Showpo a vu le jour il y a dix ans dans le garage des parents de sa fondatrice, Jane Lu. Depuis, la boutique en ligne s’est muée en un empire de la mode. Basée à Sydney, l’entreprise livre désormais dans plus de 100 pays et comptabilise plus de quatre millions d’abonnés sur ses réseaux sociaux. L’équipe de Showpo, qui a pour mission d’apporter les dernières tendances mode aux femmes du monde entier, travaille sans relâche pour inspirer sa communauté et lui offrir une expérience d’achat agréable.

Depuis ses humbles débuts, l’entreprise a connu de nombreuses phases de croissance rapide. Lors d’une période propice au changement, Jane Lu, fondatrice et PDG, et Mitul Lakhani, responsable des produits numériques, ont décidé de saisir l’occasion pour améliorer les processus internes à l’entreprise. En effet, les équipes travaillaient en vase clos, ce qui nuisait à la transparence générale et rendait difficile la coordination des efforts autour des principaux objectifs. Les grandes campagnes étaient gérées dans des feuilles de calcul qui n’étaient pas toujours maintenues à jour, entraînant une certaine confusion et un manque de responsabilisation. Il était donc nécessaire d’organiser de longues réunions pour faire le point, qui empiétaient sur le temps alloué à leur cœur de métier : la mode.

Choix d’une solution de gestion du travail

Pour optimiser ses processus, l’entreprise devait faire appel à une solution de gestion du travail, Mitul en était persuadé. Ce dernier avait eu l’occasion de travailler sur Asana à un autre poste et l’équipe de création de Showpo avait déjà adopté la plateforme, qui était donc leur premier choix. Afin de s’assurer que l’outil était adapté à toute l’entreprise, l’équipe Asana de Sydney a rendu visite à Showpo et s’est entretenue avec les principales parties prenantes sur les défis à relever.

Il est ressorti clairement de ces réunions qu’Asana était en effet la bonne solution, et ce, pour les raisons suivantes :

• La flexibilité de ses processus permet d’utiliser un seul et même outil pour l’ensemble de l’entreprise.

• La facilité d’attribution des tâches et les mises à jour de statut en temps réel réduisent le nombre de réunions à organiser et d’e-mails à échanger.

• Une source unique de référence coordonnerait les efforts de l’entreprise autour des mêmes objectifs.

Asana a permis d’optimiser la collaboration et la coordination entre les équipes. Tous nos projets importants sont désormais gérés sur cette plateforme.”

À l’aube d’une nouvelle ère

Pour emporter l’adhésion générale, Jane et Mitul ont présenté Asana au reste de l’entreprise, en expliquant en détail comment cette plateforme allait améliorer leur travail au quotidien. Par exemple, Asana renforcerait la visibilité sur les échéances et l’avancement des projets, réduisant ainsi le nombre de réunions de suivi, souvent excessif. Afin d’éviter une surcharge d’informations, la plateforme a été présentée à une seule équipe à la fois, en commençant par l’équipe de création. En complément, un responsable Asana dédié à la réussite client a proposé des séances de formation en direct, de façon à aider chaque équipe à maîtriser l’utilisation de la plateforme pour gérer ses projets et ses tâches individuelles.

Globalement, Jane a montré l’exemple en se servant d’Asana pour gérer ses propres tâches, comme la planification de la stratégie d’entreprise ou sa participation à des opérations de relations publiques, avec un effet ricochet sur les responsables et les équipes.

Tous les avantages de l’automatisation

Aujourd’hui, Showpo utilise Asana à grande échelle. Tous ses processus sont gérés sur la plateforme, de la production numérique aux lancements mode. Voici un aperçu des principaux cas d’utilisation :

• La planification d’entreprise est réalisée sur Asana. L’équipe de direction de Showpo utilise la plateforme pour créer des ordres du jour pour ses réunions hebdomadaires de planification et d’identification des priorités. Ainsi, aucune information importante n’est oubliée et chaque réunion est parfaitement structurée.

• Les campagnes telles que les lancements saisonniers (par exemple, la collection Coachella) sont désormais entièrement gérées sur Asana. Les modèles, qui génèrent automatiquement les tâches et les dates, ont permis de gagner 30 % d’efficacité.

• Les processus de gestion des produits numériques comme l’élaboration des feuilles de route et la planification des fonctionnalités des produits sont tous traités sur la plateforme. Le modèle de feuille de route produit d’Asana sert à planifier les ordres du jour et offrir aux membres de la direction une visibilité optimale sur les projets en cours. Les modèles de projet sont également utiles à Showpo pour lancer chaque fonctionnalité produit grâce aux règles et aux champs personnalisés qui permettent de classer les tâches et de communiquer rapidement les informations importantes. Ce processus simplifié facilite la communication et accroît la productivité globale.

• L’intégration des employés est gérée sur Asana et chaque nouveau projet de recrutement est lancé à partir d’un modèle afin qu’aucune étape ou information essentielle ne passe à la trappe. Cette simplification du processus représente un véritable gain de temps pour l’équipe et améliore l’expérience des nouveaux employés, qui savent désormais exactement quoi faire dès le premier jour.

Dans l’ensemble, Jane et l’équipe de direction ont constaté une amélioration notable dans la capacité de chacun à se responsabiliser. L’entreprise retire de réels avantages de cette visibilité accrue.

Grâce à Asana, nous sommes 30 % plus efficaces dans la gestion de nos projets : chacun de nous sait quelles sont ses responsabilités, nos équipes sont mieux coordonnées et nos activités davantage structurées.”

Se concentrer sur la mode

L’équipe de Showpo va poursuivre ses efforts et se concentrer sur la création de vêtements tendance, destinés aux femmes du monde entier. Dans cette optique, elle devra continuer à renforcer ses liens avec les clients sur les réseaux sociaux et repenser l’expérience utilisateur en améliorant ses plateformes numériques. En outre, l’entreprise devra faire de ses clients sa priorité et travailler avec chaque équipe pour leur offrir une expérience aussi marquante que mémorable, du début à la fin. Asana se tient prêt à aider l’entreprise à gérer le processus dans ses moindres détails à l’avenir, comme elle le fait déjà.