Showpo travaille 30 % plus efficacement grâce à Asana

L’impact d’Asana

• Mise en œuvre des campagnes 30 % plus efficace grâce aux modèles de projet
• Élimination du travail en vase clos et amélioration de la collaboration entre les équipes grâce à un meilleur accès aux informations et à leur centralisation
• Réduction du nombre de réunions grâce aux mises à jour de statut des projets en temps réel

Showpo a vu le jour il y a dix ans dans le garage des parents de la fondatrice Jane Lu. Depuis, la boutique en ligne est devenue un empire de la mode. Basée à Sydney, l’entreprise livre désormais dans plus de 100 pays et comptabilise plus de quatre millions d’abonnés sur ses réseaux sociaux. L’équipe de Showpo, qui a pour mission d’apporter les dernières tendances mode aux femmes du monde entier, travaille sans relâche pour inspirer sa communauté et offrir une expérience d’achat agréable.

Depuis ses humbles débuts, l’entreprise a connu de nombreuses phases de croissance rapide. Lors d’une récente période de changement, Jane Lu, fondatrice et PDG, et Mitul Lakhani, responsable des produits numériques, ont décidé de saisir l’occasion pour améliorer les processus internes. Les équipes travaillaient en vase clos, ce qui limitait la transparence au sein de l’entreprise et rendait difficile la coordination des efforts autour des principaux objectifs. Les grandes campagnes étaient gérées dans des feuilles de calcul qui n’étaient pas toujours maintenues à jour, entraînant de la confusion et un manque de responsabilisation. Ces situations impliquaient alors de longues réunions pour faire le point, qui empiétaient sur le temps alloué au cœur de métier de l’entreprise : la mode.

Choisir une solution de gestion du travail

Mitul savait qu’une solution de gestion du travail permettrait d’améliorer les processus de Showpo. Asana était leur premier choix, car Mitul l’avait utilisé dans un précédent poste et l’équipe de création de Showpo travaillait déjà sur cette plateforme. Afin de s’assurer que l’outil était adapté pour l’ensemble de l’entreprise, l’équipe Asana de Sydney a rendu visite à Showpo et s’est entretenue avec les principales parties prenantes sur les défis à relever.

Il est ressorti clairement de ces réunions qu’Asana était en effet la bonne solution, et ce, pour les raisons suivantes :

• La flexibilité des processus permet d’utiliser un seul et même outil pour l’ensemble de l’entreprise.
• La facilité d’attribution des tâches et les mises à jour de statut en temps réel réduisent le nombre de réunions à organiser et d’e-mails à échanger.
• Une source unique de référence coordonnerait les efforts de l’entreprise autour des mêmes objectifs.

« Asana a permis une bien meilleure collaboration et coordination entre nos équipes. Tous nos projets importants sont maintenant gérés sur cette plateforme. – Jane Lu, PDG, Showpo

Ouvrir un nouveau chapitre

Pour emporter l’adhésion, Jane et Mitul ont présenté Asana au reste de l’entreprise et ont clairement expliqué comment cette plateforme allait améliorer leur travail au quotidien. Par exemple, Asana renforcerait la visibilité sur les calendriers et l’avancement des projets, réduisant ainsi le nombre, souvent excessif, de réunions de suivi. Afin d’éviter la surcharge d’informations, la plateforme a été présentée à une seule équipe à la fois, en commençant par l’équipe de création. En complément, un responsable Asana dédié à la réussite client a proposé des séances de formation en direct, de façon à aider chaque équipe à maîtriser l’utilisation de la plateforme pour gérer ses projets et ses tâches individuelles.

Globalement, Jane a montré l’exemple en se servant d’Asana pour gérer ses propres tâches, comme la planification de la stratégie d’entreprise ou sa participation à des opérations de relations publiques, avec un effet ricochet sur les responsables et les équipes.

Profiter des avantages de l’automatisation

Aujourd’hui, Showpo utilise Asana dans toute l’entreprise. Tous les processus sont gérés sur la plateforme, de la production numérique aux lancements mode. Voici un aperçu des principaux cas d’utilisation :

• La planification d’entreprise est réalisée sur Asana. L’équipe de direction de Showpo utilise la plateforme pour créer des ordres du jour pour ses réunions hebdomadaires de planification et d’identification des priorités. Ainsi, aucune information importante n’est oubliée et chaque réunion a une structure claire.
• Les campagnes telles que les lancements saisonniers (par exemple, la collection Coachella) sont désormais entièrement gérées sur Asana. Les modèles, qui génèrent automatiquement les tâches et les dates, ont permis de gagner 30 % d’efficacité.
• Les processus de gestion des produits numériques comme l’élaboration des feuilles de route et la planification des fonctionnalités des produits sont tous réalisés sur la plateforme. Le modèle de feuille de route produit d’Asana est utilisé pour planifier les ordres du jour et offrir aux membres de la direction une visibilité sur les projets en cours. Les modèles de projet sont également utilisés pour lancer des fonctionnalités de produits individuels grâce aux règles et aux champs personnalisés qui permettent de classer les tâches et de communiquer rapidement les informations importantes. La simplification de ce processus facilite la communication et stimule la productivité globale.
• L’intégration des employés est gérée sur Asana et chaque nouveau projet de recrutement est lancé à partir d’un modèle afin qu’aucune étape ou information essentielle ne soit oubliée. Cette simplification du processus représente un véritable gain de temps pour l’équipe et améliore l’expérience des nouveaux employés qui savent désormais exactement quoi faire dès le premier jour.

De manière générale, Jane et l’équipe de direction ont constaté une augmentation considérable de la responsabilisation et profitent des avantages d’une meilleure visibilité au sein de l’entreprise.

« Grâce à Asana, nous sommes 30 % plus efficaces dans la gestion de nos projets : chacun de nous sait quelles sont ses responsabilités, nos équipes sont mieux coordonnées et nos activités davantage structurées. »– Jane Lu, PDG, Showpo

Se concentrer sur la mode

L’équipe de Showpo va continuer à concentrer ses efforts sur la fourniture de vêtements tendances aux femmes du monde entier. Dans cette optique, il sera nécessaire de continuer à renforcer les liens avec les clients sur les réseaux sociaux et de repenser l’expérience utilisateur via des mises à niveau de la plateforme numérique. Il restera également important de faire passer le client en premier et de travailler avec chaque équipe pour offrir une expérience de bout en bout marquante et mémorable. Asana accompagnera l’équipe dans la gestion de chaque aspect de ce processus, aujourd’hui et demain.