Les Jeux olympiques spéciaux de Californie du Nord et du Nevada organisent des événements au rayonnement plus important avec Asana

Jeux olympiques spéciaux de Californie du Nord et du Nevada
  • Logo Special Olypics Northern California and Nevada
  • Emplacement
    • Équipe de 35 employés répartis sur le territoire
  • Nombre d’événements organisés par an
    • Plus de 300 événements organisés par an pour des milliers d’athlètes et de participants

L’impact d’Asana

  • Réduction du temps passé en réunion d’équipe hebdomadaire
  • Temps de production des éléments créatifs quasiment divisé par deux grâce à la simplification des processus de demande et d’approbation
  • Plus de temps à consacrer à la création d’expériences inoubliables pour les athlètes, leurs familles et les donateurs

Lors des Jeux olympiques spéciaux d’été 2018 à Seattle, une équipe d’élèves du lycée Clovis (Californie) a participé à des compétitions de football dans le cadre du programme Unified Sports. Réunissant des athlètes issus de l’éducation générale et de l’éducation spécialisée pour jouer dans la même équipe, ce programme favorise l’intégration, la compréhension de l’autre et l’amitié. Ces élèves ont formé une seule et même équipe sur le terrain et ont aussi triomphé en remportant une médaille d’argent. Cependant, le plus grand triomphe se trouve dans l’amitié qui en est née. Au-delà de leurs différences, ces élèves sont devenus de véritables coéquipiers et amis, tant sur le terrain qu’ailleurs.

équipe Clovis

Ce que l’équipe a incarné aux Jeux américains est au cœur de ce qu’offrent les Jeux olympiques spéciaux. Leur mission est d’encourager l’intégration, la compréhension de l’autre et l’amitié entre les athlètes, leurs familles et leurs communautés, en proposant un entraînement et des compétitions sportives tout au long de l’année aux athlètes de tout âge souffrant d’un handicap mental.

La section de Californie du Nord et du Nevada, qui a envoyé l’équipe du lycée Clovis à la compétition de Seattle, organise plus de 300 événements aussi bien à destination des athlètes que des donateurs. Abe Cruz, responsable senior du design, est en charge de la production de tous les visuels, supports audio et contenus liés à ces événements, en partenariat avec l’équipe marketing afin d’assurer une expérience cohérente aux participants.

Toutefois, en tant qu’organisation à but non lucratif aux ressources limitées, Abe et son équipe faisaient face à des difficultés :

  • L’absence de système de communication et de coordination centralisé compromettait la qualité des créations.
  • Les demandes provenaient de nombreux canaux et des informations essentielles manquaient souvent à l’appel, avec pour conséquence des cycles de révision supplémentaires non prévus.
  • Les priorités et la progression des tâches n’étaient pas claires, et l’équipe ne savait pas ce sur quoi se concentrer.

Processus de sélection : miser sur la simplicité

Au moment d’évaluer les outils disponibles pour la gestion de projet, Abe avait pour priorité de trouver une interface simple et intuitive. L’équipe avait besoin d’un outil facile à adopter et non intimidant qui répondrait à ses besoins en matière de coordination de projets, notamment pour des événements de grande envergure. Il lui fallait aussi pouvoir accéder à une fonctionnalité qui permettrait à l’équipe de communiquer clairement et efficacement, en particulier concernant les demandes de création et les étapes d’approbation. Enfin, Abe et son équipe cherchaient un moyen de gagner en efficacité, que ce soit sur les réunions ou sur leurs différents processus.

équipe des Jeux olympiques spéciaux de Californie du Nord

Après une discussion d’équipe et une comparaison des différentes solutions de gestion de projet, les membres de l’équipe ont choisi d’adopter Asana. Son utilisation simple et intuitive, mais aussi des fonctionnalités spécifiques telles que les modèles et les champs personnalisés, permettent d’améliorer l’efficacité des processus. Et grâce au programme Asana pour les organisations à but non lucratif, Abe et son équipe ont désormais accès à toutes les fonctionnalités Premium dont ils ont besoin avec une remise de 50 %.

L’efficacité avant tout : la simplification des processus pour atteindre plus rapidement de meilleurs résultats

L’équipe marketing des Jeux olympiques spéciaux utilise à présent Asana pour rationaliser l’ensemble de ses processus pour plus de précision et de transparence, et pour être en mesure de travailler plus rapidement. Avec Asana, l’équipe peut désormais :

  • Gérer plus de 300 événements par an : grâce aux modèles, l’équipe peut planifier les Jeux d’été et l’événement de récolte de fonds « Polar Plunge » plus rapidement, tout en intégrant les leçons tirées des événements passés pour une amélioration continue des résultats. De plus, elle est bien moins confrontée à des changements de dernière minute, aucune étape critique n’ayant été oubliée.
  • Accélérer les demandes et les approbations du travail créatif : grâce à la standardisation du processus de demande, Abe reçoit désormais tous les détails nécessaires dès le départ. Ainsi, les attentes sont claires et les approbations plus rapides.
  • Se concentrer sur le travail qui compte le plus : en suivant l’état d’avancement et la priorité des tâches sur Asana à l’aide de champs personnalisés, l’équipe sait clairement où concentrer ses efforts et à quelle étape se trouve le travail en cours. Elle a ainsi pu faire baisser le nombre de réunions hebdomadaires.

« Pour les Jeux d’été 2019, nous avons pu organiser l’événement et préparer les éléments marketing en deux fois moins de temps, tout en créant une expérience inoubliable pour nos athlètes. »

Polar Plunge

De meilleurs processus pour de meilleures expériences

En utilisant Asana pour la gestion de leurs événements, de leurs demandes de création et leur communication, l’équipe marketing des Jeux olympiques spéciaux a simplifié ses processus et gagné en efficacité. Abe et son équipe peuvent désormais se concentrer sur le développement d’un environnement encourageant l’unité, si bien incarné par l’équipe du lycée Clovis lors des Jeux américains de 2018. Plutôt que de se contenter de produire du contenu, ils créent des expériences qui permettent aux athlètes, aux donateurs et à l’ensemble de la communauté de se forger des souvenirs inoubliables. Par exemple, lors des derniers Jeux d’été de Californie du Nord, qui ont accueilli plus de 1 000 athlètes et entraîneurs, Abe et son équipe ont uni leurs efforts créatifs afin de produire des supports audiovisuels et des bannières festives pour la scène principale et l’ensemble du stade, et composer une ambiance joyeuse pour les athlètes et leurs familles.

« Il nous aurait été impossible de mener à bien la cérémonie d’ouverture des Jeux d’été de cette année sans l’aide d’Asana. »

Découvrir d’autres exemples de réussite grâce à Asana

Explorer Asana

Rien de plus simple qu’Asana pour suivre en équipe l’avancée des projets et des tâches, et ainsi obtenir des résultats.

Campagne marketing

Campagne marketing

Lancement de produit

Lancement de produit

Objectifs d’entreprise

Objectifs d’entreprise

Mission vers la Lune

Mission vers la Lune

Organiser votre travail

Définissez clairement tâches et jalons pour préciser à votre équipe ce qui doit être fait.

Organiser votre travail

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Informez chacun de ses responsabilités exactes grâce aux options d’attribution et d’échéance.

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Tenez vos délais

Élaborez votre plan de campagne pour visualiser l’intégration de tous les éléments, repérer les éventuelles difficultés et mener à bien votre travail.

Tenez vos délais

Concrétisez vos discussions

Posez des questions ou donnez des informations sur le travail en cours pour transformer les discussions en actions.

Concrétisez vos discussions

Joignez des fichiers à votre travail

Regroupez documents partagés, fichiers de conception et feuilles de calcul budgétaires pour éviter à votre équipe de chercher les informations.

Joignez des fichiers à votre travail

Visualisez le travail en un clin d’œil

Affichez votre travail sur un calendrier pour garder l’œil sur le timing et mobiliser l’équipe autour des dates importantes.

Visualisez le travail en un clin d’œil

Suivez votre progression

Restez informé sur la progression du projet par rapport aux objectifs et identifiez rapidement les tâches en retard.

Suivez votre progression

Travailler en déplacement

En réunion avec un fournisseur, à une conférence ou à l’extérieur, restez connecté avec Asana pour mobile.

Travailler en déplacement

Menez chaque projet avec brio

Asana permet aux équipes Marketing de planifier, gérer, suivre et lancer des initiatives qui captivent leurs destinataires.

Menez chaque projet avec brio

Planifiez chaque étape

De l’élaboration au lancement, recensez toutes les étapes essentielles pour que chacun comprenne parfaitement la stratégie.

Planifiez chaque étape

Sachez qui fait quoi

Définissez clairement les responsables et les échéances de chaque élément du lancement pour que tout soit prêt à la date prévue.

Sachez qui fait quoi

Lancez vos produits à temps

Visualisez l’intégration de tous les éléments de votre plan pour pouvoir le modifier à souhait tout en menant à bien votre projet.

Lancez vos produits à temps

Tenez vos équipes informées

Reliez les importantes mises à jour et discussions à votre travail pour éviter qu’elles ne se perdent parmi d’innombrables e-mails.

Tenez vos équipes informées

Regroupez votre travail

Joignez des fichiers à votre projet pour que tout le monde sache où se trouvent les bonnes informations.

Regroupez votre travail

Suivez les dates et les jalons

Gardez l’œil sur les dates clés en affichant les plans de lancement sur un calendrier.

Suivez les dates et les jalons

Distinguez ce qui avance de ce qui est à la traîne

Affichez la progression du travail afin de rester sur la bonne voie pour remplir vos objectifs et respecter vos délais.

Distinguez ce qui avance de ce qui est à la traîne

Restez connecté où que vous soyez

Restez au courant de la progression vers un lancement même en dehors du bureau grâce à Asana pour mobile.

Restez connecté où que vous soyez

Prêts ? Lancez !

Asana aide les équipes Produit à respecter leurs délais pour lancer de formidables produits.

Prêts ? Lancez !

Planifiez les priorités

Créez des tâches pour chaque objectif afin que chacun visualise parfaitement les objectifs de l’entreprise.

Planifiez les priorités

Déterminez le référent privilégié

Attribuez chaque objectif à la personne appropriée pour que tout le monde sache qui est responsable et qui peut répondre aux questions.

Déterminez le référent privilégié

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Visualisez l’impact de chaque jalon sur les objectifs à atteindre afin de travailler en toute sérénité.

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Partagez informations et statuts

Tenez les parties prenantes informées en associant directement aux objectifs les dernières informations, la progression ou des commentaires.

Partagez informations et statuts

Joignez les fichiers importants

Intégrez Asana à vos outils de partage de fichiers pour regrouper tous vos documents importants au même endroit.

Joignez les fichiers importants

Gardez l’œil sur les dates clés

Affichez les échéances et les principaux jalons de votre projet sur un calendrier pour garantir un timing parfait.

Gardez l’œil sur les dates clés

Suivez la progression de l’entreprise

Identifiez les objectifs en bonne voie et les éléments qui requièrent votre attention afin de maintenir le cap.

Suivez la progression de l’entreprise

Restez au courant

Obtenez les dernières informations et pesez sur les décisions importantes où que vous soyez avec Asana pour mobile.

Restez au courant

Remplissez vos objectifs

Asana offre à votre équipe une meilleure visibilité sur les objectifs de votre organisation pour que chacun reste concentré sur ce qui compte vraiment.

Remplissez vos objectifs

Visez la Lune

Planifiez chaque étape de votre mission pour atteindre les étoiles sans rien oublier.

Visez la Lune

Identifiez les reponsables

Nommez des responsables pour chaque tâche afin que tous, du pilote à l’ingénieur de vol, sache ce qu’il a à faire.

Identifiez les reponsables

Planifiez chaque étape

Créez un plan de lancement pour organiser le chemin à suivre du début à la fin, puis partagez-le avec votre équipe et modifiez-le quand cela est necessaire.

Planifiez chaque étape

Vérifiez que tout est prêt

Posez les questions importantes, entamez les discussions et partagez les dernières informations pour que l’équipe ou l’équipage soit fin prêt le jour J.

Vérifiez que tout est prêt

L’union fait la force

Associez Asana aux autres outils nécessaires à votre mission afin que toutes les informations soient regroupées.

L’union fait la force

Restez concentré sur l’objectif premier

Affichez chaque jalon sur un calendrier pour suivre toutes les dates importantes avant le lancement.

Restez concentré sur l’objectif premier

Suivez votre progression

Affichez ce qui avance et ce qui est à la traîne afin de vous assurer d’être fin prêt pour le jour J.

Suivez votre progression

Travaillez où que vous soyez

Au bureau ou dans les étoiles, restez informé partout où la connexion Internet est établie

Travaillez où que vous soyez

3, 2, 1… Lancez !

Avec Asana, votre équipe peut viser et atteindre la Lune. Un petit pas suffit…

3, 2, 1... Lancez !