Les JO spéciaux de Californie du Nord et du Nevada donnent vie à leurs événements avec Asana

Lors des Jeux olympiques spéciaux organisés à Seattle durant l’été 2018, une équipe d’élèves du lycée Clovis (Californie) a participé à des compétitions de football dans le cadre du programme Unified Sports. Réunissant des athlètes issus de l’éducation générale et de l’éducation spécialisée pour jouer dans la même équipe, ce programme favorise l’intégration, la compréhension de l’autre et l’amitié. Ces élèves ont formé une seule et même équipe sur le terrain, et triomphé en remportant une médaille d’argent. Mais s’il fallait célébrer un vrai triomphe, ce serait certainement l’amitié qui en est née. En effet, ils ont transcendé leurs différences pour devenir de véritables coéquipiers et amis, tant sur le terrain que dans la vie.

Les valeurs incarnées par l’équipe aux USA Games (les Jeux olympiques spéciaux américains) sont au cœur de la mission de l’organisation sportive des Jeux olympiques spéciaux (Special Olympics), qui souhaite encourager l’intégration, la compréhension de l’autre et l’amitié entre les athlètes, leurs familles et leurs communautés. Pour ce faire, cette dernière propose des entraînements et des compétitions sportives tout au long de l’année aux athlètes de tout âge souffrant d’un handicap mental.

La section de Californie du Nord et du Nevada, qui a envoyé l’équipe du lycée Clovis à la compétition de Seattle, organise plus de 300 événements par an, aussi bien à destination des athlètes que des donateurs. Abe Cruz, responsable principale de la conception, est chargée de la production de tous les visuels, supports audio et contenus liés à ces événements, en partenariat avec l’équipe marketing afin d’assurer une expérience cohérente aux participants.

Malheureusement, en tant qu’organisation à but non lucratif aux ressources limitées, Abe et son équipe faisaient face à des difficultés :

• L’absence de système de communication et de coordination centralisé compromettait la qualité des créations.

• Les demandes provenaient de nombreux canaux et des informations essentielles manquaient souvent à l’appel, avec pour conséquence des cycles de révision supplémentaires inopinés.

• Les priorités et la progression des tâches n’étant pas claires, l’équipe ne savait pas sur quoi se concentrer à l’instant T.

Cap sur la simplicité : sélection de l’outil idéal

Au moment d’évaluer les outils de gestion de projet envisageables, Abe s’est donné une priorité : l’interface, qui devait être simple et intuitive pour ne pas rebuter l’équipe. L’outil idéal devait être facile à adopter et permettre à cette dernière de coordonner ses projets, notamment pour des événements de grande envergure. Il devait également l’aider à communiquer clairement et efficacement, en particulier sur les demandes de création et les étapes d’approbation. Enfin, Abe et son équipe cherchaient un moyen de gagner en efficacité, que ce soit vis-à-vis des réunions comme des processus.

Après une discussion d’équipe et une comparaison des différentes solutions de gestion de projet, les membres de l’équipe ont opté pour Asana. Son utilisation simple et intuitive, mais aussi des fonctionnalités spécifiques comme les modèles et les champs personnalisés, permettent d’améliorer l’efficacité des processus. Et grâce au programme Asana pour les organisations à but non lucratif, Abe et son équipe ont désormais accès à toutes les fonctionnalités Premium dont ils ont besoin avec une remise de 50 %.

L’efficacité avant tout : des processus rationalisés pour des résultats probants, rapidement

L’équipe marketing des Jeux olympiques spéciaux utilise à présent Asana afin de rationaliser l’ensemble de ses processus, pour plus de précision et de rapidité dans son travail. Avec Asana, l’équipe peut désormais :

• Gérer plus de 300 événements par an : grâce aux modèles, l’équipe peut planifier les Jeux d’été et l’événement de récolte de fonds « Polar Plunge » plus rapidement, tout en s’appuyant sur les enseignements des événements précédents pour s’améliorer en continu. De plus, elle est bien moins confrontée à des changements de dernière minute, aucune étape critique n’ayant été oubliée.

• Accélérer les demandes et approbations sur le travail créatif : le processus de demande étant désormais standardisé, Abe reçoit toutes les informations nécessaires dès le départ. Ainsi, les attentes sont claires et les approbations plus rapides.

• Se concentrer sur le travail qui compte le plus : en suivant l’état d’avancement et la priorité des tâches sur Asana à l’aide de champs personnalisés, l’équipe sait clairement où concentrer ses efforts et à quelle étape se trouve le travail en cours. Elle a donc moins besoin d’organiser des réunions hebdomadaires.

Nous avons pu organiser les Jeux d’été 2019 et préparer les ressources marketing concernées en deux fois moins de temps, tout en créant une expérience inoubliable pour nos athlètes.”

De meilleurs processus pour des expériences uniques

En utilisant Asana pour planifier ses événements, gérer ses demandes de création et ses communications, l’équipe marketing des Jeux olympiques spéciaux a rationalisé ses processus et gagné en efficacité. Abe et son équipe peuvent désormais se concentrer sur le développement d’un environnement encourageant l’unité, si bien incarné par l’équipe du lycée Clovis lors des USA Games de 2018. Plutôt que de se contenter de produire du contenu, ils créent des expériences qui permettent aux athlètes, aux donateurs et à toute la communauté de se forger des souvenirs inoubliables. Par exemple, lors des derniers Jeux d’été de Californie du Nord, qui ont accueilli plus de 1 000 athlètes et entraîneurs, Abe et son équipe ont uni leurs efforts créatifs afin de produire des supports audiovisuels et des bannières festives pour la scène principale et l’ensemble du stade, et composer une ambiance joyeuse pour les athlètes et leurs familles.

Sans l’aide d’Asana, il nous aurait été impossible d’organiser la cérémonie d’ouverture des Jeux d’été cette année.”