Together We Rise aide 9 fois plus d’enfants en famille d’accueil avec Asana

Together We Rise
  • Logo Together We Rise
  • Taille de l’organisation
    • + de 35 employés
  • Partenaires
    • + de 100 entreprises partenaires et 1 500 agences de familles d’accueil
  • Jeunes concernés
    • + de 90 000 jeunes par an

L’impact d’Asana

  • Une aide apportée à 9 fois plus d’enfants placés en famille d’accueil par an
  • Une réduction de la durée des réunions et du suivi des tâches
  • Une plus grande responsabilisation et une visibilité accrue au niveau de l’organisation

Lorsque Danny Mendoza apprit que son neveu vivait dans une voiture, il commença à mobiliser des ressources pour l’aider et lui permettre de rejoindre une famille d’accueil. Au cours du processus, il découvrit la situation à laquelle font face la plupart des enfants placés en famille d’accueil : passer de maison en maison avec leurs effets personnels dans un sac poubelle, être séparés de leurs frères et sœurs, et avoir peu de chances d’aller à l’université. Danny fonda alors Together We Rise, une organisation à but non lucratif visant à améliorer la vie des enfants placés en famille d’accueil.

Together We Rise travaille avec des milliers de bénévoles, de travailleurs sociaux, d’avocats spéciaux nommés par la court et d’autres partenaires tels que Toyota, Disney et JetBlue, qui aident à améliorer la vie des enfants placés en famille d’accueil. En permettant aux personnes qui ne sont pas parents d’accueil de jouer un rôle dans la vie des enfants placés, ils améliorent des milliers de vies.

En tant que fondateur, Danny se concentre sur la vision et la stratégie de l’organisation. Son équipe de 35 personnes est répartie entre Brea, en Californie et Austin, au Texas. Ils aident à la réalisation des programmes proposés : sacs de toile, skateboards, vélos ou encore bourses d’études.

Un besoin de responsabilisation

Lorsque l’organisation a commencé à se développer en 2014, elle s’est confrontée à des difficultés en termes de suivi des responsabilités. Les membres de l’équipe avaient du mal à se rappeler de tout ce qu’ils avaient à faire, et il était compliqué d’assurer un suivi face à un nombre incalculable d’e-mails et de notes adhésives. L’équipe de Danny était particulièrement frustrée par les oublis de petites tâches, car des petites choses telles que des anniversaires ou des remises de diplômes représentent toujours beaucoup pour les enfants en famille d’accueil. Sans moyen de suivi, ils ne pouvaient pas obtenir les résultats dont ils se sentaient capables.

« Assumer nos responsabilités envers les jeunes dont nous nous occupons est au cœur de notre action. Avant d’utiliser Asana, nous ne savions pas comment gérer tous les détails et responsabilités. »

Pour que l’équipe soit fiable et gère tout le travail sans e-mails ni notes adhésives, Danny et son équipe ont demandé à leurs connaissances de leur recommander des solutions. Un ami leur a suggéré Asana et Danny s’est penché sur cet outil. La possibilité d’attribuer des tâches et des échéances aux membres de l’équipe en faisait un véritable système de responsabilisation. Il a donc été décidé de le mettre à l’essai.

Together We Rise - programme de vélo

En commençant par un petit projet à faible enjeu (la planification de sa propre fête d’anniversaire), Danny a aidé son équipe à prendre en main Asana d’une manière simple et amusante. Les fonctions, telles que les mentions « j’aime » et le fait de cocher les tâches terminées à la manière d’une liste de tâches sur papier, sont familières et intuitives, facilitant l’adoption de l’outil par l’équipe. Pour mieux intégrer Asana dans leurs processus, Danny a encouragé toute l’équipe à consulter Asana quotidiennement. Enfin, il a aidé son équipe à ajouter davantage de processus en partageant plusieurs vidéos de formation Asana.

Définir et atteindre des objectifs plus importants encore

Depuis que son équipe est passée à Asana, Danny et l’organisation ont constaté une augmentation de la responsabilisation, de la visibilité et de l’évolutivité, avec au bout du compte, de meilleurs résultats. Découvrez comment ils ont procédé :

Assumer ses responsabilités sans jamais laisser un détail de côté : l’utilisation d’Asana pour gérer les événements et les ordres du jour des réunions permet de suivre les responsabilités de chacun tout au long du processus, réduisant ainsi les oublis. Elle empêche également les personnes en charge d’oublier de remplir leurs tâches, ce qui est particulièrement important à l’approche d’un événement.

« Asana nous permet d’en faire plus, de par sa capacité à responsabiliser chaque membre de l’équipe et à nous aider à suivre l’avancement des projets sans devoir constamment demander des mises à jour. »

Une meilleure visibilité pour un leadership renforcé : avec Asana, Danny et l’équipe de direction bénéficient d’une vue d’ensemble sur tout ce qui se passe au sein de l’organisation, tout en pouvant se pencher sur les tâches individuelles si nécessaire. Pour les travaux plus sensibles, Danny peut échanger avec les employés en toute confidentialité par le biais de tâches privées.

« Les gens s’attendent à ce qu’un fondateur se rappelle de tête de tout ce qui se passe… c’est impossible. Disposer d’un outil comme Asana pour voir ce sur quoi tout le monde travaille s’est avéré déterminant. »

Une équipe qui sait où elle va en fait plus : avant Asana, Danny n’avait aucun moyen collaboratif de partager sa stratégie et ses objectifs auprès de l’équipe. La confusion autour des priorités limitait la portée de l’organisation. Désormais, les objectifs sont définis sur Asana et tout le monde sait sur quoi se concentrer, comme le lancement du nouveau programme de bourses d’études. De plus, en utilisant Zapier pour intégrer Asana à Hubspot et Google Sheet, Danny et son équipe ont automatisé les étapes du processus de gestion des donateurs. Ils peuvent ainsi se concentrer sur le développement des relations plutôt que de se contenter d’un simple suivi. Grâce à Asana, c’est toute l’organisation qui se fixe de meilleurs objectifs et lance davantage de programmes, avec pour résultat un soutien apporté à plus de 90 000 enfants par an, soit 9 fois plus qu’auparavant !

Together We Rise - cadeaux d’anniversaire

Adopter la technologie aussi bien au bureau qu’au sein des familles

Au regard des avantages apportés par Asana (responsabilisation, visibilité et réussite), Together We Rise a pu s’inspirer du logiciel qu’ils utilisent et appliquer ses principes aux services fournis aux enfants placés en famille d’accueil. Avec plus de technologie dans leurs bureaux, ils disposent des clés pour aller plus loin et améliorer la vie de ces jeunes.

« Avant d’utiliser Asana, nous ne pouvions aider que 10 000 jeunes en famille d’accueil par an. Asana nous a permis de faire grimper ce chiffre à plus de 90 000 ! »

Danny et son équipe ne s’intéressent pas seulement à la technologie au travers leur utilisation d’Asana. Ils prévoient de lancer un outil qui permettra aux enfants placés en famille d’accueil, à leurs familles et aux travailleurs sociaux d’importer des photos et des souvenirs dans une application afin de tout conserver au même endroit, peu importe où ils vivent.

Découvrir d’autres exemples de réussite grâce à Asana