Les Jeux olympiques spéciaux de Californie du Nord et du Nevada organisent des événements à plus grand rayonnement avec Asana

Jeux olympiques spéciaux de Californie du Nord et du Nevada
  • Logo Special Olypics Northern California and Nevada
  • Emplacement
    • Équipe de 35 employés répartis sur le territoire
  • Nombre d’événements organisés par an
    • Plus de 300 événements organisés par an pour des milliers d’athlètes et de participants

L’impact d’Asana

  • Réduction du temps passé en réunion d’équipe hebdomadaire
  • Temps de production des éléments créatifs quasiment divisé par deux grâce à la simplification des processus de demande et d’approbation
  • Plus de temps à consacrer à la création d’expériences inoubliables pour les athlètes, leurs familles et les donateurs

Lors des Jeux olympiques spéciaux d’été 2018 à Seattle, une équipe d’élèves du lycée Clovis (Californie) a participé à des compétitions de football dans le cadre du programme Unified Sports. Réunissant des athlètes issus de l’éducation générale et de l’éducation spécialisée pour jouer dans la même équipe, ce programme favorise l’intégration, la compréhension de l’autre et l’amitié. Ces élèves ont formé une seule et même équipe sur le terrain et ont aussi triomphé en remportant une médaille d’argent. Cependant, le plus grand triomphe se trouve dans l’amitié qui en est née. Au-delà de leurs différences, ces élèves sont devenus de véritables coéquipiers et amis, tant sur le terrain qu’ailleurs.

équipe Clovis

Ce que l’équipe a incarné aux Jeux américains est au cœur de ce qu’offrent les Jeux olympiques spéciaux. Leur mission est d’encourager l’intégration, la compréhension de l’autre et l’amitié entre les athlètes, leurs familles et leurs communautés, en proposant un entraînement et des compétitions sportives tout au long de l’année aux athlètes de tout âge souffrant d’un handicap mental.

La section de Californie du Nord et du Nevada, qui a envoyé l’équipe du lycée Clovis à la compétition de Seattle, organise plus de 300 événements aussi bien à destination des athlètes que des donateurs. Abe Cruz, responsable principale de la conception, est en charge de la production de tous les visuels, supports audio et contenus liés à ces événements, en partenariat avec l’équipe marketing afin d’assurer une expérience cohérente aux participants.

Toutefois, en tant qu’organisation à but non lucratif aux ressources limitées, Abe et son équipe faisaient face à des difficultés :

  • L’absence de système de communication et de coordination centralisé compromettait la qualité des créations.
  • Les demandes provenaient de nombreux canaux et des informations essentielles manquaient souvent à l’appel, avec pour conséquence des cycles de révision supplémentaires non prévus.
  • Les priorités et la progression des tâches n’étaient pas claires, et l’équipe ne savait pas ce sur quoi se concentrer.

Processus de sélection : miser sur la simplicité

Au moment d’évaluer les outils disponibles pour la gestion de projet, Abe avait pour priorité de trouver une interface simple et intuitive. L’équipe avait besoin d’un outil facile à adopter et non intimidant qui répondrait à ses besoins en matière de coordination de projets, notamment pour des événements de grande envergure. Il lui fallait aussi pouvoir accéder à une fonctionnalité qui permettrait à l’équipe de communiquer clairement et efficacement, en particulier concernant les demandes de création et les étapes d’approbation. Enfin, Abe et son équipe cherchaient un moyen de gagner en efficacité, que ce soit sur les réunions ou sur leurs différents processus.

équipe des Jeux olympiques spéciaux de Californie du Nord

Après une discussion d’équipe et une comparaison des différentes solutions de gestion de projet, les membres de l’équipe ont choisi d’adopter Asana. Son utilisation simple et intuitive, mais aussi des fonctionnalités spécifiques telles que les modèles et les champs personnalisés, permettent d’améliorer l’efficacité des processus. Et grâce au programme Asana pour les organisations à but non lucratif, Abe et son équipe ont désormais accès à toutes les fonctionnalités Premium dont ils ont besoin avec une remise de 50 %.

L’efficacité avant tout : la simplification des processus pour atteindre plus rapidement de meilleurs résultats

L’équipe marketing des Jeux olympiques spéciaux utilise à présent Asana pour rationaliser l’ensemble de ses processus pour plus de précision et de transparence, et pour être en mesure de travailler plus rapidement. Avec Asana, l’équipe peut désormais :

  • Gérer plus de 300 événements par an : grâce aux modèles, l’équipe peut planifier les Jeux d’été et l’événement de récolte de fonds « Polar Plunge » plus rapidement, tout en intégrant les leçons tirées des événements passés pour une amélioration continue des résultats. De plus, elle est bien moins confrontée à des changements de dernière minute, aucune étape critique n’ayant été oubliée.
  • Accélérer les demandes et les approbations du travail créatif : grâce à la standardisation du processus de demande, Abe reçoit désormais tous les détails nécessaires dès le départ. Ainsi, les attentes sont claires et les approbations plus rapides.
  • Se concentrer sur le travail qui compte le plus : en suivant l’état d’avancement et la priorité des tâches sur Asana à l’aide de champs personnalisés, l’équipe sait clairement où concentrer ses efforts et à quelle étape se trouve le travail en cours. Elle a ainsi pu faire baisser le nombre de réunions hebdomadaires.

« Pour les Jeux d’été 2019, nous avons pu organiser l’événement et préparer les éléments marketing en deux fois moins de temps, tout en créant une expérience inoubliable pour nos athlètes. »

Polar Plunge

De meilleurs processus pour de meilleures expériences

En utilisant Asana pour la gestion de leurs événements, de leurs demandes de création et leur communication, l’équipe marketing des Jeux olympiques spéciaux a simplifié ses processus et gagné en efficacité. Abe et son équipe peuvent désormais se concentrer sur le développement d’un environnement encourageant l’unité, si bien incarné par l’équipe du lycée Clovis lors des Jeux américains de 2018. Plutôt que de se contenter de produire du contenu, ils créent des expériences qui permettent aux athlètes, aux donateurs et à l’ensemble de la communauté de se forger des souvenirs inoubliables. Par exemple, lors des derniers Jeux d’été de Californie du Nord, qui ont accueilli plus de 1 000 athlètes et entraîneurs, Abe et son équipe ont uni leurs efforts créatifs afin de produire des supports audiovisuels et des bannières festives pour la scène principale et l’ensemble du stade, et composer une ambiance joyeuse pour les athlètes et leurs familles.

« Il nous aurait été impossible de mener à bien la cérémonie d’ouverture des Jeux d’été de cette année sans l’aide d’Asana. »

Découvrir d’autres exemples de réussite grâce à Asana