ils joignent un brief et créent des sections au sein du projet pour représenter les différents processus avec des jalons. 

Les tâches d’un processus contiennent des instructions dans le champ de description pour faciliter le démarrage. Ainsi, une fois les tâches attribuées à un responsable, le travail peut commencer. Lorsqu’une tâche est terminée, Asana alerte les collègues sur le canal Slack du projet via l’intégration Slack, afin que le prochain propriétaire puisse rapidement prendre le relais. 

Et David obtient enfin la transparence à l'échelle de l'organisation : il suit l'avancement de tous les projets à l'aide des portefeuilles Asana et dispose d'un endroit unique pour collaborer avec des personnes de différentes équipes. 

David déclare : « Lors de la refonte de notre marque, nous avons invité notre fournisseur externe sur Asana pour qu'il révise le travail et suive les recherches. La possibilité de collaborer de cette manière, à la fois au sein de l'organisation et en dehors, nous a permis d'obtenir un produit final auquel les jeunes pourraient s'identifier. »

Équipe Partenariats d'entreprise

The Trevor Project s’associe à des entreprises de divers secteurs pour faire avancer sa mission : mettre fin au suicide chez les jeunes LGBTQ. Par la suite, l'équipe des partenariats d'entreprise travaille de manière interfonctionnelle au sein de l'organisation pour s'assurer que les livrables du partenariat sont respectés, et consigne généralement ces informations sur Asana, qui sert de source de référence. 

Les modèles nous permettent de suivre un processus standard de A à Z en toute simplicité, lorsque nous établissons des partenariats.

Leah K. (pronoms : elle/elle), responsable des partenariats d'entreprise

Lorsqu'un partenariat est confirmé, l'équipe utilise un modèle de partenariat d'entreprise sur Asana pour créer un nouveau projet. Dans la section Aperçu de projet, elle ajoute un brief qui répertorie les livrables requis pour le partenariat, afin que le responsable de campagne désigné puisse se mettre à jour. Ensuite, l'équipe utilise le projet pour organiser et remplir les tâches pour les actions à entreprendre, et pour définir un rétroplanning en fonction de la date de lancement, au besoin.

Les tâches sont organisées en différentes sections de projet, telles que « Logistique » et « Engagement des collaborateurs », ce qui permet au responsable de campagne, au responsable des partenariats et aux autres parties prenantes internes de fournir des commentaires et des ressources au sein du projet Asana, afin que tout le travail et tous les documents soient faciles à trouver. L'équipe Partenariats d'entreprise utilise également des formulaires pour gérer les demandes des équipes internes et des partenaires.

Équipe marketing

L'équipe marketing, composée de sept personnes, sensibilise et stimule l'engagement par le biais d'initiatives qui peuvent impliquer jusqu'à 30 parties prenantes au sein de l'organisation. Un responsable de campagne affecté à un nouveau programme le dirige de bout en bout, en le lançant sur Asana à l’aide d’un modèle : il en existe un pour les initiatives appartenant à Trevor, en plus de celui pour les partenariats. 

Le nouveau projet contient le brief et toutes les tâches d'exécution afin qu'aucune étape ne soit oubliée, ainsi que des documents tels que des liens vers des aperçus d'e-mails et des publications sur les réseaux sociaux. Chaque semaine, les chefs de projet utilisent les mises à jour de statut d’Asana pour tenir l’équipe informée, ce qui leur évite une réunion et quelques e-mails.

Elise M. (pronoms : elle/elle), responsable de campagne, déclare : « Le partage des connaissances au sein de mon équipe a été un domaine de croissance pour nous. Avec Asana, c’est formidable de voir ce qui se passe [dans mes projets] en un coup d’œil et d’éviter à mes collaborateurs de perdre du temps à me présenter leurs flux de travail individuels. »

L'équipe marketing utilise les portefeuilles pour suivre le statut de toutes les campagnes marketing en cours, organisées par niveau de priorité. « Nous avons récemment constaté quelques retards dans une campagne », explique Elise. « Asana nous a aidés à le signaler et à lancer une discussion collaborative pour résoudre le problème de manière proactive. »

Asana permet de se concentrer sur des objectifs plus importants, plutôt que sur les petits détails d’un actif qui a disparu.

Elise M., directrice de campagne

Une équipe soudée qui travaille efficacement pour faire face à la crise de santé publique mondiale que représente le suicide des jeunes LGBTQ 

The Trevor Project a mis en œuvre avec succès une nouvelle norme de gestion de projet avec Asana. Leurs processus servent de garde-fous pour fournir des services de qualité à mesure qu'ils se développent, et leurs nombreux nouveaux membres de l'équipe peuvent commencer à s'approprier des projets plus rapidement, car le contexte historique sur Asana leur permet de se familiariser rapidement.

Asana nous a permis d'éviter de réinventer la roue à chaque projet. Cela nous laisse beaucoup plus de temps pour trouver l'inspiration ou pour entreprendre un projet plus ambitieux.

Elise M., directrice de campagne

Cette infrastructure interne a réduit le travail administratif et a aidé le personnel à concentrer son énergie sur les activités ayant le plus d'impact sur la communauté. Elise déclare : « Il y a tellement de personnes incroyables et passionnées ici, prêtes à aider. Mais avec beaucoup d'idées, la responsabilisation peut être difficile à mettre en place, et Asana s'en charge pour nous. Nous savons qui réalise un projet et qui sont nos décideurs. » 

Maintenant que The Trevor Project a posé des bases solides pour la productivité et la collaboration interfonctionnelle, l'organisation peut fournir davantage de services vitaux aux jeunes aux États-Unis et à l'étranger. L'idée qui a commencé par un numéro de téléphone sur un écran de télévision est devenue un défenseur de premier plan et une puissante force de protection qui aide les jeunes LGBTQ à se sentir en sécurité et acceptés tels qu'ils sont, afin qu'ils puissent imaginer un avenir radieux pour eux-mêmes.