Organisation d’événements de collecte de fonds

Comment créer un projet d’événement de collecte de fonds sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer un projet d’événement. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Démarrez à l’aide de notre modèle d’événement de collecte de fonds et personnalisez-le selon les besoins de votre organisation.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous gérez actuellement vos événements.

Accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre supérieure

Si vous préférez créer vous-même entièrement votre projet d’événement ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Vous planifiez plusieurs événements de collecte de fonds à la fois ?

Si vous utilisez notre modèle :

  1. Dupliquez l’[EXEMPLE DE TÂCHE] du modèle, renommez-le, puis convertissez-le en projet.
  2. Puis ajoutez ces projets à un portefeuille pour suivre et gérer tous vos événements de collecte de fonds au même endroit.

Vous travaillez avec des agences, prestataires ou travailleurs indépendants ?

Le suivi des échéances, de l’évolution des livrables et des conversations auprès de plusieurs tiers par e-mail se révèle compliqué. Pour éviter cela, conviez tous vos partenaires en tant qu’invités au sein de votre projet. De cette manière, ils peuvent visualiser les détails de vos plans, et vous pouvez clarifier facilement les échéances et suivre l’évolution des livrables.

Vos autres tâches en lien avec l’événement doivent rester privées ? Vous pouvez toujours inviter vos partenaires tiers sur Asana, mais rendez vos projets privés et ajoutez-les simplement comme abonnés à la tâche souhaitée. Ils verront uniquement cette tâche.

Conseils pour gérer et réaliser le travail lié à un événement

Maintenant que vous avez créé votre projet d’organisation d’événement de collecte de fonds, les conseils suivants vous aideront à le gérer et à suivre chaque détail au fur et à mesure que le travail progresse.

1. Élaborez votre plan d’organisation d’événements avec la Chronologie (et ajustez-le au besoin)

Chaque organisation d’événements est assortie d’échéances et de dépendances clés menant au jour J. La Chronologie vous aide à élaborer un plan qui comprend tous ces éléments avant de démarrer pour veiller à leur intégration en vue d’un événement impeccable.

GIF de la création d’un plan de projet avec la fonctionnalité Chronologie d’Asana

Voici les étapes de création d’un plan avec la Chronologie :

  1. Planifiez les tâches en les faisant glisser sur la chronologie. Si vous identifiez des conflits, déplacez-les au besoin afin de les reprogrammer.
  2. Allongez les plages de dates des tâches afin que les responsables puissent mieux gérer leur temps et respecter les délais.
  3. Si les tâches doivent être effectuées dans un ordre précis, créez des dépendances en passant le curseur sur l’une d’entre elles, puis en faisant glisser le point vers la tâche associée.

Une fois le travail lancé, la Chronologie vous aide également à ajuster votre projet, Par exemple, si la réservation du lieu prend plus de temps que prévu, vous pouvez décaler les échéances et voir en quoi le reste de votre calendrier est affecté.

2. Effectuez le suivi des e-mails importants (tout en passant moins de temps dans votre boîte de réception) à l’aide de nos intégrations

CAPTURE D’ÉCRAN des intégrations Outlook et Gmail Asana pour la gestion des e-mails et des boîtes de réception

Il est toujours possible de convier des fournisseurs en tant qu’invités à votre projet sur Asana, mais si vous communiquez par e-mail, essayez les intégrations Asana pour Gmail, Outlook ou autres clients de messagerie. Lorsque vous recevez des e-mails contenant des documents importants ou pour lesquels une action est nécessaire, vous pouvez les ajouter à Asana directement depuis votre boîte de réception et les attribuer en tant que tâches, ajouter des éléments à votre projet d’événement, et plus encore. Ainsi, les détails de l’organisation et les choses à faire ne se perdent pas dans vos e-mails (et vous n’avez plus besoin de passer votre temps à organiser votre boîte de réception).

3. Ajoutez un feedback exploitable directement sur les ressources de l’événement avec la fonction Révision

GIF - Utilisation de la fonction de révision pour laisser des commentaires exploitables sur une image jointe à une tâche sur Asana

Pouvoir fournir et incorporer facilement du feedback sur un document en lien avec l’événement (tel qu’un e-mail d’invitation ou une affiche) peut faire toute la différence entre rester dans l’ombre ou faire le buzz. La fonctionnalité de révision sur Asana permet aux réviseurs de laisser des commentaires directement sur les ressources afin de proposer un feedback en contexte. Chaque commentaire est transformé en sous-tâche que le créateur peut ensuite décider d’intégrer.

Quand vous réfléchissez à de nouvelles idées ou nouveaux documents à créer pour votre événement, créez une tâche par élément et utiliser le bouton J’aime pour recueillir les votes de votre équipe.

Conseils pour gérer le travail le jour J

1. Travaillez en déplacement et hors ligne avec les applications mobiles Asana

Quand votre équipe est sur place en pleins préparatifs, il peut être difficile d’accéder aux informations importantes et de voir ce qu’il reste à faire. Avec l’application mobile d’Asana, votre équipe reste connectée à votre plan (même si vous être hors ligne) avant, pendant et après l’événement.

CAPTURE D’ÉCRAN d’une tâche mobile Asana pour l’organisation d’événements

2. Transformez les conversations en temps réel en actions avec l’intégration Slack

De nombreuses équipes utilisent à la fois Asana et Slack pour coordonner le travail et communiquer, en particulier lorsqu’un événement a démarré. Au lieu de choisir l’un ou l’autre de ces outils, les équipes peuvent les utiliser conjointement grâce à l’intégration d’Asana pour Slack.

GIF montrant comment créer une tâche Asana à partir d’un message Slack grâce à l’intégration

Si un collègue vous demande du feedback sur sa présentation Keynote, mais que vous êtes en train de faire autre chose en relation avec l’événement, vous pouvez créer une tâche Asana directement depuis la conversation Slack pour ne rien oublier et disposer du contexte original.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression liés à un événement

1. Communiquez avec l’ensemble de votre équipe (sans multiplier les réunions)

Au lieu de convoquer une réunion pour faire le point sur une tâche ou partager des informations avec votre équipe, Asana vous offre différents moyens procéder :

  • Commenter une tâche pour faire le point sur sa progression, donner son avis ou poser une question.
  • Utiliser la fonction de mise à jour de statut du projet (onglet Progression de votre projet) pour communiquer les mises à jour les plus importantes, comme un jalon atteint, une échéance qui arrive à terme, ou parler d’un élément qui présente des risques.
  • @mentionner des collègues, des tâches, des projets ou des discussions pour y faire directement référence dans une description ou un commentaire.

2. Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel sur vos différents événements avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

GIF - Utilisation d’un portefeuille sur Asana pour publier des mises à jour de statut

Pour analyser la progression des projets et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les organisateurs d’événement rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d’e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille comprenant tous vos plans d’événements afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les échéances et les priorités.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’utilisation de la Gestion des ressources pour vérifier si quelqu’un est surchargé et réattribuer ses tâches

Puis, utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité globale de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos événements en bonne voie.

Ressources pour planifier et gérer des événements sur Asana

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs événements avec Asana ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressource Lien
Modèle d’organisation d’événement de collecte de fonds Utiliser le modèle
Tutoriel vidéo Regarder « Apprendre à utiliser Asana »
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Études de cas Découvrez comment Special Olympics, The Young Survival Coalition, Together We Rise et NTEN planifient des événements avec Asana
Guide électronique sur la productivité pour les professionnels de l’événementiel Lire le guide numérique
Échanger avec la communauté [Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.