Organisation d’événements de collecte de fonds

Comment créer un projet d’événement de collecte de fonds sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer un projet d’événement. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Démarrez à l’aide de notre modèle d’événement de collecte de fonds et personnalisez-le selon les besoins de votre organisation.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous gérez actuellement vos événements.

Accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre supérieure

Si vous préférez créer vous-même entièrement votre projet d’événement ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Vous planifiez plusieurs événements de collecte de fonds à la fois ?

Si vous utilisez notre modèle :

  1. Dupliquez l’[EXEMPLE DE TÂCHE] du modèle, renommez-le, puis convertissez-le en projet.
  2. Puis ajoutez ces projets à un portefeuille pour suivre et gérer tous vos événements de collecte de fonds au même endroit.

Vous travaillez avec des agences, prestataires ou travailleurs indépendants ?

Le suivi des échéances, de l’évolution des livrables et des conversations auprès de plusieurs tiers par e-mail se révèle compliqué. Pour éviter cela, conviez tous vos partenaires en tant qu’invités au sein de votre projet. De cette manière, ils peuvent visualiser les détails de vos plans, et vous pouvez clarifier facilement les échéances et suivre l’évolution des livrables.

Vos autres tâches en lien avec l’événement doivent rester privées ? Vous pouvez toujours inviter vos partenaires tiers sur Asana, mais rendez vos projets privés et ajoutez-les comme abonnés à la tâche souhaitée. Ils verront uniquement cette tâche.

Conseils pour gérer et réaliser le travail lié à un événement

Maintenant que vous avez créé votre projet d’organisation d’événement de collecte de fonds, suivez les conseils suivants pour le gérer et pour suivre chaque détail à mesure que votre travail progresse.

1. Élaborez votre plan d’organisation d’événements avec la Chronologie (et ajustez-le au besoin)

Chaque organisation d’événements est assortie d’échéances et de dépendances clés menant au jour J. La Chronologie vous aide à élaborer un plan qui comprend tous ces éléments avant de démarrer pour veiller à leur intégration en vue d’un événement bien ficelé.

GIF de la création d’un plan de projet avec la fonctionnalité Chronologie d’Asana

Voici les étapes de création d’un plan avec la Chronologie :

  1. Planifiez les tâches en les faisant glisser sur la Chronologie. Si vous identifiez des conflits, déplacez les tâches par glisser-déposer afin de les reprogrammer.
  2. Allongez les plages de dates des tâches afin que les responsables puissent mieux gérer leur temps et respecter les délais.
  3. Si les tâches doivent être effectuées dans un ordre précis, créez des dépendances en plaçant votre curseur sur l’une d’elles, puis en faisant glisser le point vers la tâche associée.

Une fois le travail lancé, la Chronologie vous aide également à ajuster votre projet, Par exemple, si la réservation du lieu prend plus de temps que prévu, vous pouvez décaler les échéances et voir si le reste de votre calendrier est affecté.

2. Effectuez le suivi des e-mails importants (tout en passant moins de temps dans votre boîte de réception) à l’aide de nos intégrations

CAPTURE D’ÉCRAN des intégrations Outlook et Gmail Asana pour la gestion des e-mails et des boîtes de réception

Il est toujours possible de convier des fournisseurs en tant qu’invités à votre projet sur Asana, mais si vous communiquez par e-mail, essayez les intégrations Asana pour Gmail, Outlook ou autres clients de messagerie. Lorsque vous recevez des e-mails contenant des documents importants ou pour lesquels une action est nécessaire, vous pouvez les ajouter à Asana directement depuis votre boîte de réception et les attribuer en tant que tâches, ajouter des éléments à votre projet d’événement, et plus encore. Ainsi, les détails de l’organisation et les choses à faire ne se perdent pas dans vos e-mails (et vous n’avez plus besoin de passer votre temps à organiser votre boîte de réception).

3. Ajoutez un feedback exploitable directement sur les ressources de l’événement avec la fonction Révision

GIF - Utilisation de la fonction de révision pour laisser des commentaires exploitables sur une image jointe à une tâche sur Asana

Pouvoir fournir et incorporer facilement du feedback sur un document en lien avec l’événement (tel qu’un e-mail d’invitation ou une affiche) peut faire toute la différence entre rester dans l’ombre ou faire le buzz. La fonctionnalité de révision sur Asana permet aux réviseurs de laisser des commentaires directement sur les ressources afin de proposer un feedback en contexte. Chaque commentaire est transformé en sous-tâche que le créateur peut ensuite décider d’intégrer.

Quand vous réfléchissez à de nouvelles idées ou nouveaux documents à créer pour votre événement, créez une tâche par élément et utilisez le bouton J’aime pour recueillir les votes de votre équipe.

Conseils pour gérer le travail le jour J

1. Travaillez en déplacement et hors ligne avec les applications mobiles Asana

Quand votre équipe est sur place en pleins préparatifs, il peut être difficile d’accéder aux informations importantes et de voir ce qu’il reste à faire. Avec l’application mobile d’Asana, votre équipe reste connectée à votre plan (même si vous êtes hors ligne) avant, pendant et après l’événement.

CAPTURE D’ÉCRAN d’une tâche mobile Asana pour l’organisation d’événements

2. Transformez les conversations en temps réel en actions avec l’intégration Slack

De nombreuses équipes utilisent à la fois Asana et Slack pour coordonner le travail et communiquer, en particulier lorsqu’un événement a démarré. Au lieu de choisir l’un ou l’autre de ces outils, les équipes peuvent les utiliser conjointement grâce à l’intégration d’Asana pour Slack.

GIF montrant comment créer une tâche Asana à partir d’un message Slack grâce à l’intégration

Si un collègue vous demande du feedback sur sa présentation Keynote, mais que vous êtes en train de faire autre chose en relation avec l’événement, vous pouvez créer une tâche Asana directement depuis la conversation Slack pour ne rien oublier et disposer du contexte original.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression liés à un événement

1. Communiquez avec l’ensemble de votre équipe (sans multiplier les réunions)

Au lieu de convoquer une réunion pour faire le point sur une tâche ou partager des informations avec votre équipe, Asana vous offre différents moyens de procéder :

  • Commenter une tâche pour faire le point sur sa progression, donner son avis ou poser une question.
  • Utiliser la fonction de mise à jour de statut du projet (onglet Progression de votre projet) pour communiquer les mises à jour les plus importantes, comme un jalon atteint, une échéance qui arrive à son terme, ou parler d’un élément qui présente des risques.
  • @mentionnez des collègues, des tâches, des projets ou des discussions pour y faire directement référence dans une description ou un commentaire.

2. Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel sur vos différents événements avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

GIF - Utilisation d’un portefeuille sur Asana pour publier des mises à jour d’avancement

Pour analyser la progression des projets et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les organisateurs d’événement rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d’e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille comprenant tous vos plans d’événements afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les échéances et les priorités.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’utilisation de la Gestion des ressources pour vérifier si quelqu’un est surchargé et réattribuer ses tâches

Puis, utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité globale de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos événements en bonne voie.

Ressources pour planifier et gérer des événements sur Asana

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs événements avec Asana ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressource Lien
Modèle d’organisation d’événement de collecte de fonds Utiliser ce modèle
Tutoriel vidéo Regarder « Apprendre à utiliser Asana »
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Études de cas Découvrir comment Special Olympics, The Young Survival Coalition, Together We Rise et NTEN planifient des événements avec Asana
Guide électronique sur la productivité pour les professionnels de l’événementiel Lire le guide numérique (en anglais)
Échanger avec la communauté Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum 

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