Une transformation révolutionnaire pour la NCAA

Lorsque la nouvelle direction a décidé de moderniser la façon dont la NCAA collaborait, l'organisation a compris qu'elle avait besoin d'une solution pour connecter ses équipes et simplifier les processus complexes. À l'époque, les services de la NCAA fonctionnaient davantage comme des entités distinctes que comme une unité cohérente, et les projets interfonctionnels de plus grande envergure étaient confrontés à des freins dus à des outils déconnectés et à des processus incohérents. 

Pour accompagner la transition, les dirigeants ont souligné comment Asana pouvait relier les tâches quotidiennes aux objectifs globaux de l'organisation, s'intégrer parfaitement aux outils existants et standardiser les processus. L’équipe des championnats a été l’une des premières à adopter Asana, démontrant son potentiel en créant des modèles pour gérer 84 championnats à travers diverses tâches et équipes. Leur succès initial a inspiré une adoption plus large au sein de la NCAA. L'équipe a partagé ses processus (et son succès) à l'échelle de l'organisation, contribuant ainsi à faire d'Asana un outil fondamental pour la collaboration.

Désormais, Asana sert de plateforme centrale pour les équipes de toute l'organisation, éliminant le cloisonnement et permettant une gestion fluide des projets interservices. Cette transformation a défini de nouvelles normes en matière de collaboration interfonctionnelle et a fourni une base solide à l'équipe de communication alors qu'elle intensifiait ses efforts pour sa campagne olympique 2024.

Lorsque j'ai rejoint la NCAA, la collaboration interfonctionnelle était défaillante, en particulier lorsque différents services devaient partager leur expertise. Les équipes n’étaient pas habituées à travailler de concert, ce qui entraînait d’importantes erreurs de coordination. L'adoption d'Asana nous a aidés à résoudre ces problèmes.

Brian Higgins, vice-président principal de la performance Business, NCAA

Asana pour la gestion de campagnes

Développer la création de contenu à grande échelle pour les Jeux olympiques de Paris 2024

La campagne 2024 Olympians & Paralympians Made Her e, organisée pour les Jeux olympiques de Paris, a marqué un nouveau niveau d’expansion pour les équipes de communication de la NCAA. Le leadership s'est fixé un objectif ambitieux : tripler la production de contenu et l'engagement du public par rapport aux Jeux olympiques de Tokyo 2020. La campagne de Paris nécessitait une collaboration entre les services, les sites et les partenaires externes, un défi compliqué par des outils déconnectés et des processus incohérents.

Asana a jeté les bases pour réunir ces équipes. En tant que plaque tournante de la campagne, Asana a standardisé les processus et connecté les équipes sur différents fuseaux horaires. La plateforme a servi de lien central à la campagne, veillant à ce que tout le monde reste informé et aidant les équipes à travailler ensemble pour augmenter considérablement la portée et l’impact de la campagne. 

Les résultats ont été remarquables : la NCAA a multiplié par 4 la portée de la campagne de Paris par rapport à celle de Tokyo, a produit 2 770 % de contenu en plus et a généré une augmentation de 1 440 % des impressions auprès du public. Ce succès a établi un nouveau standard en matière de collaboration et d’innovation, ce qui a valu à la NCAA de remporter le prix Best in Class Work Innovation d’Asana.

Pour la campagne des Jeux Olympiques de Paris 2024, nous avons dû intensifier nos efforts de manière exponentielle. Asana a été le fil conducteur qui a permis d'intégrer de manière fluide les équipes, les processus et les fuseaux horaires.

Chris Dion, directeur de la communication numérique, NCAA

Les processus standardisés font évoluer la production de contenu de 2 770 %

• Les responsables de campagne surveillent des milliers de tâches liées à la création de contenu dans un projet partagé, ce qui donne aux dirigeants une vue d'ensemble de tout le travail en cours.

• À l'aide de formulaires de réception, les équipes collectent les soumissions de contenu des parties prenantes internes et externes au même endroit. Toutes les informations nécessaires sont saisies dès le départ pour rationaliser les lancements. 

• Les modèles de tâches standardisent le processus de bout en bout pour tous les éléments de campagne, des publications sur les réseaux sociaux aux infographies. Ce processus reproductible réduit les erreurs, accélère la production et garantit une livraison cohérente.

• Les sous-tâches décomposent les étapes de production complexes entre plusieurs collaborateurs, de sorte que les rôles, les délais et les livrables sont toujours clairs.

• Les règles prédéfinies automatisent les étapes manuelles pour permettre au travail de progresser en toute transparence entre les équipes internationales. 

Pour les Jeux de Tokyo, nous avons créé 12 articles de fond. Pour les Jeux de Paris, nous en avons créé 117. Nous nous sommes développés à grande vitesse, car avec Asana, nous étions prêts.

Chris Dion, directeur de la communication numérique, NCAA

La centralisation de la gestion de campagnes améliore la coordination et la livraison 

• Asana constitue la source unique de référence pour toutes les tâches de gestion de campagne, ce qui réduit la confusion et permet de repérer plus facilement les dépendances et d'éviter les freins.

• Les responsables utilisent des vues de projet personnalisées pour visualiser le travail en cours et faire ressortir les informations les plus pertinentes en fonction de leurs besoins spécifiques.

• Les intégrations Slack et Outlook garantissent une communication et des notifications rapides sur l'ensemble des outils existants, afin que personne ne manque quoi que ce soit. 

• Les discussions en temps réel et les actions de suivi sont consignées dans les tâches, ce qui réduit les va-et-vient entre différentes applications et permet de documenter le contexte dont les équipes ont besoin.

Avec des collaborateurs répartis sur plusieurs fuseaux horaires et pays, Asana a changé la donne : notre équipe pouvait se connecter, voir exactement où en étaient les projets et savoir instantanément ce qu'il fallait faire ensuite.

Jaelyn Arndt, directrice associée de la communication, NCAA

Les rapports en temps réel permettent une prise de décision plus intelligente et plus rapide

• Les responsables de campagne utilisent les portefeuilles pour bénéficier d'une visibilité instantanée sur l'ensemble des activités liées aux campagnes, ce qui les aide à suivre rapidement la progression, à repérer les dépendances et à hiérarchiser les tâches.

• Grâce à des vues plus précises et en temps réel des données de travail, le leadership prend des décisions éclairées et optimise l'allocation des ressources tout au long de la campagne.

• Les champs personnalisés globaux standardisent la collecte d'indicateurs clés pour assurer la cohérence et permettre un filtrage et des rapports faciles pour tous les projets.

Asana a donné à notre équipe de leadership une visibilité en temps réel sur tous les aspects de la campagne. Pour la première fois, nous avons pu voir comment les tâches quotidiennes étaient liées à nos objectifs plus larges et identifier immédiatement les domaines où les ressources étaient le plus nécessaires. Cette clarté nous a permis de prendre des décisions plus rapides, basées sur des données.

Chris Dion, directeur de la communication numérique, NCAA

Asana pour l'organisation d'événements

Apporter structure et visibilité à l'organisation des championnats

L’équipe des championnats de la NCAA gère 84 des 90 championnats de la NCAA, coordonnant chaque détail, du choix du site et des contrats des lieux à la billetterie, au marketing et à la logistique de diffusion. 

Avant Asana, l'équipe s'appuyait sur des classeurs physiques et des outils numériques déconnectés pour gérer la planification et l'exécution des championnats, un processus qui manquait de cohérence. Désormais, Asana constitue une source unique de référence, reliant les tâches, les chronologies et la communication en un seul et même endroit, ce qui facilite la coordination du travail et le maintien de la continuité des activités. 

Avec Asana, nous avons rationalisé la gestion des championnats en centralisant tout notre travail sur une seule plateforme. Cela nous permet de nous concentrer sur l'organisation d'événements exceptionnels tout en assurant la continuité au fil des années et entre les membres de l'équipe.

Anthony Holman, vice-président des championnats et des alliances, NCAA

Des processus standardisés pour simplifier l'organisation des championnats 

• Chaque championnat commence par un modèle de projet structuré, garantissant la cohérence entre les 84 événements. Ces modèles sont adaptés aux quatre principaux types de championnats : sports d'équipe, sports individuels, sports d'intérieur et sports de plein air.

• Les tâches essentielles, telles que la réalisation de visites sur place, la coordination avec les médias et la finalisation des plans de signalisation, sont prédéfinies dans chaque modèle, ce qui fournit un cadre fiable tout en permettant une certaine flexibilité pour les besoins spécifiques de chaque événement.

• Chaque projet est lié aux objectifs organisationnels plus larges de la NCAA, ce qui permet aux équipes de visualiser facilement en quoi leur travail contribue aux objectifs plus larges et aux priorités à long terme.

• Au sein de chaque projet, les tâches sont attribuées à des membres spécifiques de l’équipe, ce qui permet de clarifier les responsabilités de chacun et de mener les projets à bien. 

• Les discussions liées à chaque tâche ont lieu dans la section des commentaires de la tâche, et tous les fichiers pertinents sont joints directement à la tâche, ce qui évite la dispersion de la communication et la perte d’informations.  

• Les champs personnalisés permettent de saisir des informations clés telles que les échéances, le type de championnat et le statut des tâches, fournissant ainsi des données structurées qui alimentent les tableaux de bord spécifiques au projet.

• Ces tableaux de bord fournissent au leadership des indicateurs en temps réel sur la progression du projet, les freins potentiels et la capacité en ressources, ce qui l'aide à apporter les ajustements nécessaires. 

• Au début d’une nouvelle saison, les équipes dupliquent les projets de l’année précédente, en reprenant les tâches, les processus et les attributions pour assurer la continuité tout en permettant les mises à jour nécessaires. 

La visibilité en temps réel favorise la prise de décision éclairée

• Les tableaux de bord permettent de visualiser en un clin d'œil l'avancement du projet, ce qui aide les chefs d'équipe à relever les défis, à prendre des décisions éclairées en matière de ressources et à maintenir les projets sur la bonne voie. 

• De plus, les chefs d'équipe peuvent facilement visualiser toute la portée du projet, notamment le nombre de collaborateurs impliqués et les tâches en cours. Cette clarté les aide à élaborer un argumentaire solide en faveur de personnel ou d'une assistance supplémentaires si nécessaire.

La continuité des activités garantit le succès opérationnel à long terme

• Asana centralise les connaissances institutionnelles, ce qui permet aux nouveaux membres du personnel de s'intégrer plus facilement et de reprendre le travail en douceur là où les membres précédents de l'équipe l'ont laissé.

• Lorsque tout le travail est centralisé, les transferts se font en douceur, ce qui garantit que, quelle que soit la personne qui rejoint ou quitte un projet, les équipes peuvent continuer à avancer dans leur travail sans interruption.

• Les ordres du jour des réunions de leadership et des revues Business sont gérés sur Asana, ce qui permet de conserver tous les sujets de discussion, les décisions et les suivis au même endroit, facilement accessible.

Asana pour les RH et les Ressources humaines

Favoriser la clarté et la collaboration au sein des RH

L’équipe RH de la NCAA joue un rôle clé dans le soutien des collaborateurs au sein de l’organisation, du recrutement et de l’intégration des collaborateurs à la gestion de leurs performances et de leurs avantages. Historiquement, le service fonctionnait en silos, chaque membre de l’équipe ayant une fonction spécifique. En l'absence de connaissances partagées ou de collaboration, le travail était au point mort lorsque quelqu'un était absent, et les autres services manquaient de visibilité sur les processus RH ou sur leur rôle dans ces derniers.

Afin de relever ces défis, l'équipe RH a adopté Asana pour améliorer la coordination et la cohérence des processus. En créant des processus clairs et partagés, Asana facilite la collaboration au sein de l'équipe RH, aide les autres équipes à comprendre leur rôle dans les processus RH et permet au travail d'avancer sans retard.

La clarté des attentes a été un défi par le passé. Il est frustrant de constater que les résultats ne répondent pas aux attentes, souvent parce qu’elles n’ont pas été clairement communiquées. Asana aide à gérer l'élément humain du travail en éliminant les émotions et en rendant les attentes visibles et spécifiques. Ainsi, les équipes peuvent plus facilement se concentrer sur ce qui fonctionne bien et le célébrer.

Kim Oren, vice-présidente des ressources humaines, NCAA

Une source unique de référence pour les processus RH permet la transparence et la responsabilisation  

• Les projets liés aux RH sont décomposés en étapes et tâches claires, ce qui permet de voir facilement qui est responsable de quoi et quel travail est à venir.

• La structure aide toutes les équipes de l'entreprise à comprendre leur rôle dans les processus RH, en fournissant un point de référence commun pour les attentes.

• Avec tout sur une seule plateforme, il est plus facile de voir ce qui fonctionne et ce qui nécessite de l’attention, ce qui apporte plus de clarté et de responsabilisation.

Les processus d'acquisition de talents améliorent la visibilité du recrutement

• Un portefeuille de recrutement permet de suivre les postes vacants, en indiquant le nombre d'emplois disponibles et l'état d'avancement du processus de recrutement.

• Un modèle d'acquisition de talents décrit chaque étape du processus de recrutement, assurant ainsi l'alignement entre les RH, les responsables du recrutement et les autres parties prenantes.

• Avec un processus plus transparent, l'ensemble de l'entreprise comprend mieux ce qu'implique le recrutement et comment les différentes équipes y contribuent.

Un onboarding structuré garantit une expérience fluide pour les collaborateurs

• Un modèle d'intégration fournit un processus structuré dès l'embauche d'un nouveau collaborateur et tout au long de ses 90 premiers jours.

• Les tâches sont réparties selon un calendrier : deux semaines avant la date de début, le premier jour, ainsi que des jalons à 30, 60 et 90 jours, ce qui aide les managers et les nouvelles recrues à garder le cap.

• Les tâches clés de l’intégration, telles que la mise à disposition d’un ordinateur portable, la préparation des fournitures, la visite des bureaux et les présentations, sont intégrées au processus et attribuées aux membres de l’équipe RH, aux responsables d’embauche et à l’équipe de la nouvelle recrue, ce qui clarifie les responsabilités.

Conclusion

Les fondations nécessaires à la réussite à long terme

Alors que la NCAA se tourne vers de futures campagnes et initiatives, notamment les Jeux olympiques de 2028, elle s’engage à étendre l’utilisation d’Asana à l’ensemble de ses services. À l’avenir, l’organisation prévoit d’étendre l’utilisation des automatisations pour améliorer les processus, de tirer parti des fonctionnalités de génération de rapports d’Asana pour éclairer la stratégie et d’explorer les moyens d’intégrer l’IA dans ses projets interfonctionnels à grande échelle.

Asana continuera à jouer un rôle essentiel dans la continuité des activités de la NCAA. En documentant les processus et en créant des modèles basés sur les processus de l'organisation, la NCAA favorise la collaboration et réduit la dépendance à l'égard d'une expertise isolée, garantissant ainsi que les équipes peuvent faire avancer le travail en toute fluidité.

En faisant d’Asana la plateforme centrale pour le travail, une « ville Asana » où chaque service et chaque projet sont connectés, la NCAA bâtit une organisation prête pour l’avenir, prête à donner aux étudiants-athlètes les moyens d’agir et à les soutenir dans leur parcours, tant sur le terrain qu’en dehors.

Asana est devenu notre base de référence pendant la campagne : tout se trouvait là. Maintenant, nous la transformons en ce que nous appelons notre « Asana City », avec des quartiers et des maisons pour chaque partie de notre processus. C’est là que tout est connecté.

Chris Dion, directeur de la communication numérique, NCAA