Lorsque Danny Mendoza apprit que son neveu vivait dans une voiture, il commença à mobiliser des ressources pour l'aider et lui permettre de rejoindre une famille d'accueil. Au cours du processus, il découvrit la situation à laquelle font face la plupart des enfants placés en famille d'accueil : passer de maison en maison avec leurs effets personnels dans un sac poubelle, être séparés de leurs frères et sœurs, et avoir peu de chances d'aller à l'université. Danny fonda alors Together We Rise, une organisation à but non lucratif visant à améliorer la vie des enfants placés en famille d'accueil.

En tant que fondateur, Danny se concentre sur la vision et la stratégie de l'organisation. Son équipe de 35 personnes est répartie entre Brea, en Californie, et Austin, au Texas. Elles aident à la réalisation des programmes proposés : sacs de toile, skateboards, vélos ou encore bourses d'études.

Un besoin de responsabilisation

Lorsque l'organisation a commencé à se développer en 2014, elle a rencontré de plus en plus de difficultés à assurer la responsabilisation. Les membres de l'équipe avaient du mal à se souvenir de tout ce qu'ils avaient à faire, un suivi rendu d'autant plus complexe par le grand nombre d'e-mails échangés et de notes adhésives éparpillées un peu partout. Les oublis de petites tâches généraient beaucoup de frustration chez l’équipe de Danny : en effet, pour les enfants en famille d’accueil, les anniversaires, les remises de diplômes et autres petits gestes du quotidien comptent beaucoup. Or, sans moyen de suivi, l’équipe n’arrivait pas à tenir ses promesses.

Notre priorité absolue, c'est d'assumer nos responsabilités envers les jeunes dont nous nous occupons. Avant d’adopter Asana, nous n’avions aucun moyen de gérer tous les détails et responsabilités.

Pour que l’équipe soit fiable et gère tout le travail sans e-mails ni notes adhésives, Danny et son équipe ont demandé à leurs connaissances de leur recommander des solutions. Un ami leur a suggéré Asana et Danny s'est penché sur cet outil. La possibilité d'attribuer des tâches et des échéances aux membres de l'équipe en faisait un véritable système de responsabilisation. Danny a donc décidé de le mettre à l'essai.

En commençant par un petit projet à faible enjeu (la planification de sa propre fête d'anniversaire), Danny a aidé son équipe à prendre en main Asana d'une manière simple et amusante. Les fonctions, telles que les mentions « j'aime » et le fait de cocher les tâches terminées à la manière d'une liste de tâches, sont familières et intuitives, facilitant l'adoption d'Asana par l'équipe. Pour mieux intégrer Asana dans leurs processus, Danny a encouragé toute l'équipe à consulter Asana quotidiennement. Enfin, il a aidé son équipe à ajouter davantage de processus en partageant plusieurs vidéos de formation Asana.

Définir, exécuter et atteindre des objectifs plus importants encore

Depuis que son équipe est passée à Asana, Danny et l'organisation ont constaté une augmentation de la responsabilisation, de la visibilité et de l'évolutivité, avec au bout du compte, de meilleurs résultats. Voici comment :

Responsabilisation sans jamais laisser un détail de côté : l'utilisation d'Asana pour gérer les événements et les ordres du jour des réunions permet de suivre les responsabilités de chacun tout au long du processus, réduisant ainsi les oublis. Elle empêche également les personnes en charge d'oublier de remplir leurs tâches, ce qui est particulièrement important à l'approche d'un événement.

Asana nous permet d'en faire plus, car l'outil permet de responsabiliser chaque membre de l'équipe et nous aide à suivre l'avancement des projets sans devoir constamment demander des mises à jour.

Une meilleure visibilité pour un leadership renforcé : avec Asana, Danny et l’équipe de direction bénéficient d’une vue d’ensemble sur tout ce qui se passe au sein de l’organisation, tout en pouvant se pencher sur les tâches individuelles si nécessaire. Pour les travaux plus sensibles, Danny peut échanger avec les collaborateurs en toute confidentialité par le biais de tâches privées.

Les gens s'attendent à ce que le fondateur d'une organisation retienne tout dans les moindres détails… évidemment, c'est impossible. Suivre le travail de chacun sur un outil comme Asana m'a changé la vie.

Une équipe qui sait où elle va accomplit davantage : avant Asana, Danny ne disposait d'aucun outil collaboratif pour partager sa stratégie et ses objectifs auprès de l'équipe. La confusion autour des priorités limitait la portée de l'organisation. Désormais, les objectifs sont définis sur Asana et tout le monde sait sur quelles activités se concentrer, comme le lancement du nouveau programme de bourses d'études. De plus, en utilisant Zapier pour intégrer Asana à Hubspot et Google Sheet, Danny et son équipe ont automatisé les étapes du processus de gestion des donateurs. Ils peuvent ainsi se concentrer sur le développement des relations plutôt que de se contenter d'un simple suivi. Grâce à Asana, c'est toute l'organisation qui se fixe de meilleurs objectifs et lance davantage de programmes, avec pour résultat un soutien apporté à plus de 90 000 enfants par an, soit 9 fois plus qu'auparavant !

La technologie au bureau et au sein des familles

Au regard des avantages apportés par Asana (responsabilisation, visibilité et réussite), Together We Rise a pu s'inspirer du logiciel qu'ils utilisent et appliquer ses principes aux services fournis aux enfants placés en famille d'accueil. Maintenant dotés d’outils performants au bureau, les membres de l’organisation ont les clés pour aller plus loin et améliorer la vie de ces jeunes.

Avant d'utiliser Asana, notre aide se limitait à une petite dizaine de milliers de jeunes en famille d'accueil par an. Asana nous a permis de faire grimper ce chiffre à plus de 90 000 !

Danny et son équipe ne s’intéressent pas seulement à la technologie au travers de leur utilisation d’Asana. Ils prévoient de lancer un outil qui permettra aux enfants placés en famille d’accueil, à leurs familles et aux travailleurs sociaux d’importer des photos et des souvenirs dans une application afin de tout conserver au même endroit, peu importe où ils vivent.